Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

1 января 2017: Лимиты по взносам вырастут

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Учет командировочных расходов и суточных в иностранной валюте

22 февраля 2008 59 просмотров

Расходы на командировку в бухучете

Обязанность работодателя компенсировать работнику расходы, связанные с его служебной командировкой, закреплена в статье 167 Трудового кодекса РФ.

Ни нижний, ни верхний пределы командировочных расходов трудовым законодательством не установлены. А значит, выплатить работнику и принять к бухгалтерскому учету можно те суммы, которые прописаны в коллективном договоре или приказе (распоряжении) директора турфирмы.

Обратите внимание: при направлении работника в заграничную командировку необходимо помнить, что:
– при выезде из России со дня пересечения границы суточные выплачиваются по норме страны, в которую едет работник;
– при въезде в Россию со дня пересечения границы суточные выплачиваются по норме, которая установлена при командировках в пределах РФ;
– если во время командировки работник посещает несколько стран, то со дня выбытия из одной страны в другую (что определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме той страны, в которую он направляется.

Об этом сказано в совместном письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ.

Налоговый учет командировочных расходов

В налоговом учете не все расходы на командировку можно списать без ограничения.

Какие расходы на командировку можно учесть

Для целей налогообложения турфирма может признать в фактическом размере расходы на:
– проезд работника к месту командировки и обратно;
– наем жилого помещения;
– оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и других документов;
– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы.

А вот суточные или полевое довольствие подлежат нормированию. Их можно признать только в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

Такой порядок налогообложения рассматриваемых расходов применяют турфирмы, работающие как на общем режиме налогообложения, так и на «упрощенке» (подп. 12 п. 1 ст. 264 и подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Как пересчитать суточные в иностранной валюте

Нормы для выплаты суточных по загранкомандировкам приведены в приложении к постановлению № 93. Причем все лимиты установлены в долларах США. Однако суточные могут быть выданы в другой валюте. Как быть в этой ситуации? В этом случае следует пересчитать суточные в иностранной валюте в рубли (по курсу Банка России для данной валюты на дату признания командировочных расходов). А также рассчитать суточные, исчисленные в долларах США, исходя из установленных норм (по курсу доллара США, установленному Банком России на ту же дату). Признать в расходах можно меньшую из полученных сумм.

Напомним, что датой признания командировочных расходов при применении метода начислений является дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ). А при применении кассового метода, а также если турфирма работает на «упрощенке» – дата фактического осуществления расходов (ст. 273 и ст. 346.17 Налогового кодекса РФ).

НДФЛ с суточных

С этого года нормы необлагаемых суточных для целей налогообложения НДФЛ. Так, не придется удерживать налог с суммы, которая не превышает:
– 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
– 2500 руб. за каждый день нахождения работника в заграничной командировке.

Такие изменения внесены в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, в новой редакции данной нормы уточнено, что в случае, если работник не представит документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты также освобождаются от НДФЛ в размере, не превышающем вышеуказанные лимиты.

Отметим, что в письме № 03-04-06-01/27 финансисты указывают, что в целях налогообложения НДФЛ суточные в валюте следует переводить в рубли по курсу Банка России на дату их фактической выплаты работнику.

Выдача наличной валюты

Согласно подпункту 9 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ, турфирмы имеют полное право осуществлять валютные операции по оплате и возмещению расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории России, а также при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. Однако право российской организации производить такие валютные расчеты без использования банковских счетов в статье 14 Закона № 173-ФЗ прямо не упомянуто.

Вместе с тем многие специалисты, а также судьи считают, что организация имеет право выдавать наличной валютой авансы на загранкомандировки (см., например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 13 декабря 2006 г. № Ф03-А24/06-2/4369).

Итак, если руководство турфирмы решило выдать работнику наличную валюту, ее необходимо приобрести через уполномоченный банк и затем снять с валютного счета. Либо, если на нем уже имеется необходимая сумма, просто ее снять. Полученную в кассу турфирмы валюту следует учитывать на отдельном субсчете счета 50 «Касса».

По мнению автора, в связи с отсутствием законодательно установленного порядка турфирма может выбрать один из следующих вариантов ведения учета кассовых операций в валюте:
– в отдельной кассовой книге;
– на отдельных листах своей обычной кассовой книги (раздельно по видам валют).

Во избежание разногласий следует утвердить правила документооборота по валютным операциям в учетной политике.

Еще один вариант решения проблемы – обратиться с запросом о порядке документального оформления и учета наличной валюты в кассе турфирмы в банк, обслуживающий ее валютный счет.

Напомним также, что производить переоценку наличной валюты в кассе турфирмы нужно в общеустановленном порядке, предусмотренном ПБУ 3/2006, – на дату осуществления операций с наличной валютой (получения валюты в кассу, выдачи валюты под отчет), а также на последнее число каждого месяца, если на этот момент валюта еще находится в кассе.

Пример 1
Менеджер турфирмы Иванова И.М. направлена в командировку в Австрию. Вылет из Москвы в Вену – 21 марта, обратный перелет из Вены в Москву – 28 марта. Счет гостиницы на сумму 840 евро (за 7 суток) и авиабилеты стоимостью 14 500 руб. были оплачены турфирмой безналичным путем 17 марта.

В соответствии с приказом директора турфирмы суточные при командировках в страны Европы составляют 100 евро в сутки, и выплата суточных производится в наличной форме, а суточные при командировках по России – 500 руб. в сутки.

Поэтому бухгалтер турфирмы 20 марта выдал Ивановой И.М. суточные за 7 суток (с 21 по 27 марта) – 700 евро, а также 500 руб. – за 28 марта. Предположим, что была получена в кассу с валютного счета 19 марта.

Авансовый отчет был представлен и утвержден 28 марта. Допустим, что курс евро, установленный Банком России, составлял:
– 17 марта – 35,68 руб/EUR;
– 19 марта – 35,65 руб/EUR;
– 20 марта – 35,64 руб/EUR;
– 28 марта – 35,58 руб/EUR.

Вышеуказанные операции бухгалтер отразит такими записями.

17 марта:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 52
– 14 500 руб. – оплачены авиабилеты;

ДЕБЕТ 50 субсчет «Денежные документы» КРЕДИТ 60
– 14 500 руб. – получены авиабилеты;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 52
– 29 971,20 руб. (840 EUR × 35,68 руб/EUR) – перечислена предоплата за проживание командированного работника.

19 марта:

ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса в евро» КРЕДИТ 52
– 24 955 руб. (700 EUR × 35,65 руб/EUR) – получена наличная валюта на выплату командировочных расходов.

20 марта:

ДЕБЕТ 71 субсчет «Расчеты в евро» КРЕДИТ 50 субсчет «Касса в евро»
– 24 948 руб. (700 EUR × 35,64 руб/EUR) – выдана под отчет наличная валюта (суточные в евро);

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 50 субсчет «Касса в евро»
– 7 руб. (700 EUR × (35,65 руб/EUR – 35,64 руб/EUR)) – списана курсовая разница по кассовым операциям в валюте;

ДЕБЕТ 71 субсчет «Расчеты в рублях» КРЕДИТ 50 субсчет «Касса в рублях»
– 500 руб. – выданы под отчет суточные в рублях;

ДЕБЕТ 71 субсчет «Расчеты в рублях» КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»
– 14 500 руб. – выданы под отчет авиабилеты.

28 марта:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71 субсчет «Расчеты в евро»
– 24 906 руб. (700 EUR × 35,58 руб/EUR) – списаны суточные в валюте;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 71 субсчет «Расчеты в евро»
– 42 руб. (700 EUR × (35,64 руб/EUR – 35,58 руб/EUR)) – списана курсовая разница по суточным в валюте;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71 субсчет «Расчеты в рублях»
– 15 000 руб. (500 + 14 500) – списаны суточные в рублях и стоимость авиабилетов;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
– 29 887,20 руб. (840 EUR × 35,58 руб/EUR) – списаны расходы по найму жилого помещения;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 60
– 84 руб. (840 EUR × (35,68 руб/EUR – 35,58 руб/EUR)) – списана курсовая разница по расчетам с гостиницей.

Норма суточных для командировок в Австрию, установленная для целей налогообложения прибыли постановлением № 93, составляет 66 долл. США. А норма суточных для командировок по России составляет 100 руб. Следовательно, для целей налогообложения можно признать расходы на оплату суточных, выплаченных в валюте, в размере 462 долл. США (66 USD/сут. × 7 сут.), а также в рублях – 100 руб.

Предположим, что курс доллара США, установленный Банком России на 28 марта (дату утверждения авансового отчета), составляет 24,51 руб. за один доллар. Тогда включить в состав расходов турфирмы можно суточные в размере, не превышающем:

462 USD × 24,51 руб/USD + 100 руб. = 11 423,62 руб.

Остальные суточные в размере 13 982,38 руб. (24 906 + 500 – 11 423,62) считаются сверхнормативными.

Что касается налогообложения НДФЛ, то суточные, выплаченные в рублях (500 руб.), не облагаются налогом (поскольку их размер не превышает 700 руб. в сутки).

А по суточным, выданным в евро (за время командировки за границу), необходимо произвести дополнительные расчеты – определить дневной размер суточных на дату их выплаты:

100 EUR/сут. × 35,64 руб/EUR = 3564 руб/сут.

Поскольку данная сумма превышает 2500 руб., в налоговую базу по НДФЛ включено:

(3564 руб/сут. – 2500 руб/сут.) × 7 сут. = 7448 руб.

Таким образом, с работника удержан налог в размере:

7448 руб.  ×  13% = 968,24 руб.

Покупка и выдача под отчет дорожных чеков

Еще один вариант – выдать работнику не наличную валюту, а дорожные чеки. Чеки учитывают в составе денежных документов на счете 50 субсчет «Денежные документы». А комиссию, взимаемую банком за осуществление операции по продаже дорожного чека, списывают в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Пример 2
Воспользуемся условиями предыдущего примера. Допустим, что руководство турфирмы решило выдать Ивановой И.М. не наличную валюту в сумме 700 евро, а дорожный чек на данную сумму, который был приобретен 19 марта и выдан на руки менеджеру 20 марта. Комиссия банка за осуществление операций по продаже дорожных чеков составляет 1 процент и списывается с валютного счета турфирмы.

Тогда приобретение и выдачу под отчет дорожных чеков бухгалтер отразит следующими записями.

19 марта:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 52
– 25 204,55 руб. ((700 EUR + 700 EUR × 1%) × 35,65 руб/EUR) – списана банком с валютного счета фирмы стоимость дорожных чеков, а также комиссия за их продажу;

ДЕБЕТ 50 субсчет «Денежные документы» КРЕДИТ 76
– 24 955 руб. (700 EUR × 35,65 руб/EUR) – получены дорожные чеки из банка;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76
– 249,55 руб. ((700 EUR × 1%) × 35,65 руб/EUR) – списана комиссия банка.

20 марта:

ДЕБЕТ 71 субсчет «Расчеты в евро» КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»
– 24 948 руб. (700 EUR × 35,64 руб/EUR) – выданы под отчет дорожные чеки;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 50-3 субсчет «Денежные документы»
– 7 руб. (700 EUR × (35,65 руб/EUR – 35,64 руб/EUR)) – списана курсовая разница по дорожным чекам.

Командировочные в безналичной форме

Вместо выдачи наличных денег или дорожных чеков руководство турфирмы также может:
– выдать командированному работнику корпоративную расчетную карту;
– перечислить необходимую сумму для покрытия командировочных расходов в валюте на его личную карту.

Рассмотрим оба варианта подробнее.

Выдана корпоративная карта

В этом случае расчеты по операциям, осуществленным по корпоративной карте, отражают с использованием счета 55 «Специальные счета в банках». При этом до отъезда в командировку в учете отражается только выдача под отчет самой корпоративной карты. Она учитывается в составе денежных документов по стоимости изготовления.

По мере использования работником организации средств по карте отражают дебиторскую задолженность работника по израсходованным суммам (на дату списания банком денежных средств со счета).

Пример 3
Воспользуемся условиями примера 1, уточнив их. Предположим, что для компенсации суточных Ивановой И.М. была выдана корпоративная карта (стоимость ее изготовления – 200 руб.). Допустим, Иванова И.М. сняла деньги в сумме 700 евро 22 марта в банкомате в Вене. Списание средств банком с карточного счета произведено 24 марта, когда курс евро, установленный Банком России, составлял 35,66 руб. за евро.

Вышеуказанные операции бухгалтер отразит такими записями.

20 марта:

ДЕБЕТ 71 субсчет «Расчеты в рублях» КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»
– 200 руб. – отражена выдача под отчет корпоративной карты.

24 марта:

ДЕБЕТ 71 субсчет «Расчеты в евро» КРЕДИТ 55
– 24 962 руб. (700 EUR × 35,66 руб/EUR) – отражено списание средств, снятых с карточного счета.

28 марта:

ДЕБЕТ 50 субсчет «Денежные документы» КРЕДИТ 71 субсчет «Расчеты в рублях»
– 200 руб. – отражен возврат корпоративной карты.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71 субсчет «Расчеты в евро»
– 24 906 руб. (700 EUR × 35,58 руб/EUR) – списаны суточные в валюте;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 71 субсчет «Расчеты в евро»
– 56 руб. (700 EUR × (35,66 руб/EUR – 35,58 руб/EUR)) – списана курсовая разница по суточным в валюте.

Перечисление на карту работника

В этой ситуации в учете следует отразить выдачу подотчетной суммы в безналичной форме. То есть непосредственно с кредита счета 52 в дебет счета 71.

Пример 4
Воспользуемся условиями примера 1. Но предположим, что руководство турфирмы решило перечислить 700 евро на личную пластиковую карточку Ивановой И.М. и сделало это 19 марта.

В этом случае проводки будут такими.

19 марта:

ДЕБЕТ 71 субсчет «Расчеты в евро» КРЕДИТ 52
– 24 955 руб. (700 EUR × 35,65 руб/EUR) – перечислена иностранная валюта для оплаты командировочных расходов на личный карточный счет работника.

28 марта:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71 субсчет «Расчеты в евро»
– 24 906 руб. (700 EUR × 35,58 руб/EUR) – списаны суточные в валюте;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 71 субсчет «Расчеты в евро»
– 49 руб. (700 EUR × (35,65 руб/EUR – 35,58 руб/EUR)) – списана курсовая разница по суточным в валюте.

Важно!
Первичные документы, составленные на иностранных языках (например, счета гостиниц, квитанции банкоматов и др.) должны иметь построчный перевод на русский язык. Это установлено пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета... (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). При этом, как разъяснил Минфин России в письме от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66, такой перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист фирмы, который владеет иностранным языком

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка