Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Семь бухгалтерских желаний, которые сбылись в 2016 году

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Если сотрудник едет в загранкомандировку

24 августа 2010 57 просмотров

Состав расходов

Если сотрудник едет в загранкомандировку, ему необходимо оплатить расходы на проезд, наем жилого помещения и суточные (ст. 168 Трудового кодекса РФ). Перечень дополнительных расходов приведен в пункте 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение). Это:
– оформление загранпаспорта, визы;
– обязательные консульские и аэродромные сборы;
– сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
– оформление обязательной медицинской страховки;
– иные обязательные платежи и сборы.

Необходимые документы

Оформляется командировка за рубеж по тем же правилам, что и служебная поездка по России. Но все же есть некоторые особенности.

При направлении в командировку

Перед отъездом работнику необходимо оформить приказ по форме № Т-9 (или № Т-9а), служебное задание и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Если человек отправляется в одну из стран СНГ, где при пересечении границы не ставятся отметки в паспорте, то необходимо оформить командировочное удостоверение (форма № Т-10). В остальных случаях этот документ не требуется.

После возвращения из командировки

В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки специалист должен отчитаться о проделанной работе и представить на утверждение авансовый отчет (форма № АО-1) со всеми первичными документами, подтверждающими его расходы. К авансовому отчету в том числе следует приложить ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы. Это необходимо для подтверждения времени пребывания работника в командировке (письмо Минфина России от 12 мая 2008 г. № 03-03-06/2/47).

Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на отдельном листе на русский язык (письмо Минфина России от 12 мая 2008 г. № 03-03-06/2/47).

Дата пересечения границы РФ определяется по отметкам пограничных органов в паспорте. При их отсутствии днем пересечения государственной границы РФ следует считать день отъезда работника из пункта отправления в России, а при въезде в Россию – день отъезда работника из пункта командировки (письмо Минфина России от 14 декабря 2004 г. № 03-05-01-04/105).

Например, если работник ездил в одну из стран СНГ, при пересечении границы с которой отметка в паспорте не ставится, то в данном случае время командировки можно определить по отметкам в командировочном удостоверении.

Также основанием для выплаты суточных работнику могут быть:
– приказ руководителя организации о командировке;
– билет или распечатка на бумажном носителе электронного авиабилета (билета на железнодорожном транспорте);
– посадочные талоны;
– счета за проживание в гостинице.

Такой перечень документов предложили специалисты Минфина России в письме от 8 сентября 2006 г. № 03-03-04/1/660.

Возмещаем расходы работнику

Порядок возмещения расходов работникам по загранкомандировкам прописан в пунктах 16–23 Положения.

При выплате работнику аванса в иностранной валюте на командировочные расходы нужно учитывать требования Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Суточные при загранкомандировках выплачиваются в валюте той страны, куда командирован работник. Их размеры определяются коллективным договором либо локальным нормативным актом (например, положением о командировках). При этом предприятие должно установить нормы суточных для каждой страны. Если сотрудник едет в загранкомандировку на один день, то суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы, установленной на предприятии для конкретной страны.

Суточные за дни пересечения границ нужно платить по установленной на предприятии норме той страны, в которую едет работник.

При пересечении границы между двумя иностранными государствами суточные платятся по норме того государства, в которое работник въезжает. При возвращении в Россию суточные за день въезда платятся в рублях по нормам, предусмотренным для командировок по России.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при наличии документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Возмещение расходов по найму жилого помещения и проезду при загранкомандировках производится в порядке, аналогичном возмещению таких расходов при командировках по России. Расходы на проживание оплачиваются исходя из норм, установленных предприятием для соответствующих иностранных государств.

Бухгалтерский учет расходов

В бухгалтерском учете командировочные расходы признаются расходами по обычным видам деятельности. Их отражают по дебету счетов учета затрат на производство в корреспонденции с кредитом счета 71 (п. 5, 7 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов). Датой признания расходов будет дата утверждения авансового отчета.

Валютный аванс работника, командированного за границу, учитывается в рублях по официальному курсу, установленному на дату выдачи денег из кассы (п. 4, 5 и 6 ПБУ 3/2006). Дальнейший пересчет в рубли задолженности подотчетного лица в связи с изменением курса валюты не производится (п. 7, 9 и 10 ПБУ 3/2006). Однако пересчет следует сделать в случаях, если аванс израсходован не полностью или выявлен перерасход аванса.

Выдаем перерасход валюты по авансовому отчету

Сумма утвержденного валютного перерасхода согласно авансовому отчету включается в состав расходов по обычным видам деятельности по курсу ЦБ РФ, действующему на дату утверждения отчета. Ее необходимо принять на учет и возместить работнику.

Работник возвращает неизрасходованную валюту в кассу

Остаток подотчетных сумм человек должен сдать в кассу в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Неизрасходованную валюту следует оприходовать в кассу с пересчетом в рубли по курсу на день возврата работником денег.

Курсовые разницы

Положительная курсовая разница, возникшая из-за разницы курсов валюты на дату возврата остатка валюты и на дату выдачи валютного аванса, включается в состав прочих доходов организации, отрицательная – в состав прочих расходов (п. 11 и 13 ПБУ 3/2006).

При возврате остатка в рублях сумму следует определять с применением текущего курса на день возврата.

Если аванс выдан в рублях или перечислен на рублевую корпоративную карту, курсовые разницы не возникают.

В случае если рублевые суммы на корпоративной банковской карте конвертируются в валюту на территории иностранного государства, разница между курсом списания с карты и курсом ЦБ РФ на дату операции будет являться прочим доходом (расходом).

ООО «ПК "Магнат"» направило своего специалиста в командировку во Францию с 6 по 8 сентября 2010 года. Размер суточных, установленный в коллективном договоре, составляет 800 руб. для командировок по России, и 70 евро – для командировок на территории Франции.

Нормы суточных и иных расходов, связанных со служебными командировками, предприятие определяет самостоятельно в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Перед командировкой 3 сентября на корпоративную банковскую карту зачислили 23 000 руб. 6 сентября работник снял с корпоративной карты в банкомате на территории Франции 140 евро.

Допустим, что курс евро на эту дату, который был установлен ЦБ РФ, составил 38,1253 руб. за евро, а обменный курс банка, в котором снята валюта, – 38,70 руб. за евро. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки.

На 3 сентября 2010 года:

Дебет 55    Кредит 51
– 23 000 руб. – переведены денежные средства с расчетного счета на счет корпоративной банковской карты.

На 6 сентября 2010 года:

Дебет 71    Кредит 55
– 5477,54 руб. (140 EUR х 39,1253 руб/EUR) – сняты суточные в банкомате на территории Франции;

Дебет 91    Кредит 55
– 80,46 руб. ((39,70 руб/EUR – 39,1253 руб/EUR) х 140 EUR) – отражена отрицательная курсовая разница между обменным курсом банка и курсом ЦБ РФ.

На 8 сентября 2010 года (курс ЦБ РФ – 39,3139 руб. за евро):

Дебет 71    Кредит 55
– 15 725,56 руб. (400 EUR х 39,3139 руб/EUR) – оплачен корпоративной картой счет за проживание в гостинице;

Дебет 91    Кредит 55
– 234,44 руб. ((39,90 руб/EUR – 39,3139 руб/EUR)

400 EUR) – отражена отрицательная курсовая разница между обменным курсом банка и курсом ЦБ РФ;

Дебет 71    Кредит 55
– 800 руб. – сняты суточные в банкомате на территории РФ.

На 9 сентября 2010 года (курс ЦБ РФ – 39,335 руб. за евро):

Дебет 26    Кредит 71
– 22 040,9 руб. (540 EUR ? 39,335 руб/EUR + 800 руб.) – утвержден авансовый отчет работника;

Дебет 71    Кредит 91
– 37,8 руб. ((39,335 руб/EUR – 39,1253 руб/EUR) х 140 EUR + (39,335 руб/EUR – 39,3139 руб/EUR) х 400 EUR) – отражена положительная курсовая разница.

Как быть с налогами

Далее рассмотрим, как учитываются расходы на загранкомандировки при исчислении налога на прибыль, а также вопросы исчисления и удержания налога на доходы физических лиц.

Налог на прибыль

Командировочные расходы учитываются при расчете налога на прибыль в размере фактических затрат (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 23 июня 2009 г. № 03-03-06/1/423). При этом сумма расходов в иностранной валюте пересчитывается в рубли по официальному курсу на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 и п. 10 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Возникающие курсовые разницы включаются во внереализационные доходы при положительных курсовых разницах (п. 11 ст. 250 Налогового кодекса РФ) и во внереализационные расходы при отрицательных курсовых разницах (подп. 5 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).

Налог на доходы физических лиц

Командировочные расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). При этом некоторые расходы не облагаются налогом лишь в пределах норм: суточные – в размере не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке (при командировке в России – не более 700 руб.), в этих же размерах не облагаются НДФЛ расходы по оплате жилья (при отсутствии оправдательных документов).

При расчете налогооблагаемой суммы по НДФЛ нужно применять курс валюты, действующий на дату выплаты суточных (письмо Минфина России от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27).

Для нерезидентов ставка составляет 30 процентов.

Если работник провел за пределами России более 183 дней в году, он признается нерезидентом. При этом в количество дней фактического пребывания в России включаются дни приезда и отъезда за ее пределы (письма Минфина России от 27 января 2009 г. № 03-04-07-01/8от 14 июля 2009 г. № 03-04-06-01/170).

Нужно ли уплачивать взносы

Перечень командировочных расходов, на которые не начисляются обязательные страховые взносы, приведен в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. В него включены:
– суточные;
– расходы на проезд до места назначения и обратно;
– сборы за услуги аэропортов;
– комиссионные сборы;
– расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
– расходы на провоз багажа;
– расходы по найму жилья;
– расходы на оплату услуг связи;
– сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
– сборы за выдачу (получение) виз;
– расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При этом все затраты должны носить целевой характер и быть документально подтвержденными. На расходы, которые не поименованы в перечне, следует начислять страховые взносы.

На командировочные расходы, выданные в пределах установленных на предприятии норм, взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний не начисляются. Это следует из пункта 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765.

Важно запомнить

Деньги на загранкомандировку выдаются специалисту в валюте той страны, в которую он направляется. При перерасходе выданных под отчет денег на командировочные расходы, как и при их возврате, возникают курсовые разницы. При длительном нахождении в командировке за рубежом работник может стать нерезидентом России. В этом случае ставка НДФЛ в отношении налогооблагаемых выплат составит 30 процентов.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка