Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Желаю вам в новом году

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Особенности налогообложения командировочных расходов

1 января 2010 72 просмотра

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Такое определение приведено - в статье 166 Трудового кодекса. Работником признается физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем (ст. 20 ТК РФ). Следовательно, в служебную командировку могут направляться как сотрудники, для которых данное место работы является основным, так и работающие по совместительству.

Если с работником заключен гражданско-правовой договор, его служебная поездка не является командировкой. Кроме того, не признаются командировками служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

Поездка работника, направляемого в командировку в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места его постоянной работы, также признается командировкой. Это указано в пункте 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). Названный документ применяется с 25 октября 2008 года.

Состав расходов на командировки, признаваемых в целях налогообложения прибыли

Примерный перечень расходов на командировки, которые организация может учесть при расчете налога на прибыль1, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. В него, в частности, включены:

— расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
— расходы на наем жилого помещения и оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах или в номере, а также расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
— суточные или полевое довольствие;
— аэродромные сборы2, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

В случае направления работника в зарубежную служебную командировку в составе командировочных расходов можно дополнительно учесть расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, а также консульские сборы.

Обратите внимание, что приведенный перечень расходов на командировки не является исчерпывающим. То есть организация вправе учесть и другие расходы, непосредственно связанные с командировкой работника (например, плату за бронирование номера в гостинице), при условии, что они соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ.

  Расходы на командировки должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ)

Особенности налогообложения командировочных расходов рассмотрим подробнее и проанализируем конкретные ситуации из практики.

Расходы на проезд

Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы признаются в целях налогообложения прибыли в фактическом размере. При этом не важно, каким именно видом транспорта общего пользования добирался работник — воздушным, железнодорожным, автомобильным, речным или морским.

  Местом постоянной работы считается место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения)

В пункте 12 Положения уточнено, что в состав указанных расходов включаются также:

— затраты на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта (если они находятся за чертой населенного пункта);
— страховые взносы на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
— оплата услуг по оформлению проездных документов;
— плата за пользование в поездах постельными принадлежностями (если стоимость комплекта постельного белья не включена в стоимость проезда).

Нередко организации в рамках одной служебной командировки направляют своих работников сразу в несколько организаций, расположенных в разных городах (населенных пунктах). Например, сотрудник компании, расположенной в Санкт-Петербурге, командируется сначала в Челябинск, а затем в Новосибирск, откуда возвращается к месту постоянной работы.

В подобной ситуации у организации возникают расходы на проезд из одного населенного пункта в другой (из Челябинска в Новосибирск). При наличии подтверждающих документов такие расходы она тоже может учесть при расчете налога на прибыль. Основанием является пункт 12 Положения. В нем говорится, что при направлении работника в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, в составе расходов на проезд отражаются, в частности, затраты на проезд командированного сотрудника из одного населенного пункта в другой.

Расходы на проживание в командировке

Сотрудникам, направленным в служебную командировку, организация обязана также возместить расходы по найму жилого помещения. Это установлено в пункте 11 Положения. Порядок и размеры возмещения расходов на проживание в командировке определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения). К подобным документам относятся положение о направлении работников в служебные командировки, правила внутреннего трудового распорядка, приказ или распоряжение руководителя организации.

  При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ)

Во время командировок работники обычно останавливаются в гостиницах либо в специально арендованных квартирах. Если в локальном нормативном документе оговорена предельная сумма затрат на проживание, возмещаемая работнику, то при расчете налога на прибыль организация включает в расходы лишь сумму, не превышающую данного ограничения.

Обратите внимание: некоторые виды расходов на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, не могут быть учтены в целях налогообложения. Это расходы на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (сауной, тренажерным залом, бассейном, услугами парикмахерской или spa-салона), оплата услуг носильщика, химчистки, уборки в номере3, а также расходы на питание и обслуживание в барах и ресторанах гостиницы, выделенные в счете гостиницы отдельной строкой. Основанием являются пункт 1 статьи 252 и подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Вместе с тем такие дополнительные услуги, как бронирование номера4, пользование телевизором, холодильником, сейфом, утюгом в гостинице, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Пример 

В коллективном договоре, заключенном между работниками и администрацией ЗАО «Спецсвет» (Калининград), установлено, что расходы по найму жилого помещения во время командировок по России возмещаются работникам в полном размере из расчета не более 4000 руб. на человека в сутки, а при служебных поездках в Москву и Санкт-Петербург — не более 5500 руб. на человека в сутки. В декабре 2009 года финансовый директор компании Е.Г. Данилевский, находясь в командировке в Москве, оплатил номер в гостинице стоимостью 7000 руб. в сутки (НДС не предусмотрен), так как не было более дешевых номеров.

При расчете налога на прибыль ЗАО «Спецсвет» включило в прочие расходы 5500 руб., а 1500 руб. (7000 руб. - 5500 руб.) не учитывало в целях налогообложения.

Суточные или полевое довольствие

Помимо возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно и затрат по найму жилого помещения, работодатель обязан компенсировать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства, то есть выплатить ему суточные. Это установлено в статье 168 ТК РФ и пункте 11 Положения.

Напомним, что до начала 2009 года суточные (полевое довольствие) признавались в целях налогообложения прибыли только в пределах норм, установленных в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 93. С 1 января 2009 года нормирование сумм суточных (полевого довольствия), включаемых в состав командировочных расходов, для коммерческих организаций отменено5.

Казалось бы, теперь указанные расходы можно учитывать без ограничения их размера. Но в статье 168 ТК РФ и пункте 11 Положения установлено, что размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Значит, размер суточных или полевого довольствия, выплачиваемых работникам, необходимо закрепить в коллективном договоре либо в приказе (распоряжении) руководителя, положении о направлении работников в служебные командировки или ином локальном нормативном акте. Именно в этих размерах суточные или полевое довольствие признаются при расчете налога на прибыль. Суммы, выплаченные работникам сверх установленных коллективным договором (локальным нормативным документом), в налоговом учете не отражаются.

Обратите внимание

Нормирование суточных и других командировочных расходов в бюджетных организациях сохранено

Организации, финансируемые за счет средств федерального бюджета, при возмещении работникам расходов, связанных со служебными командировками, обязаны по-прежнему руководствоваться следующими документами:

— постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 — по расходам на командировки по территории России;
— постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 — по расходам на зарубежные командировки.

Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения во время служебных командировок на территории иностранных государств для работников указанных организаций утверждены приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н

Аналогично в течение 2009 года решался вопрос с начислением ЕСН на суммы суточных. В подпункте 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ было указано, что не подлежат обложению ЕСН суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации. То есть суточные, выплаченные по нормативам, закрепленным в коллективном договоре или локальном акте, не облагались ЕСН. На суммы суточных, превышающие данные нормы, необходимо было начислять ЕСН.

  С 1 января 2010 года глава 24 «ЕСН» Налогового кодекса утратила силу

Иные правила применяются в отношении НДФЛ. В абзаце 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ установлено, что не облагаются НДФЛ суммы суточных, выплачиваемые согласно законодательству РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Значит, суммы суточных, превышающие 700 руб. в день (при командировках по территории России) или 2500 руб. в день (при зарубежных поездках), включаются в доход работника, облагаемый НДФЛ. С указанных сумм организация-работодатель обязана удержать НДФЛ и уплатить его в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 29.10.2009 № 03-04-06-01/274.

  Доходы работников, не являющихся налоговыми резидентами РФ, облагаются НДФЛ по ставке 30%, а доходы налоговых резидентов РФ — по ставке 13% (п. 1 и 3 ст. 224 НК РФ)

Пример 

Продолжим рассмотрение примера 1. В коллективном договоре также указано, что за каждый день нахождения в служебной командировке на территории России работникам выплачиваются суточные в размере 1000 руб. Длительность командировки финансового директора ЗАО «Спецсвет» Е.Г. Данилевского в Москву в декабре 2009 года — 2 дня. С начала 2009 года Е.Г. Данилевский не выезжал за пределы России, то есть он является налоговым резидентом РФ.

Работнику были выплачены суточные за 2 дня командировки в размере 2000 руб. (1000 руб. х 2 дн.). Эту сумму организация включила в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. На данную выплату она не начисляла ЕСН, так как суточные в пределах норм, установленных в коллективном договоре, данным налогом в 2009 году не облагались (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Поскольку размер суточных, выплачиваемых работникам в ЗАО «Спецсвет», превышает 700 руб. в день, сумма превышения включается в доход Е.Г. Данилевского и облагается НДФЛ. Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составила 78 руб. [(1000 руб. - 700 руб.) х 2 дн. х 13%]. Ее организация удержала при выплате работнику заработной платы за декабрь 2009 года.

Буква закона

Уплата страховых взносов во внебюджетные фонды в 2010 году и командировочные расходы

С 2010 года вместо ЕСН все работодатели будут начислять и уплачивать страховые взносы в ФСС России, ПФР, ФФОМС и ТФОМС. Порядок их начисления и уплаты установлен Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ. В пункте 2 статьи 9 названного закона указано, что при оплате расходов на командировки работников как по территории России, так и за ее пределами не облагаются страховыми взносами:

— суточные;

— целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

— сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;

— расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

— расходы на провоз багажа;

— расходы по найму жилого помещения;

— расходы на оплату услуг связи;

— сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;

— сборы за выдачу (получение) виз;

— расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Перечисленные расходы должны быть фактически произведены и подтверждены документально. При отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов не облагаются страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ

  При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения)

Определение продолжительности командировки

Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке (включая выходные и нерабочие праздничные дни), а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3 п. 11 Положения). Правила подсчета продолжительности служебной командировки установлены в пункте 4 Положения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного сотрудника. День приезда (возвращения) из командировки — это дата прибытия поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства в место постоянной работы сотрудника.

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — следующие сутки. В аналогичном порядке определяется день возвращения работника из командировки в место постоянной работы.

  Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения)

Итак, если в железнодорожном билете указаны дата отправления поезда — 23 декабря 2009 года и время отправления — 00.20, то первым днем, за который выплачиваются суточные, является 23 декабря. И это несмотря на то, что фактически работник выехал из дома (с работы) и прибыл на вокзал еще накануне — 22 декабря. Аналогично, если самолет или поезд командированного сотрудника прибывает в место его постоянной работы 29 декабря 2009 года в 00.20, то суточные полагаются работнику и за 29 декабря, хотя в этот день работник может выйти на работу и трудиться в обычном режиме.

  Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения)

Однако если вокзал, станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то следует учитывать время, необходимое для проезда командированного работника до вокзала, станции, пристани или аэропорта. Так сказано в абзаце 3 пункта 4 Положения.

Пример 

Руководитель фермерского хозяйства, расположенного в с. Сычевка Воронежской области, И.Н. Филиппов направляется в служебную командировку в Смоленск для заключения договора на поставку комбикормов. Поезд, следующий в Смоленск, останавливается на станции, на которой садится И.Н. Филиппов, 17 декабря 2009 года в 00.58. Однако из с. Сычевка до этой станции необходимо добираться автотранспортом не менее двух часов. Маршрутов общественного транспорта нет. Поэтому И.Н. Филиппов отправился на железнодорожную станцию на служебном автомобиле, принадлежащем фермерскому хозяйству, с водителем. Согласно путевому листу они выехали из с. Сычевка 16 декабря 2009 года в 22.30.

Поскольку станция отправления находится за пределами населенного пункта, в котором расположено фермерское хозяйство, днем выезда И.Н. Филиппова в командировку считается 16 декабря 2009 года. Значит, суточные ему выплачиваются начиная с этого дня.

Как правило, регистрация на авиарейсы заканчивается за 40 минут до вылета. Чтобы попасть на самолет, работник должен прибыть в аэропорт как минимум за час до отправления рейса. Если сотрудник вылетает за рубеж, ему также необходимо предусмотреть время для прохождения паспортного (пограничного) контроля и таможенного досмотра. К сожалению, указанное время при определении продолжительности командировки не учитывается. Кроме того, не учитывается время прохождения паспортного (пограничного) контроля и таможенного досмотра в день возвращения из зарубежной командировки и время ожидания багажа после рейса.

Как определить день окончания командировки, если поезд, автобус или самолет прибыл в пункт назначения с опозданием? При наличии документов, подтверждающих факт задержки, день приезда из командировки определяется не по дате, указанной в билете, а по фактическому времени прибытия поезда, автобуса или самолета. За справкой о том, что поезд, автобус, самолет или другое транспортное средство прибыло с опозданием, следует обращаться к перевозчику.

Проще всего подтвердить время задержки рейса при возвращении работника из заграничной командировки. Ведь при прохождении паспортного (пограничного) контроля в паспорт ставится штамп с указанием даты пересечения государственной границы. Допустим, работник, возвращающийся из командировки в Италию, должен был прибыть согласно расписанию 25 декабря 2009 года в 23.15. Однако авиарейс был задержан из-за погодных условий и самолет прибыл в Москву лишь на следующие сутки — 26 декабря 2009 года в 03.40. Поскольку к авансовому отчету по командировке работник приложил письменные пояснения о задержке самолета и копию страниц заграничного паспорта с отметкой пограничного контроля о пересечении границы РФ 26 декабря 2009 года, за этот день организация также должна выплатить ему суточные. Сумму суточных за указанный день организация вправе учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Документальное подтверждение расходов на командировки

Первичным документом, на основании которого понесенные расходы на командировку принимаются к учету, является авансовый отчет. Он заполняется на бланке формы № АО-16 и утверждается руководителем организации. К авансовому отчету прилагаются (п. 26 Положения):

— командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
— документы о найме жилого помещения;
— документы о фактических расходах на проезд к месту командировки и обратно (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
—документы об иных расходах работника, связанных с командировкой.

  Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки (абз. 1 п. 7 Положения)

Обратите внимание

Все организации должны вести журналы выбытия и прибытия командированных работников

Организации, направляющие работников в служебные командировки, обязаны вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия). В свою очередь организации, принимающие командированных работников из других компаний, должны заполнять журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия). Это установлено в пункте 6 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», которая применяется в части, не противоречащей Положению.

В пункте 8 Положения указано, что порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, устанавливает Минздравсоц-развития России. Соответствующий документ данное ведомство утвердило приказом от 11.09.2009 № 739н. Он начал действовать с 13 ноября 2009 года. Формы журналов выбытия и прибытия приведены в приложениях к названному приказу. Организации-работодатели обязаны обеспечить хранение данных журналов в течение пяти лет со дня их оформления

Наличие других документов, которыми оформляется командировка, в частности приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку служебного задания на командировку и (или) отчета о выполненной в командировке работе7, для признания расходов в налоговом учете не является обязательным. Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169 и ФНС России от 18.08.2009 № 3-2-06/90. Несмотря на это, рекомендуем организациям оформлять указанные документы и требовать от работника представления отчета о результатах командировки. Поясним почему.

  Датой признания командировочных расходов в налоговом учете является дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ)

Во-первых, наличие приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку необходимо для кадрового учета, правильного начисления заработной платы и внутреннего контроля в организации.

Во-вторых, не зная целей и задания командировки, невозможно правильно отразить расходы на нее в бухгалтерском учете и разнести их по соответствующим статьям затрат. Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании (п. 6 Положения).

В-третьих, наличие служебного задания на командировку и отчета о выполненной в командировке работе поможет организации обосновать необходимость командировки и, значит, подтвердить экономическую целесообразность затрат на нее. Это особенно актуально в ситуации, когда по итогам командировки не получено конкретного результата (например, работник был направлен в другой город для формирования базы потенциальных клиентов организации, проведения с ними переговоров и заключения контрактов, но вернулся из поездки, не заключив ни одного договора).

Авансовый отчет с приложением подтверждающих документов и отчет о выполненной в командировке работе сотрудник обязан представить в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки (п. 26 Положения). Отчет о командировке должен быть предварительно согласован с непосредственным руководителем командированного работника.

Фактический срок пребывания сотрудника в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма № Т-10)8 о дате приезда в место назначения и дате выезда из него (абз. 3 п. 7 Положения). Указанные отметки заверяются подписью должностного лица и печатью организации, в которую направлен работник.

  При направлении работника в командировку за пределы РФ командировочное удостоверение не оформляется, за исключением поездо в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых пограничные органы в документах для въезда и выезда не делают отметок о пересечении государственной границы (п. 15 Положения)

Если работник командирован в несколько организаций, находящихся в разных населенных пунктах, отметки о датах прибытия и отъезда делаются в каждой из таких организаций (абз. 4 п. 7 Положения). Отметим, что наличие данных отметок в командировочном удостоверении поможет компании обосновать расходы на переезды работника во время командировки.

Как подтвердить расходы на приобретение электронных билетов

Электронные билеты прочно вошли в нашу жизнь. Данная форма проездных документов удобна и для перевозчика, и для пассажиров. Форма электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте установлена приказом Минтранса России от 23.07.2007 № 102, в гражданской авиации — приказом этого же ведомства от 08.11.2006 № 134. Названными документами фактически утверждены структура и перечень обязательных реквизитов (содержание) электронного билета.

Обратите внимание

Счет за гостиницу по форме № 3-Г уже не является документальным подтверждением расходов

Все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ). Основание — пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Однако из данного требования есть исключение. Организации (индивидуальные предприниматели), оказывающие услуги населению, вправе осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ при условии, что они выдают покупателю (заказчику, плательщику) соответствующий документ, оформленный на бланке строгой отчетности. Так сказано в пункте 2 статьи 2 названного федерального закона. Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливаются Правительством РФ.

Форма бланка строгой отчетности № 3-Г «Счет» утверждена приказом Минфина России от 13.12.93 № 121. Данная форма могла применяться в качестве документа, заменяющего чек ККТ, только до 1 декабря 2008 года. Это указано в пункте 2 постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. После указанной даты гостиницы при приеме денег за свои услуги обязаны выдавать кассовые чеки.

Таким образом, после 1 декабря 2008 года выдача гостиницей только счета по форме № 3-Г без кассового чека является нарушением норм Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Расходы на проживание командированного работника в гостинице, подтвержденные одним лишь счетом по форме № 3-Г (без чека ККТ), не могут считаться отвечающими требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Ведь такие расходы подтверждены документом, оформленным не в соответствии с законодательством РФ. Значит, организация не может учесть данные расходы при расчете налога на прибыль

Поскольку документ на бумажном носителе не оформляется, по-прежнему возникают вопросы о надлежащем документальном подтверждении расходов на проезд в случае приобретения электронного билета.

Минфин России разъяснил9, что если работник для поездки в командировку приобрел электронный билет, то оправдательными документами могут являться распечатка электронного документа (билета) на бумажном носителе и посадочный талон (маршрут/квитанция электронного пассажирского билета). В посадочном талоне должны содержаться реквизиты, позволяющие идентифицировать пассажира (ФИО пассажира), а также дата и место назначения (маршрут) поездки.

  Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете

По мнению автора, если маршрут/квитанция оформлена не на бланке строгой отчетности, а только в виде распечатки, целесообразно также иметь чек ККТ или другой документ, подтверждающий произведенный расход (слип или выписку из личного банковского счета работника — при оплате пластиковой картой).

Если работник не может представить подтверждающие документы

Бывает, сотрудники теряют документы о расходах, произведенных ими во время командировок. Как поступить в такой ситуации? Следует запросить у работника письменное объяснение (служебную записку) о причинах утери документов и о фактических расходах, осуществленных в связи с командировкой. Если невозможно получить дубликаты утерянных документов (у перевозчика, в гостинице и т. п.), то выход один — работник должен написать заявление с просьбой компенсировать ему данные расходы. После рассмотрения заявления работника и его письменных пояснений руководитель организации вправе принять решение о возмещении работнику расходов либо отказать в этом. Отметим, что суточные работнику необходимо выплатить независимо от утери документов, подтверждающих расходы на командировку. Естественно, для этого работник должен предъявить командировочное удостоверение с отметками о времени пребывания в месте командировки.

Допустим, руководитель организации дал письменное указание бухгалтерии возместить работнику расходы по его заявлению (полностью или частично). Поскольку расходы не подтверждены документами, их нельзя учесть при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). Более того, суммы, выплаченные работнику, признаются его доходом и облагаются НДФЛ, за исключением расходов в пределах норм, установленных в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ. Ведь согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ в налоговую базу по НДФЛ включаются все доходы физического лица, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды. Организация, возместившая работнику командировочные расходы, не подтвержденные документами, является налоговым агентом. Значит, согласно пункту 1 статьи 226 НК РФ она обязана исчислить НДФЛ с выплаченной суммы, удержать его у работника и уплатить сумму налога в бюджет.

  С 2010 года все суммы вознаграждений и выплат в пользу застрахованных лиц будут облагаться страховыми взносами во внебюджетные фонды независимо от источника финансирования (расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, или чистая прибыль организации)

Поскольку расходы, не подтвержденные документами, не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации в текущем отчетном (налоговом) периоде, на суммы возмещения подобных расходов, выплаченные работнику, в 2009 году не нужно было начислять ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ)

1 О принятии к вычету «входного» НДС по командировочным, представительским и нормируемым расходам читайте в РНК, 2009, № 21. — Примеч. ред.
2 Перечень аэронавигационных и аэропортовых сборов, тарифов за обслуживание воздушных судов эксплуатантов Российской Федерации в аэропортах и воздушном пространстве Российской Федерации установлен приказом Минтранса России от 02.10.2000 № 110.
3 Аналогичное мнение высказал Минфин России в письме от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170.
4 См. письмо Минфина России от 04.04.2005 № 03-03-01-04/1/148.
5 Соответствующие поправки в подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ внесены Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ.
6 Форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
7 Формы приказов (распоряжений) о направлении в командировку работника (форма № Т-9) или работников (форма № Т-9а), а также форма служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма № Т-10а) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
8 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
9 См. письма Минфина России от 11.10.2007 № 03-03-06/1/717, от 21.08.2008 № 03-03-06/1/476 и от 10.02.2009 № 03-03-05/20.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Бюджетник 8 декабря 2016 15:00 КБК для учреждений на 2017 год
Кдело 8 декабря 2016 15:00 Приказ об увольнении

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка