Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Вас поздравляют чиновники, от которых зависит ваша работа

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Билет «в отпуск» оплачивают компании, расположенные на северных территориях и вне их: почувствуйте разницу

15 июня 2009 106 просмотров

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

Билет «в отпуск» оплачивают компании. Законодательством РФ установлены государственные гарантии и компенсации по возмещению дополнительных материальных и физиологических затрат лицам, проживающим в экстремальных природно-климатических условиях районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. В частности, это компенсация расходов работников на проезд и провоз багажа к месту отпуска и обратно. В соответствии со статьей 164 ТК РФ компенсациями являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.

Природно-климатические условия районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей (суровые и продолжительные зимы, короткое и прохладное лето, жесткий температурно-ветровой режим, полярная ночь и полярный день, вечная мерзлота и др.) — фактор постоянного действия, оказывающий отрицательное влияние на здоровье работников. Их нельзя изменить или улучшить, поэтому отпуск сотрудников, работающих в организациях, расположенных в таких районах, рекомендуется проводить за пределами холодных зон.

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут взять на себя расходы сотрудника на проезд к месту проведения отпуска и обратно. Причем для бюджетных организаций данные компенсации являются обязательными.

Нормативные документы о компенсации отпускных расходов

Основными нормативными документами, устанавливающими компенсации отпускных расходов для сотрудников (членов их семей), работающих в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, являются Трудовой кодекс, Закон РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» (далее — Закон № 4520-1), а также Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 (далее — Правила).

Обратите внимание: государственные гарантии и компенсации, предусмотренные Законом № 4520-1, распространяются и на районы Севера, в которых начисляется районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, но которые не отнесены к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям (п. 3 постановления ВС РФ от 19.02.93 № 4521-1).

Порядок предоставления компенсации

Билет «в отпуск» оплачивают компании. Работники организаций, финансируемых из федерального бюджета и расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда в пределах территории России к месту проведения отпуска и обратно любым видом транспорта (кроме такси), в том числе личным. А также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 кг. Основание — статья 325 ТК РФ и статья 33 Закона № 4520-1.

Воспользоваться правом на компенсацию отпускных расходов может не только работник бюджетной организации, но и неработающие члены его семьи. К членам семьи работника организации, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с ним.

Обратите внимание: компенсация расходов предоставляется работнику организации, финансируемой из федерального бюджета, только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ). Действующим законодательством не предусмотрена выплата такой компенсации лицам, работающим по совместительству.

Компенсация расходов членам семьи производится при условии их выезда к месту отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период его нахождения в отпуске.

Что касается коммерческих организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, размер, условия и порядок компенсации таких расходов устанавливает работодатель с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций. Соответствующие положения должны быть закреплены в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (абз. 8 ст. 325 ТК РФ). Причем, исходя из буквального прочтения норм статьи 325 ТК РФ и статьи 33 Закона № 4520-1, компенсировать такие расходы — право, а не обязанность организации, не относящейся к бюджетной сфере. Работодатель может установить перечень лиц, которым положена такая компенсация, не выплачивать компенсацию членам семей работников, установить иной период выплаты, чем один раз в два года, и т. д.

Компенсация расходов является целевой выплатой, поэтому средства, выдаваемые в качестве компенсации расходов, не суммируются, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались этим правом. По этой же причине в случае увольнения работника никакой выплаты компенсации за неиспользованное право бесплатного проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно не производится.

Документальное оформление компенсации отпускных расходов

Необходимость документального оформления операций по предоставлению сотрудникам компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно обусловлена нормами пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ и пункта 1 статьи 252 НК РФ.

Напомним, что первичными учетными документами признаются документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Эти документы должны подтверждать совершение каждой хозяйственной операции (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).

В целях исчисления налога на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Как уже отмечалось, решение коммерческой организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, о компенсации сотрудникам (членам их семей) расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно должно быть закреплено в коллективном (трудовом) договоре или ином локальном нормативном акте.

Обязательства работодателя по компенсации отпускных расходов сотрудников (членов их семей) нужно включить в текст коллективного договора, если его заключение в организации предусмотрено. Допустим, в организации не заключается коллективный договор, тогда установленные работодателем размеры, условия и порядок выплаты компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа фиксируются в трудовых договорах, заключаемых с сотрудниками. Иной вариант — в трудовом договоре делается ссылка на локальный нормативный акт (например, на положение об отпусках), которым регулируются данные вопросы. По мнению автора, для коммерческой организации оптимальным вариантом является разработка и утверждение положения об отпусках, в котором должен быть подробно прописан порядок предоставления компенсации и оформления документов, связанных с ее предоставлением. А в трудовых договорах с сотрудниками следует указать ссылку на этот документ.

Перечень документов, подтверждающих выдачу аванса для оплаты предстоящих отпускных расходов, фактически произведенные расходы и сроки их оформления также целесообразно предусмотреть в положении об отпусках. Причем коммерческим организациям можно воспользоваться соответствующими положениями пунктов 11 и 12 Правил.

При авансовой схеме расчетов компенсация расходов производится коммерческой организацией исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного сотрудником заявления не позднее чем за три рабочих дня до отъезда данного сотрудника в отпуск.

Финансирование компенсаций работникам бюджетных организаций

Справка

Для работников (неработающих членов их семей) организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и финансируемых из федерального бюджета, компенсация расходов на оплату проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно устанавливается и предоставляется государством. При возмещении названных расходов такими организациями необходимо учитывать следующее.

В отношении средств бюджета должен соблюдаться принцип адресности и целевого назначения. Основание — статья 38 Бюджетного кодекса. Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденным приказом Минфина России от 24.08.2007 № 74н, оплата стоимости проезда к месту отпуска и обратно лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, осуществляется по подста-тье 212 «Прочие выплаты». Предположим, лимитами бюджетных обязательств конкретной организации, финансируемой за счет средств федерального бюджета, расходы по указанной подстатье предусмотрены. Тогда в пределах установленных лимитов бюджетных обязательств конкретная бюджетная организация имеет право компенсировать расходы на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также неработающим членам их семей. Если же лимитами бюджетных обязательств расходы согласно подстатье 212 для бюджетной организации не предусмотрены, организация не имеет права осуществлять такие расходы.
Для работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и финансируемых из региональных бюджетов, суммы компенсаций устанавливаются органами власти субъектов РФ, а из местных бюджетов — органами местного самоуправления. То есть органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления могут принимать нормативно-правовые акты, содержащие нормы трудового права, в том числе устанавливать дополнительные компенсации для возмещения затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей для работников учреждений, финансируемых за счет средств бюджета субъекта РФ или местных бюджетов. По мнению автора, федеральные правила компенсации расходов на оплату проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно должны рассматриваться как минимально гарантированные. Например, для организаций, финансируемых из бюджета Мурманской области, действует постановление правительства Мурманской области от 12.04.2005 № 132-ПП «О компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска (отдыха) и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера, финансируемых из средств областного бюджета, и неработающим членам семей».

Для организаций, финансируемых из муниципального бюджета г. Мурманска, действует постановление администрации города Мурманска от 25.05.2005 № 463 «О компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска (отдыха) и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера, финансируемых из средств бюджета города Мурманска, и неработающим членам их семей».

Таблица. Документы, необходимые для выплаты компенсации расходов на оплату стоимости проезда

Вид документа Примечание
Первичные документы, подтверждающие предоставление сотруднику отпуска Унифицированные формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно

Документ подается сотрудником не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество неработающих членов семьи сотрудника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о смене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
  • даты рождения несовершеннолетних детей работника;
  • место использования отпуска работника и членов его семьи;
  • виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
  • маршрут следования;
  • примерную стоимость проезда
Авансовый отчет об израсходованных в связи с отпуском суммах Унифицированная форма № АО-1, утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. В личных финансовых интересах сотрудников целесообразно сохранить авансовую схему расчетов по выплате данной компенсации, установленную Правилами в отношении коммерческих организаций
Подлинники проездных и перевозочных документов, подтверждающих отпускные расходы сотрудника коммерческой организации и членов его семьи Билеты, багажные квитанции, другие транспортные документы, чеки АЗС на оплату бензина при использовании личного транспорта. В случаях, предусмотренных локальным нормативным актом (положением об отпусках), также предоставляется справка о стоимости проезда установленной категории на дату приобретения билета, выданная транспортной организацией
Документы, подтверждающие пребывание сотрудника (членов его семьи) в гостинице, санатории, доме отдыха и т. п. либо удостоверяющие регистрацию по месту пребывания Счет за проживание, свидетельство о регистрации

Для окончательного расчета работник коммерческой организации в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с отпуском суммах. Основание — абзац 3 пункта 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40. Если сотрудник не представит в установленный срок авансовый отчет, работодатель вправе в течение месяца издать приказ (распоряжение) об удержании невозвращенных сумм из его заработной платы. Однако в случае несогласия работника с основанием или размером удержания работодателю придется обращаться в суд за принудительным взысканием задолженности. Таковы правила статьи 137 ТК РФ.

Сотрудник коммерческой организации обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации отпускных расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно.

В таблице представлены документы, подтверждающие фактические расходы сотрудника на оплату проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно и обосновывающие выплату компенсации этих расходов.

Налоговый учет компенсации отпускных расходов

Для целей налогообложения прибыли расходами на оплату труда признаются, в частности, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно в порядке, предусмотренном действующим законодательством, — для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов, и в порядке, предусмотренном работодателем, — для иных организаций. К подобным расходам также относятся затраты на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Состав компенсируемых расходов и порядок их признания

В гарантированный минимум компенсируемых затрат для сотрудников (и неработающих членов их семей) организаций, находящихся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, включается (п. 5 Правил):

  • оплата проезда к месту проведения отпуска и обратно с учетом страхового взноса на обязательное страхование пассажира оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. Эти расходы компенсируются в размере фактических затрат, но с рядом ограничений. Например, при проезде железнодорожным транспортом затраты возмещаются в размере не более стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда, а при использовании воздушного транспорта — не выше стоимости перелета в салоне экономического класса;
  • оплата стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу (при наличии документов, подтверждающих расходы);
  • оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи (в размере документально подтвержденных расходов).

Коммерческая организация, расположенная в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, вправе установить свой перечень и свои ограничения в отношении расходов, компенсируемых сотруднику (членам его семьи) по оплате стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно. Основание — абзац 8 статьи 325 ТК РФ и абзац 7 статьи 33 Закона № 4520-1. Но чтобы сумма компенсации стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно уменьшала налоговую базу по налогу на прибыль, размер, условия и порядок выплаты компенсации необходимо предусмотреть в коллективном договоре, локальном нормативном акте или непосредственно в трудовых договорах с работниками. Если соответствующие положения не определяются трудовыми договорами, в них в любом случае должны быть ссылки на положения коллективного договора или локальных нормативных актов, регулирующих порядок выплаты компенсации.

Пример 

ООО «Прима», расположенное в одном из районов Крайнего Севера, ежегодно компенсирует работникам и неработающим членам их семей стоимость проезда к месту отпуска и обратно. Расходы возмещаются в размере фактически произведенных и подтвержденных документами затрат, в том числе при проезде в условиях повышенного комфорта (перелете бизнес-классом) и без ограничения веса провозимого багажа. Соответствующие положения зафиксированы в трудовых договорах с работниками.

П.М. Сидоров в июне 2009 года отправился в ежегодный оплачиваемый отпуск в г. Сочи. К месту проведения отпуска и обратно работник добирался на самолете в салоне бизнес-класса. Стоимость билетов составила 60 000 руб. Кроме того, П.М. Сидоровым оплачен провоз багажа, превышающего установленный авиакомпанией лимит веса, — 5000 руб.

Работник представил в бухгалтерию заявление о компенсации расходов, а также документы, подтверждающие произведенные расходы.

Затраты П.М. Сидорова были возмещены в полном объеме. Данные расходы учтены для целей налогообложения прибыли на основании пункта 7 статьи 255 НК РФ, поскольку такая обязанность работодателя была зафиксирована в трудовом договоре сотрудника.

Лица, находящиеся на иждивении работника

В пункте 7 статьи 255 НК РФ предусмотрена возможность учитывать в налоговой базе расходы на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно в отношении лиц, находящихся на иждивении работника организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. В Налоговом кодексе не определено понятие «иждивенец».

Под иждивенцами следует понимать нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию.

Такое определение содержится в статье 179 ТК РФ. Перечень нетрудоспособных членов семьи приведен в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». При этом иждивение детей предполагается и не требует доказательств, за исключением детей, объявленных в соответствии с законодательством РФ полностью дееспособными или достигших возраста 18 лет (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ).

Компенсация за проезд к месту отпуска, проведенного за границей

Кстати

Отпуск сотрудник может проводить и за границей. В этом случае необходимо помнить, что в целях получения компенсации расходов на проезд и провоз багажа место использования отпуска ограничено территорией России. То есть ни Правилами (п. 10), ни налоговым законодательством (п. 7 ст. 255 НК РФ) не предусмотрен порядок оплаты проезда при проведении отпуска за пределами РФ.

Следовательно, размер выплачиваемой компенсации для организаций, финансируемых за счет бюджетных ассигнований, определяется исходя из стоимости проезда железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции. Размер компенсации определяется на основании данных железнодорожного билета и справки транспортной организации или ее уполномоченного агента о стоимости проезда и провоза багажа до пограничной станции. Вместе с такой справкой работник обязан представить копию заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ. Должностные лица организации должны сверить копию с оригиналом паспорта.

Соответствующих отметок в паспорте не будет, если работник проводил отпуск в странах СНГ, при пересечении границы с которыми их проставление не предусмотрено. В этом случае компенсация должна выплачиваться без представления заграничного паспорта (п. 10 Правил).

Коммерческая организация, расположенная в одном из районов Крайнего Севера, может принять иной порядок выплаты компенсации за проезд в отпуск, проведенный за границей. Однако в целях налогообложения прибыли она сможет принять только расходы на проезд к месту использования отпуска за границу в той части, которая приходится на территорию России. При вылете самолетом в составе расходов на оплату труда могут быть приняты документально подтвержденные проездными документами расходы на проезд до аэропорта, из которого осуществляется вылет к месту отдыха, расположенному за пределами РФ (письмо Минфина России от 19.08.2005 № 0305-02-04/159).

ЕСН на сумму компенсации расходов на проезд по территории России не начисляется (подп. 9 п. 1 ст. 238 НК РФ), а возмещенная работнику стоимость проезда за пределами РФ не является объектом налогообложения (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Не облагается НДФЛ компенсация расходов работника по оплате проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно в пределах территории РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). При следовании в отпуск за пределы РФ оплата проезда признается компенсацией в размере стоимости проезда до государственной границы РФ. Предположим, работник летит на самолете. Тогда компенсация расходов на авиационный перелет к месту проведения отпуска и обратно производится в пределах территории РФ, обозначенной государственной границей, то есть до ближайшего к месту пересечения границы аэропорта на территории РФ

Иждивение же других членов семьи необходимо подтвердить документами, удостоверяющими факт их нетрудоспособности, а также то, что данный член семьи находится на полном содержании работника или получает от него помощь, которая является для него постоянным и основным источником средств к существованию. В противном случае расходы на оплату проезда членов семьи работника нельзя учесть в налоговой базе по налогу на прибыль.

Исчисление ЕСН и НДФЛ с суммы компенсации

Стоимость проезда и провоза багажа работников и членов их семей к месту проведения отпуска и обратно, оплачиваемая налогоплательщиком лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в соответствии с законодательством РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами не подлежит обложению единым социальным налогом. Основание — подпункт 9 пункта 1 статьи 238 НК РФ. То есть суммы компенсации, выплаченные работнику организации, финансируемой из федерального бюджета, не облагаются ЕСН, если такие выплаты произведены в соответствии с порядком, установленным законодательством (то есть статьей 325 ТК РФ, статьей 33 Закона № 4520-1 и Правилами).

Выплата компенсации на проезд к месту отпуска и обратно работникам организаций, финансируемых из региональных или местных бюджетов, не облагается ЕСН, если производится в порядке, установленном соответственно органами государственной власти субъектов РФ или органами местного самоуправления.

Предположим, гражданин трудится в коммерческой организации. Тогда рассматриваемые компенсационные выплаты не облагаются ЕСН согласно подпункту 9 пункта 1 статьи 238 НК РФ, если они произведены в порядке, размерах и на условиях, определенных коллективным (трудовым) договором или иным локальным нормативным актом.

Другая ситуация — работнику коммерческой организации возмещены расходы на проезд к месту отпуска и обратно, хотя такие выплаты не предусмотрены в коллективном (трудовом) договоре. ЕСН не начисляется в соответствии с пунктом 3 статьи 236 НК РФ, ведь суммы компенсации не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 21 ст. 270 НК РФ). Допустим, организация компенсирует и затраты на проезд к месту отпуска и обратно членов семьи работника. Тогда ЕСН не начисляется, поскольку данные лица не состоят с налогоплательщиком в трудовых отношениях (п. 1 ст. 236 НК РФ). Естественно, речь идет об организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством РФ и выплачиваемые в пределах установленных норм, не облагаются НДФЛ. Основанием является пункт 3 статьи 217 НК РФ.

В статье 325 ТК РФ предусмотрено, что размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов РФ, устанавливаются органами государственной власти субъектов РФ, в организациях, финансируемых из местных бюджетов, — органами местного самоуправления, у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, — коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

Порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, и членов их семей устанавливается Правительством РФ.

Компенсации лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также неработающим членам их семей (мужьям, женам, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником), выплачиваемые в порядке и размерах, установленных в статье 325 ТК РФ и статье 33 Закона № 4520-1, не подлежат налогообложению. Это следует из пункта 3 статьи 217 НК РФ.

В иных случаях с выплаченных сумм компенсаций организации в качестве налогового агента следует исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

Пример 

ЗАО «Берта» расположено в одном из районов Крайнего Севера и компенсирует работникам, а также неработающим членам их семей расходы на проезд к месту отпуска и обратно. Но такая обязанность работодателя не зафиксирована в коллективном и трудовых договорах, а также в иных локальных нормативных актах.

В июне 2009 года Н. Л. Иванов отправляется в ежегодный оплачиваемый отпуск на территории РФ вместе с несовершеннолетней дочерью. Расходы на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно составили 80 000 руб. Работник представил заявление с просьбой компенсировать ему затраты, подтверждающие документы (билеты в купейном вагоне фирменного поезда), копию свидетельства о рождении дочери.

ЗАО «Берта» компенсировало указанные расходы работника. Однако сумму возмещения организация не вправе признать в составе расходов для целей налогообложения прибыли (п. 21 ст. 270 НК РФ). ЕСН на сумму выплат не начисляется на основании пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса.

При выплате денежных средств Н.Л. Иванову в счет возмещения расходов организации следует удержать НДФЛ, так как выплаты осуществляются не в соответствии с коллективным (трудовым) договором. Сумма налога составит 10 400 руб. (80 000 руб. х 13%), на руки работник получит 69 600 руб. (80 000 руб. - 10 400 руб.).

Возмещение отпускных расходов организацией, расположенной вне районов Крайнего Севера

Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден постановлением Совета Министров СССР от 10.11.67 № 1029. Возмещать расходы на проезд и провоз багажа к месту отпуска и обратно могут и коммерческие организации, расположенные в иных регионах РФ (кроме районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей). Такие компании вправе закрепить в коллективных (трудовых) договорах, локальных нормативных актах (например, в положении об отпусках) правила компенсации сотрудникам (членам их семей) расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно аналогичные правилам, установленным на федеральном уровне. Либо предусмотреть иной порядок предоставления такой компенсации. Подобные выплаты не будут являться компенсационными по смыслу нормы статьи 164 Трудового кодекса.

Коммерческая организация заинтересована в том, чтобы учесть в целях исчисления налога на прибыль расходы по оплате проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно, компенсируемые сотруднику (членам его семьи). Однако Минфин России считает, что положения пункта 7 статьи 255 НК РФ в части расходов на оплату проезда работников организации к месту использования отпуска на территории РФ и обратно распространяются исключительно на организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Организации, расположенные в иных регионах, не вправе признать названные расходы. Аналогичные разъяснения приведены, например, в письмах Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-05/50 и от 12.03.2008 № 03-03-06/1/169.

Вместе с тем ФНС России полагает, что такой подход финансового ведомства противоречит нормам пункта 7 статьи 255 НК РФ, которые, по мнению Федеральной налоговой службы, распространяются на все организации независимо от их места расположения. В результате ФНС России издала письмо от 05.05.2009 № 3-2-06/50 с предложением уточнить позицию в соответствии с нормами законодательства.

В то же время из ряда судебных решений следует, что оплата проезда к месту отпуска и обратно признается расходом независимо от места расположения коммерческой организации. Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.12.2006 № А74-1719/06-Ф02-6720/06-С1, А74-1719/06-Ф02-6651/06-С1 судьи пришли к выводу, что оплата проезда работников к месту отдыха и обратно предусмотрена отраслевым тарифным соглашением и коллективным договором, которые работодатель должен исполнять. Следовательно, такие затраты включаются в состав расходов для целей исчисления налога на прибыль, несмотря на то что организация не расположена в одном из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Организация, избирая тот или иной вариант учета расходов на выплату рассматриваемой компенсации, должна учитывать все последствия этого выбора, в том числе и неблагоприятные. Как правило, избранный вариант учета, если он противоречит официальной позиции, приводит к конфликту с налоговым органом. Поэтому признавая такие расходы организация должна быть готова отстаивать свою позицию в суде.

На суммы, выплачиваемые работнику в качестве компенсации его расходов на проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно, коммерческие организации, не расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, ЕСН не начисляют, поскольку такие затраты не признаются для целей налогообложения прибыли (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Рассматриваемые выплаты подлежат обложению НДФЛ в общем порядке (п. 1 ст. 210 НК РФ). Дело в том, что в соответствии со статьей 211 НК РФ оплата проезда работников к месту отпуска и обратно, кроме случаев, установленных действующим законодательством, является доходом работника, полученным в натуральной форме.

1Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 16.03.2006 № 03-03-04/1/240.
2Это следует из письма Минфина России от 03.05.2005 № 03-05-02-04/88.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка