Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Желаю вам в новом году

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Работник потерял командировочные документы

1 апреля 2010 207 просмотров

Налоговый учет

Работник потерял командировочные документы. Рассмотрим порядок учета командировочных расходов в целях исчисления налога на прибыль и при «упрощенке».

Нужно составить авансовый отчет

Одним из критериев, которым должны отвечать расходы, чтобы их можно было учесть в целях налогообложения прибыли и при «упрощенке», является их документальное подтверждение (ст. 252 Налогового кодекса РФ). Для командировочных расходов это авансовый отчет (письмо Минфина России от 19 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/764), который утверждает руководитель турфирмы.

При этом к авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, что следует из Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, далее – Положение о командировках). Это документы о найме жилого помещения, о расходах по проезду, об иных расходах, связанных с командировкой. Кроме того, во многих случаях необходимо наличие командировочного удостоверения (форма № Т-10).

Когда потребуется командировочное удостоверение?

Для служебных поездок по России командировочное удостоверение обязательно (п. 7 Положения о командировках). При поездках за границу оно не требуются. Ведь в этом случае время пребывания работника в других странах определяется по отметкам пограничников в загранпаспорте. Однако командировочное удостоверение придется оформлять, когда таких штампов в паспорте не предвидится. Речь идет о поездках на территорию государств – участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметок о пересечении государственной границы (п. 15 Положения о командировках).

Момент признания расходов

При методе начисления расходы по командировкам признаются на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ). А при кассовом методе принимаются следующим образом: на дату утверждения авансового отчета (по суммам, которые были выданы работнику перед поездкой) и на дату погашения задолженности перед командированным лицом (если по поездке возник перерасход). Напомним, что при «упрощенке» используется как раз кассовый метод учета доходов и расходов.

Если оправдательных документов нет

При отсутствии документов, подтверждающих расходы командированного работника, авансовый отчет считается оформленным ненадлежащим образом. И получается, что указанную в нем сумму затрат нельзя включить в состав расходов в целях налогообложения. Правда, это не относится к суточным. Они учитываются в расходах, если фирма может подтвердить сам факт служебной поездки. Поможет в этом командировочное удостоверение, а если его нет (скажем, удостоверение утеряно) – приказ о направлении работника в командировку (постановление ФАС Московского округа от 19 декабря 2008 г. № А40-46321/07-20-272). А в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11 декабря 2007 г. № А32-1337/2007-48/22 судьи указали следующее: Налоговый кодекс РФ не содержит условия о том, что для признания расходов на командировки у налогоплательщика обязательно должно быть в наличии командировочное удостоверение.

Если командированный работник потерял проездные документы, финансисты предлагают три способа, которые позволят подтвердить расходы на проезд. Сделать это можно с помощью, во-первых, дубликата билета, во-вторых, копии экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, и, наконец, справки перевозчика, в которой должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать физическое лицо, маршрут и стоимость его проезда, дату поездки. Только в этом случае деньги, выплаченные работнику за билет, можно будет учесть в целях налогообложения прибыли (письмо № 03-03-05/18).

Налог на доходы физических лиц

Работник потерял командировочные документы. Если работник не представил документы, подтверждающие расходы на проживание во время командировки, выплаты в возмещение этих расходов облагаются НДФЛ в особом порядке. Пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ позволяет не включать в доход работника оплату найма жилого помещения лишь в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России, не более 2500 руб. – при загранкомандировках.

Однако это относится к случаям, когда организация сумеет документально подтвердить сам факт командировки и длительность такой поездки. Скажем, если у турфирмы есть приказ о направлении работника в командировку (постановления ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № А07-6322/08, ФАС Северо-Западного округа от 21 ноября 2006 г. № А05-2791/2006-9).

Подтвердить расходы на проезд, если оригиналы документов потеряны, можно тем же способом, что и по налогу на прибыль (письмо № 03-03-05/18).

Страховые взносы во внебюджетные фонды

Работник потерял командировочные документы. По общему правилу суточные, а также документально подтвержденные расходы на проезд и проживание во время командировки не облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды. Это закреплено пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Здесь же оговаривается и ситуация, при которой документально подтвердить расходы на проживание нельзя. Тогда страховыми взносами не облагается сумма возмещения работнику таких расходов в пределах норм, определенных законодательством. Поскольку эти нормы на законодательном уровне не закреплены, страховыми взносами можно не облагать сумму выплаченной компенсации за проживание в размерах, которые установлены локальными нормативными актами турфирмы (ст. 168 Трудового кодекса РФ). Но при этом все равно нужно подтвердить сам факт командировки и ее длительность.

Если же у турфирмы нет других документов, кроме приказа о направлении работника в командировку, то вопрос об освобождении от обложения взносами становится спорным. Скорее всего доказывать право не начислять страховые взносы с произведенных в пользу работника выплат турфирме придется в суде.

Взносы на травматизм

Пункт 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765, позволяет не начислять взносы с сумм, выплачиваемых работникам в возмещение расходов, в том числе в счет оплаты жилья во время командировки (если расходы документально подтверждены). Если же документов нет, то взносы можно не начислять лишь с суммы суточных. И то только в том случае, если турфирма подтвердит сам факт командировки и ее продолжительность.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка