Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Чиновники считают, что в бухгалтерии должно быть мыло

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Использование корпоративных банковских карт

1 мая 2010 71 просмотр

Как получить и использовать карту

Расплачиваться с помощью карты могут не только физлица, открывшие карточный счет, но и работники турфирмы, уполномоченные на совершение таких операций. Это следует из пункта 1.4 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (утверждено ЦБ РФ 24 декабря 2004 г. № 266-П). В последнем случае фирма открывает корпоративную банковскую карту на имя конкретного работника, однако:
– деньги на карточном счете принадлежат фирме (расплачиваться по карте сможет тот работник, на которого открыта карта);
– сама карта является собственностью банка.

Какие бывают корпоративные банковские карты

Карты могут быть расчетные (дебетовые) и кредитные. Чтобы оплачивать расходы с помощью расчетной карты, турфирма должна разместить на карточном счете некоторую сумму денежных средств. Или, если имеется такая договоренность, получить овердрафт (краткосрочный кредит, предоставляемый банком по договору банковского счета).

Кредитные карты предполагают, что расчеты производятся за счет кредита, который банк предоставляет турфирме по кредитному договору.

Если турфирма хочет использовать корпоративные банковские карты, руководству целесообразно:
1. Разработать и утвердить локальный нормативный акт (приказ, распоряжение, положение) об использовании корпоративных карт. В нем нужно подробно прописать порядок и сроки, в которые работники должны представлять отчет о расходах, оплаченных картой, ответственность работников за нарушения установленных правил или использование корпоративных банковских карт в личных целях, другие нюансы. Конечно же, следует ознакомить с этим внутренним документом всех работников, которым будут предоставляться корпоративные карты.
2. Хранить карты в кассе, а их выдачу и возврат работниками отражать в специальном журнале.

Как отразить расходы на получение карты

Расходы на открытие карточного счета и изготовление карты связаны с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями. Поэтому в бухгалтерском учете турфирма включает такие траты в состав прочих расходов (отражает их на счете 91 «Прочие доходы и расходы»).

В налоговом учете расходы на услуги банков считаются внереализационными (подп. 15 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Признавать их можно и при «упрощенке» (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Сама по себе банковская карта не имеет стоимости, поэтому она не является ни денежным документом, ни бланком строгой отчетности. И значит, отражать движение самой карты в бухгалтерском и налоговом учете не нужно.

Однако некоторые бухгалтеры предпочитают рассматривать карту как денежный документ и учитывать ее на счете 50 «Касса» (субсчет «Денежные документы»). При таком варианте стоимость изготовления карты будет списана в расходы тогда, когда истечет срок ее действия.

В любом случае выбранный вариант – вести учет карт на счете 50 или не вести балансовый учет карт (а контролировать их движение и сохранность исключительно на основании журнала выдачи и возврата карт) – следует закрепить в учетной политике компании.

Как учитывать затраты, оплаченные по карте

Движение средств на карточном счете отражается с использованием счета 55 «Специальные счета в банках», к которому открывают отдельный субсчет, например субсчет «Специальные карточные счета». Записи по этому счету ведутся на основании выписок банка по карточному счету. Если оформляется расчетная (дебетовая) карта и турфирма перечисляет в банк денежные средства, то счет 55 дебетуется в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета».

Если же турфирма получила кредитную карту или расчетную карту, предусматривающую овердрафт, в тот момент, когда банк предоставляет кредит, счет 55 корреспондируют с кредитом счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

Расчеты с работником по расходам и покупкам, которые он оплачивал при помощи банковской карты, отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на основании авансового отчета и первичных документов, прилагаемых к нему, к числу которых относятся слипы (квитанции) и чеки, подтверждающие оплату при помощи пластиковой карты.

Давайте рассмотрим порядок отражения операций на примере.

Турфирма ООО «Водолей» оформила корпоративную банковскую карту на имя менеджера Анисимова. При открытии специального карточного счета на него было перечислено с расчетного счета 50 000 руб. Стоимость услуг банка по открытию счета, изготовлению пластиковой карты и годовому обслуживанию составила 800 руб. Анисимов расплатился с помощью карты за канцтовары, истратив при этом 3500 руб.

Учетной политикой ООО «Водолей» предусмотрено, что:
– расходы, связанные с изготовлением банковских карт, признаются единовременно в момент их осуществления;
– контроль наличия и движения карт ведется в журнале выдачи и возврата банковских карт.

Бухгалтер ООО «Водолей» отразил операции в учете следующими проводками:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет»
Кредит 51
– 50 000 руб. – перечислены денежные средства с расчетного счета на специальный карточный счет;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы»
Кредит 76
– 800 руб. – отражена стоимость услуг банка;

Дебет 76    Кредит 51
– 800 руб. – оплачены услуги банка;

Дебет 10    Кредит 71
– 3500 руб. – оприходованы канцтовары, приобретенные менеджером (использование корпоративной банковской карты,на основании авансового отчета и прочих документов);

Дебет 71
Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»

– 3500 руб. – списаны деньги со счета в счет оплаты канцтоваров.

Не забывайте, что, если для получения корпоративной карты открывается новый карточный счет, об этом в налоговую инспекцию в течение семи дней со дня открытия счета (подп. 1 п. 2 ст. 23 Налогового кодекса РФ). Ведь, как разъясняется в письме Минфина России от 30 декабря 2008 г. № 03-11-05/318, счет, открытый для получения банковской карты, подпадает под определение счета, приведенное в пункте 2 статьи 11 Налогового кодекса РФ.

Если в установленный срок не сделать этого, турфирме грозит штраф – 5000 руб. (ст. 118 Налогового кодекса РФ).

А вот если специальный карточный счет уже имеется, например если турфирма решила получить в банке дополнительную корпоративную карту, сообщать об этом контролерам не нужно. Ведь открытия нового банковского счета при этом не происходит.

Какими документами подтвердить траты

Расходы, оплаченные корпоративной картой, нужно подтверждать документально. Например, если командированный работник оплатил картой услуги гостиницы и ему выдали только справку об оплате, но при этом не дали других первичных документов, подтверждающих факт проживания в гостинице и размер понесенных расходов, турфирме будет сложно признать такие затраты в целях налогообложения прибыли. Ведь, как разъясняется в письме Минфина России от 16 октября 2009 г. № 03-03-06/1/666, справка об оплате, как и выписка банка по карточному счету, не подтверждают расходы должным образом, как того требует статья 252 Налогового кодекса РФ.

Если работник использовал карту для того, чтобы приобрести авиабилеты через сайт авиакомпании, нужно обратить внимание на следующее.

Как разъяснил Минфин России в письме от 10 февраля 2010 г. № 03-03-06/1/59, опираясь на пункт 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134, расходы на покупку электронного авиабилета подтверждают такие документы:
– чек контрольно-кассовой техники;
– слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием карты, держателем которой является подотчетное лицо;
– подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт подотчетному лицу счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;
– другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Документы, подтверждающие перелет

Чтобы подтвердить факт перевозки, работник должен представить одновременно:
1) распечатку электронного документа – электронную маршрут/квитанцию на бумажном носителе;
2) посадочный талон.

На практике бывает и более сложная ситуация, когда работник приобретает авиабилет не только для себя, но и для группы командированных лиц. Или, возможно, он как держатель корпоративной карты сам вообще не едет в командировку, а по поручению руководства приобретает через Интернет электронные авиабилеты для других работников.

В подобных ситуациях работник должен составить авансовый отчет об осуществлении расходов на покупку электронных авиабилетов, которые следует признать денежными документами. На основании этого отчета распечатанные электронные авиабилеты нужно оприходовать в кассу. А после получения выписки банка по карточному счету израсходованную на покупку билетов сумму можно будет списать в общем порядке – в дебет счета 71 с кредита счета 55.

Продолжим рассматривать пример 1. Предположим, что Анисимов по поручению руководства ООО «Водолей» при помощи корпоративной карты приобрел на сайте авиакомпании электронный авиабилет за границу для менеджера Петрова. Стоимость авиабилета – 6900 руб.

Анисимов представил авансовый отчет и передал распечатку электронного билета в кассу фирмы.

Электронный билет был выдан менеджеру вместе с денежными средствами на иные командировочные расходы в сумме 22 000 руб. (в рублевом эквиваленте). После возвращения из командировки он отчитался за все полученное, приложив к авансовому отчету также маршрут-квитанцию и посадочный талон.

Бухгалтер ООО «Водолей» отразил операции в учете следующим образом:

Дебет 50 субсчет «Денежные документы»
Кредит 71 субсчет «Расчеты с Анисимовым»
– 6900 руб. – оприходован электронный авиабилет;

Дебет 71 субсчет «Расчеты с Петровым»
Кредит 50 субсчет «Денежные документы»

– 6900 руб. – выдан Петрову электронный билет;

Дебет 71 субсчет «Расчеты с Петровым»
Кредит 50 субсчет «Касса организации»

– 22 000 руб. – выданы Петрову наличные деньги на командировочные расходы;

Дебет 71 субсчет «Расчеты с Анисимовым»
Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 6900 руб. – списаны деньги со счета для оплаты электронного авиабилета;

Дебет 26
Кредит 71 субсчет «Расчеты с Петровым»
– 28 900 руб. (6900 + 22 000) – списаны командировочные расходы.

Если работник оплатил личные расходы

Иногда происходит использование корпоративных банковских карт для оплаты личных расходов или оплаты расходов, которые руководство по тем или иным причинам отказывается им возмещать.

В таких случаях записи по счетам 55 и 71 осуществляются в том же порядке, как и рассмотрено выше. Ведь фактически движение средств по специальному карточному счету имело место и ответственным за это движение было подотчетное лицо. Однако, раз денежные средства, которыми работник распоряжался с помощью корпоративной карты, принадлежали организации, подотчетное лицо должно возместить израсходованные не по назначению суммы.

Продолжим пример 1. Предположим, что, получив корпоративную карту, Анисимов оплатил с ее помощью личную покупку за 2000 руб. Эту сумму он возместил наличными в кассу фирмы.

Бухгалтеру ООО «Водолей» сделал такие записи:

Дебет 71 субсчет «Расчеты с Анисимовым»
Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – списаны деньги со счета;

Дебет 73
Кредит 71 субсчет «Расчеты с Анисимовым»
– 2000 руб. – отражена задолженность Анисимова по возмещению суммы, израсходованной в личных целях;

Дебет 50    Кредит 73
– 2000 руб. – получены наличные деньги в кассу от Анисимова.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка