Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Список моих срочных дел в декабре

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Компенсация расходов за проезд

1 апреля 2010 88 просмотров

Выплата дополнительной премии

Компенсация расходов за проезд. Наименее выгодным вариантом в плане налогообложения является возмещение проездных затрат работника путем выплаты ему повышенной или дополнительной премии. Выплата такой премии отражается в бухгалтерском учете и рассматривается в налоговом учете точно так же, как и выплата других премий и зарплаты. В частности, с суммы премии придется удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.

Денежная компенсация

Компенсация расходов за проезд. В соответствии со статьей 164 Трудового кодекса РФ под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей. А денежные средства, выплачиваемые менеджеру турфирмы для того, чтобы он мог оплачивать проезд при выезде из офиса по делам турфирмы, по сути, и являются такой компенсацией.

Правда, в статье 165 Трудового кодекса РФ перечислены случаи, когда работникам предоставляются гарантии и компенсации, – и это только те случаи, которые предусмотрены либо Трудовым кодексом РФ, либо иными федеральными законами. В Трудовом кодексе РФ, в частности, предусмотрены компенсационные выплаты для работников, направленных в служебные командировки, и для работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер. А выплату компенсаций за проезд, если работник выезжал из офиса в пределах своего города (то есть это не является командировкой) и если постоянная работа данного работника не является разъездной, подвести под указанные случаи не получится.

Впрочем, это не значит, что выплачивать подобную компенсацию нельзя. Ведь, как уточняется в статье 41 Трудового кодекса РФ, в коллективном договоре могут устанавливаться льготы и преимущества для работников, более благоприятные по сравнению с установленными законами. Да и в трудовой договор могут включаться дополнительные условия (ст. 57 Трудового кодекса РФ).

Однако НДФЛ и страховые взносы при выплате компенсаций за проезд придется уплачивать (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В соответствии с коллективным договором менеджерам турфирмы «Ист», не включенным в список лиц, чья работа носит разъездной характер, компенсируется стоимость проезда в случае, если они совершали поездки по делам фирмы.

Для получения компенсации менеджер должен представить отчет о служебных поездках по форме, разработанной и утвержденной руководством турфирмы, к которому нужно приложить билеты.

Менеджер отдела оформления путевок Максимова в апреле 2010 года совершила пять поездок по делам турфирмы. В конце месяца она составила отчет, приложив к нему билеты на сумму 300 руб. Отчет был утвержден начальником отдела оформления путевок и директором турфирмы.

Турфирма применяет общий режим налогообложения.

На основании данного отчета бухгалтер сделал в учете следующие проводки:

Дебет 26    Кредит 73
– 300 руб. – начислена компенсация менеджеру;

Дебет 26    Кредит 69
– 78 руб. (300 руб. х 26%) – начислены страховые взносы;

Дебет 73
Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 39 руб. (300 руб. х 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 73    Кредит 50
– 261 руб. (300 – 39) – выплачена компенсация менеджеру.

Казалось бы, при данном варианте выплату компенсации, если она предусмотрена коллективным или трудовым договором, можно учитывать в целях налогообложения прибыли (или при «упрощенке») как расходы на оплату труда. Но на практике все не так просто.

Дело в том, что возмещение расходов на проезд даже «разъездным» работникам, по мнению финансистов, относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, а не к оплате труда. А потому в целях налогообложения прибыли такие компенсации надо учитывать в составе прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ (письмо от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87).

Проблема с признанием расходов при «упрощенке»

Для субъектов «упрощенки» такая трактовка создает проблему. Ведь перечень расходов, которые можно признавать при спецрежиме, закрытый. В него включены расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). А вот указаний на возможность признания компенсаций в связи с разъездным характером работы нет.

Надо сказать, что позиция финансистов не лишена оснований. Действительно, в статье 255 Налогового кодекса РФ сказано, что к расходам на оплату труда можно отнести начисления работникам в денежной или натуральной форме, включая и компенсации, связанные с режимом работы или условиями труда. Однако компенсация расходов на проезд не связана с режимом работы или условиями труда. Да и судебная практика, например пункт 4 информационного письма Президиума ВАС России от 14 марта 2006 г. № 106, также указывает на необходимость различать два вида компенсационных выплат:
1) выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, которые не входят в систему оплаты труда;
2) компенсации, являющиеся частью зарплаты, которые не призваны возместить физическим лицам конкретные затраты, связанные с выполнением трудовых обязанностей.

Впрочем, позиция Минфина России по данному вопросу непостоянна. Например, в письме от 7 мая 2008 г. № 03-03-06/1/302 финансисты заключили, что затраты на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, вполне могут быть включены в состав расходов на оплату труда. Аналогичное мнение высказывалось ими и ранее, скажем в письме от 19 апреля 2007 г. № 03-06-06/1/250, послужившем основанием для выражения аналогичной позиции столичными налоговиками в письме от 30 июня 2008 г. № 20-12/061153.

Есть другие варианты

Компенсация расходов за проезд. На практике возможны и другие варианты организации служебных поездок.

Покупка проездных билетов

Турфирма может самостоятельно приобретать проездные билеты и выдавать их работникам по мере необходимости.

В этом случае проездные билеты как денежные документы должны на счете 50 «Касса» (субсчет «Денежные документы»). При передаче проездного билета работнику целесообразно оформлять его выдачу в подотчет (с использованием счета 71), а при возврате работником проездного билета в кассу – списывать билет с подотчетного лица обратно на счет 50. И только по окончании месяца, в течение которого проездной билет был действителен, его стоимость будет отнесена в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Для контроля за служебными поездками, выдачей и возвратом проездных билетов целесообразно завести специальный журнал учета служебных поездок.

При применении такой схемы получается, что считать стоимость проездных билетов, предоставляемых менеджерам для служебных поездок, их доходом для целей НДФЛ не нужно. Ведь расходы на приобретение билетов несет сам работодатель.

Правда, чтобы доказать правомерность того, что фирма не удерживает НДФЛ, целесообразно составить дополнительные документы. Как разъясняется в письме Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-05-01-04/117, суммы возмещения организацией проезда работников не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) работника и соответственно являться объектом обложения НДФЛ только при условии, что транспортные расходы осуществляются непосредственно в целях выполнения работником трудовых обязанностей. Поэтому в организации должен быть приказ руководителя, содержащий порядок использования проездных билетов, порядок возмещения стоимости приобретенных проездных билетов и перечень работников, имеющих право пользоваться этими билетами.

Договор на транспортное обслуживание

Крупные турфирмы могут заключить договор на транспортное обслуживание со специализированной компанией (например, с таксопарком).

Всякий раз, когда менеджеру или иному работнику турфирмы нужно будет поехать куда-нибудь по служебным делам, он будет вызывать машину из данной компании. А затем с определенной периодичностью – например, каждые 10 дней или раз в месяц – транспортная компания будет предъявлять к оплате счета за оказанные услуги.

Расчеты с транспортной компанией в этом случае будут производиться безналичным путем и отражаться с использованием счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и отнесением расходов на счет 26 «Общехозяйственные расходы». А для подтверждения обоснованности расходов можно представлять счета (отчеты) транспортной компании и все тот же журнал учета служебных поездок работников.

В данной ситуации, конечно же, никаких страховых взносов и НДФЛ не будет. Тем более что организация вообще будет вести расчеты по «проездным» расходам не с отдельными работниками, а напрямую с транспортной компанией.

Компенсация за использование личного транспорта

Если у работника турфирмы есть личный автомобиль, можно использовать схему возмещения расходов на проезд еще одним способом – в виде компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Такие расходы можно признавать и при «упрощенке» (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ), и при общем режиме налогообложения (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). И ни страховые взносы, ни НДФЛ уплачивать не придется.

Правда, в этом случае надо придерживаться норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. И хотя законодательно нормы компенсации установлены лишь для налога на прибыль, чиновники решили, что их нужно использовать и для других налогов (письмо Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87).

Но чуть позже в том же месяце (в письме от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387) чиновники главного финансового ведомства уже указали, что раз глава 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника, то следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ. А статья 188 Трудового кодекса РФ предусматривает, что размер возмещения расходов работника при использовании его личного имущества в интересах работодателя определяется соглашением сторон трудового договора. Поэтому финансисты сделали вывод, что от налогообложения освобождаются суммы компенсационных выплат, установленные по соглашению сторон трудового договора.

Иными словами, в декабре прошлого года финансисты заняли сторону налогоплательщиков. Причем ФНС России в письме от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15@ довела данное письмо Минфина России до сведения налоговых инспекций. Из чего можно предположить, что налоговики также решили встать на позицию финансистов, что, конечно же, не может не радовать.

И тут важно правильно оформлять документы и, в частности, подтверждать экономическую обоснованность таких расходов – доказывать, что работник действительно пользовался личным автомобилем в служебных целях.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка