Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Местная администрация запрашивает сведения о зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Учет командировочных расходов: оплата проезда

12 апреля 2012 28 просмотров

Общие требования

Напомним: в налоговом учете расходы на проезд признаются в полном объеме как прочие расходы при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

При покупке электронного авиабилета (сейчас эту форму используют большинство пассажиров) для отчета понадобятся следующие бумаги:

  • маршрут/квитанция на бумажном носителе (сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок), в которой указана стоимость осуществляемого перелета;
  • посадочный талон;
  • документы об оплате – чек контрольно-кассовой техники, чеки электронных терминалов, подтверждение кредитного учреждения или другой соответствующий документ, оформленный на бланке строгой отчетности.

Такие рекомендации даны в многочисленных письмах Минфина России: от 1 декабря 2011 г. № 03-03-07/58, от 1 июля 2010 г. № 03-03-07/23 и др. При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся:

В общие правила жизнь нередко вносит коррективы. Рассмотрим, как действовать в наиболее распространенных случаях.

Часть документов утрачена

Что делать, если билет потерян? Если это был подлинник, оформленный на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Если билет был электронный, нужно попросить у продавца копию – повторную распечатку электронного билета.

Аналогичной точки зрения придерживается и Минфин России в письме от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18.

Если утерян посадочный талон, Минфин России позволяет вместо него использовать справку, выданную авиаперевозчиком или его представителем, содержащую необходимую для подтверждения факта полета информацию – фамилию пассажира, маршрут, стоимость билета, дату поездки (письмо от 27 февраля 2012 г. № 03-03-07/6).

Если не совпадают даты

Часто встречается ситуация, когда работники остаются на выходные в городе, куда они командированы – особенно при поездках за границу и при поездках в родной город. Безусловно, суточные за лишние дни прибыль не уменьшают, даже если компания их выплачивает. А вот стоимость обратного билета, датированного более поздней датой, признать вполне можно, ведь указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Такой вывод содержится в письме Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-329.

Но если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. В этом случае оплата проезда, по мнению финансистов, не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. А стоимость билета подлежит обложению у работника НДФЛ как доход, полученный в натуральной форме.

Если же работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата проезда до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды и налог удерживать не надо.

Не тот маршрут

Нередко возникают ситуации, когда в командировку работник выезжает не из места работы, а из своего дома. Или, допустим, когда работника вызывают в организацию и отправляют в командировку из места отдыха.

Также возможна и обратная ситуация, то есть возврат из командировки не к месту постоянной работы. Как быть? Ведь налоговое законодательство устанавливает, что к командировочным расходам организации относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Но не к месту жительства или проведения отпуска.

Специалисты Минфина России считают, что организация вправе учесть затраты на проезд в командировку и обратно в случае отзыва работника из отпуска и когда работник отправился в командировку из места проведения отпуска сразу после его окончания.

Разъяснения приведены в письмах Минфина России от 8 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/762 и от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545.

А вот расходы организации на оплату проезда командированного работника от места его жительства, отличного от места постоянной работы, к месту командировки и обратно не учитываются в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 7 октября 2009 г. № 20-15/104559@).

Непредвиденные обстоятельства

Иногда компания вынуждена отменить либо перенести заранее запланированную командировку. А что делать, когда билеты уже куплены?

Если командировка не состоялась не по вине компании и изначально была связана с деятельностью, направленной на получение дохода, организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли понесенные расходы. Правда, для этого необходимо запастись оправдательными документами, такими как: приказ (распоряжение) руководителя об отмене командировки или ее переносе на более поздний срок с указанием причины, по которой поездка не состоялась; письмо бизнес-партнера с просьбой перенести запланированные ранее переговоры на другой день; копия листка нетрудоспособности работника, который должен был поехать, и т. п.

В случае возникновения непредвиденных ситуаций Минфин России поддерживает налогоплательщиков, разрешая им учесть затраты на покупку пропавших билетов (не подлежащих возврату). Об этом, в частности, свидетельствует письмо от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338. Не возражает финансовое ведомство и против учета штрафов за возврат или переоформление билетов в случае их утери либо переносе командировки (письмо Минфина России от 29 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/786).

Использование личного транспорта

Трудовое законодательство РФ, обязывая возмещать затраты на проезд в командировку сотрудников, не ограничивает компании в выборе конкретного вида транспорта. Так что это может быть и личный автомобиль командированного работника. В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ при использовании с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием имущества.

Размер возмещения определяется письменным соглашением сторон. Но даже если такое соглашение не заключено, работодатель в любом случае должен произвести компенсирующие выплаты исходя из фактически понесенных работником затрат (на ремонт, приобретение материалов, топлива и пр.) на основании представленных документов, подтверждающих эти затраты.

Учтите: налоговики признают компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (в том числе и для командировок) только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199).

Оплата такси

Российским законодательством не запрещено возмещать командированным работникам и расходы на такси. Чиновники с этим вынуждены согласиться, разрешив учитывать при расчете налога на прибыль не только расходы на такси до аэропорта и обратно, но и в самой командировке, не забыв напомнить о принципе экономической обоснованности (cм. письма Минфина России от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720, от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162 и др).

По мнению налоговиков, суммы возмещения работникам, находящимся в командировке, затрат на такси от гостиницы до места работы не облагаются налогом на доходы физических лиц при отсутствии общественного транспорта. А также при условии, что расходы носят производственный характер, документально подтверждены, предусмотрены коллективным договором или иным нормативным актом. Об этом сказано в письме УФНС России по г. Москве от 24 декабря 2009 г. № 20-20/3/3535.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка