Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как отражать цены, чтобы на счете 42 не было путаницы

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Компенсации за проезд менеджерам визового отдела

1 апреля 2009 17 просмотров

Повышенная зарплата

Компенсации за проезд менеджерам визового отдела. Первый вариант – учесть расходы на проезд при установлении оклада или иных выплат, входящих в состав зарплаты работника. Иными словами, никаких дополнительных компенсаций на проезд не предоставлять, а прописать в трудовом договоре, что работа менеджера визового отдела предполагает постоянные разъезды по городу, в связи с чем при установлении оклада менеджеру учитывается эта особенность.

Конечно же, с обычной заработной платы необходимо удерживать НДФЛ и начислять «зарплатные» налоги – взносы в Пенсионный фонд РФ и на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (при любом режиме), а также ЕСН (при общем режиме).

Бухгалтерский учет в этом случае предельно прост – как начисление и выплата обычной заработной платы.

Денежная компенсация

Компенсации за проезд менеджерам визового отдела. Второй вариант – выплачивать менеджеру денежную компенсацию, чтобы за счет этих средств он приобретал проездные билеты, оплачивал проезд на такси.

В соответствии со статьей 164 Трудового кодекса РФ под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами.

А денежные средства, выплачиваемые менеджеру визового отдела для того, чтобы он мог оплачивать проезд при сдаче и получении документов из посольств и консульств, как раз представляют собой компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей работника.

Работу менеджера визового отдела – как и работу курьеров, водителей и т. д. – можно рассматривать как разъездную работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам. А согласно статье 168.1 Трудового кодекса РФ, работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, положены компенсации в виде возмещения расходов, связанных со служебными поездками, включая расходы по проезду.

При этом нужно учесть, что перечень работ, профессий, должностей работников, работа которых носит разъездной характер, должен устанавливаться коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом. Поэтому для того, чтобы признавать расходы на проезд «разъездных» работников, нужно оформить данный перечень – как часть коллективного договора или в качестве самостоятельного приказа руководителя турфирмы об установлении перечня должностей, подразумевающих разъездной характер работы, – и включить в него менеджеров визового отдела турфирмы. В том же документе можно сразу прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками «разъездных» работников.

Впрочем, размеры и порядок возмещения расходов можно установить и в трудовом договоре с менеджером визового отдела. Однако при отсутствии в турфирме перечня работников, чья работа признается разъездной, записи о разъездном характере в трудовом договоре будет недостаточно для обоснования правомерности осуществления данных расходов.

В случае если эти условия выполнены, с компенсационных выплат менеджеру визового отдела начислять ЕСН – а значит, и взносы в Пенсионный фонд РФ – не придется.

Обязательно закрепите разъездной характер работы документально

Компенсации за проезд менеджерам визового отдела. Если разъездной характер работы сотрудника не закреплен в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте, ЕСН будет начисляться. Это следует, в частности, из письма Минфина России от 14 февраля 2008 г. № 03-04-06-02/10.

С компенсаций не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Основание – пункт 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765, пункт 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184.

С таких выплат не удерживают НДФЛ (ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Не забывайте, что, как и в случае с командировочными расходами, для компенсации расходов на проезд при разъездном характере работы также нужно, чтобы работник предъявлял те самые проездные билеты, которые он приобрел. Кроме того, чтобы доказать обоснованность расходов, целесообразно вести журнал учета поездок или, например, разработать форму отчета менеджера визового отдела о поездках за месяц.

Впрочем, в коллективном договоре или ином документе можно установить, что выплата компенсации в некоей фиксированной сумме осуществляется и при отсутствии первичных документов (проездных билетов). Однако в этом случае вероятны претензии со стороны налоговых органов. Ведь доказать компенсационный характер такой выплаты будет сложнее. Вот тут может особенно пригодиться журнал учета поездок работников или утверждаемые руководством турфирмы отчеты менеджеров визового отдела о рабочих поездках, косвенно доказывающие, что работник все-таки понес расходы на проезд, которые были компенсированы ему в виде фиксированной суммы.

В соответствии с коллективным договором менеджеры визового отдела турфирмы «Амелия-турс» считаются лицами, чья работа носит разъездной характер. Поэтому им выплачивается компенсация за разъездной характер работы в размере не более 3000 руб. в месяц. Основанием для выплаты компенсации является заявление менеджера, составляемое по форме, утвержденной в «Амелия-турс», с приложением проездных билетов.

Предположим, что менеджер Иванова А.И. за март 2009 года приобрела проездные билеты на общую сумму 2100 руб. и предъявила соответствующее заявление с приложенными к нему билетами.

Бухгалтер турфирмы отразит операции по начислению и выплате компенсации так:

Дебет 25 Кредит 73
– 2100 руб. – начислена компенсация за разъездной характер работы менеджеру визового отдела;

Дебет 73 Кредит 50
– 2100 руб. – выплачена компенсация за разъездной характер работы менеджеру визового отдела.

Компенсации работникам затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитываются в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Об этом сообщается и в письме Минфина России от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87.

Опираться на статью 255 Налогового кодекса РФ в рассматриваемом случае некорректно. Ведь оплата расходов на проезд при разъездном характере работы не является частью системы оплаты труда. Она представляет собой именно компенсацию затрат работника, связанных с исполнением им трудовых обязанностей.

Такая трактовка создает проблему для фирм, которые работают на «упрощенке». Ведь перечень расходов, признаваемых при этом спецрежиме, закрытый (он приведен в подп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Там прямо упомянуты только расходы на командировки. И никакого указания на признание расходов на выплату компенсаций в связи с разъездным характером работы нет. Конечно, согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, можно признавать расходы на оплату труда – в порядке, применяемом для целей налогообложения прибыли согласно статье 255 Налогового кодекса РФ. А перечень расходов, которые могут признаваться по этой статье, не является закрытым. Но помните: финансисты считают, что компенсация расходов при разъездном характере работ является именно компенсационной выплатой, а не частью системы оплаты труда. Поэтому подвести компенсацию, выплаченную по статье 168.1 Трудового кодекса РФ, под расходы на оплату труда может быть проблематично.

Судебная практика (например, п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 14 марта 2006 г. № 106) также указывает на необходимость различать два вида компенсационных выплат:
– денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164 Трудового кодекса РФ), которые не входят в систему оплаты труда и производятся работнику в качестве компенсации его затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей;
– компенсационные выплаты, являющиеся частью зарплаты работников (такие компенсации являются элементами оплаты труда и не призваны возместить физическим лицам конкретные затраты, связанные с непосредственным выполнением трудовых обязанностей).

Справедливости ради отметим, что позиция Минфина России по данному вопросу не столь однозначна и постоянна. Например, в письме от 7 мая 2008 г. № 03-03-06/1/302 финансисты заключили, что, раз служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, затраты на возмещение расходов таких работников вполне могут быть включены в состав расходов на оплату труда.

Как быть турфирме, применяющей «упрощенку»

Чтобы избежать лишних споров, фирмам, работающим на «упрощенке», может оказаться выгоднее воспользоваться первым вариантом, предложенным в данной статье, и вместо отдельной компенсации за разъездной характер работы просто установить менеджерам визового отдела повышенный оклад. Конечно, в этом случае придется уплачивать «лишние» взносы на обязательное пенсионное страхование и на травматизм, зато никаких вопросов о правомерности признания этих расходов не возникнет.

Покупка проездных билетов

Турфирма может приобретать проездные билеты самостоятельно и по мере необходимости.

В этом случае приобретенные проездные билеты представляют собой денежные документы и должны учитываться на счете 50 «Касса» субсчет «Денежные документы». При передаче проездного билета работнику для совершения служебной поездки целесообразно оформлять его выдачу в подотчет (с использованием счета 71), а при возврате работником проездного билета обратно в кассу – списывать билет с подотчетного лица обратно на счет 50. И только по окончании месяца, в течение которого проездной билет был действителен, его стоимость будет отнесена в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Для контроля за служебными поездками, выдачей и возвратом проездных билетов целесообразно завести специальный журнал учета служебных поездок.

Считать стоимость проездных билетов, предоставляемых менеджерам визового отдела для служебных поездок, их доходом, полученным в натуральной форме, для целей НДФЛ не нужно. Ведь эти поездки осуществляются не в личных интересах менеджеров, а в интересах турфирмы. Такой же вывод следует из письма Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-05-01-04/117.

Соответственно стоимость проездных билетов не будет включаться в облагаемую базу по ЕСН и по страховым взносам в Пенсионный фонд и на травматизм.

Исчисление налога на прибыль и единого налога при «упрощенке» при этом варианте производится так же, как и в случае, если работникам выплачивается денежная компенсация за проезд.

Чтобы иметь возможность признавать расходы по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ как прочие или по пункту 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ (в этом случае их и при «упрощенке» можно признать), нужно правильно оформить подтверждающие документы. Иначе признать расходы будет проблематично даже при общем режиме. Ведь, согласно пункту 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ, для целей налогообложения прибыли не учитываются расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно, если не доказано, что такие поездки вызваны технологическими особенностями производства или если расходы на оплату проезда работников предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.

Договор на транспортное обслуживание

Рассмотрим еще один вариант, который, пожалуй, может быть наиболее актуален для крупных турфирм. Он заключается в оформлении договора на транспортное обслуживание со специализированной компанией (например, с частным таксопарком).

Всякий раз, когда менеджеру визового отдела турфирмы нужно будет поехать в консульство, он будет вызывать машину из данной компании. А затем с определенной периодичностью, например каждые десять дней или раз в месяц, транспортная компания будет предъявлять к оплате счет за оказанные транспортные услуги.

Расчеты с транспортной компанией в этом случае будут производиться безналичным путем и отражаться в общем порядке – с использованием счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и отнесением расходов на счет 26 «Общехозяйственные расходы». А для подтверждения обоснованности расходов можно будет представлять счета (отчеты) транспортной компании и все тот же журнал учета служебных поездок работников.

В данной ситуации, конечно же, никаких «зарплатных» налогов и НДФЛ не будет. Тем более что турфирма вообще будет вести расчеты по «проездным» расходам не с отдельными работниками, а напрямую с транспортной компанией.

В целях налогообложения прибыли стоимость услуг транспортной компании можно учесть по подпункту 6 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ.

А вот признать такие транспортные расходы при «упрощенке» не получится – их не удастся подвести ни под один из видов расходов, упомянутых в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Компенсация за использование личного транспорта

Компенсации за проезд менеджерам визового отдела. Если у менеджера визового отдела есть личный автомобиль, можно возмещать ему расходы на проезд еще одним способом – в виде компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Правда, в этом случае нужно придерживаться норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

Такие расходы (в пределах норм) можно признавать и при «упрощенке» (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ), и при общем режиме налогообложения (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). И ни ЕСН (страховые взносы), ни НДФЛ уплачивать не придется.

Размер компенсации очень мал

Надо отметить, что размер компенсаций за использование личного транспорта работника, установленный постановлением Правительства РФ № 92, очень мал.

Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см – это 1200 руб. в месяц, для автомобилей с более мощным двигателем – 1500 руб.

И это учитывая то, что данный размер компенсации включает как возмещение работнику износа его автомобиля, так и стоимость «горючки» и масел.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка