Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Использование личного автомобиля

27 июня 2012 41 просмотр

Компенсация за использование личного автомобиля

Использование личного автомобиля. При использовании в служебных целях автомобиля работника работодатель должен компенсировать его затраты. При этом сотрудник может получить компенсацию за эксплуатацию машины, износ (амортизацию), а также возмещение расходов, связанных с ее использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Размер компенсации определяется письменным соглашением сторон и зависит от интенсивности использования автомобиля (износа, затрат на ГСМ, технического обслуживания и пр.).

Для документального подтверждения расходов на компенсацию требуются:

  • трудовой договор или дополнительное соглашение к нему;
  • документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях (например, должностная инструкция);
  • копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
  • копия технического паспорта транспортного средства;
  • приказ руководителя, в котором указывается размер компенсации;
  • платежные документы (чеки, квитанции, накладные) на покупку ГСМ, а также на оплату других расходов, связанных с использованием работником личного автомобиля в служебных целях;
  • путевые листы для учета служебных поездок.

Налог на прибыль

При подготовке приказа о компенсационной выплате за использование личного автомобиля следует обосновать необходимость таких выплат характером работы сотрудника.

Данная компенсация уменьшает базу по налогу на прибыль на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Но только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (приведены в таблице 1). Сумма превышения компенсации над указанной нормой при исчислении налога на прибыль в расходах не учитывается (п. 38 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Компенсация включается в состав расходов на дату перечисления работнику денег с расчетного счета или выплаты из кассы (подп. 4 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Предельные нормы компенсации за использование личного транспорта, признаваемые в налоговом учете

Использование личного автомобиля.

Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества в нем календарных дней. Однако она не начисляется за время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также в других случаях, когда личный автомобиль не эксплуатируется.

Например, работник может использовать личный автомобиль для служебных поездок неполный месяц, если он берет отпуск. Тогда и фактические расходы на его использование за эти дни будут значительно меньше, чем при эксплуатации машины в течение всего месяца. Следовательно, такие компенсационные выплаты должны быть меньше нормы (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63). При этом размер компенсации рассчитывается пропорционально количеству отработанных дней в месяце.

Налог на доходы физических лиц

Рассматриваемая компенсация не является оплатой труда и не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Однако у работодателя должны быть все необходимые документы, в том числе подтверждающие нахождение автомобиля в собственности работника. Ведь в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ для начисления компенсации имущество работника должно быть личным.

На практике не исключена ситуация, что автомобиль находится в совместной собственности работника и его супруги (супруга). При этом в свидетельстве о регистрации транспортного средства в качестве владельца указан второй супруг, а сам работник управляет им по доверенности. В таком случае суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя транспортного средства также освобождаются от уплаты НДФЛ (письмо Минфина России от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49).

Если автомобиль был приобретен до вступления в брак или получен вторым супругом во время брака в дар либо в наследство или по условиям брачного договора является единоличной собственностью второго супруга, суммы компенсации, выплачиваемые работодателем первому супругу, не являющемуся собственником автомобиля, облагаются НДФЛ.

Аренда личного автотранспорта работника

Другим вариантом использования имущества работника является заключение договора аренды транспортного средства без экипажа в соответствии со статьей 642 Гражданского кодекса РФ. Тогда владелец автомобиля не оказывает услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

При заключении договора аренды нужно учитывать следующее. В соответствии с пунктом 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ в договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить арендуемое имущество. К ним относятся: марка машины, год выпуска, цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. При отсутствии этих сведений в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а договор – незаключенным.

Также в договоре должен быть прописан порядок, условия и сроки внесения арендной платы (п. 1 ст. 614 Гражданского кодекса РФ).

В соответствии со статьей 646 Гражданского кодекса РФ арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, в том числе на ГСМ.

Документальным подтверждением расходов являются:

  • приказ руководителя о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
  • заявки на использование арендованных автомобилей;
  • копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения автомобилей и время их эксплуатации;
  • платежные документы (чеки, квитанции, накладные) на покупку ГСМ, а также на оплату других расходов, связанных с использованием автомобиля.

Налог на прибыль

Указанные расходы могут быть учтены в составе прочих в целях исчисления налога на прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре, или последний день отчетного периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Налог на доходы физических лиц

Сумма арендной платы, начисленная работнику, облагается НДФЛ в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 208 Налогового кодекса РФ. Компания в данном случае должна удержать и уплатить налог в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет работника (п. 4, 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Какой вариант выбрать

Сравнение двух возможных способов использования автомобиля сотрудника в служебных целях – выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и заключение договора аренды автомобиля – приведено в таблице 2.

Сравнение двух способов возмещения расходов работника за использование личного транспорта

Чаще всего торговые фирмы заключают с работниками договоры аренды. Однако, какой из вариантов выгоднее для конкретной компании, она должна решить сама.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка