Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Перечисляем командировочные на карту сотрудника

12 ноября 2015 1621 просмотр

Сайт журнала «Учет в образовании»

Электронный журнал «Учет в образовании»

Как регулируются и где учитываются безналичные расчеты

Основными нормативными документами, регламентирующими обращение денежных средств с использованием расчетных (дебетовых) карт, являются:

  • Правила обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных ОФК (утверждено приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н; далее – Правила № 199н);
  • Положение об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утверждено Банком России от 24 декабря 2004 г. № 266-П; далее – Положение № 266-П).

Держателями банковской карты в соответствии с пунктом 1.6 Положения № 266-П могут быть как физические, так и юридические лица. Минфин России рекомендовал для повышения эффективности платежных процессов и автоматизации расчетов, а также контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием применять такую форму платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт. Об этом, в частности, сказано в письме от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728.

Операции по обеспечению наличными деньгами и осуществлению расчетов с использованием банковских карт учитываются на лицевых счетах (с отличительным признаком бюджетного счета 2 в 16-м разряде номера лицевого счета), открытых учреждениям на балансовом счете 401 16 «Средства для выплаты наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям». Это установлено Указанием Банка России от 10 декабря 2012 г. № 2931-У. В силу абзаца 1 пункта 36 Правил № 199н предоставление расчетных (дебетовых) карт работникам учреждений, проведение и учет операций на счете 401 16, открытом для учета операций с использованием карт, совершаются кредитными организациями в соответствии с законодательством РФ и договором без взимания платы. Без взимания платы также выполняются операции с использованием карт, проводимые клиентом через банкомат кредитной организации, выдавшей карты, в соответствии с условиями договора (абз. 3 п. 36 Правил № 199н).

Какие операции с использованием карт относят к разрешенным

Перечень операций, которые учреждение может вести с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, указан в пункте 2.5 Положения № 266-П:

  • получение наличных денежных средств в валюте РФ для осуществления в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью учреждения, в том числе оплата командировочных и представительских расходов;
  • оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью учреждения, в том числе оплата командировочных и представительских расходов, на территории РФ;
  • иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет на их совершение;
  • получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;
  • оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ;
  • иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Для расчетов по операциям, совершаемым с использованием карт, кредитная организация предоставляет денежные средства учреждению посредством зачисления указанных денежных средств на банковские счета клиентов. Эта операция оформляется бухгалтерской записью (п. 114 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н; далее – Инструкция № 174н):

Содержание операции

Дебет

Кредит

Перечислены денежные средства учреждения с лицевого счета на банковскую карту*

4 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»

4 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

* Одновременно при перечислении средств на карту делается запись по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» (п. 367 Инструкции № 157н).

Каким образом учитываются командировочные на карте работника

Исходя из положений Правил № 199н, при оплате учреждениями денежных обязательств, связанных с командировочными расходами с использованием банковских карт, возникает необходимость в обеспечении указанными картами каждого сотрудника, направляемого в командировку. А для компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов возникает необходимость в получении наличных денег с использованием карты учреждения.

В целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт каждому работнику, направляемому в служебную поездку, можно перечислять командировочные на карту сотрудника, выданную в рамках «зарплатного» проекта.

Документальное оформление

Командировочные на карту сотрудника перечисляются на основании Заявки (ф. 0531844). Также в платежном поручении следует зафиксировать, что перечисленные средства являются подотчетными. При этом учреждению необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотрудник к авансовому отчету обязан приложить подтверждающие оплату документы (письмо Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288).

Задолженность подотчетного лица отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

Далее работник должен отчитаться за полученные по карте денежные средства, как и в случае выдачи ему аванса наличными деньгами. В Авансовом отчете (ф. 0504049) подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне и заполняет графы 1–6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, прилагаемые к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Кроме обычных документов, подтверждающих произведенные расходы подотчетного лица (товарные чеки, счета и т. п.), при расчете с использованием банковских карт к авансовому отчету работник должен приложить специальные документы по операциям с использованием карт на бумажном носителе:

  • слипы;
  • квитанции электронных терминалов;
  • квитанции банкоматов.

Продажа товаров оформляется выпиской товарных чеков (слипов). В слипе, в частности, указывают: имя держателя карты, номер карты, дату совершения покупки, израсходованную сумму, тип платежной системы, адрес магазина. Слип заполняется в трех экземплярах под копирку, первый экземпляр вручается покупателю (п. 2.2.5 письма Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5).

Проводки по подотчетным суммам

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов, согласно утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы, отражается путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением (п. 216 Инструкции № 157н):

Содержание операции

Дебит

Кредит

Отражены расходы с использованием банковской карты

4 208 00 560
«Расчеты с подотчетными лицами»

4 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»

Приняты к учету приобретенные через подотчетное лицо материальные запасы

4 105 00 000
«Материальные запасы»

4 208 00 660
«Расчеты с подотчетными лицами»

Приняты к учету расходы на командировку

4 109 00 000
«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

4 208 00 660
«Расчеты с подотчетными лицами»

Возврат остатков по расчетной карте

Наличие остатков средств на карте в течение года возможно. Однако неиспользованные остатки средств на картах по состоянию на 1 января очередного финансового года не допускаются (п. 6 Правил № 199н). Остаток неизрасходованного аванса вносится работником в кассу учреждения либо на банковскую карту, через которую осуществляются расчеты с подотчетным лицом в соответствии с Правилами № 199н. Неиспользованные (оставшиеся) средства, числящиеся на карте на конец года, а также невостребованные суммы подлежат возврату с карты (со счета 401 16) на соответствующие лицевые счета учреждения. На суммы, подлежащие возврату, ОФК оформляет платежные поручения и передает их в кредитную организацию (п. 44 Правил № 199н). Оформляется это так:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Возврат неиспользованной суммы на банковскую карту

4 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»

4 208 00 660
«Расчеты с подотчетными лицами»

Зачислены наличные денежные средства на лицевой счет учреждения*

4 201 11 510
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»

4 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»

* Одновременно оформляется запись по забалансовому счету 18 со знаком «минус» (п. 367 Инструкции № 157н).

Н. Солнечная,
эксперт по бюджетному учету

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка