Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Работник направлен в командировку за рубеж

15 мая 2008 24 просмотра

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом не имеет значения, где располагается конечный пункт командировки — на территории России или за ее пределами. Поэтому при зарубежных командировках, как и при командировках внутри страны, организация оформляет первичные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Это приказ о направлении в командировку (формы № Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма № Т-10а). Отчет о выполнении служебного задания сотрудник заполняет после возвращения из командировки. Командировочное удостоверение (форма № Т-10) при служебной поездке за пределы России выписывать не обязательно. Ведь законодательство стран зарубежных партнеров не предусматривает проставления в нем отметок, а время фактического нахождения сотрудника в командировке можно определить по записям в загранпаспорте. Исключение — командировки в страны СНГ. При условии, что на основании межправительственных соглашений с данными странами на документах для въезда и выезда пограничные органы не проставляют отметки о пересечении государственной границы. Рассмотрим, каковы налоги при командировках.

Как рассчитать аванс

Перед поездкой работник должен получить деньги на командировочные расходы, ведь компенсация таких затрат — обязанность работодателя (ст. 167 ТК РФ). Сотруднику выдается под отчет фиксированная сумма, за которую он впоследствии отчитывается. Порядок возмещения затрат на деловые поездки желательно прописать в локальном нормативном акте. Например, для определения суммы аванса на командировку нередко составляется специальная смета.

Основные статьи командировочных затрат — это расходы на проезд, проживание и суточные. При расчете суточных необходимо учитывать некоторые нюансы. Нормы возмещения суточных при загранкомандировках утверждены только для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета (постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812). Остальные организации самостоятельно устанавливают нормативы суточных для сотрудников. Обычно суточные при командировках по России выплачиваются в меньшем размере, чем при зарубежных поездках. Кроме того, для каждой страны действует свой норматив суточных.

Предположим, работник отбывает в командировку в один день, а пересекает российскую границу — в другой. Тогда со дня пересечения государственной границы при выезде из России суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. С даты пересечения границы при въезде в Россию суточные начисляются по нормативу для российских командировок. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для государства, в которое он направляется. Такие разъяснения приведены в письме Минтруда России и Минфина России от 17.05.96 № 1037-ИХ. Дату фактического пересечения границы после возвращения командированного можно проверить по отметкам в загранпаспорте.


[врез]

Пример 

ООО «Астарта» расположено в Воронеже. Для решения производственных вопросов с зарубежными партнерами работник компании С.Н. Салтыков был направлен в Мюнхен (Германия), а затем в Грац (Австрия). Срок командировки — с 14 по 23 апреля. Чтобы добраться до места назначения, командированный должен доехать на поезде до Москвы, а затем самолетом в Мюнхен. Предполагается, что, выехав из Воронежа 14 апреля, С.Н. Салтыков вылетит рейсом Москва — Мюнхен 15 апреля. Согласно приказу о командировке сотрудник 17 апреля выезжает из Мюнхена и на поезде прибывает в Австрию. Возвращение в Россию намечено на 23 апреля самолетом из Вены. По расписанию самолет приземляется в Москве 23 апреля. Работник должен вернуться в родной город на поезде 24 апреля.

Исходя из положения о командировках, действующего в организации, работникам выплачиваются суточные:

  • при командировках по России — 1000 руб.;
  • при командировках в Германию — 100 евро;
  • при командировках в Австрию — 110 евро.

Бухгалтер рассчитал суточные, как показано в табл. 1.

[/врез]

Таблица 1. Расчет суточных

Валюта суточных

Кол-во, дни

Стоимость

Всего

Примечание

Рубли 1 1000 1000 14 апреля
2 1000 2000 23, 24 апреля
Итого 3000
Евро 2 100 200 15, 16 апреля
6 110 660 17—22 апреля
Итого 860

Продолжительность зарубежной командировки нормативными актами не установлена. Предельные сроки командировки на сегодняшний день определены только для служебных поездок по России — не более 40 дней (п. 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62). Поэтому максимальная продолжительность загранкомандировок должна быть предусмотрена в локальном нормативно-распорядительном документе организации (ст. 8 ТК РФ).

Отчетность по командировке

После возвращения из зарубежной командировки работник обязан в течение трех дней отчитаться за израсходованные средства. Такое требование содержится в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40. Работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1.

К отчету прилагаются оправдательные документы: авиа- и (или) железнодорожные билеты, подтверждающие расходы на проезд, счета гостиниц, подтверждающие расходы на проживание, и другие документы, свидетельствующие о затратах. Чтобы подтвердить время пребывания в загранкомандировке, вместе с авансовым отчетом необходимо передать в бухгалтерию копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Налог на прибыль

Командировочные расходы, уменьшающие налоги при командировках, перечислены в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Это затраты на проезд к месту командировки и обратно, оформление виз, консульские, аэродромные и прочие сборы, наем жилого помещения, суточные.

Нормативы признания командировочных расходов для целей налогообложения прибыли утверждены только для суточных. Предельный размер возмещения остальных затрат на служебные командировки желательно зафиксировать в коллективном договоре или приказе руководителя. В налоговом учете они будут отражаться в сумме, не превышающей установленный в организации лимит (письмо Минфина России от 21.04.2006 № 03-03-04/2/114).

Чтобы расходы можно было признать в налоговом учете, они должны быть документально подтверждены и экономически оправданны (п. 1 ст. 252 НК РФ). К учету принимаются не только документы, составленные в соответствии с законодательством РФ, но и те, которые оформлены по обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве. Затраты могут быть обоснованны и документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами).

Итак, затраты на командировку за рубеж можно подтвердить документами, выданными за границей. Но не стоит забывать, что все оправдательные документы заполняются на русском языке. Если документы составлены на иностранном языке, нужно иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 приказа Минфина России от 29.07.98 № 34н). Действующим законодательством порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский не регламентирован. Поэтому фирма может поручить это либо собственному специалисту, либо профессиональному переводчику (письмо Минфина России от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66).

Расходы на проживание

Организация вправе признавать для целей налогообложения затраты на проживание командированного работника в сумме фактических затрат на основании счетов, выданных иностранными отелями, при наличии построчного перевода. Разумеется, в таких документах должна быть информация, подтверждающая стоимость и сам факт проживания работника в гостинице (письмо Минфина России от 08.08.2005 № 03-05-01-04/261). Иногда в счетах, выставленных иностранными гостиницами, НДС выделен отдельной строкой. В целях налогообложения прибыли он учитывается в составе прочих расходов согласно подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ при документальном подтверждении удержания налога иностранной организацией (письмо Минфина России от 04.04.2005 № 03-03-01-04/1/148).

Проезд к месту командировки и обратно

Затраты на проезд к месту зарубежной командировки и обратно уменьшают налогооблагаемую прибыль.

В настоящее время при международных перевозках используются электронные билеты. Подтверждением расходов на проезд служат распечатка электронного билета на бумажном носителе и посадочный талон. В распечатке обязательно указывается информация, подтверждающая проезд работника к месту командировки. Такими реквизитами, в частности, могут быть фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета (письмо Минфина России от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649).

Иногда в командировку за рубеж направляется группа из нескольких человек (например, для участия в выставке). В некоторых ситуациях организации выгодно не покупать каждому из них билет, а зафрахтовать воздушное судно. Расходы на аренду чартерного рейса, которые экономически обоснованны и документально подтверждены, компания учтет при налогообложении прибыли (письмо Минфина России от 07.06.2007 № 03-03-06/1/365).

Бывает, что работник, которому полагается отпуск, после выполнения служебного задания остается в месте командирования на отдых. Тогда затраты на оплату обратного билета к месту постоянной работы не считаются экономически оправданными, поскольку работник возвращается не из служебной командировки. Дата отбытия работника из загранкомандировки должна совпадать с датой, указанной в приказе о направлении в командировку (письмо Минфина России от 10.11.2005 № 03-03-04/2/111).

Нормативы суточных

Суточные при командировках за рубеж учитываются в налоговом учете в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 (далее — постановление № 93). При служебных поездках за рубеж действуют отдельные нормативы для каждой страны. Кроме того, лимиты суточных зависят от длительности поездки: для поездок свыше 60 дней нормы ниже. Нормы суточных при исчислении налога на прибыль установлены для тех стран, где расположены представительства России. Если иностранное государство в постановлении № 93 не поименовано, лимиты суточных определяются по сопредельным странам (письмо Минфина России от 06.03.2006 № 03-03-04/1/182). Суточные при загранкомандировках выплачиваются со дня пересечения границы при выезде из Российской Федерации. В день возвращения в Россию суточные начисляются по нормативу российских командировок. Дату пересечения границы определяют по отметкам в паспорте.

Как поступить, если отметки в паспорте не проставляются и на границе не выдаются миграционные карты или иные аналогичные документы? Тогда днем пересечения российской границы считается день отъезда работника из пункта отправления, а при въезде в Российскую Федерацию — день отъезда работника из пункта командировки (письмо Минфина России от 14.12.2004 № 03-05-01-04/105). Основанием для выплаты суточных будут служить приказ о направлении в командировку, распечатка электронного билета, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице. Об этом говорится в письме Минфина России от 08.09.2006 № 03-03-04/1/660.

Прочие расходы

Иногда руководители организаций или топ-менеджеры, выезжая в зарубежную служебную поездку, пользуются услугами VIP-залов. Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ в составе расходов на командировки учитываются консульские, аэродромные сборы, а также аналогичные платежи. Перечень аэронавигационных сборов утвержден приказом Минтранса России от 02.10.2000 № 110. Услуги VIP-залов в перечне не поименованы. Кроме того, перечень граждан, обслуживаемых в зале официальных делегаций, утверждается Минтрансом России по согласованию с органами исполнительной власти субъектов РФ. Так сказано в пункте 2 постановления Правительства РФ от 19.09.96 № 1116. Следовательно, затраты на использование VIP-залов физическими лицами, не указанными в перечне, не отвечают требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ и не учитываются при налогообложении прибыли.

При зарубежных командировках организации несут расходы на оформление виз, паспортов, ваучеров и т. д. Если командировка по каким-либо причинам не состоялась, стоимость указанных затрат не учитывается при налогообложении прибыли (письмо Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

Командированные сотрудники в служебной поездке обычно пользуются телефонной связью и интернетом. Стоимость таких услуг может быть учтена при исчислении налога на прибыль. Главное, чтобы компания документально подтвердила произведенные расходы (распечатками операторов связи, расшифровками счетов и т. д.) и доказала их экономическую обоснованность (письмо Минфина России от 31.05.2007 № 03-03-06/1/348). В налоговом учете они отражаются в качестве расходов на услуги связи на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Как видим, организация зарубежных командировок — дело достаточно хлопотное. Необходимо получать визы, оплачивать консульские сборы, приобретать билеты, бронировать гостиницы. Поэтому некоторые компании заключают договоры на организацию командировок со специализированными компаниями, например с турагентствами. Затраты по таким договорам, которые соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ, уменьшают налогооблагаемую прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Кодекса (письмо Минфина России от 21.12.2007 № 03-03-06/1/884).

Признание командировочных расходов

Датой осуществления командировочных расходов в налоговом учете признается день утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Согласно пункту 10 статьи 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России на день признания соответствующего расхода. Таким образом, расходы в иностранной валюте, произведенные работником во время загранкомандировки, при налогообложении прибыли пересчитываются по официальному курсу Банка России на день утверждения авансового отчета. Сказанное относится и к расходам, которые работодатель заранее произвел в безналичном порядке (в частности, расходы по найму жилого помещения). Об этом письмо Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-04/2/58.

Из-за того что при принятии авансового отчета дата признания расходов не совпадает с датой их компенсации сотруднику (датой безналичной оплаты), возникают положительные или отрицательные разницы. В налоговом учете они относятся к внереализационным доходам либо расходам (п. 11 ст. 250 и подп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Особенности удержания НДФЛ

Порядок исчисления НДФЛ с суммы возмещения командировочных расходов един как для командировок внутри страны, так и за ее пределы. Компенсационные выплаты, не включаемые в доход работника, перечислены в пункте 3 статьи 217 НК РФ. Так, НДФЛ не облагаются суточные, выплачиваемые по законодательству РФ, но не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке.

Чтобы определить подлежащую налогообложению величину суточных, выплаченных в иностранной валюте, необходимо перевести их стоимость в рубли. Для этого используют курс, действовавший на дату выдачи суточных (письмо Минфина России от 01.02.2008 № 03-04-06-01/27). Ведь датой фактического получения дохода в денежной форме является день его выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Не облагается НДФЛ возмещение сотруднику расходов по найму жилого помещения, даже если подтверждающие документы не представлены. При отсутствии документов НДФЛ уплачивается с суммы компенсации, превышающей 2500 руб. за каждый день.

Мы уже рассматривали вопросы исчисления налога на прибыль в ситуации, когда отпуск сотрудника начинается сразу после выполнения служебного задания в загранкомандировке. Если сотрудник возвращается из зарубежной поездки только после окончания отпуска, компания не должна оплачивать обратный билет. Иначе с его стоимости удерживается НДФЛ согласно статье 211 НК РФ (письмо Минфина России от 10.11.2005 № 03-03-04/2/111).

При исчислении НДФЛ физические лица подразделяются на налоговых резидентов Российской Федерации и лиц, не являющихся таковыми. К доходам резидентов и нерезидентов применяются разные налоговые ставки — 13 и 30% (п. 1 и 3 ст. 224 НК РФ). Резидентами признаются физические лица, находящиеся на территории РФ не менее 183 дней в течение 12 месяцев подряд (п. 2 ст. 207 НК РФ). Поэтому компания, часто направляющая работников в зарубежные командировки, должна вести учет времени, в течение которого сотрудник находился вне территории России. При изменении налогового статуса работника НДФЛ пересчитывается.

Пример 

Воспользуемся условиями примера 1. Перед отъездом в командировку 10 апреля 2008 года С.Н. Салтыков получил под отчет 8000 руб. и 2400 евро, а также билеты на самолет Москва — Мюнхен и Вена — Москва стоимостью 19 500 руб. (без НДС). Услуги агентства по бронированию и доставке билетов составили 2000 руб. (включая НДС 305,08 руб.)

Работник 25 апреля 2008 года представил в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах. В тот же день он был утвержден руководителем организации. В авансовом отчете указаны следующие суммы (табл. 2).

Счет из гостиницы (Мюнхен) работник потерял и попросил возместить расходы на проживание без подтверждающих документов.

В этот же день работник вернул в кассу часть неизрасходованного аванса: 200 руб. (8000 руб. – 7800 руб.) и 60 евро (2400 евро – 2340 евро).

Согласно ксерокопии паспорта и посадочных талонов граница между Россией и Германией пересечена 15 апреля, между Германией и Австрией — 17 апреля, между Австрией и Россией — 23 апреля 2008 года.

Согласно постановлению № 93 норматив суточных для целей налогообложения прибыли при краткосрочных командировках в Австрию — 66 долл. США за каждый день, в Германию — 65 долл. США. Курсы ино-

странных валют на дату выдачи аванса на командировку и на дату утверждения авансового отчета:

  • на 10 апреля 2008 года — доллар — 24,0473 руб., евро — 36,4918 руб.;
  • на 25 апреля 2008 года — доллар — 23,6781руб., евро — 36,8739 руб.

Для целей налогообложения прибыли ООО «Астарта» может учесть в расходах:

  • стоимость агентского вознаграждения без НДС — 1694,42 руб. (2000 руб. – 305,08 руб.);
  • затраты на проезд в размере 31 357,08 руб. [(4500 руб. – 686,44 руб.) + 19 500 руб. + 300 руб. + (70 евро + 80 евро + 60 евро)x36,8739 руб.];
  • расходы на проживание — 26 549,21 руб. (720 евро 36,8739 руб.);
  • суточные — 12 754,68 руб. [(3 дн.#100 руб.) + (2 дн.x65 долл. СШАx 23,6781руб.) + (6 дн.x66 долл. СШАx23,6781 руб.)];
  • получение визы и страховки — 9955,95 руб. [(120 евро + 150 евро)x36,8739 руб.].

В составе внереализационных доходов отражена положительная курсовая разница — 917,04 руб. [2400 евроx(36,8739 руб. – 36,4918 руб.)].

Затраты на проживание в гостинице в сумме 280 евро документально не подтверждены, поэтому не учитываются при расчете прибыли. Не включаются в расходы и сверхнормативные суточные.

НДФЛ по ставке 13% облагаются:

  • суточные свыше 700 руб. в день за каждый день командировки на территории России — 900 руб. [(1000 руб. – 700 руб.)x3 дн.)];
  • суточные свыше 2500 руб. в день за каждый день командировки за пределами России — 11 382,95 руб. (860 евроx36,4918 руб. – 2500 руб.x8 дн.);
  • расходы на проживание, не подтвержденные документами и превышающие 2500 руб. в день, — 5217,7 руб. (280 евроx36,4918 руб. – 2500 руб.x2 дн.).

[/врез]

Таблица 2. Командировочные расходы С.Н. Салтыкова

Расходы

Сумма

Подтверждающий документ

руб.

евро

Суточные 3000  860 Ксерокопия паспорта, посадочные талоны
Проезд Воронеж — Москва и обратно 4500  (в том числе НДС — 686,44) Ж/д билеты
Проезд Москва — Мюнхен и Вена — Москва 19 500 Авиабилеты
Проезд из Москвы в аэропорт и обратно 300 Билеты на автобус
Проезд из аэропорта в Мюнхен и из Вены в аэропорт 70 Такси
Проезд из Мюнхена в Грац 80 Билет на поезд
Проезд из Граца в Вену 60 Билет на поезд
Проживание в гостинице (Мюнхен) 280 (2 дн.x140) Служебная записка
Проживание в гостинице (Грац) 720 Счет
Получение визы 120 Справка
Приобретение медстраховки 150 Полис
Итого 27 300 2340

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка