Журнал, справочная система и сервисы
№16
Август

Вас ждёт свежий номер

Налоговики назвали две главные ошибки в 6-НДФЛ

Подписка
В августе сладкие цены!
№16

График отпусков в бюджетных организациях

4 февраля 2016 1034 просмотра

Сайт журнала «Учет в казенных учреждениях»
Электронный журнал «Учет в казенных учреждениях»

Для чего нужен график отпусков

Согласно части 1 статьи 123 Трудового кодекса РФ, оплачиваемые отпуска сотрудникам предоставляются в соответствии с графиком отпусков. Он должен ежегодно утверждаться в учреждении с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Причем не позднее чем за две недели до наступления календарного года, в отношении которого он составляется. То есть последний день утверждения графика отпусков на 2017 год – 16 декабря 2016 года. График отпусков в бюджетных организациях является обязательным документом как для работодателя, так и для сотрудника (ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ). Он не только обеспечивает право последнего на ежегодный отдых, но и позволяет первому:

  • организовать бесперебойную работу учреждения;
  • заблаговременно оформить и оплатить отпуск;
  • при необходимости вовремя найти замену уходящему в отпуск работнику;
  • контролировать своевременность предоставления отпусков сотрудникам учреждения и не допускать накапливание его неиспользованных дней.

Как правильно составить график отпусков

Перед составлением графика у работников всех структурных подразделений бюджетной организации запрашивается информация о планируемых датах отпусков на следующий год. Как правило, ее сбором занимаются начальники структурных подразделений. На основании полученных сведений и с учетом положений действующего трудового законодательства, специфики деятельности учреждения составляется общий график отпусков по всему учреждению.

При этом следует использовать форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В реквизитную часть графика нужно будет вписать:

  • наименование учреждения и его код по ОКПО;
  • номер документа (порядковый номер в соответствии с принятой в учреждении для таких документов нумерацией);
  • дату составления документа;
  • календарный год, на который формируется график отпусков.

Табличная часть графика отпусков состоит из 10 граф. В них приводятся следующие данные: 

Табличная часть графика отпусков может составляться в алфавитном порядке, в порядке подчиненности, по очередности запланированных дат отпуска.

  • в графе 1 – наименование структурного подразделения, в котором трудится работник (согласно штатному расписанию);
  • в графе 2 – должность (специальность, профессия) работника (согласно штатному расписанию);
  • в графе 3 – Ф. И. О. работника;
  • в графе 4 – табельный номер сотрудника (заполняется в том случае, если в учреждении присваиваются такие номера);
  • в графе 5 – количество календарных дней положенного работнику отпуска (определяется путем суммирования основного и дополнительного (если установлен) отпусков (ч. 2 ст. 120 Трудового кодекса РФ)).

В графе 6 требуется указать запланированную дату отпуска. Причем если сотрудник разбивает отпуск на части (две или более), то информацию по каждой из них отражают в отдельных строках. А именно: в графе 5 – количество дней каждой такой части, в графе 6 – соответствующие запланированные даты отпусков.

Вписывать в графу 6 день окончания отпуска необязательно. Однако, если отпуск делится на части, рекомендуется указать временные отрезки.

На момент утверждения графика графы 1–6 формы № Т-7 должны быть заполнены.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем учреждения (уполномоченным им на это лицом). Они ставят на документе свои подписи с расшифровкой и указывают занимаемые должности.

Что касается остальных граф такого документа, то при его составлении они не заполняются. Данные в них вносятся в течение года по мере ухода работников в отпуск.

В графе 7 табличной части графика фиксируют фактическую дату отпуска. Она записывается уже после выхода сотрудника из отпуска, поскольку в силу непредвиденных обстоятельств возможен его перенос на другой срок, продление или отзыв работника из отпуска.

Для отметок о переносе отпуска на другой срок используют следующие графы:

  • в графе 8 указывается документ, на основании которого отпуск перенесен на другой период;
  • в графе 9 указывается дата предполагаемого отпуска, согласованная в приведенном ниже порядке.

Если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, то от работодателя требуется соответствующее уведомление, а от сотрудника – письменное согласие на его перенос.

Если же инициатором в данном вопросе является сам сотрудник, то его желание, изложенное в соответствующем заявлении, должно быть завизировано руководителем учреждения (уполномоченным на то лицом).

Итак, сведения в графы 8 и 9 вносятся на основании заявления работника и приказа о переносе отпуска. А вот графа 10 «Примечание» предназначена для различных отметок, например об увольнении работника в течение года (в связи с чем очередной отпуск так и не был ему предоставлен) или об отзыве сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 Трудового кодекса РФ). 

Работодатель вправе вносить дополнительные сведения в форму № Т-7. Например, графы «Количество дней отпуска, не использованных работником за предыдущий год» или «Подпись работника». Ведь о времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Особенности составления графика отпусков в бюджетной организации

Отметим ряд особенностей, которые необходимо учесть при составлении графика отпусков работников бюджетной организации на следующий год.

1. Нерабочие праздничные дни, которые приходятся на период ежегодного основного (дополнительного) оплачиваемого отпуска, исключаются из числа календарных дней такого отпуска (ч. 1 ст. 120 Трудового кодекса РФ).

В соответствии со статьей 112 Трудового кодекса РФ официальными выходными праздничными днями в 2016 году являются: 1–8 января (новогодние праздники и Рождество), 23 февраля (День защитника Отечества), 8 марта (Международный женский день), 1 мая (Праздник Весны и Труда), 9 мая (День Победы), 12 июня (День России) и 4 ноября (День народного единства).

Пример

Работник учреждения планирует уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск с 27 апреля 2016 года на 10 календарных дней. В соответствии со статьей 112 Трудового кодекса РФ 1 мая – нерабочий праздничный день.

Поэтому датой окончания отпуска будет являться не 6 мая, а 7 мая 2016 года. При этом в графе 5 должно быть указано 10 дней отпуска.

2. При делении отпуска на части одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 Трудового кодекса РФ).

Кроме того, в графике отпусков не нужно отражать отпуск за свой счет, по беременности и родам или по уходу за ребенком.

3. В графике могут быть указаны отпуска внешних совместителей. Законодательством это не запрещается. Для этого от внешнего совместителя нужно получить информацию о датах отпуска по основному месту работы. Например, попросить такого сотрудника принести соответствующую справку или выписку из графика отпусков, где будут указаны даты его запланированного отпуска. Ведь, согласно части 1 статьи 286 Трудового кодекса РФ, отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основному месту работы. В то же время необходимо учитывать, что при переносе сотрудником отпуска по основному месту работы на другой срок на работе по совместительству ему не смогут отказать в аналогичном желании.

То есть запланированные даты начала отпуска, указанные в графике на работе по совместительству, в данном случае роли не играют. 

Если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска по совместительству меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель (по просьбе сотрудника) должен предоставить отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ч. 1 ст. 286 Трудового кодекса РФ).

4. Если сотрудник принят на работу после утверждения графика отпусков, то дополнения в график не вносятся.

Напомним, что такой сотрудник по общему правилу может уйти в очередной оплачиваемый отпуск (за первый год работы) только по истечении шести месяцев непрерывной трудовой деятельности у данного работодателя (ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Хотя по соглашению сторон он может быть предоставлен и до окончания этого срока.

Также отметим, что сотруднику, не отработавшему шести месяцев на работе по совместительству, отпуск все равно предоставляется, но авансом (ст. 286 Трудового кодекса РФ).

Значит, новому сотруднику отпуск предоставляется на основании его заявления. Однако по желанию работодателя можно оформить дополнительный график или приложение к уже утвержденному, указав в нем сведения об отпусках новичков. Этот документ рекомендуем утвердить, предварительно согласовав с профсоюзом (при его наличии в учреждении).

5. Что касается указания в графике вместо конкретной даты начала отпуска месяца его предоставления, то это может привести к возникновению вопросов о правомерности предоставления отпуска со стороны трудовой инспекции в случае проверки учреждения.

Следовательно, в графике отпусков целесообразно приводить общее количество календарных дней отпуска и конкретную дату начала запланированного отпуска.

6. Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться (письмо Минфина России от 13 мая 2010 г. № 03-03-06/4/55):

  • либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год;
  • либо по соглашению между сотрудником и работодателем.

При этом в течение года сотрудник имеет право использовать несколько отпусков за разные рабочие годы. Но если у него есть неотгулянные отпуска за прошлые годы, то в соответствии с частью 1 статьи 122 Трудового кодекса РФ в первую очередь он должен использовать отпуск за текущий год.

Значит, неиспользованные за прошлые рабочие годы отпуска следует включать в график на очередной (текущий) год. Однако по соглашению сторон трудового договора старые отпуска могут предоставляться работнику вне графика. В таком случае основанием будет являться заявление сотрудника и соответствующий приказ работодателя.

Особые категории работников

Некоторые категории работников вправе уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время. К ним относятся, в частности:

Санкции за график отпусков с нарушениями

Если в казенном учреждении отсутствует график отпусков или же он составлен с нарушениями действующих правил, работодатель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии со статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях:

  • для должностных лиц это штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
  • для юридических лиц – штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или приостановление деятельности учреждения на срок до 90 суток.

Н.Д. Чернушенко,

генеральный директор ООО «НиАн Оптима»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться







  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Минфин и сами налоговики считают что в рамках встречки они могут запросить практически любые документы (письмо от 9 октября 2012 г. № 03-02-07/1-246). В НК нет ограничений по периоду, к которым относятся требуемые документы, или к их перечню. Но рамки все же есть. Запрашиваемые документы должны относится к определенной сделке.

Ваш директор приносит первичку на подотчет?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка
 

Дружите и общайтесь на профессиональные темы!

Главные бухгалтерские новости у вас на почте. Бесплатная рассылка!