Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5

Требования к документам, по расходам подотчетника

1 мая 2009 45 просмотров

Какие документы подтверждают расходы подотчетника

Чтобы списать с подотчетного лица сумму, потраченную им на приобретение каких-либо ценностей в розничной сети, необходимо наличие товарного и кассового чека.Требования к документам, по расходам подотчетника. 

Товарный чек, в котором должно быть расписано, что приобретено, в каком количестве, а также указаны данные продавца, указывает на целевой характер произведенных расходов, а кассовый чек – на то, что данные ценности оплачены.

Однако на практике подотчетники довольно часто представляют неполный комплект документов, например только кассовый или только товарный чек. Налоговики при проведении проверки скорее всего не примут такие расходы как обоснованные и документально подтвержденные (ст. 252 Налогового кодекса РФ). И тогда турфирме придется доказывать обоснованность учета подобных расходов в целях налогообложения прибыли в судебных инстанциях. А что же суды?

Суды обычно принимают такие расходы.

Так, ФАС Московского округа в постановлении от 19 июня 2006 г. № КА-А40/3977-06 по делу № А40-55182/05-128-506 пришел к выводу, что квитанция к приходному кассовому ордеру является оправдательным документом, подтверждающим расходование подотчетных денежных средств. Таким образом, ссылки налоговой инспекции на то, что без чека ККМ соответствующие расходы не могут считаться подтвержденными, признаны необоснованными.

ФАС Дальневосточного округа в постановлении от 26 июля 2006 г. от 19 июля 2006 г. № Ф03-А73/06-2/1776 по делу № А73-10756/05-12 заключил, что отсутствие чека контрольно-кассовой машины при наличии других оправдательных документов не может стать препятствием для признания расходов произведенными.

А в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 6 июля 2006 г. № А69-2609/05-2-6-Ф02-3261/06-С1 по делу № А69-2609/05-2-6 было определено, что факт расходования средств на нужды фирмы подтвержден товарными чеками.

Если расходы подотчетника подтверждены не всеми необходимыми документами, турфирме лучше составить подтверждающий поступление ценностей в фирму акт, накладную или иной документ, который подписывают подотчетное лицо (как лицо, сдающее ценности) и материально ответственное лицо (как лицо, принимающее ценности).

Сроки отчета по подотчетным суммам

Отчитаться за деньги, выданные под отчет, работник турфирмы обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы. Этот срок закреплен в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40. Надо сказать, что такой же срок установлен и для отчета по суммам, выданным на командировки (как по России, так и за рубеж). И закреплен он в пункте 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Как должны быть оформлены документы

Требования к документам, по расходам подотчетника. Если даже к авансовому отчету приложены и товарный, и кассовый чеки, не спешите принимать произведенные расходы к учету. Сначала проверьте, как оформлены документы. Ведь имеющиеся в них ошибки и недочеты могут привести к проблемам с налоговыми органами. Хотя придирки налоговиков не всегда оправданны.

К примеру, часто налоговики не принимают расходы по товарным чекам, на которых не стоит печать продавца.

Оформление товарного чека

Оформление товарного чека Требования по оформлению товарных чеков прописаны в пункте 27 Примерных правил работы предприятий розничной торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 17 марта 1994 г. № 1-314/32-9. В товарном чеке указываются название (номер) магазина, наименование и сорт (артикул) изделия, цены, дата продажи и фамилия продавца. Товарный чек выписывается в двух экземплярах, один из которых передается покупателю. В техническом паспорте на изделие также проставляются дата и год продажи, штамп магазина, фамилия продавца. Как мы видим, про печать в самом товарном чеке ничего не сказано. А значит, товарные чеки будут действительны и без печати.

Требования по оформлению товарных чеков прописаны в пункте 27 Примерных правил работы предприятий розничной торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 17 марта 1994 г. № 1-314/32-9.

В товарном чеке указываются название (номер) магазина, наименование и сорт (артикул) изделия, цены, дата продажи и фамилия продавца. Товарный чек выписывается в двух экземплярах, один из которых передается покупателю. В техническом паспорте на изделие также проставляются дата и год продажи, штамп магазина, фамилия продавца.

Как мы видим, про печать в самом товарном чеке ничего не сказано. А значит, товарные чеки будут действительны и без печати.

Обратите внимание, на кого выписаны документы: на турфирму или на ее работника. В последнем случае это будут расходы работника (что отражено в документах), а не турфирмы.

И естественно, что первичные документы, приложенные к авансовому отчету, не могут быть датированы более поздним числом, чем день составления самого авансового отчета.

Как обеспечить сохранность сведений, указанных в первичке

Бумага, на которой составлены первичные документы (к примеру, кассовые чеки), со временем может выцвести. Как быть в такой ситуации? Обратимся к письму УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 г. № 20-12/56636@.

Налоговики разъясняют, что если применяемые в установленном порядке модели ККТ формируют неустойчивые оттиски платежных документов (чеков), на которых со временем может теряться (выцветать) отраженная информация (например, используется метод термопечати), то налогоплательщику необходимо сделать заверенные должным образом копии таких чеков либо иметь мягкие (товарные) чеки с соответствующими реквизитами.

Как оформить копию?

Согласно пункту 2.1.29 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28, копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть, не имеющий юридической силы.

Поскольку законодательство о налогах и сборах не определяет значение понятия «заверенные должным образом документы», если гражданским законодательством не установлена обязанность по нотариальному заверению документов (их копий), их заверяют подписью должностного лица (руководителя) и печатью организации.

Таким образом, ксерокопии чеков ККТ и мягких (товарных) чеков, заверенные подписью должностного лица и печатью турфирмы, могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Как вы учитываете канцтовары?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка