Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Сроки хранения документов турфирмы

1 февраля 2012 21 просмотр

Хранить документы нужно

Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» вменяет в обязанность организаций и предпринимателей «обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации».

Сколько хранить

Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, в котором приводится минимальный срок хранения различных документов. Однако в соответствии с решением ВАС РФ от 6 сентября 2011 г. № 7889/11 данный документ, как не опубликованный официально, признан не вступившим в силу.

По сути, можно учитывать приведенные в нем сроки хранения документов турфирмы как рекомендуемые.

Итак, данный Перечень предусматривает, в частности, следующие сроки хранения:

  • приказы, распоряжения, документы к ним по основной деятельности – постоянно, по личному составу – 75 лет, по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет (п. 19);
  • переписка с государственными органами РФ, органами местного самоуправления (п. 32), с подведомственными организациями (п. 34), с другими организациями (п. 35) по основным направлениям деятельности – 5 лет;
  • уставы и положения организации (п. 50), договоры о создании (учреждении) общества (п. 51), протоколы учредительных собраний (п. 52), списки учредителей (п. 53) – постоянно;
  • штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) (п. 74) – 75 лет;
  • положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые) (п. 77) – постоянно;
  • бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам (п. 358) – постоянно;
  • документы учетной политики (п. 360), регистры бухгалтерского учета (п. 361), первичные учетные документы и приложения к ним (п. 362), документы о взаимных расчетах и перерасчетах между предприятиями (п. 366) – 5 лет;
  • счета-фактуры (п. 368) – 4 года;
  • перечень лиц, которые имеют право подписи первичных учетных документов, (п. 380) следует хранить в течение не менее 5 лет после его замены новым;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговых органах (п. 381) – постоянно;
  • положения об оплате труда и премировании работников (п. 411) – постоянно;
  • документы, ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (п. 412) – 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов – 75 лет;
  • лицевые карточки, счета работников (п. 413) – 75 лет;
  • трудовые договоры, соглашения, договоры подряда (п. 657), личные карточки работников (п. 668) – 5 лет;
  • командировочные удостоверения (п. 668), документы о командировании (п. 669) – 5 лет, для долгосрочных зарубежных командировок – 10 лет.

В то же время статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» закрепляет, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

А в целях налогового учета документы следует хранить в течение четырех лет (ст. 23 Налогового кодекса РФ). Правда, четыре года – это минимальный срок хранения документов. Налоговым законодательством может быть установлен иной срок хранения применительно к отдельным видам документов. Об этом напомнил Минфина России в письме от 2 августа 2011 г. № 03-02-07/1-272. В качестве примера они привели нормы пункта 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, согласно которым налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения документов, заверенных в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года.

По окончании установленного срока хранения турфирма может уничтожить документы, а может продолжать их хранить (письмо Минфина России от 18 октября 2005 г. № 03-03-04/2/83).

Если сроки хранения документов турфирмы нарушены

Санкции за нарушения правил хранения архивных документов предусмотрены статьей 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Это влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. При этом статья 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях особо выделяет ответственность АО и ООО за нарушения требований законодательства о хранении документов, которые предусмотрены законодательством об обществах.

Это карается наложением штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 руб.

Помимо этого в статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях установлена ответственность за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов в виде штрафа с должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

Важно запомнить

По общему правилу турфирмы обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет, документы налогового учета – не менее четырех лет.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка