Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Семь бухгалтерских желаний, которые сбылись в 2016 году

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как оформить РКО

19 ноября 2015 468 просмотров

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Расходный ордер может быть электронным и бумажным

Все факты финансово-хозяйственной деятельности учреждения должны быть оформлены первичными учетными документами (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 9 Инструкции № 157н). Расходный кассовый ордер как раз является таким документом. По нему из кассы учреждения выдаются наличные. В соответствии с пунктом 167 Инструкции № 157н при оформлении и учете кассовых операций учреждение должно руководствоваться порядком, установленным Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам формы № КО-2 (форма по ОКУД 0310002) (постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). Такой документ работодатель может оформлять на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания № 3210-У).

В первом случае расходный кассовый ордер может выписываться от руки или с применением технических средств, включая персональный компьютер и программное обеспечение. При этом важно помнить, что в расходном кассовом ордере не допустимы исправления и другие помарки.

Ордер в электронном виде оформляется с применением технических средств, которые должны быть защищены от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Такой ордер заверяется электронными подписями в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.  Причем внести исправления в ордер, оформленный электронно, можно только до его подписания.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии учреждения и регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3). 

Хранение документов, оформленных на бумаге или в электронном виде, организуется руководителем учреждения (п. 4.7 Указаний № 3210-У).

Правила заполнения

В бланке расходного кассового ордера должны быть указаны следующие сведения:

  • в поле «Организация» – наименование учреждения, выдавшего расходник;
  • в графе «Структурное подразделение» – название структурного подразделения такого учреждения;
  • в строке «Номер документа» – порядковый номер расходного ордера в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов;
  • в поле «Дата составления» – дата выдачи денег из кассы учреждения (день, месяц, год);
  • в графе «Дебет» – код структурного подразделения, в котором производится выдача денег (при его отсутствии ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличных денежных средств из кассы, код аналитического учета по корреспондирующему счету (если применение таких кодов не предусмотрено в учреждении, ставится прочерк);
  • в строке «Кредит» – номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы;
  • в графе «Сумма, руб. коп.» – денежная сумма (цифрами), выдаваемая из кассы;
  • в поле «Код целевого назначения» – код назначения использования выбывших из кассы денежных средств (указывается только в том случае, когда сумма денег выдается в форме целевого финансирования; если применение таких кодов не предусмотрено в учреждении, ставится прочерк);
  • в строке «Выдать» – фамилия имя отчество (в дательном падеже) лица, которому будут выданы деньги из кассы учреждения (например, Сидорову Ивану Петровичу);
  • в графе «Основание» – содержание проводимой хозяйственной операции (например, выдача аванса на командировочные расходы или под отчет на приобретение канцелярских принадлежностей);
  • в строке «Сумма» – сумма (прописью с заглавной буквы в рублях) выдаваемых денежных средств (при этом копейки пишутся цифрами);
  • в поле «Приложение» – реквизиты прилагаемой «первички», на основании которой выдаются деньги из кассы (заявление подотчетного лица, приказ, квитанции, доверенность на получение денег, если они выдаются стороннему работнику и др.).

Ниже ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера учреждения, а также их расшифровки. А еще ниже лицо, которому выдаются деньги из кассы, пишет прописью полученную сумму (копейки пишутся цифрами), ставит дату получения денежных средств и свою подпись.

Следующие строки заполняются кассиром после выдачи денег по расходному кассовому ордеру. В них он указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность человека, получающего денежные средства из кассы учреждения. Ниже ставит свою подпись и расшифровку (фамилия и инициалы). 

Согласно пункту 6.1 Указания № 3210-У, заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Также проверяется при выдаче наличных денег наличие подтверждающих документов, перечисленных в нем.

Отметим, что свободные строки в расходном кассовом ордере подлежат обязательному прочерку (п. 2.9 Положения № 105).

Учтите: Минфин России в письме от 12 августа 2014 г. № 02-03-09/40157 указал, что при оформлении документов, принимаемых к отражению в бухучете, нужно руководствоваться положениями пункта 8 Инструкции № 157н.

В соответствии с данной нормой расходные кассовые ордера принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера (или же уполномоченных ими на то лиц).

Кому и как выдаются деньги

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, поименованному в расходном кассовом ордере (абз. 2 п. 6.1 Указания № 3210-У).

Для этого получатель должен предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, в соответствии с требованиями законодательства РФ. Или же доверенность и документ, удостоверяющий личность.

В свою очередь кассир перед выдачей наличных денег, получив расходный кассовый ордер, проверяет, в частности, соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в нем, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

› | Правила оформления доверенностей установлены статьями 185–189 Гражданского кодекса РФ. В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат, делаются ее копии. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру. (абз. 4 п. 6.1 Указания № 3210-У).

Кассир должен пересчитать подготовленную к выдаче сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями. А затем он выдает их полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходнике. После этого кассир подписывает ордер.

Обратите внимание и еще на один существенный момент.

Все документы, приложенные к РКО, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Об этом сказано в пункте 2.21 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105. 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка