Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Чиновники советуют перепроверить данные работников

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Оплата жилья в командировке

17 мая 2012 252 просмотра

Интересы работника защищены

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Размеры возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Такие гарантии предусмотрены статьями 167, 168 Трудового кодекса РФ.

Оплата жилья в командировке

Остановимся подробнее на следующих моментах, вызывающих затруднения у бухгалтеров, но часто встречающихся на практике.

Нет подтверждающих документов

Расходы на командировки относятся к прочим расходам организации. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Налог на прибыль. Напомним, что для целей налогообложения прибыли расходами признаются только экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Следовательно, оплаченные работнику суммы по найму жилого помещения, не подтвержденные документально, при определении налоговой базы не учитываются как не соответствующие установленным требованиям. Это отмечено в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.

Налог на доходы физических лиц. А вот для целей обложения НДФЛ делается «скидка» (это разъяснено в том же письме).

Так, при непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилья, не облагается данным налогом у командированного работника сумма, не превышающая 700 руб. в сутки при командировках внутри страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Если, конечно, работодатель производит оплату жилья без документов (порядок и размер такого возмещения, как уже отмечалось, устанавливаются организацией самостоятельно в локальных нормативных актах).

Аналогичный порядок применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Подчеркнем: при налогообложении прибыли указанные суммы (оплачиваемые работнику без документов) включать в расходы нельзя – необлагаемые пределы установлены только для НДФЛ, налога на прибыль они не касаются.

Оплата через интернет

А если командированный работник оплатил услуги гостиницы корпоративной картой через интернет, какими документами можно подтвердить оплату проживания?

Слипов электронных терминалов или квитанции банкомата у него не будет, поэтому следует запросить у банка выписку по счету корпоративной карты.

Гостиница при такой форме оплаты вместо кассового чека может выдать бланк строгой отчетности – БСО (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Утвержденных официально (уполномоченными органами) форм таких бланков для гостиничных услуг нет.

Поэтому организациям и предпринимателям, оказывающим данные услуги, разрешается использовать самостоятельно разработанные БСО, соответствующие установленным требованиям.

Подробнее о применении бланков строгой отчетности читайте в статье «».

Бронирование мест в гостинице

Как быть, если при заказе гостиницы требуется заранее оплатить резервирование номера?

Налоговый кодекс РФ разрешает учесть в составе командировочных расходов затраты на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). Это предусмотрено в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Как отмечают специалисты Минфина России, бронирование мест является дополнительной услугой, оказываемой гостиницей. Поэтому расходы на нее учитываются при налогообложении прибыли организаций (письмо от 10 марта 2011 г. № 03-03-06/1/131).

Аренда квартир

Вместо гостиницы компания нередко арендует для командированных работников квартиру.

Статья 252 Налогового кодекса РФ позволяет признавать расходы, которые подтверждены не только документами, составленными в соответствии с законодательством РФ, но и иными документами, свидетельствующими о понесенных затратах.

Из этого следует, что расходы на аренду квартиры в другом городе для командированных работников можно учитывать при налогообложении прибыли, но только за время фактического проживания в ней указанных сотрудников.

Периоды их проживания могут быть подтверждены косвенными документами – командировочным удостоверением, проездными документами и др. (письма Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178, от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533).

Превышение срока

Работник задерживается в командировке по не зависящим от него причинам. Например, нарушено транспортное сообщение из-за неблагоприятных метеоусловий, встреча перенесена партнером на другой день или переговоры пришлось продолжить и т. д. В связи с чем человек может прибыть к месту командировки или вернуться обратно с опозданием. В сложившейся ситуации работнику приходится нести дополнительные затраты на проживание, которые работодатель также должен компенсировать.

Согласно пункту 13 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение), в случае вынужденной остановки в пути специалисту должны возмещаться расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено

Порядок и размеры возмещения в этом случае также определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. В качестве подтверждающих документов можно представить справку из аэропорта вылета или справку от администрации железной дороги о причинах задержки и т. д. (письмо Минфина России от 16 ноября 2006 г. № 03-03-04/2/244).

За время задержки в пути по решению руководителя могут быть выплачены и суточные. Это предусмотрено пунктами 11, 19 Положения.

Возмещение расходов по найму жилья в случае вынужденной задержки командированного сотрудника в пути в его доход не включается и налогом на доходы физических лиц не облагается (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Причем не важно, когда работник понес эти затраты: в месте командировки или во время вынужденной остановки в пути.

Суточные

Оплата жилья в командировке - не едиственный расход.Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути.

При этом также необходимо учесть некоторые нюансы.

Однодневные командировки

Поездка работника в другой город на один день для выполнения служебных обязанностей является служебной командировкой. Документы на нее оформляются в установленном порядке. Однако суточные в данном случае работнику не выплачиваются, если в этот же день он имеет возможность вернуться домой (п. 11 Положения).

Уточняем даты

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы. А днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

Аналогично определяется день приезда работника из командировки в место постоянной работы.

Если, к примеру, время вылета 14 мая 2012 года в 23.00, данный день (14 мая) засчитывается как день командировки.

Допустим, вылет назначен на 1 час 05 минут (ночи) 15 мая 2012 года. Какую дату считать датой начала командировки? Если аэропорт находится за чертой города, то время проезда до него включается в срок командировки.

Время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, учитывается при определении срока командировки, но лишь в случае, если они находятся за чертой населенного пункта ().

Заметим: в связи с тем, что под местом постоянной работы, согласно пункту 3 Положения, понимается месторасположение организации (обособленного подразделения), для определения даты начала командировки тот факт, что работник отправился на вокзал не с рабочего места, а из дома, значения не имеет.

В приведенном (втором) случае датой начала командировки будет являться предшествующий вылету день – 14 мая. Ведь согласно правилам регистрации пассажиров на авиарейсы, пассажир должен явиться на регистрацию минимум за 30-40 минут до вылета (правила устанавливают авиакомпании), к этому времени необходимо добавить время на дорогу до аэропорта.

Вопрос же о явке на работу в день выезда в командировку и в день возвращения решается по договоренности с работодателем.

А если работник строительной компании отправляется в командировку или возвращается из нее в выходной день?

На основании пункта 5 Положения в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплата этих дней производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. То есть не менее чем в двойном размере (ст. 153 Трудового кодекса РФ). Однако по желанию работника двойная оплата может быть заменена дополнительным (неоплачиваемым) днем отдыха.

Оплата выходных дней учитывается в составе расходов на оплату труда, если правила внутреннего распорядка предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни. Основание – пункт 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Это подтверждено в письме Минфина России от 4 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/39. В нем уточнено, что такие дни должны быть оплачены, не только когда они приходятся на день отъезда, но и в случае, если выходной или праздничный день приходится на день возвращения из командировки.

Кроме того, за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также за время нахождения в пути выплачиваются суточные (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Суточные учитываются в расходах в сумме фактических затрат, размер которых определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (письма Минфина России от 21 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/604, УФНС России по г. Москве от 24 марта 2009 г. № 16-15/026454).

Поездка в родной город

Место работы и место постоянного жительства не всегда совпадают. Человек, работающий и временно проживающий в одном городе, может быть направлен в командировку в город, где он зарегистрирован постоянно. Должна ли организация выплачивать ему суточные? Ведь фактически сотрудник отправляется к себе домой.

А суточные представляют собой возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

И тем не менее суточные работнику положено выплатить, так как командировка – это выполнение служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 Положения).

В письме Минздравсоцразвития России от 30 марта 2009 г. № 22-2-1100 подтверждено, что в целях возмещения командировочных расходов местом постоянного жительства работника считается местность, где расположена организация-работодатель.

Таким образом, направление сотрудника в город, в котором он проживает постоянно, не является препятствием для выплаты ему суточных.

В расходах они признаются на общих основаниях.

Доплата до фактического заработка

Статьей 167 Трудового кодекса РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка.

Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Но зачастую средняя величина зарплаты меньше фактической. Получается, что если бы сотрудник не ездил в командировку, то денег он получил бы больше. Нередко работодатели доплачивают своим работникам образовавшуюся разницу.

Согласно пункту 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ, в качестве расходов на оплату труда признаются и другие виды затрат, произведенных в пользу работника, при условии, что они предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. Из чего следует, что расходы компании на доплату до фактического заработка за время командировок учитываются при исчислении налога на прибыль, если доплата предусмотрена указанными внутренними документами организации.

Аналогичной позиции придерживается и Минфин России в письме от 3 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/756. Обращаем внимание на то, что в письме речь идет именно о доплате до фактического заработка, а он включает в себя не только оклад (тарифную ставку), но и надбавки, премии, вознаграждения и т. п.

Отсутствие результата

И в заключение отметим следующее. Налоговый кодекс РФ не ставит признание командировочных расходов в зависимость от результата поездки (заключения договоров, подписания намерений и т. д.).

По мнению чиновников, отсутствие положительного результата в данном случае не свидетельствует о непроизводственном характере затрат. Главное, чтобы они были связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. А вопросы экономической целесообразности компания решает самостоятельно.

Такая точка зрения отражена в письме УФНС России по г. Москве от 11 августа 2009 г. № 16-15/082607.2. Разделяют ее и судьи (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 4 октября 2011 г. по делу № А27-16987/2010, ФАС Уральского округа от 15 апреля 2008 г. № Ф09-2237/08-С2).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка