Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5

Зачем бухгалтеру знать «облачные» технологии

30 ноября 2015 5314 просмотров

Электронный журнал

Что такое «облачные» технологии

«Облачные» сервисы в интернете — это удаленные хранилища данных.

Информация хранится на сервере, в котором каждому пользователю предоставляется определенное количество виртуального пространства: гигабайты бесплатной памяти. Сервер может находиться где угодно, в том числе в другой стране или даже на другом континенте.

Для нас, потребителей, серверы-хранилища невидимы и недосягаемы. Отсюда и название  «облачные» технологии. На компьютерах пользователей ресурсы, сохраненные в «облаке», хранятся временно (в так называемой кэш-памяти), а основная информация распределена по серверам, которые могут находиться в любой точке мира. Совсем как облака: недосягаемые, временные, путешествующие по миру.

Для чего нужны и чем удобны «облака»

Удобность «облаков» в том, что они позволяют работать со своими файлами и документами с любого компьютера. Доступ к ним можно получать в любой точке мира, даже с телефона.

Файлы в «облаке» можно открыть и для друзей, коллег или знакомых, чтобы они также могли просмотреть их с любой точки мира. Причем вовсе не обязательно открывать все хранилище. Доступ можно предоставить к определенному файлу, скинув ссылку по электронке.

Чаще всего «облака» используют для хранения данных. Это позволяет разгрузить рабочие и домашние компьютеры. Можно скинуть туда архивные документы и тысячи личных фотографий, видео, музыку, рабочие документы, оставив на компьютере лишь те файлы, которые нужны ежедневно. Не надо тратиться на покупку флеш-карт, жестких дисков, серверов для хранения архивов, оборудовать серверные комнаты, обеспечивать их охрану и кондиционирование и т. д. «Облака» помогают экономить деньги и пространство не только простым людям, но и целым компаниям.

«Облака» также важны для общения: Skype, программы для обмена мгновенными сообщениями, электронная почта — это тоже разновидности «облачных» сервисов. По идее, если завести какой-то общий ящик и дать от него пароль коллегам, то это станет самым простым вариантом совместного доступа к хранилищу информации.

В работе и в личной жизни удобно пользоваться сервисами, предоставляющими удаленный доступ к программному обеспечению. Пользователь получает возможность через свою учетную запись в «облаке» пользоваться программой, которой нет на компьютере. В этом случае отпадает необходимость покупать дорогостоящие лицензионные программы. Облачные программы арендуют за небольшую плату или пользуются ими бесплатно — зависит от условий владельца сервиса. Платят лишь по факту использования. Это особенно удобно, поскольку через один аккаунт могут работать несколько пользователей из компании. Еще один плюс: нет необходимости в системных администраторах: за правильной работой приложения следят разработчики, которые, как правило, устраняют проблемы без дополнительной платы.

Программы предоставляются разные: в облаках можно обрабатывать фотографии (яркий пример — социальная сеть Instagram), составлять тексты в формате MS Word и даже пользоваться любимыми бухгалтерскими программами.

Более того, услуги операторов электронного документооборота — это тоже «облачные» сервисы. То есть те самые гигантские декларации по налогу на добавленную стоимость мы отправляем на «облачные» серверы ФНС. В скором времени так же будем работать с ККТ. Информация о пробитых чеках не будет записываться на ЭКЛЗ. Компьютер сразу отправит ее в налоговую. Малому бизнесу даже хотят предоставить возможность вести бухгалтерию в «облаках» налоговой службы. Еще один известный государственный «облачный» сервис — gosuslugi.ru.

«Облака» экономят время: необязательно засиживаться на работе или носить флешки с важной информацией в сумочке, чтобы поработать из дома. Через «облако» можно работать даже в дороге. К примеру, с мобильного телефона, в котором есть доступ к интернету. Или если кто-то из сотрудников заболел или по другим причинам не может явиться в офис, он может работать с помощью «облака». Это настолько удобно, что многие компании предпочитают перевести часть сотрудников на удаленную работу, чтобы сэкономить место в офисе, трафик интернета, электричество и прочие ресурсы.

Риски

У работы в «облаках» есть и недостатки. Сервер, на котором хранятся ваши файлы, могут взломать. Поэтому придумывать пароли для аккаунта надо особенно тщательно. Если с этим сложно, существует немало сайтов, которые помогают придумать безопасные пароли. Например, www.generator-paroley.ru.

Работа в «облаке» сильно зависит от скорости интернет-соединения. И пока плохо регламентирована законом. В подобных сервисах часто затрагивается правовое поле нескольких государств. А механизм, который будет в достаточной степени защищать пользователей, еще не придумали. Например, до сих пор нет единого мнения о том, кому принадлежит информация в «облаках». Поэтому важные данные лучше оставить на локальном компьютере, а в «облако» переносить только второстепенные.

Как работать с «облаками»: поэтапные инструкции

Начните знакомство с облачными сервисами с самых популярных в нашей стране «облаков». Пользоваться ими можно не только с компьютеров, но и со смартфонов. Все сервисы имеют приложения для любых платформ и операционных систем.

«Облако» Google Диск

Где взять: www.drive.google.com, Google play

Бесплатный объем памяти при регистрации: 15 ГБ

Google Drive или, как его называют в России, Google Диск удобен тем, что загруженные в «облако» файлы можно просматривать без подключения к интернету. Это отличный вариант для совместной работы нескольких сотрудников компании.

Для работы с хранилищем надо создать учетную запись в Google. Это можно сделать через сайт www.google.com. В правой верхней части есть ссылка «Создать аккаунт». После этого необходимо зарегистрироваться непосредственно на  Google-диске. Скачайте программу с сайта www.drive.google.com (кнопка «Скачать» в верхней правой части главной страницы). Система предложит выбрать устройство, для которого устанавливается Диск: мобильный телефон или компьютер. И следом выплывет предложение согласиться с условиями пользовательского соглашения.

Начнется загрузка программы, которую после скачивания надо установить. Как правило, для этого достаточно нажать на надпись с названием программы в нижней части рабочего стола. Затем зайдите в свой аккаунт на сайте drive.google.com. В разделе «Мой диск» с помощью ссылки «Загрузить файлы» можно отправлять информацию в хранилище. Загруженный файл будет виден в главном разделе Диска.

Чтобы работать с файлами без интернета, нужна специальная настройка. В правой верхней части главного окошка Диска есть значок шестеренки. Нажмите на него и выберите раздел «Настройки». В появившемся окне поставьте галочку напротив надписи «Офлайн-доступ».

Настроить совместную работу с файлами тоже несложно. Щелкните правой кнопкой мышки на файл, размещенный в Диске, и выберите «Совместный доступ». Система предложит ввести электронные адреса людей, которым предоставляется доступ к выбранному файлу. Можно добавить описание, из которого приглашенным пользователям станет понятно, что делать с файлом. Есть и другие возможности совместной работы. Например, чтобы файл был доступен всем в интернете без получения приглашения от владельца файла. Или чтобы документ открывался на ссылке, которую сгенерирует Google Диск. Для обоих вариантов доступа к файлу у других пользователей может и не быть аккаунта Google. Они просто пройдут по ссылке, которую вы им прислали, и окажутся в нужной папке.

Настройки доступа расположены по ссылке «Расширенные» в окошке раздела «Совместный доступ». В расширенных настройках надо нажать на «Изменить» рядом с надписью «Уровни доступа». Остается только выбрать, каким образом другие пользователи получат доступ к документу.

«Облако» Облако@Mail.ru

Где взять: www.cloud.mail.ru

Бесплатный объем при регистрации: от 25 до 100 ГБ

Преимущества этого облака — большой объем пространства для хранения. Сейчас бесплатно дают 25 ГБ, хотя еще несколько месяцев назад без оплаты можно было пользоваться 100 ГБ (возможно, акция повторится). Если уже есть почтовый адрес на mail.ru, то регистрироваться в «облаке» не надо. Достаточно нажать на кнопку «Войти в облако» на главной странице сервиса www.cloud.mail.ru. Если ящика на mail.ru нет, то на этой же странице можно его завести через ссылку «Регистрация».

После входа в свою учетную запись пользователь попадает на страницу с понятным интерфейсом. Положить файл в «облако» можно с помощью кнопки «Загрузить». Есть отдельные кнопки для установки системы на мобильник.

Здесь, как и в предыдущем «облаке», можно настроить общий доступ. Для этого в главном разделе кликните на надпись «Общий доступ» в верхней части экрана, а затем нажмите на кнопку «Открыть общий доступ к папке». Доступ можно предоставить приглашенным по электронной почте участникам. Или же получить от системы ссылку на файл и отправлять ее самостоятельно кому захочется.

Приятная особенность сервиса: редактировать файлы MS Office (например, Word или Excel) можно прямо в «облаке».

«Облако» Яндекс. Диск

Где взять: www.disk.yandex.ru

Бесплатный объем при регистрации: 10 ГБ

Если у пользователя есть электронный ящик на yandex.ru, отдельной регистрации в этом «облаке» также не потребуется. Если нет, зарегистрируйтесь в разделе «Завести свой диск» на сайте www.disk.yandex.ru.

Главная страница Диска предлагает загрузить файлы в «облако» и настроить совместную работу с ними. Нажав кнопку «Общие папки», вы попадете в раздел, где происходит настройка совместной работы. Там можно создать общую папку и пригласить в нее друзей или коллег по электронной почте. Участники с полным доступом получают возможность не только изменять файлы, но и добавлять в папку новые, созданные самостоятельно. В «облаке» есть интересная функция: можно переносить фотографии из социальных сетей. Для этого на верхней панели Диска есть раздел «Фото из соцсетей».

«Облако» Dropbox

Где взять: www.dropbox.com

Бесплатный объем при регистрации: 2 ГБ

DropBox бесплатно дает всего 2 ГБ свободного пространства. Но зато хранилище считается особенно надежным. К тому же разработчики постоянно расширяют список файлов, форматы которых поддерживаются системой. Пользователи могут выбрать русский язык для пользования сервисом. Для этого надо спуститься в нижнюю часть главной страницы и там нажать на стрелочку рядом со значком в виде земного шара. В списке остается кликнуть на нужный язык.

После этого регистрация становится совсем простой. На главной странице введите свои данные и нажмите «Зарегистрироваться». Система скачает программу DropBox, после ее установки на рабочем столе компьютера появится ярлык DropBox. Загружать в «облако» ничего не требуется: надо просто перетаскивать файлы для хранения в программу. Несмотря на то что работа с DropBox происходит в программе на компьютере, вся попадающая туда информация сохраняется на «облаке» в интернете.

Важно!
Если трафика на всех четырех вышеперечисленных «облаках» вместе взятых вам недостаточно, то можно зарегистрироваться еще на иностранных аналогах. Пользуясь несколькими «облаками» одновременно, главное не перепутать логины, пароли и хранящуюся в них информацию. Иностранные сервисы считаются надежнее, поскольку существуют дольше отечественных. Но у них есть один существенный недостаток — они не русифицированы.

Самые популярные иностранные сервисы — «облако» Вох (www.box.com, бесплатный объем при регистрации — 10 ГБ), «облако» Cloud Me (www.cloudme.com, бесплатный объем при регистрации — от 3 до 19 ГБ), «облако» 10tracks (www.10tracks.com, бесплатный объем при регистрации — 40 ГБ), «облако» Bitcasa (www.bitcasa.com, бесплатный объем при регистрации — 5 Гб).

Работу с зарубежными ресурсами упрощают онлайн-переводчики. К примеру, такие как Google Translator. Зайдите на сайт www.translate.google.ru. В появившееся окошко для перевода вставьте адрес сайта, который надо перевести, выберите языки: с какого на какой переводить текст. После этого система покажет страницу иностранного сайта, переведенную на русский язык. Или любой другой. Текст не переведется только на картинках

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Как вы учитываете канцтовары?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка