Журнал, справочная система и сервисы
№13
Июль

В свежем «Главбухе»

Проверьте, как вы запомнили новости

Подписка
Сегодня книги в подарок!
№13

Учет топливных карт с пинкодами

28 декабря 2015 415 просмотров

Сайт журнала «Учет в казенных учреждениях»
Электронный журнал «Учет в казенных учреждениях»

Преимущества карт

В своей деятельности большинство учреждений используют транспортные средства. Для их функционирования приобретаются горюче-смазочные материалы, которые могут оплачиваться как наличными, так в безналичном порядке – по талонам, топливным картам.

Топливная карта, выдаваемая поставщиком горюче-смазочных материалов (ГСМ), является техническим средством учета отпуска нефтепродуктов.

По сравнению с талонами топливные карты имеют следующие преимущества:

  • более низкие цены на топливо (за счет предоставляемых на АЗС скидок);
  • возможность дистанционного изменения доступного лимита топлива по карте конкретного работника, а также возможность блокировки;
  • отслеживание заправок, осуществляемых работниками, в режиме реального времени с помощью специализированной автоматизированной системы;
  • лучшая защита от подделки;
  • уменьшение вероятности махинаций с топливом со стороны работников.

Виды карт

Различают следующие виды топливных карт:

  • денежные (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);
  • литровые (выдаются на определенный лимит объема ГСМ), которые в свою очередь могут быть: лимитированными и нелимитированными.

Лимитированная топливная карта – та, на которой устанавливается лимит (количество литров), ограничивающий потребление каждого вида топлива в пределах определенного периода (суток, недели, декады, месяца, квартала, года).

По нелимитированной топливной карте покупатель получает топливо без суточных ограничений. Однако общий объем топлива, который можно получить по нелимитированной карте, все же устанавливается по заявке покупателя.

Заключаем договор

Для приобретения горючего посредством топливных карт учреждению необходимо заключить договор с поставщиком.

Сумма по договору включает стоимость топлива, цену самой карты (если та передается учреждению за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие взимают плату – как правило, небольшую. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, обычно ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

В соответствии с такими договорами поставка ГСМ происходит путем его выборки на автозаправочной станции поставщика по топливным картам через топливораздаточные колонки. При этом используются учетные терминалы для идентификации держателя карты. 

Перечень АЗС, на которых покупатель имеет право получать ГСМ, оформляется приложением к договору и является его неотъемлемой частью.

Датой поставки топлива считается день его выборки держателем карты, указанный в чеке учетного терминала АЗС.

Обычно в договоре прописывается, что право собственности на нефтепродукты переходит к покупателю в момент заправки топливом транспортного средства с применением топливной карты.

Схема работы с картами

Как правило, схема работы с топливными картами выглядит так.

1. Учреждение перечисляет поставщику аванс по договору поставки бензина по топливным картам. Учтите: получатели средств федерального бюджета (в том числе казенные учреждения) при заключении договоров (госконтрактов) о поставке ГСМ вправе предусматривать авансовые платежи до 30 процентов суммы договора (госконтракта). Но не более 30 процентов лимитов бюджетных обязательств, доведенных на соответствующий финансовый год (п. 17 постановления Правительства РФ от 10 декабря 2012 г. № 1272).

2. После того как учреждение перечислило аванс, ему выдают топливную карту с пин-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет учреждению-покупателю:

  • товарную накладную на объем и стоимость полученных ГСМ;
  • счет-фактуру;
  • детализированный отчет о производимых операциях с использованием топливных карт;
  • акт сверки взаимных расчетов.

Учетной политикой учреждения может быть предусмотрено требование об учете топливных карт по условной оценке: одна карта, один рубль либо по стоимости их приобретения. Учет таких карт может быть организован в разрезе лиц, ответственных за их использование. Кроме того, в качестве дополнительного аналитического показателя для учета топливных карт может быть предусмотрено денежное выражение объема прав на получение нефтепродуктов, предоставляемого по данной карте.

Организация учета

На первый взгляд, из содержания пункта 169 Инструкции № 157н следует, чтоучет топливных карт надо вести в составе денежных документов.

Вместе с тем следует принимать во внимание разъяснения, изложенные в письме Минфина России от 12 октября 2012 г. № 02-06-10/4243, согласно которым топливные карты не должны учитываться на балансовых счетах. Это связано с тем, что карты являются собственностью компании, которая их выпустила, и служат лишь носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых материальных запасов (услуг), при этом не являясь средством платежа.

В целях организации порядка использования топливных карт, а также внутреннего контроля за осуществлением расходов по приобретению ГСМ топливные карты (их движение между ответственными лицами) целесообразно учитывать на забалансовом счете.

Согласно пункту 332 Инструкции № 157н, учреждение в целях организации учета топливных карт вправе ввести дополнительный забалансовый счет (например, забалансовый счет 30 «Топливные карты») либо предусмотреть их учет на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Оприходование топлива, приобретенного с использованием топливных карт, может осуществляться двумя способами.

Во-первых, топливо может приходоваться на основании документов, выдаваемых водителям (ответственным лицам) при заправке техники. В составе таких документов обязательно должны присутствовать чеки контрольно-кассовой техники, в которых может не указываться сумма продажи (покупки), но обязательно должны отражаться сведения о количестве отпущенных нефтепродуктов (см., в частности, п. 2.7 Правил технической эксплуатации АЗС, утвержденных приказом Минэнерго России от 1 августа 2001 г. № 229, письма Управления МНС России по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 29-12/29514 и от 13 февраля 2004 г. № 29-12/9543).

Чеки контрольно-кассовой техники, оформляемые на автозаправочных станциях, подтверждают отпуск определенных объемов нефтепродуктов, а также отражение сведений о таких операциях в специализированной электронной системе.

На основании подобных документов должны сверяться только количественные показатели. Так как в связи со спецификой функционирования автоматизированных систем на различных АЗС данные о стоимости отгруженных нефтепродуктов, указанные в чеках ККТ, могут не совпадать с условиями поставки, предусмотренными соответствующим госконтрактом (договором).

При этом сводные документы, оформляемые поставщиками, могут использоваться для сверки показателей, ранее отраженных в бухгалтерском учете учреждения. В тех случаях, когда будут выявлены расхождения с данными сводных документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов ( ф. 0315004).

Во-вторых, топливо может приходоваться на основании сводных учетных документов, представляемых поставщиком за месяц. В этом случае отражение в учете поступления нефтепродуктов на основании сводных документов, оформляемых поставщиком по итогам месяца, повлечет за собой и списание топлива не чаще чем один раз в месяц. Таким образом, будет возникать временной разрыв между датой совершения хозяйственной операции и датой ее отражения в бухучете.

Отметим, списание топлива при эксплуатации автомобиля во всех случаях должно происходить исключительно на основании путевых листов.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Кредитор вправе получить с дебитора за все время пользования деньгами законные проценты. Они начисляются по умолчанию – любое пользование чужими деньгами признается платным. Если хотите отказаться от законных процентов, пропишите это в договоре.

Когда в вашей компании выдают зарплату за месяц?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка
 

Дружите и общайтесь на профессиональные темы!

Главные бухгалтерские новости у вас на почте. Бесплатная рассылка!