Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как бухгалтеру ужиться с любым начальником

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Проверка первички

3 ноября 2015 345 просмотров

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Система контроля «первички» в учреждении

Бюджетное учреждение должно организовать и вести внутренний контроль фактов хозяйственной жизни. Это определено статьей 19 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Система контроля оформления первичных учетных документов включает предварительный и последующий контроль (то есть как до совершения хозяйственной операции, так и после).

Предварительный контроль проводят:

  • исполнитель документа – на стадии его подготовки;
  • руководитель и главный бухгалтер, уполномоченные должностные лица – на стадии согласования, подписания и утверждения документа;
  • исполнитель хозяйственной операции – непосредственно перед ее выполнением (например, кассир проверяет оформление расходного кассового ордера перед выплатой наличных денежных средств из кассы).

Последующий контроль в большинстве случаев совершается уже после подшивки документов следующими лицами:

  • главным бухгалтером;
  • должностными лицами при отражении хозяйственных операций в регистрах учета и подшивке документов;
  • внутренними проверочными и инвентаризационными комиссиями;
  • штатными контрольными органами (при их наличии).

Такая непростая система контроля обусловлена прежде всего часто встречающимися на практике нарушениями и ошибками в оформлении документов. Вот только некоторые из них:

  • отсутствие обязательных реквизитов;
  • отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи «первички»;
  • подчистки и помарки, нарушение правил исправления ошибок, коррективы в кассовых документах;
  • записи, сделанные карандашом, а не ручкой;
  • использование форм, разработанных в учреждении, но не закрепленных в учетной политике. 

Многие обязательные формы «первички» и правила их заполнения для госучреждений утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Если у документа нет унифицированной формы, учреждение может разработать ее самостоятельно в соответствии со статьей 9 Закона о бухучете и закрепить в учетной политике.

Порядок проверки документов

Проверка первички происходит по следующим направлениям:

  • форма (полнота и правильность оформления, заполнение необходимых реквизитов);
  • содержание (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
  • правильность произведенных вычислений.

По итогам каждого месяца работники бухгалтерии должны представлять главному бухгалтеру на подпись журналы операций с подшитыми к ним первичными учетными документами.

Перед подписью журналов необходимо проверить первичные документы, приложенные к ним.

Целесообразно также проводить выборочную проверку:

  • просмотреть корреспонденцию счетов и содержание операции;
  • проверить, подобрана ли «первичка» в хронологическом порядке;
  • выяснить соответствие форм первичных документов;
  • проверить правильность заполнения первичных документов, наличие всех необходимых подписей.

Учтите, что в случае отсутствия хотя бы одного обязательного реквизита документ не признается первичным.

Распределение документов по журналам операций бюджетных учреждений целесообразно закрепить в учетной политике учреждения. Примерный вариант приведен в таблице:

Как исправить ошибки в «первичке»

Исправления в первичные учетные документы вносятся по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы. Это должно быть подтверждено их подписями с указанием надписи «Исправлено» и даты внесения исправлений. Напомним, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, должны содержать подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

Также подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица должны быть в расчетных документах, документах, оформляющих финансовые вложения, договорах займа, кредитных договорах. «Первичка», подтверждающая командировочные расходы работника за пределами РФ, составленная на иностранных языках, должна иметь построчный перевод на русский язык (п. 13 Инструкции № 157н).

Обратите внимание: не допускается корректировка документов, которыми оформляются операции с наличными или безналичными денежными средствами (п. 10 Инструкции № 157н).

Ответственность за нарушения

Налоговым кодексом РФ установлена ответственность за грубое нарушение бюджетным учреждением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения:

Напомним, что под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:

  • отсутствие первичных документов;
  • отсутствие счетов-фактур;
  • отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;
  • систематическое несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозопераций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

А за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности предусмотрена ответственность для должностных лиц бюджетного учреждения в виде штрафа в размере от 2 тыс. до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка