Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

ФНС заранее разъяснила, какие коды ставить в годовой отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Инвентаризация расчетов с персоналом

27 января 2016 156 просмотров

Сайт журнала «Учет в казенных учреждениях»
Электронный журнал «Учет в казенных учреждениях»

Подготовка к инвентаризации

Инвентаризация обязательств выполняется субъектом учета в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми Минфином России в соответствии с законодательством. Это установлено пунктом 20 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н).

Что должно быть в учетной политике

В части 3 статьи 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете) указаны случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяемые экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.

На основании пунктов 3.46, 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, проверке подвергаются задолженности перед работниками, суммы и причины возникновения переплаты работникам по оплате труда, а также авансовые отчеты подотчетных лиц.

И все же четких рекомендаций по инвентаризации расчетов с персоналом Методические указания не дают. Поэтому учреждению следует установить собственные правила, которые прописываются в учетной политике.

В учреждении должна работать комиссия

Пунктом 2.2 Методических указаний предусмотрено, что учреждение должно иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а при большом объеме работы для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств она создает еще и рабочие инвентаризационные комиссии.

В состав комиссии должны входить только те специалисты, которые обязательно будут присутствовать при проведении инвентаризации, поскольку отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания ее результатов недействительными.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Согласно пункту 3.48 Методических указаний, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

  • правильность расчетов с налоговыми органами и внебюджетными фондами;
  • правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
  • правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.

Инвентаризацию обязательств необходимо выполнять по состоянию на 31 декабря включительно (письмо Минфина России от 9 января 2013 г. № 07-02-18/01).

Ревизия выплат

В ходе инвентаризации требуется проверить соответствие начисленных сумм зарплаты и других выплат положениям системы оплаты труда, локальным нормативным актам, данным об отработанном времени, а также определить характер задолженности в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная). Для этого контролю подвергаются данные синтетического и аналитического учета.

Проверку лучше начинать с документов, которые являются основаниями для расчета заработной платы. К таким документам относятся:

  • Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421);
  • Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425);
  • Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401);
  • Платежная ведомость (ф. 0504403).

Проверяются также локальные нормативные акты:

  • положение о внутреннем финансовом контроле в учреждении;
  • положение о командировках;
  • положение о документообороте.

Причем комиссия проверяет не только расчеты по зарплате, но и их документальное подтверждение. К примеру, это могут быть листки нетрудоспособности, свидетельство о рождении ребенка, приказ об отпуске, исполнительные листы и т. д.

Документы, связанные с командированием работников, и выплаты по компенсации расходов, связанных с переездом, также подлежат ревизии. В то же время анализу подлежат различные виды компенсаций: выплачиваемые при сокращении штата или численности, компенсации стоимости форменной одежды, обуви, компенсации, связанные с приобретением проездных документов, наймом жилья, и иные пособия сотрудникам.

Суммы, записанные на подотчетных лиц

В ходе инвентаризации необходимо проверить отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования.

По итогам инвентаризации комиссия должна определить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок.

Вначале следует установить наличие в организации следующих документов:

  • перечня лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет;
  • перечня лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

Результаты проверки комиссия фиксирует в акте. При выявленных ошибках целесообразно разработать план корректировочных мероприятий.

Обнаруженные расхождения между показателями бухучета и данными инвентаризационных описей следует отразить в сличительных ведомостях. Бухгалтер на основании инвентаризационных описей составляет сличительную ведомость в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается ответственному лицу (лицам).

Пример

Сотрудник, направленный в командировку, получил аванс в размере 30 тыс. руб. (15 тыс. руб. – на оплату проезда, 5 тыс. руб. – суточные, 10 тыс. руб. – на оплату проживания в гостинице). Однако по истечении одного года этот сотрудник признан судом безвестно отсутствующим, а числящаяся за ним задолженность – нереальной к взысканию.

По итогам инвентаризации комиссией принято решение о списании задолженности.

На основании пункта 84 Инструкции по бюджетному учету, которая была утверждена приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н, бухгалтер списал дебиторскую задолженность подотчетного лица, нереальную к взысканию:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана задолженность по суточным

401 20 273
«Чрезвычайные расходы по операциям с активами»

208 12 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»

5000

Списана задолженность по проезду

401 20 273
«Чрезвычайные расходы по операциям с активами»

208 22 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»

15 000

Списана задолженность по проживанию

401 20 273
«Чрезвычайные расходы по операциям с активами»

208 26 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»

10 000

В течение пяти лет с момента списания с баланса задолженность, нереальная к взысканию, подлежит учету на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» для наблюдения за возможностью ее взыскания.

Аналитический учет на счете 04 ведется в разрезе (п. 339, 340 Инструкции № 157н):

  • видов выплат, по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность дебиторам;
  • дебиторов;
  • иных сведений, необходимых для определения задолженности в целях ее возможного взыскания.

По истечении пятилетнего срока в бухгалтерском учете учреждения необходимо списать задолженность с забалансового счета 04 (п. 339 Инструкции № 157н).

Оформление результатов

В силу пункта 2.5 Методических указаний сведения о реальности учтенных финансовых обязательств фиксируются в инвентаризационных описях или актах инвентаризации (они составляются не менее чем в двух экземплярах). Примерные формы таких описей и актов даны в приложениях к Методическим указаниям.

Инвентаризация расчетов с персоналом оформляется по форме 0504835 «Акт о результатах инвентаризации», утвержденная приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета...». Акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем учреждения.

На основании части 4 статьи 11 Закона о бухучете выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Согласно статье 15 Закона о бухучете, отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности является календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно. Исключение – случаи создания, реорганизации и ликвидации юрлица. Для промежуточной отчетности отчетным признается период с 1 января по отчетную дату периода, за который составляется промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность, включительно. Таким образом, совершение бухгалтерских записей по отражению результатов инвентаризации допускается на любую дату отчетного периода.

Вместе с тем пунктом 5.5 Методических указаний установлено, что результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Исправляем ошибки прошлых лет

Ошибка, допущенная в прошлом году и обнаруженная бухгалтером в текущем, исправляется в соответствии с порядком, регламентированным пунктом 18 Инструкции № 157н.

Так, ошибка, выявленная за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность в установленном порядке уже представлена, отражается на дату ее обнаружения дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной по методу «красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью.

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «красное сторно» оформляются первичным учетным документом – Справкой (ф. 0504833). Эта справка содержит информацию по обоснованию внесенных исправлений, наименование и номер журнала операций, период, за который составлен исправляемый журнал операций (письмо Минфина России от 15 июля 2014 г. № 02-06-10/34544).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка