Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Карты для расчетов за бензин

23 июля 2012 133 просмотра

Использование корпоративных карт работниками

Карты для расчетов за бензин. Расплачиваться за горюче-смазочные материалы (ГСМ), потребляемые автотранспортом строительной компании, можно как путем наличного расчета, так и в безналичном порядке.

Удобно использовать для этого корпоративные карты. Они могут быть выданы работникам компании, в том числе тем, у которых для управленческих и производственных нужд фирмы арендуются личные автомобили. Так как договором аренды может предусматриваться помимо арендной платы компенсация стоимости ГСМ, оплата текущих ремонтов транспортного средства и т. п. при условии, что водитель (арендодатель) предъявит чеки и путевые листы.

Сразу уточним, что речь в рассматриваемой ситуации идет не о топливных картах (в чем состоит отличие, рассказано в конце статьи).

Корпоративная карта – это банковская карта (расчетная или дебетовая), которая позволяет ее держателю (физическому лицу, уполномоченному юридическим лицом) проводить расчеты за счет денежных средств организации, находящихся на ее банковском счете в пределах установленного банком лимита.

Операции осуществляются по банковскому счету, открытому организации на основании договора, предусматривающего совершение операций с использованием расчетных (дебетовых) карт. Конкретные условия определяются в договоре.

Регулирование порядка выпуска банком указанных карт и проведения организациями соответствующих расчетов производится Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П (далее – Положение № 266-П).

Порядок учета и оформления

Карты для расчетов за бензин. Остановимся подробнее на наиболее важных моментах.

Бухгалтерский учет

Для отражения операций по карточным счетам в бухгалтерском учете можно использовать счет 55 «Специальные счета в банках» (субсчет «Банковские карты»), средства на который перечисляются с расчетного счета строительной организации.

Исходя из того, что корпоративная карта позволяет владельцу распоряжаться денежными средствами юридического лица, ее следует учитывать как денежный документ. Для учета, согласно Плану счетов … и Инструкции по его применению (утверждены приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н), предназначен счет 50 «Касса» (субсчет «Денежные документы»).

Выдача пластиковой карты работнику может отражаться как выдача под отчет денежных документов.

Поскольку держатели пластиковых карт в приведенной ситуации являются работниками организации, перед тем как выдать им карты, с ними необходимо заключить договоры о полной материальной ответственности.

Денежные средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, считаются выданными организацией под отчет указанному лицу. Оприходование ГСМ, оплаченных с помощью карты, отражается в учете как погашение задолженности подотчетного лица.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражаются выданные суммы (в корреспонденции со счетами учета денежных средств).По кредиту – их расходование (в корреспонденции со счетами учета затрат и приобретенных ценностей или с другими счетами).

Документирование

При расчетах по операциям с использованием банковских карт предусматривается обязательное составление на бумажном носителе слипов, квитанций электронных терминалов, квитанций банкоматов.

Слип должен быть собственноручно подписан держателем банковской карты (работником). Слипы и квитанции фиксируют факт совершения операции с использованием банковской карты (транзакцию). Фактическое списание денежных средств со счета строительной организации подтверждается банковской выпиской по карточному счету.

При совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе или в электронной форме. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям или служит подтверждением их совершения (п. 3.1 Положения № 266-П).

Необходимо учитывать, что возможен временной разрыв между датой списания денежных средств с карточного счета и датой совершения операции (зафиксированной в слипе).

Подотчетные лица– держатели карт (водители, работники, у которых организация арендует личные автомобили, и т. д.) слипы и квитанции должны представлять в бухгалтерию.

Если указанные документы обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающей факт списания денежных средств со счета юридического лица, возможно использование счета 57 «Переводы в пути».

Обращаем внимание на то, что, по мнению чиновников, при приобретении товаров через подотчетное лицо за наличный расчет право на вычет налога на добавленную стоимость возникает у организации только при наличии счета-фактуры (письмо Минфина России от 9 марта 2010 г. № 03-07-11/51).

Правда, суды считают иначе и поддерживают налогоплательщиков в том, что счет-фактура при наличии кассового чека не обязательна и что счет-фактура не является единственным документом, дающим право на вычет НДС (постановление Президиум ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07 и др.).

Во избежание налоговых споров при покупке бензина по картам следует потребовать от продавца оформления счетов-фактур и накладных в общеустановленном порядке.

Строительная компания ООО «Коттедж-Строй» заключила договор аренды личного автомобиля для производственных нужд фирмы с прорабом Красновым В. П.

Договор аренды предусматривает также и оплату эксплуатационных расходов, в том числе горюче-смазочных материалов. Для этого Краснову выдана расчетная банковская карта (залоговой стоимостью 1000 руб.), на которую с расчетного счета компании перечислено 20 000 руб. Бензин приобретался работником регулярно, оплата производилась при заправке автомобиля. Израсходовав имевшиеся на карте средства (20 000 руб.), Краснов сдал карту в бухгалтерию.

Предположим, что в первый день после получения карты работник заправился (приобрел бензин) на сумму 708 руб. (в том числе НДС – 108 руб.).

АЗС выдает компании накладные и счета-фактуры (чтобы не возникало проблем с вычетом НДС).

Бухгалтер ООО «Коттедж-Строй» отразил операции следующими записями:

Дебет 55 субсчет «Банковские карты»
Кредит 51
– 20 000 руб. – перечислены средства с расчетного счета на карточный счет;

Дебет 71
Кредит 50 субсчет «Денежные документы»
– 1000 руб. – выдана под отчет расчетная корпоративная карта (отражена ее залоговая стоимость);

Дебет 71 Кредит 57
– 708 руб. – отражен платеж, произведенный по корпоративной карте;

Дебет 60 Кредит 71
– 708 руб. – отражена сумма оплаты горюче-смазочных материалов;

Дебет 10 Кредит 60
– 600 руб. – учтена стоимость приобретенного бензина (на основании авансового отчета и накладной АЗС);

Дебет 19 Кредит 60
– 108 руб. – выделен «входной» НДС по приобретенному топливу (на основании счета-фактуры, предъявленного АЗС);

Дебет 68 Кредит 19
– 108 руб. – принят к вычету «входной» НДС (по счету-фактуре поставщика);

Дебет 57
Кредит 55 субсчет «Банковские карты»
– 708 руб. – списаны денежные средства с корпоративной карты (согласно выписке банка).

Далее учет оплат ведется в таком же порядке до полного израсходования средств. Если временного разрыва не возникает – без использования счета 57.

При возврате карты в бухгалтерию делается проводка:

Кредит 50 субсчет «Денежные документы»
Кредит 71
– 1000 руб. – возвращена корпоративная карта в кассу организации.

Топливные карты

Карты для расчетов за бензин. Топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карт, эмитентом которых является кредитная организация.

Они используются не как средство платежа, а лишь как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты (уполномоченному лицу организации-покупателя) получить определенное количество товара в рамках договора, заключенного между организацией-поставщиком (продавцом) и компанией-покупателем.

Такой вывод сделан в постановлениях ФАС Поволжского округа и

Топливная карта фиксирует объем приобретенного топлива (в литрах) и позволяет ее держателю заправляться бензином в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, которое может быть отпущено ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидок, порядок сверки расчетов и т. д.).

Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам, в котором указывается, когда и сколько топлива приобретено (данные с заправок).

Все операции должны оформляться первичными учетными документами (). При реализации организация обязана выставить покупателю счет-фактуру ().

При этом затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей бухгалтерского и налогового учета ни в момент уплаты авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (при приобретении карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции только подтверждает факт приобретения материальных ценностей, но не подтверждает факт их использования. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист, на основании которого составляется акт списания материалов.

Вопросы использования топливных карт разъяснены, в частности, в письме УФНС России по г. Москве от 30 июня 2010 г. № 16-15/068679@.

Важно запомнить

Порядок включения бензина в расходы (на основании путевых листов и актов списания материалов, утвержденных руководителем организации) должен соблюдаться и при оплате корпоративными картами.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка