Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Работник получил деньги под отчет

30 марта 2009 50 просмотров

Правила выдачи денег

Чтобы определиться, когда правомерно выдавать деньги под отчет, обратимся к пункту 11 Порядка ведения кассовых операций. Там сказано, что выдача наличных денег под отчет возможна на оплату:
– хозяйственно-операционных расходов;
– затрат отдельных подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе, в размерах и на сроки, определяемые руководителями фирм.

Также деньги могут быть выданы на командировочные расходы (при направлении специалиста в служебную поездку по территории России и за границу).

Причем при выдаче денег под отчет необходимо помнить о ряде правил. Во-первых, командированному лицу следует выдавать деньги в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Во-вторых, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию соответствующий отчет и произвести окончательный расчет по ним.

Кроме того, помните, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного человека по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Наличные или безналичные деньги

Выдать деньги можно как наличными через кассу, так и перечислить безналичным способом (при соблюдении ограничений).

Использование корпоративной карты

Банковская карта может быть оформлена на юридическое лицо. В этом случае она является персонифицированным средством платежа и позволяет работнику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться деньгами, которые числятся на счете.

Напомним: торговые фирмы, используя расчетные (дебетовые) или кредитные карты, руководствуются Положением ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П. Это Положение разрешает использовать карту для получения наличных денег и оплаты расходов в рублях (то есть для осуществления на территории России расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов).

Перечисление денег на «зарплатную» карту

Иногда торговые фирмы перечисляют суммы для приобретения товаров на «зарплатные» карты подотчетных лиц. Однако в письме ЦБ РФ от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408 сказано, что выдача денег работникам организаций под отчет (то есть для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организаций) путем безналичного перечисления средств на их банковские счета не предусмотрена.

Кроме того, отмечено, что, согласно пунктам 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40, организации выдают средства под отчет своим работникам для определенных расходов только наличными.

Правда, есть решение арбитражных судей, где сказано, что благодаря первичным документам и авансовым отчетам можно отследить, что деньги, выданные работнику через его карту, потрачены на нужды фирмы. И следовательно, были выданы как подотчетные суммы, а не в качестве зарплаты. То есть арбитры признавали такие операции правомерными (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 февраля 2008 г. по делу № А52-174/2007).

Отражение ситуации в бухгалтерском учете

Суммы, которые выданы под отчет, отражаются по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств (счета 50, 51, 52).

Израсходованные подотчетными лицами суммы списываются со счета 71 на счета учета затрат, счета, на которых учитываются приобретенные ценности, или на другие счета в зависимости от характера произведенных расходов.

Возврат неизрасходованных подотчетными лицами сумм отражается по дебету счетов учета денежных средств в корреспонденции с кредитом счета 71.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Наличные деньги выдают из кассы фирмы по расходному кассовому ордеру.

При безналичном способе денежные средства перечисляются на карточный счет работнику.

Выдача банковской карты отражается как выдача под отчет денежных документов:

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Денежные документы»
– выдана под отчет работнику расчетная банковская карта;

Дебет 71 Кредит 57
– получены наличные денежные средства;

Дебет 50 субсчет «Денежные документы» Кредит 71
– возвращена расчетная банковская карта подотчетным лицом.

Мнение специалиста

– Можно ли использовать для выдачи подотчетных сумм «зарплатные» карты?

Т.Д. Бурсулая, ведущий аудитор ООО «ИНТЕЛИС-аудит»:

– Выдавать деньги под отчет лучше наличными или путем перевода на корпоративную банковскую карту (а не на «зарплатную»).

В противном случае могут возникнуть споры с контролерами. Дело в том, что, по мнению специалистов Банка России (письмо от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408), использование «зарплатных» карт работников для перечисления денег под отчет невозможно. Кроме того, это крайне неудобно для бухгалтера. Ведь отделить личные средства работника от средств организации будет сложно. И доказать налоговикам, что расходы, произведенные по такой карте, это расходы организации, а не работника, будет затруднительно.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме

Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка