Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Электронная первичка

28 октября 2014 21 просмотр

Сайт журнала «Учет в казенных учреждениях»
Электронный журнал «Учет в казенных учреждениях»

Документ должен содержать все необходимые реквизиты

Первичный учетный документ должен быть составлен как на бумаге, так и в виде электронного документа. Это определено частью 5 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее – Закон о бухучете). Причем по форме, утвержденной руководителем казенного учреждения (п. 7 ст. 3, ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете).

Однако, для того чтобы электронный документ мог быть использован в бухгалтерском и налоговом учете, он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона о бухучете. К ним относятся:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование учреждения, от имени которого составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • величина натурального и (или) денежного измерения хозоперации с указанием соответствующих единиц;
  • наименование должности лица (лиц), ответственных за совершение сделки (операции) и ее оформление;
  • подписи вышеуказанных лиц с расшифровкой (фамилия и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для их идентификации).

Отметим, что обязательно изготавливать за свой счет бумажные копии первичных учетных документов учреждение должно только в том случае, если это предусмотрено законодательством РФ или договором (ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете).

Вносим изменения в учетную политику

Если казенное учреждение использует систему электронного документооборота, то электронная первичка может применяться, елси это прописать в учетной политике (ст. 8 Закона о бухучете). Там следует прописать:

объем и состав первичных учетных документов (письма, соглашения, счета, счета-фактуры, акты, накладные и др.);

  • формы первичных учетных документов, разработанные учреждением самостоятельно;
  • перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;
  • порядок внесения исправлений в формы первичных учетных документов;
  • случаи, когда учреждение вместо электронных документов должно оформлять документы на бумаге;
  • подпись, которой должны быть заверены электронные документы;
  • порядок хранения электронных документов.

При этом потребуется обеспечить техническую возможность для подписания «первички», а также сохранность документации и недоступность ее несанкционированного исправления.

Электронные подписи

Особое значение при формировании электронного документа имеют подписи должностных лиц, которые, естественно, могут быть только электронными. Порядок использования таких подписей регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ(далее – Закон № 63-ФЗ).

Согласно части 1 статьи 5 Закона № 63-ФЗ, допускается использование трех видов электронных подписей: простой, а также усиленной, которая может быть квалифицированной и неквалифицированной. 

Электронная подпись – это информация, составленная в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой) или иным образом связана с ней и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ).

Простая подпись

Простая электронная подпись подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом посредством использования кодов, паролей или иных средств (ч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Однако такая подпись – наименее защищенный вид электронной подписи.

Она лишь указывает на принадлежность определенному лицу, но не подтверждает содержащуюся в документе информацию и не может гарантировать его неизменность после подписания.

Получается, что использовать простую электронную подпись можно, когда степень доверия между сторонами настолько велика, что проблема достоверности электронного документа не имеет существенного значения.

Чтобы электронный документ считался подписанным простой электронной подписью, необходимо наличие одного из следующих условий (ч. 1 ст. 9 Закона № 63-ФЗ):

  • подпись содержится в самом электронном документе;
  • ключ подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, используемой для создания (отправки) электронного документа, в котором содержится информация, указывающая на лицо, от чьего имени он был создан (отправлен).

Если электронный документ содержит сведения, составляющие государственную тайну, то подписывать его простой электронной подписью нельзя (ч. 4 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).

Усиленная неквалифицированная подпись

Неквалифицированную электронную подпись получают путем криптографического преобразования информации с использованием ключа и средств электронной подписи. Такая подпись позволяет (ч. 3 ст. 5 Закона № 63-ФЗ):

  • определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.

Электронный документ, заверенный простой или неквалифицированной электронной подписью, может быть признан равнозначным бумажному. Но только в том случае, если это предусмотрено нормативными правовыми актами и (или) соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). 

Если электронная подпись соответствует признакам неквалифицированной, установленным Законом № 63-ФЗ, то она может использоваться без сертификата ключа проверки. То есть ключ может вообще не создаваться (ч. 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Усиленная квалифицированная подпись

Таковой признается подпись, соответствующая всем признакам неквалифицированной электронной подписи, а также следующим дополнительным условиям:

  • ключ проверки электронной подписи должен быть указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом № 63-ФЗ.

Согласно части 1 статьи 6 Закона № 63ФЗ, электронный документ, содержащий такую подпись, приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью. Правда, за исключением случаев, предусмотренных законом, когда необходимо наличие документа только в бумажном виде.

Как получить усиленную подпись

Для оформления усиленной электронной подписи нужно обратиться в специальный удостоверяющий центр за сертификатом ключа проверки электронных подписей.

При этом необходимо наличие соглашения между удостоверяющим центром и заявителем – казенным учреждением. Согласно пункту 7 статьи 2 Закона № 63ФЗ, удостоверяющий центр может быть организован юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, осуществляющими функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Законом № 63-ФЗ.

Такой сертификат представляет собой документ на бумаге или в электронном виде, выданный удостоверяющим центром (либо его доверенным лицом) и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу его сертификата (п. 2 ст. 2 Закона № 63-ФЗ).

Применение подписи

Работодатель может получить один или несколько видов электронной подписи. Но, например, при обмене электронными документами между дистанционным сотрудником и работодателем действительна только усиленная квалифицированная. А усиленная неквалифицированная электронная подпись используется для подписания документов, предусмотренных Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. № 44ФЗ. Специалисты ФНС России считают, что «первичка», подписанная неквалифицированной электронной подписью, имеет силу при соглашении сторон (письмо от 24 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19693@). По мнению Минфина России электронная «первичка» может подтверждать соответствующие расходы для целей налогообложения прибыли лишь при условии ее подписания усиленной квалифицированной электронной подписью (письмо от 2 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/43920).

В.В. Утка,

эксперт по бюджетному учету

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка