Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Заверение копий документов для налоговой

5 ноября 2015 1440 просмотров

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Когда подавать документы

Инспекция в ходе налоговой проверки вправе запросить у проверяемого учреждения необходимые для ее работы документы на основании статьи 93 Налогового кодекса РФ.

Документы или их копии могут понадобиться для подтверждения права на налоговую льготу (п. 6 ст. 88 Налогового кодекса РФ).

Или, например, копии подаются при камеральной проверке декларации по НДС, в которой налог заявлен к вычету (п. 8 ст. 88 Налогового кодекса РФ).

Также документы запрашиваются для получения возмещения НДС при экспорте товаров (ст. 165 Налогового кодекса РФ).

Кроме того, документы налоговики могут запросить и при проведении проверки контрагента (поставщика, подрядчика) бюджетного учреждения на основании статьи 93.1 Налогового кодекса РФ.

Требования к документам

Документы в инспекцию можно принести лично, направить по почте заказным письмом или отправить в электронной форме по установленным форматам по ТКС (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ). В последнем случае следует руководствоваться Порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168.

Срок для подачи документов – 10 дней со дня получения требования об их представлении.

А при проверке консолидированной группы налогоплательщиков этот срок составляет 20 дней (п. 3 ст. 93 Налогового кодекса РФ).

Теперь поговорим о требованиях к бумажным документам. Согласно пункту 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ, они подаются в виде копий, заверенных учреждением. Заверение копий нотариально налоговики могут требовать, только если это предусмотрено законодательством РФ. Однако в случае необходимости инспекция вправе ознакомиться с подлинниками документов. Вот, в общем-то, и все требования, содержащиеся в Налоговом кодексе РФ.

Далее расскажем о госстандартах составления документов и о том, как это трактуют чиновники.

Нормы ГОСТов

Для начала обратимся к пункту 1 статьи 11 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в Налоговом кодексе РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не установлено Налоговым кодексом РФ.

Теперь рассмотрим положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Согласно ему, при заверении соответствия копии документа подлиннику копию нужно подписать. Ниже реквизита «Подпись» проставляют:

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • его личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

Копия документа заверяется печатью учреждения.

Теперь обратимся к национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст, который с 1 марта 2014 года заменил ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержит такие определения:

  • копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23);
  • заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25);
  • реквизит документа – элемент оформления документа (п. 36).

Заверять ли каждую копию?

Ни Налоговый кодекс РФ, ни положения ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013 не дают ответа на вопрос, можно ли заверить подшивку документов. Поэтому приходится руководствоваться разъяснениями чиновников.

Позиция Минфина России

Специалисты главного финансового ведомства настаивают, что, исходя из статьи 93 Налогового кодекса РФ, заверена должна быть каждая копия документа, а не их подшивка. Такая позиция изложена, в частности, в письмах Минфина России от 11 мая 2012 г. № 03-02-07/1-122, от 24 октября 2011 г. № 03-02-07/1-374, от 30 ноября 2010 г. № 03-02-07/1-549, ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459. Причем даже при очень большом документообороте (в одном из случаев копии документов сдавались в ИФНС в объеме не менее 2,5 тыс. листов ежеквартально) финансисты считают, что нужно заверять каждый документ в отдельности.

Мнение судей

А вот судьи в данном вопросе не всегда согласны с чиновниками. Есть примеры судебных решений, когда арбитры вставали на сторону организаций.

По мнению судей, подача подшивки документов не является отказом от их представления и не может расцениваться как непредставление документов (сведений). Поэтому состава правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ, не возникает (постановление ФАС Центрального округа от 1 ноября 2013 г. № А54-8663/2012).

Еще одним примером может служить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29 ноября 2012 г. № А75-10186/2011. Компания в установленный срок подала в инспекцию копии истребованных документов, оформленных в виде сшива. Он содержал удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать компании.

Арбитры сочли, что это не может быть расценено как непредставление (отказ от представления, несвоевременное представление) документов (сведений). А значит, отсутствует и состав правонарушения.

Если документ многостраничный

ФНС России еще два года назад пояснила, что многостраничный документ может быть заверен двумя способами. Во-первых, допускается заверять каждый лист копии документа. А во-вторых, можно заверить прошитый документ в целом (письмо ФНС России от 13 сентября 2012 г. № АС-4-2/15309).

Указанные способы заверения многостраничного документа поддержал и Минфин России в письме от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142. Причем чиновники достаточно подробно изложили требования к прошивке многостраничного документа.

Итак, прошить документ нужно таким образом, чтобы:

  • можно было свободно прочесть весь текст документа (включая даты, визы, резолюции);
  • исключалась возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
  • можно было свободно копировать каждый отдельный лист документа в пачке (в случае необходимости представления копии документа в суд).

Все листы в подшивке (пачке) необходимо пронумеровать и при заверении указать их общее количество в подшивке (пачке). При этом отдельный лист, содержащий заверительную надпись, не нумеруется. На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:

  • заверительная надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • его личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата заверения.

На этом листе нужно написать: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___ листов» (количество листов указывается словами).

Советы учреждениям

Чиновники рекомендуют составить опись документов, а также сопроводительное письмо и подать их в инспекцию вместе с запрошенными документами. Это позволит исключить их повторное затребование (п. 5 ст. 93 Налогового кодекса РФ).

Другие статьи на эту тему: «Правила проверки первичной документации» (№ 9, 2014), «Когда документы повторно не представляются» (№ 10, 2013), «Камеральная проверка налоговой отчетности» (№ 6, 2013).

Отметим, что требование к прошивке многостраничного документа в письме сформулировано так: «обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в прошивке». Однако из этого не следует, что можно сшить копии нескольких документов и заверить только подшивку. Поскольку само словосочетание «многостраничный документ» предусматривает, что один документ составлен на нескольких страницах. Это, например, относится к договору, счету-фактуре, товарной накладной.

М.В. Алферова,

аудитор

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка