Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как уже в следующем месяце изменится налог на прибыль

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Компания изготовила визитные карточки

15 мая 2008 34 просмотра

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

На визитной карточке обычно указывается название организации, ее почтовый адрес, телефон, факс, официальный сайт, а также информация о владельце — конкретном сотруднике фирмы: фамилия, имя, отчество, должность, контактный телефон, адрес персональной электронной почты. Такая визитная карточка предназначена для представления личности самого сотрудника при выполнении им должностных обязанностей, например, при установлении контактов с потенциальными клиентами и партнерами. Проанализируем, как отразить расходы на изготовление подобных визиток в налоговом и бухгалтерском учете.

Налоговый учет расходов на изготовление визиток

Прежде всего определимся, можно ли в целях налогообложения расходы на изготовление персональных визитных карточек отнести к рекламным. Обратимся к статье 3 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе». В ней приведены определения основных понятий. Так, рекламой признается информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке. Объектом рекламирования является товар, средство его индивидуализации, изготовитель или продавец товара, результаты интеллектуальной деятельности либо мероприятие, на привлечение внимания к которым направлена реклама. Примеры подобных мероприятий: спортивное соревнование, концерт, конкурс, фестиваль, основанные на риске игры, пари.

Понятие неопределенного круга лиц разъяснено в письме Федеральной антимонопольной службы от 05.04.2007 № АЦ/4624. Это лица, которые не могут быть заранее определены в качестве получателя рекламной информации и конкретной стороны правоотношения, возникающего по поводу реализации объекта рекламирования. Такой определяющий признак рекламной информации, как предназначенность ее для неопределенного круга лиц, означает отсутствие в рекламе указания о лице или лицах, для которых реклама создана и на восприятие которых она направлена.

Как правило, персональные визитки предназначены для конкретного круга лиц, определяемого самим сотрудником. Они не формируют и не поддерживают интерес к самой организации. Поскольку затраты на изготовление визитных карточек не соответствуют определению рекламы, их нельзя квалифицировать в налоговом учете как рекламные расходы. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 29.11.2006 № 03-03-04/1/801.

Вместе с тем визитные карточки организации способствуют более эффективному взаимодействию сотрудников с контрагентами организации, то есть их использование экономически оправданно и, по сути, направлено на получение компанией дохода. Учитывая, что перечень прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль организации, является открытым, подобные затраты следует относить к другим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако делать это можно, только если в должностные обязанности работника, для которого изготовлены визитки, входит установление и поддержание деловых контактов с партнерами и контрагентами компании. Причем должностные обязанности таких сотрудников должны быть определены соответствующими должностными инструкциями, утвержденными генеральным директором организации или руководителем структурного подразделения.

Для признания любых затрат в целях налогообложения прибыли необходимо убедиться, что они соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Иными словами, расходы на изготовление визиток обоснованны, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода. Затраты на изготовление визиток, не соответствующие указанным критериям, не учитываются при расчете налога на прибыль согласно пункту 49 статьи 270 НК РФ.

Обратите внимание

Учет визиток, не содержащих данных о сотруднике
Некоторые организации заказывают изготовление листовок в форме визитных карточек и указывают на них название организации, основные виды или направления деятельности, адресный блок (почтовый адрес, телефон, факс, электронный адрес), официальный сайт, режим работы. Это так называемые корпоративные визитки. При их оформлении обычно используется логотип компании, фирменный цвет, шрифт и т. д. Личные данные сотрудника, представляющего организацию, не приводятся. То есть подобной листовкой (визиткой) может воспользоваться любой работник компании, например, на выставке, семинаре или другом мероприятии, в ходе рекламных акций. При необходимости он просто вписывает личные данные на свободном месте или оборотной стороне карточки. Чаще всего ими пользуются продавцы, менеджеры, специалисты по закупкам, торговые консультанты.

Помимо информации о самой организации на таких листовках могут содержаться и другие элементы рекламы: указание на предлагаемые товары (работы, услуги), льготные цены, потенциальные скидки. Другими словами, размещается информация, призванная вызвать интерес лиц, получивших карточку, к деятельности организации. Зачастую подобные листовки, предназначенные для распространения среди неопределенного круга лиц, размещают при входе в организацию в общедоступном месте.

Затраты на изготовление корпоративных визиток (листовок) организация вправе учитывать в целях налогообложения прибыли как рекламные расходы на основании подпункта 28 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Дело в том, что при раздаче таких листовок происходит распространение неперсонифицированной информации об организации среди неопределенного круга лиц, так как сама фирма не может заранее знать обо всех лицах, до которых эта информация впоследствии будет доведена. Значит, подобные визитки или листовки соответствуют определению рекламы, указанному в Федеральном законе от 13.03.2006 № 38-ФЗ.

В бухгалтерском учете расходы на изготовление корпоративных визиток, содержащих рекламную информацию, учитываются на счете 44 «Расходы на продажу» субсчет «Рекламные расходы». Их оприходование и передача сотрудникам оформляется в установленном порядке. То есть при получении готовых карточек от фирмы-изготовителя заполняется приходный ордер по форме № М-4, а при выдаче работникам — требование-накладная по форме № М-11.

Какие документы нужно оформить

Помимо оплаты непосредственно самого изготовления (печати визиток) расходы на визитные карточки организации могут включать дополнительные затраты на оплату таких работ и услуг, как разработка макета, дизайн, создание логотипа, ламинирование визиток, термография (отделка отпечатанных изображений специальными термопорошками для превращения их в рельефные) и др.

Чтобы выполнить требования пункта 1 статьи 252 НК РФ, компания, в интересах которой изготавливаются визитные карточки, должна подтвердить расходы документально. В зависимости от перечня выполняемых работ ей необходимо запросить у организации-исполнителя следующие документы:

  • товарную накладную по унифицированной форме № ТОРГ-12 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132). Она служит основанием для оприходования визитных карточек;
  • договор с исполнителем, в котором четко прописан комплекс выполняемых работ;
  • акт сдачи-приемки работ по договору. Наличие акта является документальным подтверждением произведенных расходов.

Как оформить такой акт? Напомним, что в соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции организации должны быть оформлены оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Но форма акта сдачи-приемки работ в альбомах унифицированных форм не приведена. Поэтому организации вправе использовать произвольную форму акта, правда, при условии, что в ней содержатся обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Кроме перечисленных документов (договор, накладная, акт) для обоснования расходов на персональные визитки необходимо составить еще несколько внутренних документов.

Как уже отмечалось, в целях налогообложения прибыли можно учесть расходы на изготовление визитных карточек, предназначенных только для тех работников, которые в силу должностных обязанностей призваны поддерживать контакты с другими организациями. Значит, в организации должны быть разработаны и утверждены должностные инструкции.

Должностная инструкция работника — локальный нормативный акт, в соответствии с которым сотрудник осуществляет трудовую деятельность. Инструкция считается основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, права, обязанности и ответственность работника согласно занимаемой должности. Получается, что именно в должностных инструкциях тех работников, для которых изготавливаются персональные визитные карточки, должна быть зафиксирована обязанность налаживания и поддержания деловых контактов с представителями сторонних организаций. Фрагменты примерных должностных инструкций приведены на предыдущей странице.

Кроме того, организация обязана издать внутренний организационно-распорядительный документ (приказ или распоряжение руководителя фирмы или другого уполномоченного сотрудника). В нем следует указать, для каких целей изготавливаются визитные карточки, а также утвердить список работников, которым в силу должностных обязанностей необходимы визитки. Если составить список проблематично, например, из-за большой численности сотрудников в компании или повышенной текучести кадров, вместо фамилий в приказе достаточно указать должности работников (образец приказа см. на этой странице).

Итак, визитные карточки были заказаны и уже изготовлены организацией-исполнителем. Какими документами фирма-заказчик оформляет их оприходование и передачу сотрудникам?

При поступлении от организации-изготовителя визитных карточек заполняется приходный ордер по типовой форме № М-4, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Он оформляется материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления визиток на склад. В приходном ордере отражается фактически принятое количество визитных карточек.

Как правило, вся изготовленная на заказ партия визиток передается сотруднику, для которого они предназначены. Выдача сотрудникам визиток оформляется специальной ведомостью или требованием-накладной по форме № М-11, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Форма № М-11 применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между ее структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Она составляется в двух экземплярах. Требование-накладную заполняет материально ответственное лицо того структурного подразделения, которое передает визитные карточки сотрудникам.

Обратите внимание: поскольку согласно статье 252 НК РФ расходы подтверждаются документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, составление типовых форм № М-4 и М-11 при оприходовании и движении визиток внутри организации необходимо для обоснования расходов в целях налогообложения прибыли.

Когда стоимость визиток включается в доход работника

Наличие в должностных инструкциях работников обязанностей по поддержанию контактов со сторонними организациями позволяет не включать стоимость визитных карточек, заказанных и оплаченных компанией, в их совокупный доход, облагаемый НДФЛ. Но это правило не распространяется на работников, в обязанности которых не входят контакты с клиентами и партнерами. Расходы на изготовление визитных карточек для таких сотрудников признаются налогооблагаемыми доходами, полученными в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ). В подобной ситуации организация-работодатель признается налоговым агентом, и со стоимости изготовления персональных визиток она обязана удержать НДФЛ. Причем в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц включается полная стоимость визиток с учетом НДС и акцизов (п. 1 ст. 211 НК РФ). Датой получения доходов в натуральной форме считается день их фактической передачи. Это установлено в подпункте 2 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса.

Допустим, по договоренности между работодателем и сотрудником последний самостоятельно оплачивает часть стоимости изготовления визиток (например, 50%). Остальную сумму перечисляет организация. В этом случае сумма, уплаченная работником, не включается в его совокупный облагаемый доход. Основание — пункт 1 статьи 211 НК РФ.

Пример 1

ООО «Символ» в апреле 2008 года заказало в типографии и оплатило изготовление визитных карточек в количестве 100 штук для старшего бухгалтера организации С.А. Новиковой. В должностные обязанности старшего бухгалтера не входит поддержание контактов с клиентами и партнерами организации. Стоимость изготовления визиток — 590 руб. (включая НДС 90 руб.). В том же месяце все визитки были переданы в пользование С.А. Новиковой.

Согласно должностным обязанностям старший бухгалтер не занимается установлением и поддержанием контактов с другими организациями. Поэтому стоимость изготовления визитных карточек в размере 590 руб. включается в совокупный облагаемый доход С.А. Новиковой. То есть в апреле 2008 года ООО «Символ» обязано удержать с С.А. Новиковой НДФЛ в сумме 77 руб. (590 руб.x13%).

В налоговом учете затраты на изготовление визиток для С.А. Новиковой организация не относит к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль.

Бухгалтерский учет расходов на изготовление визиток

В бухгалтерском учете визитные карточки учитываются в составе материально-производственных запасов в соответствии с нормами ПБУ 5/01. Они отражаются на счете 10 «Материалы» субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» по стоимости изготовления.

При выдаче визиток сотрудникам по требованию-накладной (форма № М-11) или специальной ведомости их стоимость списывается с кредита счета 10 в дебет счетов учета затрат в зависимости от подразделения, в котором заняты соответствующие работники. Например, стоимость визиток для административно-управленческого персонала относится к расходам на управление организацией и подлежит списанию в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». Расходы на изготовление визитных карточек для сотрудников, участвующих в различных рекламных мероприятиях (менеджеров по рекламе, по продажам и т. д.), учитываются на счете 44 «Расходы на продажу».

Пример 2

Торговая компания ЗАО «Элемент» в марте 2008 года заказала специализированной фирме ООО «Дизайн-принт» изготовить визитные карточки для генерального директора в количестве 100 штук стоимостью 708 руб. (включая НДС 108 руб.) и начальника отдела продаж в количестве 150 штук стоимостью 1062 руб. (в том числе НДС 162 руб.). Визитки были переданы сотрудникам сразу после их получения от фирмы-изготовителя в апреле 2008 года.

В налоговом учете ЗАО «Элемент» затраты на изготовление персональных визиток в сумме 1500 руб. [(708 руб. + 1062 руб.) x 118x100] в апреле 2008 года включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

В бухгалтерском учете организации в апреле 2008 года сделаны проводки:

дебет 10-9 кредит 60
— 1500 руб. — отражена стоимость изготовления визитных карточек;

дебет 19 кредит 60
— 270 руб. (108 руб. + 162 руб.) — учтен ндс со стоимости изготовленных визиток на основании счета-фактуры ооо «дизайн-принт»;

дебет 60 кредит 51
— 1770 руб. (708 руб. + 1062 руб.) — перечислена ооо «дизайн-принт» оплата за изготовление визиток;

дебет 26 кредит 10-9
— 600 руб. (708 руб. – 108 руб.) — включена в состав общехозяйственных расходов стоимость визиток, переданных генеральному директору;

дебет 44 кредит 10-9
— 900 руб. (1062 руб. – 162 руб.) — признана в составе расходов на продажу стоимость визиток, переданных начальнику отдела продаж.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

УНП 7 декабря 2016 09:00 График отпусков на 2017 год
Кдело 6 декабря 2016 09:00 Отгул за сверхурочную работу

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка