Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Вас поздравляют чиновники, от которых зависит ваша работа

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Аренда автомобиля с экипажем

13 июля 2010 70 просмотров

На этапе заключения договора

Аренда автомобиля с экипажем. Основной документ, который должна иметь сельхозорганизация, – договор аренды. Однако, прежде чем его заключить, следует убедиться, что арендодатель имеет право (собственности или аренды) на передаваемое в пользование имущество (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 13 ноября 1997 г. № 21).

Договор аренды автомобиля с экипажем действителен, только когда он оформлен в письменном виде (ст. 633 Гражданского кодекса РФ). В нем должны быть четко указаны данные, позволяющие совершенно точно идентифицировать арендуемый транспорт (марка машины, цвет, год выпуска, номерной знак, номер двигателя и т. д.). Если этого не сделать, то условие об объекте аренды будет считаться несогласованным, а договор – незаключенным (п. 3 ст. 607 Гражданского кодекса РФ).

Кроме того, соглашение должно содержать условие о размере арендной платы (правилах его определения), а также какая из сторон несет затраты по коммерческой эксплуатации и страхованию транспортного средства. То есть оплату ГСМ, мойку, стоянку, ОСАГО и т. д. Если этого не зафиксировать, то автоматически эксплуатационные расходы лягут на арендатора, а расходы по страхованию – на арендодателя (ст. 636, 637 Гражданского кодекса РФ).

А вот указывать в договоре, кто будет проводить капитальный и текущий ремонт автомобиля, не нужно. В силу положений статьи 634 Гражданского кодекса РФ данная обязанность возложена на того, кто предоставляет в аренду транспорт с экипажем.

Факт приема-передачи машины между сторонами надо подтвердить соответствующим актом, который составляется в произвольной форме (см. ). Главное, чтобы в нем присутствовали все первичного документа.

Отсутствие такого акта приводит к тому, что стороны не вправе требовать друг от друга исполнения условий договора (оплаты аренды, несения расходов и т. д.). Об этом свидетельствуют постановления Президиума ВАС РФ от 26 ноября 1996 г. № 2491/96, от 2 июля 1996 г. № 678/96.

В документе следует перечислить отличительные признаки передаваемого автомобиля, а также то, что на момент передачи он находится в технически исправном состоянии. Там же целесообразно указать, какой экипаж выделен арендодателем для его управления. Например, работники Иванов И.И. и Петров П.П.

Одновременно с передачей транспорта должны быть предоставлены и все относящиеся к нему документы. Таково требование пункта 2 статьи 611 Гражданского кодекса РФ. В рассматриваемой ситуации это, как минимум, паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации в органах государственной дорожной инспекции.

В процессе эксплуатации

Составление документов на этапе использования машины, арендованной с экипажем, во многом зависит от условий заключенного договора. Рассмотрим подробнее порядок их оформления. Аренда автомобиля с экипажем.

Подтверждаем оказание арендных услуг…
Законодательство требует, чтобы любой налоговый расход организации был обоснован и подтвержден документально (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Ранее финансисты настаивали, что для этих целей необходимо составлять акты об оказании услуг по аренде (письмо Минфина России от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/505). Но вскоре их позиция поменялась на противоположную – письмо Минфина России от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742. Там чиновники отметили, что если это не предусмотрено договором, ежемесячно оформлять акты не требуется. Договора аренды и акта приема-передачи имущества достаточно.

Так что оформлять ли акт арендных услуг, агропредприятие должно решить самостоятельно. По нашему мнению, это целесообразно делать. Ведь данный документ служит не только основанием для расчетов, но и для подтверждения того, что стороны не имеют друг к другу претензий по качеству оказанных услуг (ст. 720, 783 Гражданского кодекса РФ). Да и налоговики при проверке скорее всего будут настаивать на его наличии у арендатора (письмо УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.1).

Кстати, в этом же письме чиновники указывают, какие бумаги помогут арендатору доказать обоснованность услуг аренды. Это, например, копии путевых листов, позволяющих определить регулярность, время использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей. Справедливости ради заметим, что суды не считают их наличие обязательным – постановления ФАС Московского округа от 3 сентября 2008 г. № КА-А40/8214-08, ФАС Северо-Западного округа от 18 января 2008 г. № А56-15033/2007.

…и затраты на содержание машин
Такие расходы подразделяют на эксплуатационные и затраты, связанные с текущим и капитальным ремонтом транспортных средств.

По закону последние должен нести арендодатель. Поэтому учесть их в составе налоговых расходов арендатор не сможет ни при каких обстоятельствах.

Данный вывод подтвердил арбитражный суд Свердловской области своим решением от 19 февраля 2010 г. № А60-62576/2009-С10.

А вот уменьшить свою налоговую базу на сумму расходов по эксплуатации арендованных с экипажем автомобилей сельхозорганизация имеет полное право. Причем независимо от того, какую систему налогообложения она применяет. Об этом свидетельствуют письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 20 ноября 2006 г. № 03-11-05/251. И конечно, при условии, что договором аренды эта обязанность не возложена на арендодателя и есть подтверждающие первичные документы. Какие же бумаги необходимо иметь агрофирме?

Путевые листы. Основными тратами арендатора в связи с коммерческой эксплуатацией арендованного транспорта являются расходы на бензин. Они учитываются на основании путевых листов, где фиксируются пробег и маршрут автомобиля (с указанием объектов, которые были охвачены).

Иным способом (например, только на основании чеков ККТ) в налоговом учете списать топливо не получится (письмо Минфина России от 15 июля 2005 г. № 03-03-04/1/75).

Вместе с тем, исходя из порядка заполнения путевых листов, которые являются основанием для начисления заработной платы водителю, их должен оформлять арендодатель. Ведь по трудовому соглашению водитель работает именно у него.

Однако и для арендатора данный документ не менее важен, поскольку он подтверждает и обосновывает списание горюче-смазочных материалов. Как же быть сельхозорганизации?

Эта проблема решается просто, если агропредприятие арендует грузовой автомобиль. составляется собственником в общем порядке, за исключением отрывных талонов, которые заполняет арендатор.

В дальнейшем эти талоны с необходимой для подтверждения расходов информацией (время, пробег, выполненная работа) остаются у арендатора. В итоге обе стороны имеют подтверждающие первичные документы.

При аренде легкового автомобиля дело обстоит сложнее, так как здесь форма путевого листа отрывных талонов не предусматривает.

В такой ситуации можно рекомендовать сельхозпредприятию изначально предусмотреть договором условие о том, что арендодатель будет оформлять для него дубликаты путевых листов.

Есть и иной вариант – просто компенсировать расходы владельца на бензин на основании представленных им копий путевых листов и документов на покупку топлива.

Иные документы по текущим расходам. Кроме приобретения топлива у арендатора могут возникать затраты на мойку транспорта, автостоянку и т. д.

Если они оплачены в безналичном порядке, расходы подтверждаются актом об оказании услуг.

Но, как правило, расчеты по ним производятся наличными. Поэтому здесь в качестве подтверждающих документов обычно выступают приложенные к авансовому отчету платежные документы – кассовые чеки, бланки строгой отчетности, квитанции и т. д.

Чаще всего указанные бумаги не содержат полного набора реквизитов первичного документа.

В этом случае сельхозпроизводителю следует попросить выписать ему дополнительно еще и товарный чек, где были бы отражены все необходимые данные. В том числе марка и госномер обслуженного автомобиля. Такие разъяснения привели чиновники в письме УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007.

Обратите внимание: сельхозорганизация вправе выдавать деньги под отчет только гражданину, с которым у нее заключен трудовой договор. Данный вывод следует из Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18 (далее – Порядок). Тогда как члены экипажа арендованной машины являются работниками арендодателя.

А значит, выдавать им под отчет наличные средства нельзя.

Чтобы решить эту проблему, можно заключить отдельный договор с арендодателем по закупке для арендатора того же бензина. Либо предусмотреть данное условие в исходном договоре. Тогда, выступая в качестве представителя своей организации, водитель при наличии паспорта и доверенности на получение денег сможет получить их в кассе агропредприятия (п. 16 Порядка). При этом отчитываться об их использовании он будет уже перед арендодателем, а тот, в свою очередь, перед сельхозпроизводителем.

Важно запомнить

Договор аренды автомобиля с экипажем должен быть заключен в письменном виде. В нем следует указать:
– идентификационные данные арендуемого транспорта (марку, цвет, год выпуска, номерной знак, номер двигателя и т. п.);
– размер арендной платы либо правила его определения;
– кто несет расходы по коммерческой эксплуатации и на страхование.

Если обязанность производить эксплуатационные расходы возложена на арендатора, то в соглашении целесообразно предусмотреть пункт об оформлении для него дубликатов путевых листов. Если же эти затраты несет арендодатель – то условие о представлении агрофирме копий этих документов.

Факт передачи машины необходимо подтверждать актом приемки. Одновременно с транспортным средством должны быть переданы все относящиеся к нему документы: ПТС, свидетельство о регистрации и т. д.

Акт приемки-передачи автомобиля. 

Перечень обязательных реквизитов указан в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Формы путевых листов, в том числе для грузовых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка