Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Учет библиотечного фонда

27 ноября 2013 156 просмотров

Сайт журнала «Учет в казенных учреждениях»
Электронный журнал «Учет в казенных учреждениях»

Состав библиотечного фонда

Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, действует в соответствии с нормами Федерального закона от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечном деле».

Учет документов библиотечного фонда – это основа отчетности и планирования деятельности библиотеки. Учету подлежат все документы постоянного, длительного и временного хранения, поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из него, независимо от вида носителя.

Запись документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде.

В свою очередь, суммарный и индивидуальный учет фонда осуществляется:

  • структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда;
  • подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.

Величина (объем) и движение библиотечного фонда измеряются в унифицированных единицах учета. Они подразделяются на основные (экземпляр и название, а для газет – годовой комплект и название) и дополнительные (годовой комплект, метрополка, подшивка (переплетная единица), а для электронных документов – единица памяти данных).

Общая величина самого фонда и его подразделов (в том числе сетевых локальных и сетевых удаленных документов) учитывается в экземплярах, а новые поступления – в экземплярах и названиях. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров.

Классификация объектов

Порядком определена классификация учетных объектов библиотечного фонда.

1. Печатные издания:

  • тиражированные издания, полученные печатанием или тиснением;
  • полиграфически самостоятельно оформленные книги, брошюры, журналы;
  • продолжающиеся и листовые издания;
  • газеты и изоиздания (альбомы, комплекты);
  • нотные и картографические издания;
  • нормативно-технические и технические документы (патентные документы, типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий, нормативные документы по стандартизации, технические условия, руководящие документы и правила);
  • авторефераты диссертаций.

2. Неопубликованные документы:

  • рукописные (книги и архивные документы);
  • документы, изготовленные в единичных экземплярах и являющиеся объектами интеллектуальной собственности (депонированные научные работы, диссертации, препринты, отчеты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ электронно-вычислительных машин, проектно-конструкторская документация);
  • тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих. 

Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в соответствии с нормативными и правовыми актами по учету архивных документов.

3. Аудиовизуальные документы, являющиеся приложением к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции и использующиеся в работе отдельно от основного издания. К ним относятся фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы и кинодокументы.

4. Документы на микроформах: микрофильмы и микрофиши.

5. Электронные документы:

  • на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты);
  • на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки, доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (сетевые локальные документы);
  • на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (инсталлированные документы);
  • на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (сетевые удаленные документы).

Поступление документов

Документы поступают в библиотеку и включаются в ее фонд в результате поставки обязательного экземпляра или его покупки (подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки).

Нюансы приема документов

Документы принимаются:

  • по первичным учетным документам (накладная, акт);
  • без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников) – оформляются актом о приеме;
  • от юридического или физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда – оформляются договором пожертвования (ст. 574 и 582 Гражданского кодекса РФ).
  • от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным – оформляются актом о приеме документов взамен утерянных.

Отметим, что не оценивается стоимость периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение.

Суммарный учет

Поступающие в библиотеку документы подлежат суммарному учету и фиксируются в соответствующей книге или в другом виде регистра согласно пункту 1.5.2 Порядка. 

Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, организации и подразделения.

В регистр вписываются такие данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи, который ежегодно начинается с первого номера, источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов, стоимость.

Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре с указанием даты их загрузки в систему.

В удаленных документах отражаются: дата и порядковый номер записи, реквизиты лицензионного договора, количество баз данных (пакетов) и включенных в них названий.

Индивидуальный учет

Каждому экземпляру документа присваивается регистрационный номер (системный номер компьютерной программы, штрихкод и др.). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.

Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке таких изданий (для каждого названия и каждого экземпляра) или в автоматизированной базе данных.

В примечаниях регистра данного учета указывается наличие и вид приложения к основному документу, а также особенности экземпляра ценных и редких документов (например, наличие уникального переплета, маргиналий, дефектов и т. п.). Если имеется паспорт документа, то на него дается ссылка.

Маркировка документов

Включаемые в фонд библиотеки документы маркируются штемпелями, книжными знаками, индивидуальными штрихкодами и т. д. На приложении главного носителя информации проставляются те же реквизиты, что и на основном документе. Электронные сетевые локальные и удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.

На принятых первичных учетных документах делается запись о поступлении их в библиотечный фонд как в объект особо ценного или иного движимого имущества. Далее документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учет фонда. Ежеквартально сведения об общем количестве и стоимости документов, включенных в состав фонда, отправляются учредителю.

Выбытие из фонда

Документы выбывают из библиотечного фонда по причине физической или частичной (полной) утраты их потребительских свойств. Выбывающие документы исключаются из фонда и списываются с возможностью их реализации либо последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки.

Исключение документов допускается по причинам утраты, ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые). 

Исключение по причине устарелости по содержанию, непрофильности, а также ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения.

Акт о списании

УЧет библиотечного фонда надо документально оформлять. Выбытие документов из фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144). К нему прилагается список исключаемых объектов, содержащий регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов цену, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.

Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами, а для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий и их количество.

Если документы утрачены, то к акту о списании и списку прилагается пояснительная записка, подтверждающая потерю, а в случае кражи или хищения – протокол, акт, заключение уполномоченных органов. При возмещении ущерба необходимо наличие финансового документа о возмещении. Если покрывать ущерб будет читатель, то возможна замена утерянного документа равноценным или денежная компенсация.

Акт с приложенным к нему списком подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда, затем утверждается руководителем учреждения. Далее проводятся мероприятия по перераспределению и реализации списанных документов.

Списанные объекты, исключенные по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья. При отсутствии таких пунктов или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные объекты на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении.

В акте о списании отражаются: наименования, номера и даты документов, которые подтверждают факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении.

Если документы исключаются из-за непрофильности, то их направляют в обменный фонд для дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или реализации физическим и юридическим лицам.

После завершения мероприятий по исключению объектов библиотечного фонда первый экземпляр акта о списании должен быть сдан в бухгалтерию, а второй остается в ведущем учет фонда подразделении. 

Акты о списании регистрируются в книге или другом виде регистра суммарного учета библиотечного фонда с указанием номера и даты.

Оформление исключаемых документов

При исключении из фонда объектов штампы библиотеки погашаются специальным штемпелем. Электронные сетевые локальные документы удаляются на основании акта о списании. В нем указывается причина исключения. При этом наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.

На основании введенных сведений формируется реестр суммарного учета выбытия документов и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета).

Выбытие подтверждает истечение срока действия документа, оформленного на право доступа к определенной сетевой базе данных, а также отсутствие договора, контракта или лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.

Движение фонда

Итоги движения фондов заносятся в книгу суммарного учета или другой регистр, который ведется в библиотеке на основании данных о поступлении и выбытии документов. Финальные данные имеют четыре обязательных показателя: было на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года. А вот итоговые значения по электронным сетевым удаленным документам имеют такие показатели: было на начало года, оформлено в доступ в течение года, доступ прекращен в течение года, состоит на конец года.

Эти сведения фиксируются в форме государственной статистической отчетности. Итоговая информация об обменном фонде в общие показатели библиотечного фонда не включается.

Проверка наличия

Наличие документов библиотечного фонда проверяется в обязательном порядке при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, а также при реорганизации или ликвидации библиотеки. 

Для проведения проверок руководителем учреждения назначается комиссия, в состав которой должен входить представитель бухгалтерии.

Проверка фонда в плановом порядке проводится в следующие сроки:

  • документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, – ежегодно;
  • фонд редких и ценных книг – один раз в пять лет;
  • фонды библиотек до 50 000 учетных единиц – один раз в пять лет;
  • фонды библиотек от 50 000 до 200 000 учетных единиц – один раз в семь лет;
  • фонды библиотек от 200 000 до 1 000 000 учетных единиц – один раз в 10 лет;
  • фонды библиотек от 1 000 000 до 10 000 000 учетных единиц – один раз в 15 лет;
  • фонды библиотек от 10?000?000 до 20 000 000 учетных единиц – один раз в 20 лет;
  • фонды библиотек свыше 20?000?000 учетных единиц – 1 000 000 экземпляров в год.

Плановая проверка может вестись поэтапно в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг). Для этого определяются сроки и планируемый объем работы.

Электронные сетевые локальные документы проверяются по количественным показателям и по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения.

Контроль доступности электронных сетевых удаленных документов выполняется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета.

Проверка завершается составлением акта о результатах ее проведения с указанием наличия документов библиотечного фонда. К акту прилагается список документов, отсутствующих по неустановленной причине. Данные документы подписываются председателем и членами комиссии, затем утверждаются руководителем учреждения. В акте также указываются номер и дата документа о проведении предыдущей проверки.

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда хранятся до момента ликвидации библиотеки.

Акты о приеме-передаче исключенных объектов фонда и о их списании хранятся в течение 10 лет, а первичные учетные документы, подтверждающие поступление объектов в библиотечный фонд (накладные, акты о приеме, акты сдачи-приемки), – в течение пяти лет.

Акты о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда хранятся до окончания следующей проверки.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка