Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

ФНС заранее разъяснила, какие коды ставить в годовой отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как оформить дубликат трудовой книжки

24 октября 347 просмотров

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Дубликат трудовой книжки оформляют, если она пришла в негодность, утеряна или в нее внесена запись о незаконном увольнении (переводе). Дубликат трудовой книжки в разных случаях разный.

Кто обязан выдавать дубликат трудовой книжки

Нормативными актами, регулирующими порядок выдачи дубликата трудовой книжки, являются: Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и Инструкция по их заполнению, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Дубликат трудовой книжки оформляется работодателем по последнему месту работы сотрудника на основании его письменного заявления, написанного в произвольной форме. Причем работодатель должен выдать дубликат не позднее 15 дней со дня получения соответствующего заявления от сотрудника.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки

Титульный лист дубликата заполняется так же, как и при оформлении новой трудовой книжки. А вносимые в него записи должны быть оформлены по правилам, установленным в разделах 1–6 Инструкции № 69, и соответствовать тем, что содержатся в документах, на основании которых он заполняется.

На первой странице новой трудовой книжки в правом верхнем углу делается надпись: «Дубликат». Титульный лист должен содержать следующие сведения о работнике:

  • Ф. И. О. – указывается полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;
  • дата рождения – вносится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • образование – указывается на основании надлежаще заверенных документов (например, аттестата, диплома);
  • профессия и (или) специальность – вносится на основании документов об образовании, квалификации или наличии спецзнаний или других надлежаще оформленных документов. 

Нужно проставить дату заполнения дубликата. Правильность внесения сведений работник подтверждает своей подписью. Также на титульном листе расписывается лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого ставится печать учреждения (кадровой службы).

Если компания отказалась от печати, она вправе не заверять документ штампом.

В разделе «Сведения о работе» дубликата в графу 3 вносится запись об общем стаже работы у предыдущих работодателей, который подтвержден документами. Например: «Общий стаж работы 3 года 4 месяца 22 дня». При этом в графах 1, 2 и 4 этой строки ничего писать не нужно. Важно помнить, что такая запись делается только в том случае, если сотрудник имел предыдущие места работы.

После этой записи в хронологическом порядке вносятся сведения о работе от всех предыдущих работодателей, содержащиеся в представленных сотрудником документах. Порядок внесения следующий.

В графе 2 ставится дата приема на работу к предыдущему работодателю, а в графу 3 вписывают наименование учреждения, структурного подразделения, куда был принят сотрудник, а также его должность, специальность, профессия с указанием квалификации.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в этом же учреждении (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. В графу 2 вносится дата перевода, а в графу 3 – его причина (основание) с указанием ссылки на статью, пункт закона.

Данные об увольнении работника вносятся аналогичным образом. То есть в графу 2 – дата увольнения, в графу 3 – основание увольнения. А вот графа 4 предназначена для указания наименования, даты и номера документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении.

Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Напомним, что информация о награждениях вносится в раздел «Сведения о награждении».

Дубликат трудовой книжки - образец заполнения

Утверждена
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225

     

Дубликат

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТК № 0108763

Фамилия

Иванова

Имя

Елена

Отчество

Васильевна

Дата рождения

15.10.1955

(число, месяц, год)

Образование

высшее профессиональное

Профессия, специальность

переводчик

Дата заполнения

«

11

»

августа

20

16

г.

(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки _____________

М.П.

Подпись лица,
ответственного за ведение трудовых книжек

_____________________________________
(разборчиво)

Сведения о работе


записи

Дата

Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и
номер документа, на
основании которого
внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Общество с ограниченной
ответственностью «Альфа» (ООО
«Альфа»)

1

03

03

1997

Принята в отдел кадров на
должность инспектора

Приказ от
03.03.1997 № 4-к

2

07

09

1999

Переведена в бухгалтерию на
должность кассира

Приказ от
07.09.1999 № 70-к

3

05

03

2001

Уволена по собственному желанию, статья 31 Кодекса законов о труде
Российской Федерации

Приказ от
05.03.2001 № 90-к

(Продолжение)

Сведения о работе


записи

Дата

Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и

ссылкой на статью, пункт
закона)

Наименование, дата и
номер документа, на
основании которого
внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Открытое акционерное общество
«Производственная фирма
"Мастер"» (ОАО
«Производственная фирма
"Мастер"»)

4

17

01

2002

Принята в административный
отдел на должность секретаря

Приказ от 17.01.2002
№ 55-к

5

21

07

2016

Трудовой договор прекращен
по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации  

Руководитель отдела кадров
_________ Е.Э. Громова

Работник
__________ Е.В. Иванова

Приказ от 21.07.2016
№ 78-к

Причины выдачи дубликата

Проанализируем, в каких еще случаях кроме утраты трудовой книжки работником бюджетное учреждение должно выдать дубликат трудовой книжки.

Книжка пришла в негодность

При оформлении дубликата трудовой книжки по причине ее негодности (порвалась, испачкалась, обгорела и т. п.) на титульном листе прежней книжки делается надпись: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

В дубликат переносят записи в точном соответствии с теми сведениями, которые были указаны в оригинале. Если некоторые сведения, указанные в трудовой книжке, были утрачены и (или) их невозможно прочитать, то от сотрудника нужно потребовать документы, подтверждающие его стаж работы в конкретном месте.

Запись в трудовой книжке признана недействительной

При наличии в трудовой записи, которая впоследствии признана недействительной (например, по решению суда), ее дубликат также оформляется по письменному заявлению работника. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, тоже делается надпись: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Однако в данном случае в него не вносятся записи, признанные недействительными. При этом сведения должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Трудовая книжка утеряна работодателем

Если книжки были утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (например, стихийного бедствия или других чрезвычайных обстоятельств), то трудовой стаж работников определяется комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Для установления трудового стажа у данного работодателя факт работы может быть подтвержден справкой, профсоюзным билетом, учетной карточкой члена профсоюза, расчетной книжкой и другими документами, а также показаниями двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности (при отсутствии вышеперечисленных документов).

Если человек до поступления к данному работодателю уже работал у него, то комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. Если необходимые бумаги не сохранились, то стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

По результатам работы комиссии составляется акт. В нем указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа сотрудника. На основании такого акта работнику, чей документ был утерян, выдают дубликат трудовой книжки.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка