Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Компенсируем расходы на использование личного автомобиля

5 октября 2011 23 просмотра

Как оформить отношения

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного транспорта ему выплачивается компенсация за эксплуатацию и износ (амортизацию) автомобиля, а также возмещаются  расходы на использование личного автомобиля. Размер возмещения затрат определяется сторонами трудового договора самостоятельно и фиксируется в письменном соглашении. Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Из данной нормы следует, что предприятие должно выплачивать работнику перечисленные суммы при эксплуатации его личного автомобиля, когда объект используется:

  • самим работником в интересах работодателя;
  • с ведома или согласия работодателя.

Соглашение сторон об использовании личного имущества работника в производственных целях может быть оформлено в виде отдельного документа либо как часть трудового договора.

Отражаем операцию в бухучете

Выплаченную компенсацию учитывают в том отчетном периоде, в котором она имела место. Независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы ее осуществления (п. 5, 7, 18 ПБУ 10/99).

И поскольку в бухгалтерском учете никаких ограничений по признанию затрат в расходах нет, а в налоговом такие компенсации учитывают в пределах норм, то возникает постоянное налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02). Кроме того, возможно появление еще и временных разниц. Ведь в налоговом учете расходы на компенсацию признают в момент выплаты, а в бухгалтерском – на дату начисления.

ПРИМЕР 1

Директор ООО «Авангард» в 2011 году использует личный легковой автомобиль в служебных целях. За это ему выплачивается компенсация в размере 3500 руб. в месяц.

В данную сумму входит не только возмещение износа машины, но и покрытие эксплуатационных расходов.

Законодательно установленный норматив компенсации равен 1200 руб. Общество удерживает с суммы превышения НДФЛ.

Предприятие занимается видом деятельности, отнесенным к первому классу профессионального риска (страховой тариф в 2011 году – 0,2%).

В учете общества бухгалтер запишет:

Дебет 26 Кредит 70
– 3500 руб. – начислена компенсация за использование личного легкового автомобиля в служебных целях;

Дебет 70 Кредит 50
– 3500 руб. – выдана из кассы компенсация директору;

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 460 руб. ((3500 руб. - 1200 руб.) ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.

И еще один важный момент. Компенсацию выплачивают один раз в месяц независимо от количества календарных дней в нем.

За время отсутствия специалиста на рабочем месте по причине отпуска, командировки, больничного листа и т. п., когда личный легковой автомобиль не эксплуатируется, компенсация не положена.

То есть, если человек трудился полный месяц, что подтверждено табелем учета рабочего времени, ему полагается компенсация в полном размере. А когда он какое-то время отсутствовал на работе,  если учитывать расходы на использование личного автомобиля, то компенсацию рассчитывают за фактически отработанные дни (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

ПРИМЕР 1

Менеджеру ООО «Сандерс» приказом руководителя на 2011 год установлена компенсация за использование личного легкового автомобиля – 1200 руб. в месяц (что соответствует законодательно установленному нормативу). В нее заложено как возмещение износа машины, так и эксплуатационные расходы.

С 12 по 16 сентября 2011 года сотрудник болел.

Компенсация за использование личного легкового автомобиля за сентябрь 2011 года рассчитывается следующим образом.

В данном месяце 22 рабочих дня. Следовательно, сумма компенсации за день – 54,55 руб. (1200 руб. : 22 дн.), а за 17 отработанных дней – 927,35 руб. (54,55 руб. ? 17 дн.).

Причем если предприятие решит выплатить работнику компенсацию за сентябрь в полной сумме (1200 руб.), то в расходы в целях налогообложения прибыли оно все равно может включить только 927,35 руб.

Как вести налоговый учет

Налогообложение компенсации за использование личного имущества работников предприятия и сумм возмещения эксплуатационных расходов тоже имеет свои особенности.

Налог на прибыль
Налоговики считают, что для получения компенсации работники должны вести путевые листы. По ним исходя из фактического пробега машины при выполнении служебного задания можно определить размер компенсации, который фактически равен величине износа автомобиля.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Его обязательные реквизиты и порядок заполнения установлены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Для признания таких компенсаций в налоговом учете необходимо помнить о следующем (письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и от 21 июля 1992 г. № 57):

  • на компенсацию должен быть приказ руководителя предприятия, в котором указан ее размер, а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта (при управлении по доверенности – соответствующие бумаги);
  • компенсацию выплачивают работнику только в случаях, когда его личный автомобиль используется в производственной деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями (письмо Минфина России от 26 мая 2009 г. № 03-03-07/13);
  • в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть включены в состав расходов. Подтверждают это и судьи. Так, в определении ВАС РФ от 29 января 2009 г. № ВАС-495/09 арбитры сообщили, что при дополнительной оплате ГСМ предприятие несет не расходы на приобретение топлива, а компенсирует затраты работника за использование личного автомобиля (в том числе и на ГСМ) в размере, превышающем норматив, установленный постановлением № 92. Поэтому оно не может учесть данные суммы для целей налогообложения прибыли.

Размер компенсации. Компенсацию за использование в служебных целях личных легковых автомобилей и мотоциклов включают в расходы только в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Сумму превышения при налогообложении не учитывают (п. 38 ст. 270 Налогового кодекса РФ).

В настоящее время действуют два документа, в которых установлены различные нормы компенсации рассматриваемых затрат:

Финансисты в своем письме от 9 августа 2011 г. № 03-03-06/1/465 разъяснили, что для целей налогообложения прибыли нужно использовать постановление № 92.

Заметьте: суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного грузового транспорта для выполнения служебного задания, могут быть учтены для целей налогообложения при условии, что они обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода. Но только если автомобиль принадлежит специалисту на праве собственности (письмо Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150).

Хотя в письме от 27 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/812 финансисты указали, что в ситуации, когда эксплуатирующим автомобилем в интересах организации работник управляет по доверенности, затраты на вышеназванные компенсации также могут быть включены в расчет налога на прибыль.

Момент признания расходов. Компенсации в налоговом учете признают как при методе начисления, так и при кассовом методе – на дату их выплаты (подп. 4 п. 7 ст. 272, ст. 273 Налогового кодекса РФ). Поэтому сначала работник использует свой автомобиль в служебных целях, а по окончании месяца ему перечисляют суммы компенсации.

Нужно ли удерживать НДФЛ
Не облагаются НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Но в пределах законодательно установленных норм (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Финансисты и налоговики считают, что, поскольку глава 23 Налогового кодекса РФ не содержит норм в отношении компенсаций за использование личного имущества работника в интересах предприятия, нужно руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

То есть не облагать НДФЛ компенсационные выплаты, включая возмещение эксплуатационных расходов, в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

Но при этом должны быть в наличии документы, которые подтвердят принадлежность такого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций и бумаги, обосновывающие фактическую эксплуатацию в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также суммы произведенных расходов (письма Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-327 и от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387, ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15@).

Согласны с этим и судьи. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06 арбитры сообщили, что компенсация, которая выплачивается специалисту за использование личного транспорта в служебных целях, не облагается НДФЛ в размере, установленном работодателем и работником.

А нужно ли облагать НДФЛ суммы, которые будут перечислены лицу в качестве компенсации его затрат на содержание автомобиля (ГСМ, запчасти и ремонт), если они превысят законодательно установленный размер?

По мнению автора, нет.

Поскольку они не считаются экономической выгодой работника (ст. 41 Налогового кодекса РФ).

Хотя налоговые органы скорее всего будут придерживаться иного мнения. Поэтому целесообразнее включать предполагаемую сумму эксплуатационных затрат в компенсацию.

И хотя превышение над лимитом в этом случае не будет учтено при расчете налога на прибыль, зато данные действия избавят работника от необходимости уплаты с них НДФЛ.

Страховые взносы и взносы на травматизм
По общему правилу облагаются страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения, начисляемые их плательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, далее – Закон № 212-ФЗ).

А вот на все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, взносы не начисляют. Но только с сумм в пределах норм, установленных законодательством (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь как раз идет о подобной компенсации. И раз она установлена законодательно, то облагаться страховыми взносами не должна.

Возмещение же расходов по эксплуатации автомобиля (ГСМ, запчасти, ремонт) не считается компенсацией.

Поэтому на такие выплаты придется начислять обязательные страховые взносы.

Порядок обложения взносами на травматизм аналогичен другим обязательным страховым взносам (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев»). Поэтому, как и в случае с НДФЛ, лучше включить предполагаемые эксплуатационные затраты в состав компенсации.

Причем независимо от того, будут они учтены при расчете налога на прибыль или нет.

Важно запомнить

На компенсационные выплаты оформляют приказ руководителя. Работа специалистов, которым они полагаются, должна быть связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Для целей налога на прибыль компенсации учитывают только в пределах норм. Причем в эту сумму уже входит возмещение связанных с эксплуатацией расходов. Данные суммы признают на дату выплаты. Компенсации, включая возмещение эксплуатационных расходов, не облагают НДФЛ в размере, который установлен соглашением сторон трудового договора.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка