Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Нашли в 6-НДФЛ ошибки по зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как учесть командировочные

1 апреля 2008 30 просмотров

Расходы на командировку в бухучете

Обязанность работодателя компенсировать работнику расходы, связанные с его служебной командировкой, закреплена в статье 167 Трудового кодекса РФ. Ни нижний, ни верхний пределы командировочных расходов трудовым законодательством не установлены. А значит, выплатить работнику и принять к бухгалтерскому учету можно те суммы, которые прописаны в коллективном договоре или приказе (распоряжении) руководителя организации.

Обратите внимание: при направлении работника в загранкомандировку необходимо помнить, что:
– при выезде из РФ со дня пересечения границы суточные выплачиваются по норме той страны, в которую едет работник;
– при въезде в РФ со дня пересечения границы суточные выплачиваются по норме, установленной при командировках в пределах России;
– если во время командировки работник посещает несколько стран, то со дня выбытия из одной страны в другую (что определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме той страны, в которую он направляется.

Об этом сказано в совместном письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ.

Налоговый учет расходов

В налоговом же учете не все расходы на командировку можно списать без ограничения.

Какие затраты можно признать

Бухгалтер сельхозорганизации может признать в фактическом размере расходы на:
– проезд работника к месту командировки и обратно;
– наем жилого помещения;
– оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и других документов;
– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы.

А вот суточные или полевое довольствие подлежат нормированию. Их можно признать только в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

Такой порядок налогообложения рассматриваемых расходов применяют сельхозпредприятия, работающие как на общем режиме налогообложения (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ), так и на «упрощенке» и ЕСХН (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 и подп. 13 п. 2 ст. 346.5 Налогового кодекса РФ).

Как пересчитать суточные в валюте

Нормы для выплаты суточных по загранкомандировкам приведены в приложении к постановлению № 93. Причем все лимиты установлены в долларах США. Однако суточные могут быть выданы в другой валюте. Как быть в этой ситуации? В этом случае следует произвести пересчет выплаченных сумм в соответствующей валюте в рубли (по курсу Банка России для данной валюты на дату признания командировочных расходов). А также рассчитать суточные, исчисленные в долларах США, исходя из установленных норм (по курсу доллара США, установленному Банком России на ту же дату). Признать в расходах можно меньшую из полученных сумм.

Напомним, что датой признания командировочных расходов при применении метода начислений является дата утверждения авансового отчета. Об этом сказано в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ. А при применении кассового метода, а также если сельскохозяйственное предприятие работает на спецрежиме – дата фактического осуществления расходов (ст. 273, ст. 346.17, п. 5 ст. 346.5 Налогового кодекса РФ).

Удерживаем налог на доходы физических лиц

С этого года введены нормы необлагаемых суточных для целей налогообложения НДФЛ. Так, теперь не нужно удерживать налог с суммы, которая не превышает:
– 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
– 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Такие изменения внесены в пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, в действующей редакции данной нормы уточнено, что в случае, если работник сельхозпредприятия не представит документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты также освобождаются от налога на доходы физических лиц в размере, не превышающем вышеуказанных лимитов.

Отметим, что в письме от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27 финансисты указывают, что в целях налогообложения НДФЛ суточные в валюте следует переводить в рубли по курсу Банка России на дату их фактической выплаты работнику.

Рассмотрим конкретную ситуацию.

Агронома сельхозпредприятия Иванову И.М. направили в командировку в Австрию для обмена опытом. Вылет из Москвы в Вену – 21 марта, обратный перелет из Вены в Москву – 28 марта. В соответствии с приказом руководителя суточные при командировках в страны Европы составляют 100 евро в сутки, и выплата суточных производится в наличной форме, а суточные при командировках по России – 500 руб. в сутки.

Поэтому бухгалтер сельхозпредприятия 20 марта выдал Ивановой И.М. суточные за 7 суток (с 21 по 27 марта) – 700 евро, а также 500 руб. – за 28 марта.

Допустим, что курс евро, установленный Банком России, 20 марта составлял 35,64 руб/EUR.

Тогда получается, что суточные, выплаченные в рублях (500 руб.), не облагаются налогом (поскольку их размер не превышает 700 руб. в сутки).

А по суточным, выданным в евро (за время командировки за границей), необходимо произвести дополнительные расчеты – определить их дневной размер на дату выплаты:

100 EUR/дн. х 35,64 руб/EUR = 3564 руб/дн.

Поскольку данная сумма превышает 2500 руб., в налоговую базу по НДФЛ включено:

(3564 руб/дн. – 2500 руб/дн.) х 7 дн. = 7448 руб.

Таким образом, с работника удержан НДФЛ в размере:

7448 руб. х 13% = 968,24 руб.

О выдаче наличной валюты

Согласно подпункту 9 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ, организации имеют полное право осуществлять валютные операции по оплате и возмещению расходов физлица, связанных со служебной командировкой за пределы России, а также при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. Однако право российской организации производить такие валютные расчеты без использования банковских счетов в статье 14 Закона № 173-ФЗ прямо не упомянуто. Хотя многие специалисты, а также судьи считают, что организация имеет право выдавать наличной валютой авансы на загранкомандировки (например, см. постановление ФАС Дальневосточного округа от 13 декабря 2006 г. № Ф03-А24/06-2/4369).

Итак, если руководство решило выдать работнику наличную валюту, ее необходимо приобрести через уполномоченный банк и затем снять с валютного счета. Либо, если на нем уже имеется необходимая сумма, просто ее снять. Полученную в кассу валюту следует учитывать на отдельном субсчете счета 50 «Касса».

По мнению автора, в связи с отсутствием законодательно установленного порядка сельхозпредприятие может выбрать один из следующих вариантов ведения учета кассовых операций в валюте: в отдельной кассовой книге; на отдельных листах своей обычной кассовой книги (раздельно по видам валют).

Во избежание разногласий следует утвердить правила документооборота по валютным операциям в учетной политике.

Еще один вариант решения – обратиться с запросом о порядке документального оформления и учета наличной валюты в кассе организации в банк, обслуживающий ее валютный счет.

Напомним также, что производить пересчет наличной валюты в кассе нужно в общеустановленном порядке, предусмотренном ПБУ 3/2006, – на дату осуществления операций с наличной валютой (получения валюты в кассу, выдачи валюты под отчет), а также на последнее число каждого месяца, если на этот момент валюта еще находится в кассе.

Валюту можно выдавать не «наличкой»

Вместо выдачи работнику наличной валюты можно использовать дорожный чек. Его учитывают в составе денежных документов на счете 50 субсчет «Денежные документы». А комиссию, взимаемую банком за проведение операции по продаже дорожного чека, списывают в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Но нельзя забывать и о других формах расчетов. Так, вместо выдачи наличных денег или дорожных чеков руководство сельхозпредприятия также может: выдать командированному работнику корпоративную расчетную карту; перечислить необходимую сумму для покрытия командировочных расходов в валюте на его личную карту.

В первом случае расчеты по операциям, осуществленным по корпоративной карте, отражают с использованием счета 55 «Специальные счета в банках». При этом до отъезда в командировку в учете отражается только выдача под отчет самой корпоративной карты. Она учитывается в составе денежных документов по стоимости изготовления. По мере использования работником средств отражают дебиторскую задолженность работника по израсходованным суммам (на дату списания банком денежных средств со счета). Во второй ситуации в учете следует отразить выдачу подотчетной суммы в безналичной форме. То есть непосредственно с кредита счета 52 в дебет счета 71.

Мнение специалиста

 Сельхозорганизация направляет работника в загранкомандировку. Обязательно ли для целей подтверждения командировочных расходов в налоговом учете оформлять командировочное удостоверение?

 По мнению финансистов, оформление командировочного удостоверения соответствует требованиям по документальному подтверждению расходов в целях налогообложения (см. письмо от 7 ноября 2007 г. № 03-03-06/2/206). Ведь в пункте 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 говорится о том, что направление работников в командировку производится руководителями и оформляется выдачей командировочного удостоверения. Причем наряду с удостоверением может оформляться приказ.

Отмечу, что ФАС Московского округа в постановлении от 9 августа 1999 г. № КА-А41/2406-99 указал на то, что, принимая решение об обоснованности командировочных расходов, при наличии совокупности таких документов, как приказы, авансовые отчеты и проездные документы, нельзя отдавать предпочтение лишь одному из доказательств (неоформленному командировочному удостоверению).

Однако для избежания споров с налоговиками сельхозорганизации лучше руководствоваться положениями Инструкции № 62.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка