Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Выдаем деньги под отчет

15 ноября 2008 100 просмотров

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

Правила выдачи наличных денежных средств под отчет установлены в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее — Порядок). В соответствии с пунктом 11 Порядка организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на нужды экспедиций, геолого-разведочных партий, отдельных подразделений, в том числе филиалов, не имеющих самостоятельного баланса и находящихся вне района деятельности головной организации. Размеры и сроки выдачи наличных определяет руководитель компании.

Кому и на какой срок можно выдать деньги под отчет

Выдаем деньги под отчет. Денежные средства под отчет выдаются не всем работникам организации, а лишь тем, кто является подотчетным лицом. Список таких лиц, как правило, устанавливается приказом или распоряжением руководителя организации. Если из-за большой численности сотрудников, высокой текучести кадров или по другим причинам проблематично закрепить список конкретных сотрудников, в подобном приказе достаточно вместо фамилий работников назвать должности. Приказ или распоряжение руководителя составляется в произвольной форме.

В данном приказе целесообразно предусмотреть срок, на который выдаются подотчетные средства, и порядок представления отчетов об израсходованных суммах. Несмотря на то что предельный срок, на который можно выдать деньги под отчет, законодательно не ограничен, следует устанавливать разумный срок (например, один месяц). В приказе также можно оговорить максимальный размер аванса. Всех подотчетных лиц необходимо под роспись ознакомить с содержанием приказа (распоряжения) руководителя.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка).

Ежегодно переиздавать приказ об утверждении списка подотчетных лиц не нужно. Достаточно лишь дополнять его по мере изменения состава работников, а также доводить изложенную в нем информацию до сведения новых сотрудников.

Если подобного приказа в организации нет, то, по мнению налоговых органов, считается, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. Значит, расчеты по ним должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Отметим, что организация может закрепить максимальный срок, на который выдаются деньги под отчет, в приказе об учетной политике.

В приказе о закреплении списка подотчетных лиц не обязательно указывать работников, направляемых в служебные командировки. Ведь таким сотрудникам деньги на командировку выдаются на основании приказа руководителя о направлении их в командировку. Однако отчитаться об истраченных суммах и вернуть неизрасходованные деньги в кассу они обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки (п. 11 Порядка).

Три важных ограничения

Выдавая сотрудникам наличные денежные средства под отчет, следует помнить о следующих моментах, оговоренных в пункте 11 Порядка.

  • Не допускается выдача наличных денег под отчет, если работник не отчитался по ранее выданному ему авансу либо представил авансовый отчет, но не вернул неизрасходованную сумму.
  • Сотрудник не вправе передавать полученные под отчет наличные денежные средства другому работнику.

Кроме того, все подотчетные лица должны знать, что размер платежа наличными между юридическими лицами не должен превышать 100 000 руб. в рамках одного договора, заключенного между ними. Это установлено в Указании Банка России от 20.06.2007 № 1843-У.

Названный документ не содержит каких-либо ограничений по времени осуществления наличных расчетов (например, один рабочий день). В нем говорится лишь о предельной сумме расчетов в 100 000 руб. в целом по одному договору, заключенному между юридическими лицами. Срок действия договора и периодичность проведения расчетов по нему значения не имеют. Такие разъяснения приведены в письме Банка России от 04.12.2007 № 190-Т.

Если сотрудник, находящийся в служебной командировке, расходует денежные средства, полученные под отчет, на оплату услуг от своего имени (например, на приобретение авиабилетов), предельный размер расчетов в 100 000 руб. на него не распространяется. Лимит платежа нужно соблюдать, когда работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, заключаемым им от имени организации на основании доверенности, или по уже действующим договорам с другими юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. За нарушение указанного порядка организации и ее должностным лицам грозит административный штраф (см. врезку «Буква закона»).

Документальное оформление

Выдаем деньги под отчет. Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2). Этот документ подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо другие уполномоченные должностные лица. Подпись руководителя на расходном кассовом ордере не обязательна, если к нему прилагается документ (например, заявление работника или счет на оплату), на котором уже имеется разрешительная надпись руководителя (п. 14 Порядка).

В расходном кассовом ордере в строке «Основание» пишется «под отчет» и указывается цель расходования средств, например на хозяйственные нужды.

Работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Он оформляется по унифицированной форме № АО-1. Как уже говорилось, сотрудник обязан отчитаться за полученные под отчет денежные средства не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Если деньги под отчет получены на командировочные расходы, работник должен представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 11 Порядка).

На подотчетное лицо перечисляет документы, подтверждающие произведенные расходы, указывает их реквизиты (при наличии) и суммы понесенных затрат по ним. Список возможных документов не ограничен. К ним, в частности, относятся товарные и кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, авиационные, железнодорожные и другие билеты, командировочные удостоверения, различные квитанции. Работник прилагает оправдательные документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в порядке перечисления документов в отчете.

Проверенный в бухгалтерии авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это должностным лицом и принимается к учету. Если согласно представленному авансовому отчету у работника остался неиспользованный аванс, он сдает его в кассу организации по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) в обычном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

Когда работник приобретает товары или иные материальные ценности от имени организации, ему необходима на их получение либо на представление интересов компании. Доверенность на получение ТМЦ оформляется по форме № М-2 или М-2а. Доверенность не требуется, если подотчетное лицо совершает покупки для компании в магазине. Кроме того, она не нужна руководителю организации. Ведь согласно Гражданскому кодексу он вправе действовать от имени юридического лица без доверенности.

Доверенность оформляется в одном экземпляре и выдается получателю под расписку. Она должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Обычно доверенность выдается на 15 дней. На ней должна стоять подпись руководителя (иного должностного лица, уполномоченного на это учредительными документами) и печать организации. Если доверенность выдана на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей, на ней нужна подпись еще одного должностного лица — главного (старшего) бухгалтера. Об этом говорится в пункте 5 статьи 185 ГК РФ.

Буква законаЗа что могут оштрафовать
Организация, нарушившая правила работы с денежной наличностью и порядок ведения кассовых операций, привлекается к административной ответственности в виде штрафа в размере от 40 000 до 50 000 руб. На ее должностных лиц налагается административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. Основание

  • статья 15.1 КоАП РФ. К указанным нарушениям, в частности, относятся:
  • осуществление расчетов наличными деньгами с другими юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями сверх предельного размера в 100 000 руб.;
  • неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;
  • несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств; накопление в кассе наличных денег сверх лимита кассы, установленного для организацииобслуживающим банком.

Административной ответственности за нецелевое расходование денежных средств из кассы организации не предусмотрено

Обратите вниманиеКак продлить жизнь кассового чека
Бывает, что со временем чернила на кассовом чеке выцветают. Тогда отраженная на нем информация становится нечитаемой, то есть теряется. Восстановить ее, увы, практически невозможно. Как в этом случае подтвердить понесенные организацией расходы?

Ответ на данный вопрос содержится в письме Минфина России от 03.04.2007 № 03-03-06/1/209. В нем говорится, что есть два пути решения проблемы. Первый — иметь товарные чеки со всеми необходимыми сведениями. Второй — сразу делать ксерокопии кассовых чеков, заверять их должным образом и подшивать вместе с оригиналами чеков.

В законодательстве о бухгалтерском учете и в налоговом законодательстве не дается определение понятия «заверенные должным образом документы». Копии кассовых чеков необходимо удостоверить в общем порядке, то есть заверить подписью руководителя или другого уполномоченного должностного лица организации-покупателя и ее печатью. Оформленные таким образом ксерокопии кассовых чеков с приложением оригиналов чеков (даже с нечитаемыми реквизитами) могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат на приобретение товаров, работ или услуг за наличный расчет

Работник не вернул неизрасходованные деньги

Если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы, организации следует руководствоваться правилами, установленными в статье 137 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель вправе удержать из заработной платы работника сумму неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или по другим основаниям.

Решение об из заработной платы работника руководитель организации принимает не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Правда, при условии, что сам работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Удержания из заработной платы производятся в соответствии с приказом или распоряжением руководителя организации. Вместе с тем унифицированной формы такого приказа не установлено, то есть его можно составлять произвольно. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

Допустим, работодатель решил не удерживать с сотрудника задолженность по выданным подотчетным средствам. Тогда не возвращенная в срок сумма признается доходом работника, с которого нужно уплатить НДФЛ. Ведь согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ в налоговую базу по НДФЛ включаются все доходы физического лица, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Организация, выдавшая , является налоговым агентом. Значит, согласно пункту 1 статьи 226 НК РФ она обязана исчислить НДФЛ, удержать его у работника и уплатить сумму налога в бюджет.

Поскольку работник обязан произвести окончательный расчет по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который они выданы (трех рабочих дней со дня возвращения из командировки), датой получения дохода в целях исчисления налога на доходы физических лиц признается день, следующий за днем, когда сотрудник должен был рассчитаться с организацией.

Секретарь ЗАО «Ассорти» Н.И. Филимонова 1 октября 2008 года получила в кассе организации аванс на приобретение канцтоваров — 2000 руб. В учетной политике компании установлено, что наличные деньги выдаются под отчет на срок не более 15 календарных дней. Работница 6 октября 2008 года представила в бухгалтерию авансовый отчет и приложила к нему кассовые и товарные чеки, подтверждающие покупку канцтоваров на общую сумму 1420 руб. Неистраченный аванс она не вернула. Руководитель организации решил не взыскивать эту сумму с сотрудницы. Оклад секретаря — 18 000 руб. в месяц, октябрь она отработала полностью.

Н.И. Филимонова должна была отчитаться о подотчетных суммах и произвести по ним полный расчет в течение трех рабочих дней после окончания срока, то есть не позднее 20 октября 2008 года. Согласно представленному в срок авансовому отчету неиспользованная сумма составила 580 руб. (2000 руб. – 1420 руб.). На следующий день после истечения срока подачи отчета — 21 октября 2008 года организация обязана включить эту сумму в доходы работницы и исчислить налог на доходы физических лиц в размере 75 руб. (580 руб. х 13%).

За октябрь работнице причитается заработная плата в размере 15 660 руб. (18 000 руб. – 18 000 руб. х 13%). При ее выплате организация дополнительно удерживает НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм — 75 руб. Таким образом, Н.И. Филимонова получит на руки 15 585 руб. (15 660 руб. – 75 руб.).

Работник не отчитался в срок

Бывает, что работник получил деньги под отчет и потом за них не отчитался либо представил отчет позже установленного срока. Чтобы не возникало подобных ситуаций, целесообразно регулярно проводить инвентаризацию задолженностей работников по подотчетным суммам и своевременно информировать подотчетных лиц о приближении сроков представления отчета по выданным им авансам.

Нужно ли в этих случаях удерживать НДФЛ? Если работник не отчитался об использовании полученного аванса до конца налогового периода (календарного года), право собственности на эти подотчетные суммы к нему не переходит, но возникает право распоряжения данными средствами. Следовательно, такие денежные средства признаются его доходом и с них нужно удерживать НДФЛ.

Предположим, отчиталось позже установленного срока, но до окончания календарного года, в котором этот срок истек. Тогда у работника в налоговом периоде не возникает дохода, облагаемого НДФЛ.

Работник заплатил свои деньги

Возможна и такая ситуация, когда нужно срочно купить расходные материалы (например, чековую ленту для ККТ или картридж для принтера) или оплатить выполненную работу (к примеру, ремонт служебного автомобиля), а наличных денег в кассе нет. Тогда сотрудник вынужден тратить личные деньги. После того как он представит авансовый отчет и подтверждающие документы, организация возместит ему понесенные расходы.

Допустим, подотчетное лицо товар в магазине, что подтверждается кассовым и товарным чеками, и затем передало его организации. Такая операция может быть расценена как продажа работником товара организации. Значит, у данного сотрудника возникнет обязанность подать в налоговый орган по месту учета налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ. Ведь при продаже имущества, принадлежащего физическому лицу на праве собственности, исчисление и уплату НДФЛ он производит самостоятельно (подп. 2 п. 1 и п. 3 ст. 228 НК РФ).

Вместе с тем у подотчетного лица имеются документы, подтверждающие расходы на приобретение товара. Величина этих расходов совпадет с суммой возмещения, полученной от организации. То есть финансовый результат от данной операции будет равен нулю, и дополнительной налоговой нагрузки у работника не возникнет.

Еще одна типичная ситуация. Все документы, подтверждающие приобретение, оформлены на компанию. Работник представил в бухгалтерию авансовый отчет, но задолженность перед ним работодатель погасил лишь через месяц. В этом случае работник признается кредитором организации, поскольку он фактически предоставил ей деньги взаймы. Поэтому организации дополнительно придется оформлять договор займа.

Чтобы не допускать подобных ситуаций, следует, во-первых, прописать в приказе об утверждении списка подотчетных лиц, что в исключительных случаях сотрудникам разрешается использовать личные деньги на покупку товаров, работ или услуг для организации. Израсходованные на эти цели средства компенсируются им из кассы предприятия непосредственно в день представления авансового отчета и оправдательных документов.

Во-вторых, нужно выдавать работникам, которым приходится тратить личные деньги на покупки для компании, хотя бы небольшие суммы под отчет. Тогда, даже если сотрудник выйдет за рамки полученного аванса, у организации лишь возникнет задолженность перед ним. Но ее нельзя будет квалифицировать как заем, предоставленный работником.

Деньги под отчет безналичными

В последнее время все чаще организации выдают денежные средства под отчет, перечисляя их на корпоративную банковскую карту. Это особенно удобно при направлении сотрудника в служебную командировку. Однако нужно помнить, что для перевода подотчетных сумм нельзя использовать так называемые зарплатные или иные личные банковские счета работников. Дело в том, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета. Следовательно, выдавать деньги под отчет на нужды, связанные с хозяйственной деятельностью организации, следует наличными или путем перевода на корпоративную банковскую карту. Такая позиция изложена в письме Банка России от 18.12.2006 № 36-3/2408

наличными деньгами

Предельный размер в 100 000 руб. по одному договору распространяется также на расчеты наличными деньгами между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями при условии, что эти расчеты связаны с осуществлением ими предпринимательской деятельности

оборотной стороне авансового отчета

При возврате работником подотчетных сумм в кассу организации не нужно применять контрольно-кассовую технику, так как эта операция не связана с продажей товаров, выполнением работ или оказанием услуг (письмо МНС России от 16.09.2004 № 33-0-11/585@)

доверенность

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц

удержании указанной суммы

По мнению Роструда, чтобы удержать подотчетную сумму из заработной платы работника, необходимо получить его письменное согласие (письмо от 09.08.2007 № 3044-6-0)

аванс под отчет

С граждан, являющихся резидентами Российской Федерации, НДФЛ с невозвращенной подотчетной суммы удерживается по ставке 13%, а с нерезидентов — по ставке 30% (ст. 224 НК РФ)

подотчетное лицо

Ошибки и неточности в заполнении подтверждающих документов (товарных чеков, квитанций, актов и т. п.) не дают оснований для включения соответствующих сумм в доход подотчетного лица

купило от своего имени

На основании подпункта 5 пункта 1 статьи 208 и пункта 1 статьи 209 НК РФ доходы, полученные физическим лицом от реализации принадлежащего ему имущества, находящегося в Российской Федерации, облагаются НДФЛ

1Документ утвержден решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40.

2См. письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704

3Унифицированные формы первичной учетной документации, применяемые для оформления кассовых операций, утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

4Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

5Обе типовые формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка