Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Главбух принимает дела: алгоритм действий

15 мая 2009 283 просмотра

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

Процедура передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к его преемнику действующим  законодательством  не  регламентирована. В пункте 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 № 59, говорится, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом. Причем делается это после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Хотя указанный документ принят давно, он по-прежнему применяется в части, не противоречащей Федеральному закону от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). Ведь в статье 19 Закона № 129-ФЗ говорится, что нормативные акты по бухгалтерскому учету, изданные до вступления в силу данного закона, действуют в части, не противоречащей ему.

Как происходит передача дел

Главбух принимает дела: алгоритм действий. На практике возможно несколько вариантов развития событий. Наиболее благоприятный для нового главного бухгалтера — принять дела непосредственно у прежнего руководителя бухгалтерии. То есть увольняющийся и новый главные бухгалтеры какое-то время работают вместе.

Понятно, что у организации не может быть одновременно двух главных бухгалтеров. Как тогда оформить трудовые отношения? Если новый главный бухгалтер не возражает, работодатель может принять его сначала на другую вакантную должность, например на должность заместителя или первого заместителя главного бухгалтера, а после увольнения прежнего руководителя бухгалтерии назначить на освободившуюся должность.

Другой вариант — нового работника сразу принять на работу в качестве главного бухгалтера, а уходящего главного бухгалтера на период передачи дел перевести на какую-то иную должность, например на должность заместителя финансового директора.

К сожалению, у каждого из заявленных вариантов есть свои недостатки. Скорее всего новый главный бухгалтер вряд ли согласится числиться заместителемглавного бухгалтера, даже временно. А уходящий главный бухгалтер, переведенный на должность заместителя финансового директора, вполне может передумать увольняться. Так что использовать предложенные варианты оформления можно, только если ни одна из сторон не возражает против этого.

Бывает, что на место уходящего главного бухгалтера переводят кого-то из сотрудников бухгалтерии. В таком случае никаких проблем с оформлением не возникает. Более того, процедура передачи дел значительно упрощается. Ведь работник уже в курсе текущих событий, знаком с руководством, коллективом, контрагентами организации и наверняка сам вел какие-то участки учета. Поэтому вникнуть в работу ему скорее всего будет гораздо легче, чем работнику, пришедшему со стороны.

Нередко к моменту увольнения главного бухгалтера замену ему подыскать не успевают. Организация вынуждена отпустить главного бухгалтера. Но кто будет принимать у него дела?

В подобной ситуации генеральный директор должен назначить сотрудника, который временно (до приема на работу нового главного бухгалтера) будет исполнять обязанности главного бухгалтера. Таким сотрудником, например, может быть заместитель главного бухгалтера или финансовый директор. Кроме того, руководитель организации вправе возложить обязанности главного бухгалтера на себя.

Соответственно принять дела у увольняющегося главного бухгалтера должен работник, назначенный временно исполняющим обязанности главного бухгалтера, либо сам директор.

Еще одна возможная ситуация — увольнение главного бухгалтера малого предприятия, который самостоятельно вел весь учет и был единственным бухгалтером в организации. В этом случае принять дела должен также руководитель организации, поскольку именно он несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в компании и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций (п. 1 ст. 6 Закона № 129-ФЗ).

Вне зависимости от конкретных обстоятельств процедуру передачи дел новому главному бухгалтеру можно разделить на следующие этапы:

  • назначение руководителем организации сроков приема-передачи дел и лиц, ответственных за это;
  • инвентаризация имущества, обязательств и наличных денежных средств в кассе организации;
  • собственно передача дел, в том числе передача первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • проверка состояния учета и отчетности (может проводиться как до, так и после подписания акта приема-передачи дел);
  • оформление акта приема-передачи дел.

Приказ о приеме-передаче дел

Главбух принимает дела: алгоритм действий. Передача дел от увольняющегося к новому главному бухгалтеру начинается с издания руководителем организации соответствующего приказа (распоряжения). В нем следует указать:

  • лиц, ответственных за прием и передачу дел (как правило, это новый и прежний главные бухгалтеры). Если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указывается лицо, которое будет принимать дела;
  • сроки приема-передачи дел;
  • разграничение полномочий и обязанностей между прежним и новым главными бухгалтерами (если какой-то период времени они будут работать вместе);
  • дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;
  • порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.

По каким основаниям работодатель вправе уволить главного бухгалтера

Кстати

Главный бухгалтер организации, как и любой другой сотрудник, является наемным работником. Трудовой договор с ним может быть заключен на определенный (не более пяти лет) или неопределенный срок. Если с главным бухгалтером заключен срочный трудовой договор, он, как правило, прекращается в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ). Об этом работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения.

Трудовой договор с главным бухгалтером, как срочный, так и заключенный на неопределенный срок, может быть прекращен по тем же основаниям, что и трудовые договоры с другими работниками. Эти основания перечислены в статьях 77—81,83 и 84 ТК РФ.

Кроме того, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор с главным бухгалтером еще по двум особым основаниям:

  • в случае принятия главным бухгалтером необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ст. 81 ТК РФ);
  • смены собственника имущества организации (п. 4 ст. 81 ТК РФ). При этом в соответствии со статьей 181 Трудового кодекса новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех его средних месячных заработков.

Ответ на вопрос, что следует понимать под сменой собственника имущества организации, содержится в пункте 32 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2. Итак, смена собственника имущества организации представляет собой переход (передачу) права собственности на имущество организации от одного лица к другому лицу (другим лицам). Причем уволить руководящего работника или главного бухгалтера на основании пункта 4 статьи 81 ТК РФ можно лишь в случае смены собственника имущества организации в целом. Так, указанных работников нельзя уволить при изменении подведомственности (подчиненности) организации, если при этом не произошла смена собственника ее имущества.

Более того, изменение состава участников (акционеров) общества не является основанием для расторжения трудового договора согласно пункту 4 статьи 81 ТК РФ. Дело в том, что собственником имущества, созданного за счет вкладов учредителей (участников) хозяйственного общества, а также произведенного и приобретенного обществом в процессе деятельности, является само общество. Его участники в силу абзаца 2 пункта 2 статьи 48 ГК РФ имеют лишь обязательственные права в отношении данного юридического лица. Значит, при изменении состава участников (акционеров) хозяйственного общества собственником имущества по-прежнему остается само общество, то есть смены собственника имущества не происходит

Срок, в течение которого дела должны быть переданы новому главному бухгалтеру или другому ответственному лицу, определяется в зависимости от объема работы, но не может превышать двух недель. Ведь главный бухгалтер, как и любой другой работник, имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели (ст. 80 ТКРФ).

Что касается даты, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период, ее обычно устанавливают исходя из сроков представления бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Это необходимо, чтобы разграничить ответственность принимающего и передающего дела. Так, если главный бухгалтер увольняется в апреле 2009 года, в приказе о приеме-передаче дел может быть указано, что он отвечает за сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности за I квартал 2009 года, а новый главный бухгалтер несет ответственность за отражение в учете хозяйственных операций, осуществленных после 31 марта 2009 года, и представление отчетности начиная с апреля 2009 года, а также за II квартал и полугодие.

Руководитель организации вправе создать специальную комиссию по приему-передаче дел. Это необходимо, если во время передачи дел были, например, выявлены серьезные нарушения в работе бухгалтерии. В состав комиссии обычно включаются работники бухгалтерии (заместитель главного бухгалтера, бухгалтер-кассир или бухгалтеры, отвечающие за ведение конкретных участков учета, например за расчет заработной платы), а также сотрудники иных подразделений организации (заведующий складом, начальник производства, главный технолог и т. п.), материально ответственные лица. При смене главного бухгалтера в филиале или обособленном подразделении компании к работе такой комиссии целесообразно привлечь главного бухгалтера головной организации.

Создание комиссии по приему-передаче дел оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации. В этом документе следует оговорить полномочия и регламент работы данной комиссии.

Кроме того, чтобы оценить реальное состояние дел в бухгалтерии, директор имеет право пригласить аудиторов. Естественно, этот вариант позволяет выявить и исправить ошибки, допущенные ранее в бухгалтерском учете и при исчислении или уплате налогов. Таким образом, новый главный бухгалтер сможет начать работу как бы с чистого листа, то есть он будет уверен, что в предыдущих периодах нет каких-либо ошибок и неточностей. Однако привлечение аудиторов потребует, вопервых, дополнительных финансовых затрат, а во-вторых, более длительного времени на прием-передачу дел. Несмотря на названные факторы, рекомендуем все-таки обратиться к помощи аудиторов, если на момент передачи дел в компании уже несколько лет не было налоговых проверок.

Инвентаризация имущества и обязательств

Главбух принимает дела: алгоритм действий. Провести инвентаризацию всего имущества и обязательств организации при смене главного бухгалтера обычно бывает невозможно. Подобная процедура не предусмотрена действующим законодательством, а ее проведение скорее всего потребует значительных трудовых и временных затрат. Но, с другой стороны, инвентаризация является надежным способом контроля и проверки. Поэтому рекомендуем провести хотя бы выборочную инвентаризацию имущества и обязательств организации.

Случаи, когда инвентаризация обязательна, перечислены в пункте 2 статьи 12 Закона № 129-ФЗ. Напомним лишь те из них, которые могут иметь отношение к увольнению главного бухгалтера:

  • смена материально ответственных лиц;
  • выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • реорганизация или ликвидация организации.

Как правило, главный бухгалтер не является материально ответственным лицом. Поэтому проводить инвентаризацию имущества организации при его увольнении не обязательно.

Вместе с тем в трудовом договоре с главным бухгалтером может быть установлена его материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба (абз. 10 ст. 243 ТК РФ). Например, полную материальную ответственность возлагают на главного бухгалтера малого предприятия, выполняющего и обязанности кассира. В подобной ситуации нужно обязательно провести инвентаризацию денежных средств в кассе.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств утверждены приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. Результаты инвентаризации наличных денежных средств оформляются актом по форме № ИНВ-15, а при инвентаризации ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности составляется инвентаризационная опись по форме № ИНВ-16.

Отметим, что инвентаризацию денежных средств в кассе целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главного бухгалтера, независимо от того, выполняет ли главный бухгалтер обязанности кассира и является ли он материально ответственным лицом.

Кроме того, в процессе передачи дел целесообразно также сверить расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами.

Прием-передача дел

Прием-передача дел заключается в непосредственной передаче прежним главным бухгалтером первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и других документов.

Нужно ли уведомить налоговую инспекцию

Обратите внимание

Из всех должностных лиц организации в ЕГРЮЛ содержатся сведения только об одном из них — имеющем право действовать от имени юридического лица без доверенности. Согласно федеральным законам от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» таким правом, как правило, обладает единоличный исполнительный орган общества — директор, генеральный директор, президент и др. Организация обязана своевременно уведомлять регистрирующие (налоговые) органы о смене указанного лица и об изменении сведений о нем. Основание — пункты 1 и 5 статьи 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ«О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Главный бухгалтер не относится к лицам, действующим от имени организации без доверенности. Более того, в Налоговом кодексе не содержится требование о представлении в налоговые органы сведений о главном бухгалтере. Значит, и сообщать в налоговую инспекцию о смене главного бухгалтера компания не обязана.

Несмотря на это, многие налоговые инспекции все-таки требуют извещать их об увольнении главного бухгалтера и приеме (переводе) на эту должность нового (другого) сотрудника. Ведь сведения о главном бухгалтере они заносят в свою базу данных по налогоплательщикам. Следовательно, получить на руки документы в налоговой инспекции (акты сверки по расчетам с бюджетом, решения, уведомления, требования), не предъявляя доверенности от организации, сможеттолько то лицо, которое указано в базе данных как главный бухгалтер. Кроме того, главный бухгалтер подписывает отчетность и налоговые декларации. Поэтому во избежание ненужных разногласий с налоговой инспекцией рекомендуем поставить ее в известность о том, что в организации сменился главный бухгалтер. Сделать это можно, направив в налоговую инспекцию письмо, составленное в произвольной форме. К нему нужно приложить копию приказа о назначении главного бухгалтера, заверенную руководителем организации. В письме следует указать фамилию, имя, отчество (полностью) нового главного бухгалтера, его паспортные данные и ИНН (при наличии), а также дату вступления в должность

На дату, которая установлена в приказе (распоряжении) о приеме-передаче дел, должны быть завершены учетные процессы за истекший период и сформированы все необходимые записи, распечатаны регистры бухгалтерского и налогового учета, составлена и представлена в налоговые органы бухгалтерская и налоговая отчетность. Первичная документация за этот период должна быть подшита в папки (дела) согласно номенклатуре дел, применяемой в организации, а документы за прошлые отчетные периоды должны быть прошиты (переплетены) и сданы на хранение.

По общему правилу, установленному в статье 17 Закона № 129-ФЗ, организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Сроки хранения конкретных видов документов приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Росархивом 6 октября 2000 года. Так, годовую бухгалтерскую отчетность и годовые налоговые декларации необходимо сохранять не менее десяти лет.

Налоговые органы вправе проверить деятельность организации за три календарных года, предшествующих году вынесения решения о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Следовательно, для целей налогового учета организация обязана сохранять документы, относящиеся к проверяемому периоду. Как правило, это те же первичные документы, которые служат основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Главный бухгалтер, принимая дела от предшественника, должен убедиться в наличии первичных документов, бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности и иных документов, необходимых для расчета налогов и отражения операций в бухгалтерском учете. Особое внимание следует уделить книгам покупок и книгам продаж за истекшие налоговые периоды, а также журналам учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Кроме того, передаются книги и журналы регистрации, которые ведутся в организации, например журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3), кассовые книги (форма № КО-4), журналы кассира-операциониста (форма № КМ-4), книга выдачи доверенностей, журнал регистрации путевых листов.

Если функции кассира выполняет главный бухгалтер (например, на малом предприятии), прежний главный бухгалтер обязан передать не только документы, но и денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности, ключи от сейфа и кассы.

Допустим, в ходе передачи дел выяснилось, что какие-то из документов или журналов (книг) отсутствуют либо утеряны. Новый главный бухгалтер должен уведомить об этом руководителя организации, а также указать недостающие документы в акте приема-передачи дел. Если речь идет о журнале (книге), его следует завести в тот день, когда данное нарушение было выявлено.

Проверка состояния учета и отчетности

Очевидно, что каждый главный бухгалтер, приступающий к обязанностям на новом месте работы, заинтересован в тщательной проверке состояния бухгалтерского и налогового учета в организации, а также в оценке достоверности отчетности, представленной за прошедшие периоды. Конечно, новому главному бухгалтеру проще, если для такой проверки компания пригласит аудиторов. Но если это невозможно, проверять учет и отчетность ему придется самостоятельно либо с помощью сотрудников бухгалтерии и других отделов организации. На что при этом нужно обратить внимание?

Требования, предъявляемые к учетной политике организации

Буква закона

Принимая дела, главный бухгалтер обязан проверить, отвечает ли учетная политика, принятая в компании, требованиям, установленным в пункте 6 ПБУ1/2008. Учетная политика любой организации должна обеспечивать:

  • полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);
  • своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);
  • большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
  • отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
  • тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);
  • рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности)

Начать проверку рекомендуем с изучения учредительных документов организации. В обществе с ограниченной ответственностью это устав и учредительный договор, а в акционерном обществе — устав.

Кроме того, целесообразно ознакомиться с протоколами собраний учредителей (акционеров) и совета директоров (наблюдательного совета), свидетельством о государственной регистрации, свидетельствами о постановке на учет в налоговом органе, документами о регистрации контрольно-кассовой техники. Указанная документация позволит получить представление о структуре компании, составе учредителей (участников, акционеров), количестве и местонахождении обособленных подразделений, если таковые имеются.

Затем следует разобраться в распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, системе документооборота, применяемой в организации, и в порядке обмена информацией между подразделениями (особенно при наличии филиалов).

Далее необходимо удостовериться в наличии приказов об учетной политике для целей бухгалтерского учета и налогообложения. Отметим, что организация не обязана утверждать такой приказ на каждый календарный год. Ведь предполагается, что учетная политика, принятая компанией, применяется последовательно от одного отчетного года к другому (п. 5 ПБУ 1/2008 и ст. 313 НК РФ). В случае необходимости в учетную политику вносятся изменения, которые оформляются отдельным приказом.

Новому главному бухгалтеру нужно внимательно изучить содержание приказа (приказов) об учетной политике, выяснить, какие методы (способы) учета использовались ранее и применяются сейчас. На основании положений учетной политики бухгалтер проверяет, соблюдались ли на практике принципы, прописанные в данном документе, правильно ли отражены хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете.

Если в организации использовались неунифицированные формы первичных документов, необходимо проверить, были ли они утверждены надлежащим образом. Напомним, что документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ, и утверждаться приказом руководителя в качестве приложения к учетной политике организации.

Далее следует ознакомиться со списками лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов и счетов-фактур, а также списками подотчетных лиц организации. Скорее всего новый главный бухгалтер будет включен в указанные списки, поэтому они должны быть своевременно скорректированы. Напомним, что список лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 3ст.9Закона№129-ФЗ)

После этого проводится проверка бухгалтерской и налоговой отчетности, а также отчетности во внебюджетные фонды за истекшие периоды. При первом ознакомлении с отчетностью целесообразно удостовериться в ее наличии и проверить, соблюдались ли сроки представления.

Допустим, организация работает уже много лет, объем отчетности достаточно велик. В подобной ситуации рекомендуем провести хотя бы выборочную проверку. Причем следует подробно изучить отчетность за три последних календарных года и за текущий год, то есть за периоды, которые налоговая инспекция имеет право проверить.

Если в организации проводились налоговые или аудиторские проверки, новому главному бухгалтеру полезно ознакомиться с актами налоговых проверок, решениями, вынесенными по результатам рассмотрения материалов налоговых проверок, и аудиторскими заключениями за последние три года. Нужно также посмотреть акты сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами и, как уже говорилось, обязательно сверить с ними платежи на текущую дату.

К сожалению, принимая дела, новый главный бухгалтер вряд ли успеет полностью проверить бухгалтерский и налоговый учет организации. Поэтому особое внимание рекомендуем обратить на операции текущего года. Ведь по большинству налогов (налог на прибыль, ЕСН, налог на имущество) налоговым периодом является календарный год. Значит, новому главному бухгалтеру придется подавать налоговые декларации в целом за год, то есть и за те периоды, когда он еще не работал в организации.

Минфин России недавно разъяснил, что главного бухгалтера нельзя привлечь ни к административной ответственности за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, ни к уголовной ответственности за уклонение от уплаты налогов, если эти нарушения были допущены его предшественником (письмо от 23.10.2008 № 03-02-08/20). В подтверждение данной позиции приведены следующие аргументы. В пункте 1 статьи 1.5 КоАП РФ установлено, что лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. «Уклонение от уплаты налогов и сборов возможно только при наличии прямого умысла с целью полной или частичной их неуплаты» (п. 8 постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006 № 64). Очевидно, что новый главный бухгалтер не может быть виноват (иметь умысел) в нарушениях, совершенных лицом, занимавшим данную должность до него.

Новому главному бухгалтеру следует также поинтересоваться, не находится ли организация в процессе судебного разбирательства с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами. Возможно, что и к самой организации кто-то предъявил претензии.

Составление акта приема-передачи дел

Заключительный этап передачи дел от увольняющегося к новому главному бухгалтеру — оформление акта приема-передачи. В нем указывают все существенные моменты, характеризующие состояние дел в бухгалтерии на дату передачи. Если в ходе передачи дел были выявлены ошибки либо обнаружено, что какие-то документы отсутствуют, необходимо отразить это в акте приема-передачи, а ошибки исправить и при необходимости представить уточненные налоговые декларации. Порядок внесения изменений в налоговые декларации изложен в статье 81 НКРФ.

Допустим, новый руководитель бухгалтерии успел лишь выборочно ознакомиться с документами, бухгалтерскими и налоговыми регистрами. Однако он выявил многочисленные недочеты или даже нарушения в ведении бухучета или расчете налогов. В этом случае главный бухгалтер может порекомендовать руководству провести аудиторскую проверку.

Поскольку порядок приема-передачи дел не регламентирован нормативными документами и форма акта приема-передачи дел не утверждена, его составляют в произвольной форме. Образец акта приведен на рисунке (см. ниже). В нем, в частности, отражаются:

  • фамилии, имена и отчества лиц, сдающих и принимающих дела;
  • дата и номер приказа (распоряжения) руководителя организации, на основании которого проводилась передача дел;
  • наименования и количество переданных документов (дел, папок или подшивок), хранящихся в бухгалтерии;
  • наименования и количество переданных дел (папок или подшивок), находящихся на хранении в архиве;
  • серии и номера неиспользованных банковских чеков;
  • наименования и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
  • номер последней выданной доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

 Образец акта приема-передачи документов



Зачастую печать организации и различные фирменные штампы хранятся у главного бухгалтера. Факт их передачи новому главному бухгалтеру или директору также следует отразить в акте приема-передачи.

Обычно при передаче дел возникает вопрос: какие именно документы (папки с документами) следует передавать и фиксировать в акте и за какой период?

Если компания небольшая и создана сравнительно недавно, прежний главный бухгалтер может передать новому все документы, хранящиеся в бухгалтерии, перечислив их в акте. Передавать все документы придется и в том случае, если у организации только один бухгалтер — главный.

Допустим, компания крупная и в штате бухгалтерии помимо главного числятся другие бухгалтеры. Тогда в акт включают только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главного бухгалтера. Не следует, например, отражать в акте передачу документов по начислению заработной платы и учету расчетов с работниками, если за ведение указанных операций отвечает бухгалтер по расчету заработной платы. Не нужно также передавать новому главному бухгалтеру кассовые документы, если в организации есть кассир или бухгалтер-кассир. В то же время новый главный бухгалтер должен проверить наличие всех необходимых бухгалтерских и налоговых документов.

Поскольку все бухгалтерские документы должны храниться в организации не менее пяти лет, именно за этот период и следует передавать документы.

Акт приема-передачи дел подписывается передающей и принимающей сторонами и утверждается руководителем организации. Он составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Если передается большое количество папок с документами, целесообразно составить отдельную опись переданных документов и не перечислять их наименования непосредственно в акте приема-передачи. К акту можно приложить следующие документы:

  • акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе (форма № ИНВ-15);
  • инвентаризационную опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16);
  • материалы с результатами последних инвентаризаций имущества и обязательств;
  • акты сверки расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами на момент передачи дел или на последнюю отчетную дату;
  • последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту);
  • перечень отсутствующих (утерянных) документов или учетных регистров. Недостающие учетные регистры следует завести не позднее дня приемки-передачи дел.
106 ответственности главного бухгалтера читайте в статье «За что можно привлечь к ответственности главного бухгалтера» //РНК, 2009, №7.— Примеч. ред.
2Формы № ИНВ-15 и ИНВ-16 утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88.
3Подробнее о том, как правильно хранить и уничтожать налоговые и бухгалтерские документы, читайте в статье «Беречь нельзя выкидывать, или Сроки хранения документов» // РНК, 2009, №6. — Примеч. ред.
4Формы № КО-3 и КО-4 утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88.
5Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 8 декабря 2016 18:00 Форма трудового договора – 2017
Бюджетник 8 декабря 2016 15:00 КБК для учреждений на 2017 год

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка