Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как уже в следующем месяце изменится налог на прибыль

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Директор или главбух сменил фамилию: действия фирмы

16 июня 2008 26 просмотров

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

Любой гражданин, достигший 14 лет, вправе изменить имя, фамилию и отчество. Такая возможность предусмотрена в пункте 2 статьи 19 ГК РФ. Смена имени не является основанием для прекращения или изменения прав и обязанностей гражданина, приобретенных под прежним именем.

Изменение фамилии, имени или отчества осуществляется в порядке, закрепленном в Федеральном законе от 15.11.97 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния». В соответствии с пунктом 2 статьи 58 названного закона это действие проводит орган записи актов гражданского состояния (загс) по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего изменить имя. Смена ФИО подлежит государственной регистрации в загсе.

Гражданин, у которого поризошла смена имени, обязан самостоятельно позаботиться о внесении изменений в документы, оформленные на его прежнее имя, — общероссийский и заграничный паспорт, военный билет, водительское удостоверение, документы об образовании и т. п. (п. 2 ст. 19 ГК РФ). Кроме того, о смене имени он должен уведомить работодателей, а также должников и кредиторов. Для извещения работодателя следует обратиться в кадровую службу организации, написать заявление в произвольной форме и предъявить подлинники подтверждающих документов — паспорта, выданного на новое имя, свидетельства о регистрации (расторжении) брака, свидетельства об изменении имени и др. Копии перечисленных документов необходимо приложить к заявлению.

На основании полученных от работника сведений организация вносит изменения в кадровые (трудовой договор, трудовую книжку, личную карточку работника и т. д.) и бухгалтерские документы. Если сотрудник является одним их первых лиц компании — генеральным директором, главным бухгалтером или их заместителем, необходимо выполнить еще несколько важных действий.

Шаг. Уведомляем налоговую инспекцию

В Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) помимо прочих сведений содержится информация о лице, которое вправе без доверенности действовать от имени организации. Так установлено в пункте 1 статьи 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон № 129-ФЗ).

Круг лиц, имеющих право действовать от имени компании без доверенности, зависит от организационно-правовой формы юридического лица. От имени организации, созданной в форме общества с ограниченной ответственностью или акционерного общества, может действовать без доверенности директор, генеральный директор или президент, являющийся единоличным исполнительным органом общества. Это предусмотрено в статье 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон № 14-ФЗ) и в пункте 2 статьи 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Кроме того, полномочия единоличного исполнительного органа могут быть переданы по договору управляющему (индивидуальному предпринимателю) или управляющей компании. Иным лицам право выступать от имени коммерческой организации без доверенности законодательством не предоставлено.

Таким образом, в ЕГРЮЛ содержатся сведения о руководителе организации — директоре, генеральном директоре или президенте. Они включают фамилию, имя, отчество, должность, паспортные данные или данные иных документов, удостоверяющих личность, а также ИНН при его наличии (п. 1 ст. 5 Закона № 129-ФЗ).

При изменении перечисленных сведений организация обязана в течение трех дней сообщить об этом в регистрирующий орган по месту своего нахождения. Такое требование закреплено в пункте 5 статьи 5 Закона № 129-ФЗ. Значит, о смене фамилии руководителем организации нужно в трехдневный срок уведомить налоговую инспекцию. Для этого заполняется заявление по форме № Р14001, утвержденной постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 439 (далее — постановление № 439). Она используется при сообщении регистрирующим органам об изменении сведений о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы. Заявление заполняется в одном экземпляре. Подлинность подписи заявителя на нем заверяется нотариусом (п. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). Заявление передается в налоговую инспекцию по месту нахождения фирмы. Организации, расположенные в городах и регионах, где созданы единые регистрационные центры (Москва, Санкт-Петербург, Оренбург и др.), представляют заявления в межрайонные налоговые инспекции, занимающиеся государственной регистрацией юридических лиц в этих городах. Заявитель вправе подать заявление лично или через своего представителя либо направить почтовым отправлением с объявленной ценностью и описью вложения. Причем представителю (например, курьеру) не требуется доверенность на представление такого заявления в налоговый орган. Государственная пошлина за внесение в ЕГРЮЛ изменений не взимается (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Сотрудник налоговой инспекции, приняв документы, оформляет два экземпляра расписки в их получении (лист М формы № Р14001). В расписке перечисляются принятые от организации документы и ставится дата их получения. Если заявление в налоговую инспекцию подал непосредственно заявитель, расписка выдается ему в тот же день. Если документы поступили по почте или были переданы представителем организации, расписка высылается в течение рабочего дня, следующего за днем их получения, по указанному заявителем почтовому адресу с уведомлением о вручении. Об этом говорится в пункте 3 статьи 9 Закона № 129-ФЗ. Второй экземпляр расписки остается в регистрационном деле юридического лица, которое хранится в налоговой инспекции.

[внимание]

Справка

Ответственность только административная
К должностным лицам организации, которая не уведомила налоговую инспекцию о смене фамилии руководителем фирмы, сделала это  позже установленного срока либо представила недостоверные сведения, может быть применена административная ответственность. В пункте 3 статьи 14.25 КоАП РФ предусмотрен административный штраф в размере 5000 руб. Он налагается на директора, генерального директора, президента или другое лицо, осуществляющее руководство текущей деятельностью компании. Если полномочия единоличного исполнительного органа переданы управляющему, к административной ответственности привлекается руководитель или иной представитель управляющей организации, уполномоченный осуществлять текущее управление юридическим лицом, или управляющий — индивидуальный предприниматель.

Саму фирму, руководитель которой сменил фамилию, нельзя привлечь к налоговой ответственности, предусмотренной в пункте 1 статьи 126 НК РФ. В этом пункте установлен штраф за непредставление в оговоренный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов или иных сведений, указанных в Налоговом кодексе и других актах законодательства о налогах и сборах. Размер штрафа — 50 руб. за каждый непредставленный документ. Но, исходя из пункта 1 статьи 1 НК РФ, Закон № 129-ФЗ, в котором закреплена обязанность извещать налоговые органы об изменении сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ, не относится к актам законодательства РФ о налогах и сборах. Поэтому и ответственность, закрепленная в Налоговом кодексе, не применяется.

[/внимание]

Налоговые органы должны внести новую фамилию (имя, отчество) руководителя организации в ЕГРЮЛ в течение пяти рабочих дней со дня представления заявления (п. 1 ст. 8 и п. 3 ст. 18 Закона № 129-ФЗ). После этого компании выдается свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ по форме № Р50003, утвержденной постановлением № 439, а также выписка из ЕГРЮЛ с новыми сведениями. Названные документы выдаются лично заявителю или его представителю либо направляются заявителю по почте не позднее одного рабочего дня с момента государственной регистрации изменений. Основание — пункт 3 статьи 11 Закона № 129-ФЗ. Если названные документы получает в налоговой инспекции не сам заявитель, а его представитель, последний должен иметь надлежащим образом оформленную доверенность.

Нужно ли извещать налоговую инспекцию и вносить изменения в ЕГРЮЛ, если главный бухгалтер сменил фамилию? В соответствии с Законом № 14-ФЗ и Федеральным законом от 26.12.95 № 208-ФЗ главный бухгалтер не относится к числу лиц, имеющих право действовать от имени организации без доверенности. Поэтому сведения о таком работнике в ЕГРЮЛ не содержатся. В Налоговом кодексе также нет требований о представлении в налоговые органы информации о главном бухгалтере. Следовательно, если главный бухгалтер сменил фамилию, компания не обязана уведомлять об этом налоговую инспекцию. Однако если изменивший фамилию главный бухгалтер или сотрудник компании, занимающий иную должность, является участником организации, то известить налоговые органы и внести изменения в ЕГРЮЛ необходимо. Ведь согласно пункту 1 статьи 5 Закона № 129-ФЗ в ЕГРЮЛ содержатся в том числе сведения об учредителях (участниках) юридического лица. Но данное правило распространяется только на участников обществ с ограниченной или дополнительной ответственностью, а также на участников хозяйственных товариществ. Если главный бухгалтер — акционер в акционерном обществе, уведомлять налоговую инспекцию об изменении фамилии не нужно.

Чтобы уведомить налоговую инспекцию о смене фамилии участником общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью или хозяйственного товарищества, надо использовать заявление по форме № Р14001. Порядок и сроки его представления такие же, как и при извещении налоговой инспекции об изменении фамилии руководителя организации.

Шаг 2. Вносим изменения в учредительные документы в связи со сменой фамилии участником ООО

В некоторых случаях может потребоваться внести изменения не только в ЕГРЮЛ, но и в учредительные документы организации. Это необходимо, если сменивший фамилию работник является участником общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью или хозяйственного товарищества. Дело в том, что в учредительном договоре организации определяется состав ее учредителей (участников) и указываются сведения о них: фамилия, имя, отчество, паспортные данные. Информация об учредителях (участниках) общества приводится и в уставе компании (п. 2 ст. 12 Закона № 14-ФЗ). Отметим, что при смене участником фамилии изменения в учредительный договор могут и не вноситься. Основанием служит пункт 5 статьи 12 Закона № 14-ФЗ, согласно которому при несоответствии положений учредительного договора положениям устава общества преимущественную силу для третьих лиц и участников общества имеют положения его устава.

Для государственной регистрации указанных изменений организация представляет в налоговую инспекцию по месту нахождения заявление по форме № Р13001 (утверждена постановлением № 439), а также иные документы, предусмотренные в пункте 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ. Назовем их:

— решение о внесении изменений в учредительные документы организации;

— новая редакция учредительных документов (устава, учредительного договора) или изменения, вносимые в них;

— документ об уплате государственной пошлины. За государственную регистрацию изменений в учредительные документы юридического лица уплачивается госпошлина в размере 400 руб. (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ).

Данные изменения в целом вносятся в таком же порядке, как и при изменении фамилии руководителя организации. То есть заявитель в соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 129-ФЗ должен заверить у нотариуса подлинность своей подписи на указанном заявлении. Сотрудник налоговой инспекции, принявший от заявителя документы, составляет расписку в их получении в двух экземплярах (лист З формы № Р13001).

Шаг 3. Представляем в банк новую карточку с образцами подписей и оттиска печати

При смене фамилии руководителем, главным бухгалтером или иным лицом, имеющим право первой или второй подписи на банковских документах организации, нужно заменить карточку с образцами подписей и оттиска печати (далее — карточка). Ее форма утверждена Инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» (далее — Инструкция № 28-И).

Карточка представляется в банк фирмой-клиентом вместе с другими документами, необходимыми для открытия банковского счета или счета по вкладу (депозиту). Так сказано в пункте 7.1 Инструкции № 28-И. Карточка действует до прекращения договора банковского счета, закрытия счета по вкладу (депозиту) либо до ее замены новой карточкой. В пункте 7.14 Инструкции № 28-И установлено, что при изменении фамилии, имени, отчества указанного в карточке лица организация-клиент представляет новую карточку. Нотариальное свидетельствование подлинности подписей на ней не является обязательным (п. 7.12 и 7.13 Инструкции № 28-И). Поэтому фирма может либо представить в обслуживающий банк новую карточку, уже удостоверенную нотариусом, либо обратиться в кредитную организацию с просьбой оформить новую карточку непосредственно в банке. В любом случае в банк надо предъявить документ, удостоверяющий личность, с новой фамилией. Копия такого документа, а также старая карточка с указанием даты ее отмены подшиваются в юридическое дело клиента, хранящееся в кредитной организации.

Отметим, что в законодательстве РФ срок, в течение которого нужно известить банк о смене фамилии лицом, имеющим право первой или второй подписи, не установлен. Как правило, такой срок закрепляется в договоре банковского счета, а за невыполнение данного требования могут быть предусмотрены штрафные или иные санкции. Чтобы у компании не возникло проблем с осуществлением платежей, следует внимательно изучить условия договоров, заключенных со всеми банками, в которых у нее открыты банковские счета.

Шаг 4. Информируем партнеров

Помимо договоров банковского счета надлежит проверить остальные действующие договоры и контракты с контрагентами организации. Ведь нередко в договоры включают пункт, согласно которому при изменении реквизитов у одной из сторон договора она обязана уведомить другие стороны. Причем оговаривается срок для такого извещения, а за нарушение данного условия или срока зачастую предусматриваются значительные штрафные санкции.

К реквизитам сторон, в частности, относится фамилия директора, генерального директора или иного лица, заключившего договор. Значит, об изменении этими лицами фамилии нужно известить остальные стороны договора, направив им письма. Составить их можно в произвольной форме и отправить по почтовым адресам сторон, приведенным в договоре, или по факсу (электронной почте), если такой способ обмена информацией зафиксирован в договоре. В случае когда юридические или иные аналогичные службы компаний-партнеров требуют копию документа, на основании которого была изменена фамилия, к письму-извещению прилагается копия свидетельства о регистрации или расторжении брака или копия нового паспорта руководителя. По согласованию с контрагентом копию данного документа заверяет либо должностное лицо самой организации, либо нотариус.

Главный бухгалтер обычно не заключает договоры от имени фирмы. Его подпись может потребоваться лишь при составлении некоторых видов соглашений, в частности договоров аренды, ссуды, залога, поручительства. Но даже по таким договорам уведомлять остальные стороны о смене главным бухгалтером фамилии нужно, только когда подобное условие содержится в самом договоре. Например, в нем сказано, что в случае смены реквизитов, включающих фамилии руководителя и главного бухгалтера, стороны договора незамедлительно уведомляют друг друга о произошедших изменениях.

Кстати

ИНН не меняется, но работник сам должен получить новое свидетельство
Присвоенный физическому лицу идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) не подлежит изменению. Исключением является лишь внесение поправок в нормативные правовые акты РФ либо изменение структуры ИНН. Так сказано в пункте 3.1 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц (утвержден приказом МНС России от 03.03.2004 № БГ-3-09/178). Значит, при смене фамилии участником, руководителем или работником фирмы его ИНН остается прежним. Об этом также говорится в пункте 3.8 названного Порядка. Однако любой из перечисленных граждан должен самостоятельно получить новое свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории РФ по форме № 2-1-Учет. То есть ему следует обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства с заявлением о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ (форма № 2-2-Учет). Формы этих документов утверждены приказом ФНС России от 01.12.2006 № САЭ-3-09/826@.

В заявлении гражданин указывает новую фамилию в соответствии с документом, удостоверяющим личность, и вписывает присвоенный ему ранее ИНН. К заявлению, подаваемому в налоговую инспекцию, он прилагает свидетельство о постановке на учет, оформленное на прежнюю фамилию. Вместо него налоговая инспекция выдает свидетельство о постановке на учет с тем же ИНН и новой фамилией физического лица.

Информацию об изменении персональных данных физических лиц, а также о фактах замены документа, удостоверяющего личность, налоговые инспекции получают из органов, осуществляющих выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории России (паспортных столов и служб). На основании пункта 8 статьи 85 НК РФ указанные органы сообщают такие сведения в налоговую инспекцию по месту жительства гражданина в течение пяти дней с момента выдачи нового документа.

Допустим, фирма, главный бухгалтер которой изменил фамилию, представила в обслуживающий банк новую карточку с образцами подписей и оттиска печати. В кредитном договоре, заключенном с этим же банком и подписанном руководителем и главным бухгалтером организации, отражена обязанность проинформировать другую сторону договора обо всех изменениях реквизитов. Компания, несмотря на представление новой карточки, должна направить банку письмо-уведомление о смене фамилии в срок, указанный в кредитном договоре.

Шаг 5. Извещать внебюджетные фонды не нужно

О смене фамилии руководителем или иным лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности, фирма не обязана уведомлять ПФР, ФСС России и ТФОМС. Это должна сделать налоговая инспекция по месту нахождения организации, а в отношении компаний городов и областей, где функционируют единые регистрационные центры, — межрайонные налоговые инспекции, осуществляющие государственную регистрацию юридических лиц в данных регионах. Основание — пункт 19 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений (утверждены постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438).

В соответствии с названным пунктом налоговая инспекция в срок не более пяти рабочих дней с момента внесения изменений в ЕГРЮЛ представляет новые сведения об организации, содержащиеся в ЕГРЮЛ:

  • в территориальные органы Федерального агентства по управлению федеральным имуществом;
  • территориальные органы ПФР;
  • региональные отделения ФСС России;
  • военные комиссариаты;
  • территориальные фонды обязательного медицинского страхования;
  • территориальные органы Федеральной службы государственной статистики.

Обратите внимание: организация-работодатель должна сообщать в свое территориальное отделение ПФР об изменении сведений, указываемых в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, в том числе о смене фамилии, имени или отчества. Требование распространяется на всех работников. Оно установлено в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

При изменении фамилии застрахованное лицо обращается к работодателю с просьбой обменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (далее — страховое свидетельство). Для этого работник заполняет заявление по форме АДВ-2, утвержденной постановлением правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. В заявлении он приводит анкетные данные, отраженные на имеющемся у него страховом свидетельстве, а также изменившиеся сведения. Организация в двухнедельный срок передает заявление об обмене страхового свидетельства в территориальный орган вместе с описью документов по форме АДВ-6, утвержденной постановлением правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Изложенный порядок замены страхового свидетельства установлен в пунктах 23 и 24 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.03.97 № 318.

Страховое свидетельство, выданное ранее на прежнюю фамилию, сдается в отделение Пенсионного фонда. Вместо него ПФР выдает новое свидетельство с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета. Об этом говорится в пункте 4 статьи 7 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка