Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как инспекции ужесточают работу с компаниями

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Не забудьте провести инвентаризацию кассы

25 ноября 2008 138 просмотров

Нормативное регулирование проверки

Обязательность проведения инвентаризаций, в том числе и инвентаризаций кассы, зафиксирована в статье 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете). В частности, проводить инвентаризацию кассы нужно при смене кассира (как материально ответственного лица), при обнаружении фактов хищений (в том числе если имеются признаки взлома помещения кассы), перед составлением годовой отчетности. Кроме того, не будут лишними и внезапные (внеплановые) проверки.

В соответствии с пунктом 3.39 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее – Методические указания), при проведении инвентаризации кассы нужно руководствоваться прежде всего Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее – Порядок).

Для проведения инвентаризации (ревизии) кассы приказом руководителя должна быть назначена инвентаризационная комиссия. Она должна составить акт, в котором в случае обнаружения недостач или излишков ценностей в кассе указываются их суммы и обстоятельства возникновения. Примерная форма акта ревизии наличных денежных средств приведена в приложении № 4 к Порядку. Однако на практике вместо данного акта чаще используются унифицированные формы № ИНВ-15 и ИНВ-16.

Необходимо помнить, что проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии или в отсутствие материально ответственного лица не допускается. Также нельзя делать подчистки и помарки в инвентаризационных описях и актах, а если все-таки необходимо внести исправления, их нужно оговорить и подписать, причем свои подписи должны поставить все члены инвентаризационной комиссии, а также материально ответственное лицо (кассир).

Тонкости проверки

Далее рассмотрим нюансы, о которых следует помнить при проверке.

Наличных денег и денежных документов

В соответствии с пунктом 3.40 Методических указаний по инвентаризации при подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Именно поэтому для отражения результатов инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей и денежных документов, хранящихся в кассе, например марок, чековых книжек и т. д., разработана единая унифицированная форма – Акт инвентаризации наличных денежных средств № ИНВ-15. Этот акт составляется как минимум в двух экземплярах: для материально ответственного лица и для бухгалтерии турфирмы. А если ревизия кассы производится в связи со сменой кассира, делается три экземпляра акта.

В самом начале кассир дает расписку в том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, все денежные средства, ценности и документы, поступившие под ответственность кассира, оприходованы, а выбывшие списаны.

После этого все члены инвентаризационной комиссии и кассир (или оба кассира, если ревизия связана со сменой кассира) вместе производят полный пересчет всех денежных средств, ценностей и документов, находящихся в кассе, и заносят получившиеся результаты в акт. Туда же записывается и остаток денежных средств и документов по данным бухгалтерского учета, после чего выявляется излишек или недостача (если таковые имеются).

Акт подписывают: председатель и все члены инвентаризационной комиссии. Позже кассир дает расписку – подтверждение, что все денежные средства, перечисленные в акте, находятся на его ответственном хранении.

Если фактическое наличие денег и документов совпало с учетными данными, никаких дополнительных действий предпринимать не нужно. Если же обнаружены излишки или недостача, на оборотной стороне акта формы № ИНВ-15, материально ответственное лицо должно написать объяснение причин такой ситуации, скрепляемое его подписью.

Результаты инвентаризации отражают в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Как отражать в бухучете результаты инвентаризации?

Общий порядок учета результатов инвентаризации прописан в пункте 3 статьи 12 Закона о бухгалтерском учете. Там сказано, что:
– излишек имущества приходуется и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
– недостача имущества и его порча относятся: в пределах норм естественной убыли – на издержки производства или обращения (правда, к денежным средствам и денежным документам по вполне понятным причинам понятие естественной убыли неприменимо), сверх норм – на счет виновных лиц. А если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки списываются на финансовые результаты организации.

Проводя проверку в кассе, нужно учесть, что, согласно пункту 27 Порядка:
– выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается, эти суммы считаются недостачей и взыскиваются с кассира;
– наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

В бухгалтерском учете излишки, обнаруженные при инвентаризации кассы, приходуют:

ДЕБЕТ 50   КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»  – отражено оприходование средств.

В налоговом учете излишки материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, включаются в состав внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 Налогового кодекса РФ). Особых исключений для излишков денежных средств и денежных документов, также представляющих собой разновидность имущества организации, в данном пункте нет, поэтому с сумм обнаруженных и оприходованных излишков денежных средств придется заплатить налог на прибыль. Или единый налог, ведь те же внереализационные доходы учитываются и фирмами, применяющими «упрощенку» (ст. 346.15 Налогового кодекса РФ).

Сумму недостачи нужно сначала списать с кредита счета 50 «Касса» (по соответствующим субсчетам, например субсчету 50-1 «Касса организации», если обнаружена недостача наличных денежных средств в рублях, субсчету 50-3 «Денежные документы», если выявлена недостача почтовых марок, оплаченных билетов и путевок, а также прочих денежных документов) в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Как правило, виновником недостачи является именно кассир. Поэтому сумма недостачи взыскивается с него. В учете делают запись с кредита счета 94 в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Кассир может либо погасить недостачу путем внесения наличных денег в кассу, либо недостача может взыскиваться путем удержания из его заработной платы.

ПРИМЕР 1

Турфирма «Бриз» провела внезапную инвентаризацию наличных денег в кассе и обнаружила недостачу в сумме 300 руб. Недостача была отнесена на виновное лицо – кассира Емельянову А.И. По решению руководителя сумма недостачи удерживается из ближайшей зарплаты кассира.

Бухгалтер турфирмы «Бриз» на основании акта инвентаризации формы № ИНВ-15 должен сделать такие записи:

ДЕБЕТ 94    КРЕДИТ 50   – 300 руб. – списана выявленная недостача;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94  – 300 руб. – отнесена недостача денег на кассира;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»  – 300 руб. – удержана сумма недостачи из зарплаты кассира.

Если же виновник недостачи не установлен, сумму недостачи списывают с кредита счета 94 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Убытки от хищений, виновники которых не установлены, в том числе и в случае, если были похищены денежные средства, в налоговом учете включаются в состав внереализационных расходов (подп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Но только в случае, если факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Инвентаризация кассы и отражение ее результатов в учете представляют особую сложность, если в кассе помимо наличных денежных средств в рублях хранится наличная иностранная валюта. Например, работник турфирмы возвратился из командировки и вернул остаток неиспользованного аванса в иностранной валюте. Или если бухгалтер снимал наличную валюту с валютного счета турфирмы для выдачи командированному за границу работнику, но еще не выдал ее.

В этом случае необходимо учесть ряд нюансов.

Во-первых, делать записи о фактическом наличии денежных средств в кассе в акте формы № ИНВ-15 нужно отдельно по каждому виду валют (то есть отдельно посчитать остатки денежных средств в рублях, евро, долларах и т. д.).

Во-вторых, нужно произвести оценку сумм фактически обнаруженной в кассе наличной валюты в рублях по курсу ЦБ РФ на дату проведения инвентаризации кассы.

В-третьих, если будут обнаружены излишки или недостача валюты, необходимо произвести оценку недостающей суммы как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу ЦБ РФ на дату проведения инвентаризации и выявления излишка или недостачи (в том числе и в случае хищения). При этом не забудьте списать в бухучете курсовую разницу по излишней или недостающей сумме валютной наличности на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

ПРИМЕР 2

Придя на работу, главный бухгалтер турфирмы «Амели Турс» обнаружила следы взлома и немедленно сообщила об этом руководителю и вызвала милицию. После прибытия милиции была произведена инвентаризация кассы и выявлена недостача. Причем похищены не только денежные средства в рублях в сумме 10 320 руб., но и наличные евро в сумме 1000 евро, полученные накануне в кассу с валютного счета турфирмы для выдачи под отчет работнику, направляемому в загранкомандировку.

Предположим, что на дату получения евро с валютного счета в кассу официальный курс евро, установленный ЦБ РФ, составлял 34,50 руб. за евро, а на дату обнаружения хищения и проведения инвентаризации – 34,52 руб. за евро.

Виновник недостачи (лицо, совершившее кражу) не был установлен, о чем имеется постановление следственных органов.

Бухгалтер турфирмы «Амели Турс» отразит вышеуказанные операции так:

ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса в евро»  КРЕДИТ 52 – 34 500 руб. (1000 EUR х 34,50 руб/EUR) – оприходованы наличные евро, полученные с валютного счета для выдачи под отчет (1000 EUR);

ДЕБЕТ 94  КРЕДИТ 50 субсчет «Рублевая касса»  – 10 320 руб. – списана выявленная недостача денег (в рублях);

ДЕБЕТ 94  КРЕДИТ 50 субсчет «Касса в евро»  –34 520 руб. (1000 EUR х 34,52 руб/EUR) – списана выявленная недостача наличной валюты (1000 EUR);

ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса в евро»  КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»  – 20 руб. (34 520 – 34 500) – списана курсовая разница по похищенным наличным евро;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»  КРЕДИТ 94  – 44 840 руб. (10 320 + 34 520) – списана недостача от хищения наличных денег, виновники которого не установлены.

Бланков строгой отчетности и ценных бумаг

В кассах турфирм нередко хранятся и бланки строгой отчетности, например бланки путевок формы, утвержденной приказом Минфина России от 9 июля 2007 г. № 60н. Принципиальным отличием путевки, учитываемой в составе денежных документов на балансовом счете 50 субсчет «Денежные документы» (которые должны инвентаризироваться вместе с наличными деньгами), от путевки, отражаемой в составе бланков строгой отчетности на одноименном забалансовом счете 006, является то, что:
– путевка, учитываемая в составе денежных документов на счете 50 (а точнее – комплекс услуг, формирующих турпродукт, «зафиксированный» данной путевкой), оплачена за счет фирмы, в кассе которой она находится, и приобретена для дальнейшей передачи работнику фирмы;
– путевки, числящиеся на счете 006, либо являются путевками на санаторно-курортное лечение или на детский отдых, полученными для сотрудников турфирмы бесплатно за счет средств ФСС России, либо представляют собой пустые бланки туристских путевок, которые будут выписываться клиентам турфирмы.

В соответствии с пунктом 3.41 Методических указаний по инвентаризации проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится:
– по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков;
– по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация бланков строгой отчетности осуществляется в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денег.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия бланков, а также ценных бумаг, если турфирма их имеет, и выявления количественных расхождений их с учетными данными применяют форму № ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности». При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-16 выдается комиссии на бумажных и машинных носителях с заполненными графами с 1 по 10. После этого комиссия заполняет в описи графы 11 и 12 о фактическом наличии ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.

Излишки и недостачи ценных бумаг отражаются в учете аналогично излишкам и недостачам денежных средств в кассе, только вместо счета 50 «Касса» используется счет 58 «Финансовые вложения».

А вот если бланки строгой отчетности учитываются за балансом, на одноименном счете 006, отражение излишков и недостач БСО производится путем корректировки сумм по дебету или кредиту счета 006.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка