Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Обеспечение работника мобильной связью

1 января 2011 12 просмотров

Обеспечение работника мобильной связью: выдан служебный телефон

Как правило, работнику выдается телефон с sim-картой, которая зарегистрирована на организацию. При этом обязанность использовать телефон в служебных целях должна следовать из должностных инструкций работника. Кроме того, желательно составить приказы, закрепляющие телефоны и sim-карты за конкретными специалистами, и внутренние положения, регулирующие порядок использования сотовой связи. Затраты на сотовую связь организация может учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). При этом такие расходы должны быть экономически обоснованны и подтверждены документами. Таково требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Отметим, что учитываются затраты лишь на те звонки, которые сделаны в производственных целях. Когда именно работник звонил по производственным делам, роли не играет. Это может быть нерабочее время, выходной день или период отпуска.

Минфин России в письме от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418 подтверждает такую позицию.

Налоговый кодекс РФ не содержит перечня документов, с помощью которых можно подтвердить расходы на оплату услуг сотовой связи. В письме Минфина России от 13 октября 2010 г. № 03-03-06/2/178 финансисты сообщили, что такие затраты можно учесть на основании следующих документов.

Прежде всего необходимо определить перечень лиц, которым в силу должностных обязанностей необходимо пользоваться сотовой связью. К примеру, это может быть руководитель хозяйства, главный инженер или агроном. Как правило, этот перечень утверждается приказом руководителя или внутренним положением по использованию мобильной связи. Также необходимо иметь договоры с оператором на оказание услуг связи и счета.

Кроме того, желательно получить у оператора детализированные отчеты. Хотя на сегодняшний день их наличие финансисты считают необязательным (письмо Минфина России от 13 октября 2010 г. № 03-03-06/2/178). Ранее они настаивали, что данный документ необходим (письма Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2; от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275).

Арбитражная практика по этому вопросу неоднозначна.

В поддержку налогоплательщиков – решение, вынесенное в постановлении ФАС Московского округа от 29 января 2010 г. № КА-А40/14759-09-2.

Против – постановление ФАС Волго-Вятского округа от 10 июня 2008 г. № А29-2210/2007.

Налоговики считают, что детализированные отчеты необходимы (письмо УФНС России по г. Москве от 18 июня 2009 г. № 16-15/061735).

Более того, инспекторы на местах продолжают их требовать, даже несмотря на лояльную позицию Минфина России по данному вопросу. Так что отчет все-таки лучше иметь. Это поможет избежать налоговых претензий.

Заметьте: если представлен детализированный счет (а не отчет), его форма должна содержать детализацию общей суммы платежа в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за организацией абонентскому номеру.

В том числе:
– номера телефонов всех абонентов;
– даты и время переговоров;
– тарификацию услуги.

Такие выводы сделаны в письме Минфина России от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15.

Акт об оказанных услугах связи иметь необязательно.

Устанавливаем лимит расходов на связь

Руководитель организации приказом может установить для работников лимит расходов на сотовую связь. Это усредненный расход на производственные телефонные звонки за какой-либо период времени. Он должен быть экономически обоснован.

Если работник превысит лимит, то он должен будет возместить перерасход за счет собственных средств. При этом сумму превышения можно учесть в составе прочих расходов для целей налогообложения. Но только после возмещения работником и при включении ее в состав налоговых доходов (письма Минфина России от 13 октября 2010 г. № 03-03-06/2/178; от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2).

В случае если превышение лимита сотрудниками не возмещается, расходы учесть при расчете налога на прибыль нельзя.

Приобретена карточка оплаты услуг сотовой связи

Нередко хозяйства приобретают карточки экспресс-оплаты сотовой связи. Однако, по мнению Минфина России, сама по себе карта не может служить основанием для списания расходов (письмо Минфина России от 26 января 2006 г. № 03-03-04/1/61). Поскольку она не соответствует тем требованиям, которые предъявляются к первичным документам статьей 9 Федерального закона № 129-ФЗ (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Тем не менее при наличии косвенно подтверждающих произведенные расходы документов, например, того же авансового отчета, организация может отстоять свою позицию в суде (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 19 декабря 2005 г. № А28-4833/2005-137/18).

В каких случаях с работника нужно удержать НДФЛ

Если разговоры работника имеют служебный характер, дохода в натуральной форме у него не возникает. Поскольку услуги мобильной связи оказываются в интересах организации, а не работника.

Для подтверждения производственной направленности переговоров необходимы:
– экономически обоснованный лимит расходов на связь, установленный организацией;
– детализированный отчет оператора мобильной связи о проведенных переговорах.

В противном случае при использовании мобильной связи у него (п. 1 ст. 210; подп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ).

Если работник не возместит сверхлимитные расходы на связь и эти суммы не будут удержаны из зарплаты, то у него также возникнет налогооблагаемый доход.

Обеспечение работника мобильной связью: заключен договор аренды

В некоторых случаях бывает удобнее арендовать телефон у работника. Получится, что человек использует свой телефон в служебных целях и получает за это арендную плату. Для этого необходимо оформить договор аренды.

Вознаграждение по договору можно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Об этом сказано в подпункте 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

С арендной платы, которая была выплачена работнику, необходимо удержать налог на доходы физических лиц (подп. 4 п. 1 ст. 208; п. 1 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Однако страховые взносы в данном случае уплачивать не нужно (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, далее – Закон № 212-ФЗ).

Кроме того, арендованные телефоны, относящиеся к основным средствам, нужно отразить на счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

Если sim-карта принадлежит работнику сельхозорганизации, то расходы на телефонные разговоры учесть не получится. Основание – пункт 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

В том случае, когда sim-карта принадлежит организации, расходы учитываются в составе прочих расходов в порядке, который описан выше.

Компенсация за использование работником личного телефона

Нередко для сельскохозяйственной организации выгоднее, чтобы работник использовал свой телефон в служебных целях без заключения договора аренды. Для этого соответствующее условие необходимо закрепить в трудовом договоре со специалистом.

Вместо арендной платы работнику выплачивается компенсация за использование личного мобильного телефона в служебных целях и возмещаются затраты на телефонные переговоры в интересах организации (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

Нормы компенсации в законодательстве не установлены. Размер и порядок ее выплаты должны быть зафиксированы в письменном соглашении между работником и работодателем. При этом размер компенсации расходов по оплате услуг связи должен соответствовать экономически обоснованным затратам, непосредственно связанным с производственной деятельностью организации. А стоимость мобильного телефона и времени телефонных разговоров нужно документально подтвердить.

Организация должна располагать следующими документами (или их заверенными в установленном порядке копиями):
– бумагами, подтверждающими право собственности работника на используемое имущество;
– договором с оператором сотовой связи на оказание услуг связи;
– детализированным отчетом оператора сотовой связи, выписанным на физическое лицо;
– расшифровками, составленными организацией в произвольной форме и заверенными руководителем, подтверждающими, что конкретный телефонный номер принадлежит юридическому или иному лицу, с которым у организации установлены производственные связи;
– распорядительным документом организации о порядке использования личных мобильных телефонов для производственных нужд.

Выплаченные работнику деньги (компенсация за использование личного телефона и расходов по оплате услуг операторов мобильной связи производственного характера) в целях налогообложения включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264; п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

НДФЛ и страховыми взносами компенсация (использования телефона и телефонных переговоров) (п. 3 ст. 217; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; письма Минфина России от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 и от 17 июня 2009 г. № 03-04-06-01/138). Причем в сумме, установленной письменным соглашением между работником и организацией.

Обеспечение работника мобильной связью: договор безвозмездного пользования

Если работник не претендует на какие-то выплаты за использование телефона в служебных целях, то с ним можно заключить договор безвозмездного пользования имуществом.

Однако при этом у организации возникает внереализационный доход (п. 8 ст. 250 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 4 апреля 2007 г. № 03-03-06/4/37). Его стоимостная оценка определяется исходя из рыночных цен с учетом статьи 40 Налогового кодекса РФ.

В рассматриваемом случае размер внереализационного дохода определяется исходя из рыночной стоимости подобной услуги на дату подписания акта приема-передачи имущества. Основание – подпункт 1 пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса РФ. Аналогичное мнение высказано налоговиками Москвы в письме УФНС России от 30 июня 2008 г. № 20-12/061156.

Если sim-карта принадлежит организации, то расходы на связь учитываются в составе прочих расходов.

А если фирма работает на спецрежиме?

Организации, которые применяют упрощенную систему налогообложения или уплачивают единый сельскохозяйственный налог, могут учитывать расходы на оплату сотовой связи согласно нормам подпункта 18 пункта 1 статьи 346.16 и подпункта 18 пункта 2 статьи 346.5 Налогового кодекса РФ. Однако только при условии соответствия критериям, которые указаны в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Доход в натуральной форме равен сумме оплаты организацией услуг мобильной связи (ст. 211 Налогового кодекса РФ). Аналогичное мнение высказано чиновниками в письме Минфина России от 13 октября 2010 г. № 03-03-06/2/178.

По разговорам непроизводственного характера налог на доходы физических лиц начисляют.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка