Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Три опасных показателя в декларации по прибыли

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5

Учет затрат на мобильную связь

28 мая 2008 83 просмотра

Оформляем документы

Расходы организации на сотовую связь привлекают повышенное внимание налоговиков, поэтому оформлению документов следует уделить особое внимание.

Какие предъявляются требования?

В письме Минфина России от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 подтверждено, что в составе прочих расходов могут быть учтены затраты на приобретение услуг сотовой связи. Однако только при условии, что они обоснованны и документально подтверждены.

Экономическая целесообразность служебных телефонных разговоров сомнению не подвергается. А вот документальное подтверждение их производственного характера вызывает множество споров.

Официальная позиция. Финансисты считают, что для признания затрат на оплату услуг сотовой связи в целях налогообложения необходимы следующие документы:
– утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым для исполнения служебных обязанностей необходимо использование мобильной связи;
– подтверждение необходимости использования сотового телефона в должностных инструкциях;
– договор с оператором на оказание услуг связи;
– детализированные счета оператора связи.

Налоговики требуют при этом более высокой степени подробности (указания в детализированном счете номеров телефонов всех абонентов, дат и времени переговоров, тарификации услуг). По их мнению, перечень лиц, с которыми велись переговоры, должен быть подкреплен данными о них в деловой переписке, договорной документации организации и т. п. А косвенным доказательством производственного характера звонков может служить отчет сотрудника (письмо УФНС по г. Москве от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834.1).

Арбитражная практика. Однако собирать весь пакет перечисленных документов не обязательно. Судьи уже не раз признавали требования инспекторов чрезмерными и не соответствующими положениям Налогового кодекса РФ (см., например, постановление ФАС Московского округа от 25 июня 2007 г. № КА-А40/5308-07).

Поскольку налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов на оплату услуг сотовой связи, в качестве доказательства могут служить не только детализированные счета, но и иные документы – приказы, распоряжения, отчеты, должностные инструкции и т. д.

Такие выводы содержатся в постановлениях ФАС Московского округа от 11 декабря 2007 г. № КА-А40/12690-07, Северо-Западного округа от 29 октября 2007 г. № А05-3408/2007 и др.

Более того, судьи считают, что Налоговый кодекс РФ не обязывает доказывать производственный характер каждого телефонного звонка. Если же инспекторы в этом сомневаются, им нужно самим представить доказательства, что звонки носили частный характер.

Тем не менее детализированные отчеты избавят организацию от конфликта с проверяющими.

Особое внимание привлекают переговоры в нерабочее время: по вечерам, в выходные, праздники, в период отпуска. Налоговики их служебного характера не признают. Но арбитры отмечают, «что факт совершения звонков в период отпуска не означает непроизводственного характера данного звонка, поскольку звонки личного характера могут совершаться и в течение рабочего дня» (см. постановление ФАС Московского округа от 31 мая 2006 г. № КА-А41/4511-06).

Обосновать необходимость таких звонков можно, указав в должностных инструкциях, что рабочий день у сотрудников не нормирован.

Это поможет выиграть спор.

Однако победа в суде не гарантирована, поскольку существуют и решения, поддерживающие налоговиков в их требованиях о необходимости представления дополнительных документов и доказательств (постановления ФАС Уральского округа от 26 декабря 2005 № Ф09-2102/05-С2, Волго-Вятского округа от 29 августа 2005 г. № А29-9518/2004а).

Учитываем особенности

Расходы организации на сотовую связь при оформлении документов обращаем внимание на то, что на практике возможны различные варианты использования сотовых телефонов: они могут принадлежать как самой строительной компании, так и ее работникам.

Если мобильник и SIM-карта оформлены на организацию, серьезных проблем с обоснованием расходов, как правило, не возникает. Ведь во всех документах присутствует ее название (накладные и счета-фактуры при покупке телефонов, договор с оператором сотовой связи, акты оказанных услуг и детализированные счета выписываются на организацию).

Нередко для того, чтобы предотвратить чрезмерное «увлечение» работников мобильными разговорами и предоставить дополнительный аргумент для доказательства их обоснованности, строительные компании устанавливают лимит расходов на использование сотовой связи. Если работник превысил лимит, разница возмещается им за счет его собственных средств – вносится в кассу или удерживается из заработной платы.

В крупных организациях целесообразно принять единое Положение об использовании услуг сотовой связи. В нем следует установить, кому положены служебные мобильники, каким образом и в каких размерах производится оплата разговоров и т. д.

Если мобильник принадлежит работнику, необходимо прежде всего получить от него копии документов, подтверждающих право собственности на телефон (например, товарный, кассовый чеки), и зафиксировать документально факт его использования в служебных целях. Здесь также возможны различные варианты. Один из них – заключить с работником договор аренды на мобильный телефон. Другой – определить в трудовом договоре, что работник для выполнения должностных обязанностей пользуется личным сотовым телефоном, а работодатель обязан компенсировать ему расходы на мобильную связь.

В первом случае нужно перезаключить договор с оператором на организацию (чтобы SIM-карта принадлежала работодателю). Тогда счета будут выставляться организации, и никаких дополнительных документов, собственно, не потребуется.

Во втором случае (и телефон, и SIM-карта принадлежат физическому лицу, и на его имя выставляются счета) необходимо, чтобы работник:
– представил копию договора с оператором сотовой связи;
– регулярно представлял копии (а лучше – оригиналы) документов, подтверждающих расходы, – детализированных отчетов оператора сотовой связи.

Не лишним будет составление отчета о звонках служебного характера с указанием контрагентов.

На основании этих документов строительная компания сможет не только выплачивать работнику компенсацию понесенных расходов на сотовую связь, но и учитывать ее в качестве расхода для целей налогообложения прибыли.

Бухгалтерский учет

...будет различаться в зависимости от того, кто является получателем услуг.

Абонентом является организация

Учет расчетов с сотовым оператором ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При этом в случае, если договором предусматривается предоплата услуг, сумма предоплаты учитывается на отдельном субсчете в качестве дебиторской задолженности оператора связи, а после получения от него счетов и прочих документов, подтверждающих факт оказания услуг, производится зачет перечисленного ранее аванса.

Расходы на оплату услуг связи, как правило, представляют собой управленческие расходы, поэтому их учитывают по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы». Суммы «входного» НДС по услугам сотовой связи на основании счетов-фактур операторов относятся на счет 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Если стоимость переговоров превысила установленный организацией работнику лимит или если локальными документами предусмотрено, что работодатель оплачивает только те разговоры, по которым подтверждена их производственная направленность, то сумма превышения в состав расходов не включается. Она (вместе с НДС) отражается по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и удерживается с работника.

ПРИМЕР

ООО «Гранд» обеспечило прораба Максимова П.М. служебным мобильным телефоном.

По договору с оператором связи компания ежемесячно (до 5-го числа) перечисляет сумму предоплаты, а в конце месяца получает счет с детализацией телефонных разговоров. В соответствии с приказом руководителя лимит переговоров на одного работника составляет 2360 руб. в месяц (включая НДС – 360 руб.), а сверхлимитные суммы удерживаются из заработной платы.

Предположим, что в июне 2008 года оператору был перечислен аванс в размере 3000 руб. (для упрощения примера приводятся расчеты по одному работнику), а фактические расходы Максимова на телефонные переговоры составили сумму 2950 руб. (в том числе НДС – 450 руб.).

Бухгалтер ООО «Гранд» отразил в учете эти операции следующими записями.

2 июня 2008 года:

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные»
Кредит 51
– 3000 руб. – перечислен аванс оператору сотовой связи.

30 июня 2008 года:

Дебет 26    Кредит 60
– 2000 руб. – учтены услуги связи в пределах лимита;

Дебет 19    Кредит 60
– 360 руб. (2000 руб. Х 18%) – выделен НДС по услугам связи в части лимитированных расходов;

Дебет 73    Кредит 60
– 590 руб. (2950 – 2360) – отражена сумма превышения работником установленного лимита по услугам связи;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС»
Кредит 19
– 360 руб. – принят к вычету НДС по расходам в пределах установленного лимита;

Дебет 60
Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»
– 2950 руб. – зачтен аванс;

Дебет 70    Кредит 73
– 590 руб. – удержана сумма превышения лимита с работника.

Абонентом является работник

Расчеты с оператором связи работник осуществляет самостоятельно, а организация выплачивает ему компенсацию произведенных расходов.

Для расчетов с работником в данном случае следует использовать счет 73.

ПРИМЕР

Телефон и SIM-карта принадлежат бригадиру Лосеву А.Н. Он сам производит оплату счетов оператора связи. ООО «Гранд» компенсирует стоимость расходов на мобильную связь (в части производственных затрат) на основании составленных работником отчетов и детализированных счетов оператора связи в размере не более 2360 руб. в месяц.

Стоимость служебных переговоров за июнь 2008 года, согласно отчету Лосева и копии счета оператора связи, представленных работником, составила 2360 руб.

В этом случае бухгалтер ООО «Гранд» отразит расчеты с бригадиром так:

Дебет 26    Кредит 73
– 2360 руб. – начислена компенсация расходов работника на мобильную связь в пределах установленного лимита;

Дебет 73    Кредит 50
– 2360 руб. – выплачена работнику компенсация расходов на мобильную связь.

Налогообложение

Учет операций в налоговом учете также будет зависеть от конкретной ситуации.

Если SIM-карта принадлежит организации

...а телефон является ее собственностью или арендуется у работника, стоимость услуг связи, как было сказано выше, учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и уменьшает налогооблагаемую прибыль.

Суммы «входного» НДС по услугам сотовой связи на основании счетов-фактур операторов предъявляются к вычету в общем порядке.

Поскольку выплат в пользу физических лиц не производится, объекта обложения «зарплатными» налогами не возникает. Исключением является случай оплаты компанией превышения работником установленного лимита. Если организация не установила лимит или оплачивает не только «рабочие», но и личные разговоры за свой счет (не учитывая их в составе расходов для целей налогообложения), начислять ЕСН и взносы в Пенсионный фонд РФ не нужно. Поскольку данные выплаты, не уменьшающие прибыль, объектом налогообложения не признаются (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

А вот НДФЛ удержать придется, ведь в этом случае считается, что работник получил доход в натуральной форме в виде оплаты за него организацией услуг мобильной связи. Начислить налог требуют нормы статей 210 и 211 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, налог на доходы физических лиц по ставке 13 процентов удерживается и с суммы арендной платы (при заключении с работником договора на аренду его телефона). Единый социальный налог и пенсионные взносы на стоимость аренды не начисляются.

Если телефон и SIM-карта принадлежат работнику

...фактически работник получает компенсацию, предусмотренную трудовым законодательством (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Такая компенсация в целях налогообложения прибыли учитывается в составе расходов на оплату труда в соответствии с пунктом 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Однако при этом доходом работника не является и «зарплатными» налогами не облагается. Льготы для нее установлены пунктом 3 статьи 217 и подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ.

Чиновники согласны, что денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах установленных организацией размеров. При условии, что размер возмещения указанных расходов соответствует экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим применением мобильного телефона в целях трудовой деятельности (письмо Минфина России от 2 марта 2006 г. № 03-05-01-04/43).

К аналогичному выводу финансисты пришли и в недавнем письме от 11 марта 2008 г. № 03-04-06-02/28, рассматривая проблему включения компенсации за использование в работе принадлежащего сотруднику мобильного телефона в базу расчета взносов на обязательное пенсионное страхование в случае, если организация находится на «упрощенке».

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Как вы учитываете канцтовары?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка