Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

ФНС заранее разъяснила, какие коды ставить в годовой отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Учет электронных продуктов в учреждении

18 декабря 2015 661 просмотр

Сайт журнала «Учет в образовании»

Электронный журнал «Учет в образовании»

Объект интеллектуальной деятельности или НМА

Будем говорить про учет электронных продуктов в учреждении. Но сначала вот о чем. Термин «электронные продукты» в законодательных и нормативных актах пока не используется. Под ним обычно понимают информацию, которая может быть создана, представлена и использована в электронном виде, например электронные книги, электронные обучающие программы, справочные системы и т. п.

Электронные продукты представляются в виде, позволяющем скачивать их из интернета, либо на физических носителях – например флэш-накопителях, DVD-дисках.

Электронные продукты в любом случае представляют собой результат интеллектуальной деятельности.

Поэтому особенности их учета, поступления и списания зависят от того, обладает ли скачиваемый продукт признаками объекта основных средств или нет.

По совокупности требований части четвертой Гражданского кодекса РФ можно сделать вывод о том, что основным отличием объекта нематериальных активов от иных объектов интеллектуальной деятельности является наличие соответствующего договора – авторского заказа или лицензионного договора, предполагающего передачу покупателю (учреждению) исключительных прав.

Классификация по КОСГУ

В соответствии с Указаниями по применению бюджетной классификации (утверждены приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н) на код 320 «Увеличение стоимости нематериальных активов» КОСГУ относятся расходы по оплате договоров на приобретение в государственную, муниципальную собственность исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации. Из них к числу электронных продуктов могут быть отнесены права:

- на программное обеспечение и базы данных для ЭВМ;

- на сборники (энциклопедии, антологии, базы данных) и другие составные произведения, представляющие по подбору или расположению материалов результат творческого труда.

В составе текущих расходов  на код 226 КОСГУ относятся следующие затраты:

- на приобретение и обновление справочно-информационных баз данных;

- на подписку на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки;

- на приобретение неисключительных (пользовательских), лицензионных прав на программное обеспечение.

Нюансы бухучета

В бухгалтерском учете может использоваться одна из двух схем проводок:

- дебет счета 0 106 Х2 320 «Увеличение вложений в нематериальные активы» и кредит счета 0 302 32 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению нематериальных активов»;

- дебет счета 0 102 00 320 «Увеличение стоимости нематериальных активов» и кредит счета 0 106 Х2 320 «Увеличение вложений в нематериальные активы» – на сумму стоимости электронного продукта, включаемого в состав объектов нематериальных активов.

При этом помимо сумм, уплаченных поставщику (исполнителю – по договору авторского заказа), на увеличение первоначальной стоимости объекта могут быть отнесены и другие расходы, перечень которых установлен пунктом 62 Инструкции № 157н.

В частности, по мнению автора, на увеличение стоимости таких объектов могут быть отнесены расходы по его адаптации (установке) для конкретных нужд покупателя.

При применении данной схемы на практике проблем, как правило, не возникает.

В том случае, когда приобретаются электронные продукты, стоимость которых списывается на увеличение текущих расходов по коду 226 КОСГУ, могут иметь место некоторые особенности.

Приобретение таких продуктов может совершаться по общим правилам оплаты услуг сторонних экономических субъектов – на основании заключенного договора (между поставщиком услуг и учреждением) и с использованием безналичной формы оплаты труда. В этом случае схема бухгалтерских проводок будет стандартной:

- дебет счета 0 401 20 226 «Расходы на прочие работы, услуги» и кредит счета 0 302 26 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»;

- дебет счета 0 302 26 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам» и кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства».

Однако на практике наиболее распространенной является схема, в соответствии с которой услуги по предоставлению электронных продуктов оплачиваются через подотчетных лиц – наличными деньгами, с банковской карты физического лица (работника учреждения) или с использованием возможностей оплаты, предоставляемых интернет-технологиями. В таких случаях применяется схема проводок с использованием счета 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг». При этом не имеет значения, были ли сотрудником получены наличные денежные средства для оплаты, внесения на банковскую карту или на пополнение электронного кошелька либо им для указанных целей были использованы личные средства. В последнем случае авансовый отчет заполняется «перерасходом».

Во всех случаях следует обращать особое внимание на экономическую обоснованность произведенных расходов (что может быть подтверждено руководителем соответствующего структурного подразделения), а также документальное подтверждение фактического размера расхода с личных счетов физического лица.

В том случае, когда электронные продукты поступают в учреждение в качестве предустановленного программного обеспечения при приобретении средств вычислительной или оргтехники, списание их стоимости в состав текущих расходов (на счет 0 401 20 226) представляется неправомерным. Причем даже тогда, когда стоимость таких продуктов выделена в расчетных документах.

По мнению автора, подобные затраты должны квалифицироваться как расходы по доведению приобретенных нефинансовых активов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях. Следовательно, они относятся на увеличение стоимости приобретенных объектов (дебет счета 0 106 ХХ 310 «Увеличение вложений в основные средства» и кредит счета 0 302 31 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»).

Когда электронные продукты предоставляются на физических носителях, может возникнуть необходимость оформления двух бухгалтерских проводок – если носитель подпадает под критерии отнесения к категории основных средств.

Проанализируем особенности учета самых популярных электронных продуктов на примерах.

Пример 1

Через подотчетное лицо приобретена справочная система (на условии неисключительных прав) на флеш-накопителе. Стоимость флеш-накопителя – 2000 руб., стоимость справочной системы – 5000 руб. Наличные деньги под отчет не выдавались. Система приобретена для использования в основной деятельности учреждения.

В бухгалтерском учете будут оформлены проводки:

Содержание операции Дебет Кредит Сумма
Приняты расходы по приобретению объекта основных средств через подотчетное лицо 4 106 31 310

«Увеличение вложений в основные средства – иное движимое имущество учреждения»

4 208 31 660

«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств»

2000
Принят к учету приобретенный объект основных средств (внешние запоминающие устройства имеют код ОКОФ 14 3020340, следовательно, флеш-накопители должны приходоваться в составе машин и оборудования) 4 101 34 310

«Увеличение стоимости машин и оборудования – иного движимого имущества учреждения»

4 106 31 310

«Увеличение вложений в основные средства – иное движимое имущество учреждения»

2000
Приняты расходы на сумму стоимости приобретенной справочной системы 4 401 20 226

«Расходы на прочие работы, услуги»

4 208 26 660

«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»

4000
Выданы денежные средства под отчет из кассы 4 208 31 560

«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств»

4 201 34 610

«Выбытия средств из кассы учреждения»

2000
4 208 26 560

«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»

4 201 34 610

«Выбытия средств из кассы учреждения»

4000

В том случае, когда производится оплата электронных продуктов, поступление которых в учреждение ожидается в течение нескольких периодов (три месяца, шесть месяцев, год), документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета допускается предварительное отнесение понесенных затрат в состав расходов будущих периодов. Подобные схемы оплаты и поставки электронных продуктов характерны для подписки на электронные издания и справочные системы (регулярно обновляемые и пополняемые).

При этом используется счет 0 401 50 000 «Расходы будущих периодов».

Привет 2

В июне учреждением оплачена полугодовая подписка на электронную версию бухгалтерского журнала на сумму 14 400 руб. В соответствии с учетной политикой учреждения подобные затраты относятся в состав расходов будущих периодов с последующим отнесением на расходы по коду 226 КОСГУ равными долями до окончания календарного года.

В бухгалтерском учете будут оформлены проводки:

Содержание операции Дебет Кредит Сумма
Принято обязательство 401 50 226

«Расходы будущих периодов на прочие работы, услуги»

302 26 730

Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»

14 000
Оплачено обязательство с лицевого счета 302 26 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам» 201 11 610

«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

14 000
Списана часть расходов будущих периодов при поступлении очередного номера издания (проводка оформляется ежемесячно в течение июля–декабря) 401 20 226

«Расходы на прочие работы, услуги»

401 50 226

«Расходы будущих периодов на прочие работы, услуги»

2400

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка