Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Сотрудник уволен — задолженность осталась

15 мая 2010 127 просмотров

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

Сотрудник уволен. Нередко организации выдают сотрудникам суммы под отчет (на хозяйственные нужды, командировку), займы, выплачивают аванс по заработной плате или предоставляют оплачиваемый отпуск за еще не отработанное время. А затем кто-то из этих сотрудников увольняется, не вернув указанные средства, либо перестает выходить на работу, и найти его не представляется возможным. В результате у организации возникает дебиторская задолженность.

Если бывший сотрудник отказывается вернуть долг добровольно, организация вправе обратиться в суд с иском о взыскании задолженности. Но в большинстве подобных случаев организация списывает такую задолженность как безнадежную по истечении срока исковой давности, который в общем случае составляет три года (ст. 196 ГК РФ).

Можно списать задолженность работника и раньше, до того момента, как она будет признана безнадежной, но это будет означать, что организация простила долг работнику.

Рассмотрим, каковы налоговые последствия для организации при списании долга бывшего работника и зависят ли они от основания списания.

Организация простила долг

Сотрудник уволен. Если организация не намерена обращаться в суд для взыскания долга с работника либо ждать истечения срока исковой давности, то образовавшуюся дебиторскую задолженность она списывает путем прощения долга, то есть освобождает должника от лежащих на нем обязанностей (ст. 415 ГК РФ).

Обратите внимание: Гражданский кодекс не содержит требований к форме прощения долга. Как показывает практика, прощение долга можно оформить как заключением соответствующего соглашения (договора), тогда это будет двухсторонняя сделка, так и направлением должнику уведомления о прощении долга (односторонняя сделка). Но в любом случае в соглашении (договоре) или в уведомлении, направляемом должнику, следует четко указать, какой долг прощается, из какого обязательства он возник, а также отразить сумму прощаемого долга.

При исчислении налога на прибыль организация может учесть лишь убытки от списания задолженности, нереальной к взысканию. Об этом говорится в подпункте 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Затраты (убыток), возникающие при прощении уволившемуся работнику долга, который не признан безнадежным, в состав расходов не включаются.

Заем, предоставленный организацией работнику и впоследствии прощенный, невозвращенные суммы денежных средств, выданных под отчет, неотработанный аванс по заработной плате или суммы переплаченных отпускных после прощения долга бывшему работнику не учитываются в целях налогообложения прибыли. Ведь они не соответствуют обязательным требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ (не являются экономически оправданными).

В то же время сумма прощенного долга по выданному, но не отработанному авансу (договору займа) и по денежным средствам, выданным под отчет, признается доходом бывшего работника, включается в его совокупный годовой доход и облагается НДФЛ по ставке 13% (ст. 210 и п. 1 ст. 224 НК РФ). При этом датой получения данным налогоплательщиком дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств является дата, с которой взыскание стало невозможным, или дата принятия организацией соответствующего решения о прощении долга.

Организация, простившая долг, признается налоговым агентом (ст. 226 НК РФ) и обязана с дохода, полученного налогоплательщиком, исчислить, удержать сумму налога на доходы физических лиц и перечислить ее в бюджет. Но поскольку работник уволен и возможности удержать НДФЛ у организации нет, она обязана не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610. При этом в пункте 3 приказа ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц» налоговым агентам рекомендовано использовать справку по форме 2-НДФЛ.

Обратите внимание: с невозвращенной суммы отпускных НДФЛ уже был удержан при фактической выплате дохода.

Пример 

А.С. Мельников работает в ООО «Интерьер» полгода — с 1 октября 2009 года (оклад — 80 000 руб. в месяц). С 1 апреля сотруднику предоставлен очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (к дате начала отпуска А.С. Мельников согласно фактически отработанному времени имел право на 14 календарных дней оплачиваемого отдыха). Данному сотруднику была начислена оплата за отпуск — 75 675,6 руб., а 26 марта 2010 года отпускные были выплачены в размере 65 837,6 руб. (за вычетом удержанного НДФЛ — 9838 руб.). В соответствии с установленными в организации днями выдачи заработной платы (5-е число месяца — зарплата за предыдущий месяц, 19-е число месяца — аванс за текущий месяц) 5 мая сотруднику выплачена заработная плата за апрель (за минусом НДФЛ) за 2 рабочих дня — 6327,73 руб. [(80 000 руб. : 22 дн. х 2 дн.) - (80 000 руб. : 22 дн. х 2 дн. х 13%)]. Удержанная сумма НДФЛ в этот же день перечислена в бюджет.

Приказом по организации установлено, что А.С. Мельникову могут выдаваться под отчет денежные средства на хозяйственные расходы не более чем на пять рабочих дней. По окончании этого срока (или после исполнения поручения) в течение трех рабочих дней сотрудник должен представить авансовый отчет и (или) вернуть остаток неиспользованных денежных средств.

А.С. Мельникову 30 апреля выдано под отчет 9000 руб. для приобретения средств бытовой химии. С 11 по 14 мая А.С. Мельников должен отчитаться по выданному авансу.

В соответствии с предписанием военного комиссариата с 12 мая А.С. Мельников направляется для прохождения альтернативной гражданской службы, поэтому он подал работодателю заявление об увольнении (п. 1 ст. 83 ТК РФ) и 11 мая был уволен.

Сотруднику начислена заработная плата за 5 рабочих дней, отработанных в мае, — 21 052,63 руб. (80 000 руб. : 19 дн. х 5 дн.), с этой суммы организация удержала НДФЛ в размере 2737 руб. (21 052,63 руб. х 13%). Причем на основании статьи 137 ТК РФ за неотработанные дни отпуска работодатель не вправе производить удержания из начисленной заработной платы за май, поскольку работник увольняется в соответствии с пунктом 1 статьи 83 ТК РФ.

С целью погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного для покупки средств бытовой химии, ООО «Интерьер» удержало из заработной платы А.С. Мельникова за май 3663 руб., что не превышает 20% от причитающейся работнику заработной платы — 3663,13 руб. [(21 052,63 руб. – 2737 руб.) х 20%)]. Оставшуюся часть суммы — 5337 руб. (9000 руб. – 3663 руб.) бывший сотрудник вернуть отказался.

Итак, у А.С. Мельникова осталась задолженность перед организацией по оплаченному авансом отпуску за неотработанное время — 14 календарных дней в размере 32 918,8 руб. (65 837,6 руб. : 28 дн. х 14 дн.), а также по части денежных средств, выданных под отчет, — 5337 руб.

Приказом руководителя от 14 мая ООО «Интерьер» полностью простило долг бывшему сотруднику.

При исчислении налога на прибыль организация не учитывает прощенную работнику задолженность в сумме отпускных за неотработанную часть отпуска (37 837,8 руб.) и невозвращенные подотчетные денежные средства (5337 руб.), поскольку эти затраты не отвечают требованиям статьи 252 НК РФ.

НДФЛ. Сумма задолженности по невозвращенным подотчетным средствам является доходом бывшего работника на дату принятия решения ООО «Интерьер» о прощении долга, то есть 14 мая. Организация признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет налог с дохода данного налогоплательщика.

НДФЛ с дохода, полученного бывшим работником, в размере невозвра-щенных подотчетных средств (5337 руб.) у налогоплательщика удержать невозможно, поскольку на 14 мая сотрудник уволен и организация не начисляет ему выплат в денежной форме. ООО «Интерьер» письменно сообщило налогоплательщику и в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог в размере 694 руб. (5337 руб. х 13%) и сумме дохода налогоплательщика — 5337 руб.

Списание задолженности как нереальной к взысканию

Как уже отмечалось, главой 25 Налогового кодекса предусмотрены основания для признания дебиторской задолженности безнадежной. Для признания задолженности нереальной к взысканию достаточно наличия хотя бы одного из оснований, перечисленных в пункте 2 статьи 266 НК РФ:

  • истечение установленного срока исковой давности;
  • невозможность исполнения обязательства в соответствии с гражданским законодательством;
  • невозможность исполнения обязательства на основании акта государственного органа;
  • ликвидация организации-должника.

Общий срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). Если задолженность не взыскана по истечении данного срока, она признается безнадежной (нереальной к взысканию) и подлежит списанию.

Согласно подпункту 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ включить сумму дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода (во внереализационные расходы) можно на основании документов, подтверждающих истечение срока:

  • распоряжения руководителя;
  • приказа об увольнении работника;
  • копии письма, направленного уволенному сотруднику, о добровольном погашении задолженности с приложением почтовой квитанции и описи вложения;
  • платежных документов, подтверждающих дату произведенной выплаты сотруднику;
  • инвентаризационной ведомости (при проведении инвентаризации задолженности).

Обратите внимание: факт истечения срока исковой давности является достаточным для признания задолженности безнадежной и отнесения ее к внереализационным расходам. Проведения других мероприятий по признанию дебиторской задолженности безнадежной от организации не требуется (письма Минфина России от 13.01.2009 № 03-03-06/1/3, от 21.02.2008 № 03-03-06/1/124 и от 30.09.2005 № 03-03-04/2/68).

С какого момента исчислять срок исковой давности

В соответствии с пунктом 2 статьи 200 ГК РФ течение срока исковой давности по обязательствам с определенным сроком исполнения начинается по окончании этого срока. Следовательно, срок исковой давности исчисляется с даты, следующей за датой, когда работник обязан был вернуть долг.

Так, по средствам, выданным под отчет, в соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки.

Следовательно, отчет об израсходованных суммах должен быть представлен и остаток неиспользованного аванса возвращен работником в течение трех дней после приезда из командировки. Если этого не произошло, начиная с четвертого дня исчисляется трехлетний срок исковой давности.

Напомним, что срок, на который выдаются денежные средства в иных случаях, утверждается приказом руководителя организации. Именно не позднее трех рабочих дней по истечении установленного в приказе срока работник должен произвести окончательный расчет с организацией и, как уже отмечалось, с четвертого дня начинается течение срока исковой давности. Если такого приказа нет, срок, на который выдаются суммы под отчет, считается неустановленным и расчеты должны производиться в пределах одного рабочего дня, то есть в день выдачи аванса работник обязан отчитаться (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704). При этом срок исковой давности (три года) исчисляется начиная с четвертого дня, который отсчитывается со дня выдачи денежных средств.

Отношения с сотрудником организации по заключенному договору займа регулируются гражданским законодательством. Так, согласно статье 810 Гражданского кодекса заемщик обязан возвратить заимодавцу полученную сумму займа в срок и в порядке, которые предусмотрены договором займа. Если в установленный договором срок сумма займа не возвращена, со следующего дня исчисляется срок исковой давности.

Допустим, срок возврата договором не установлен или определен моментом востребования, тогда сумма займа должна быть возвращена заемщиком в течение 30 дней со дня предъявления заимодавцем требования об этом, если иное не предусмотрено договором.

Таким образом, срок исковой давности (три года) для признания задолженности безнадежной к взысканию по договору займа, заключенному без указания в нем срока возврата или со сроком, определенным моментом востребования, начинает течь по истечении 30 дней после предъявления заимодавцем требования о возврате суммы займа.

Налог на прибыль

При соответствии расходов по займу требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса по истечении срока исковой давности организация в целях исчисления налога на прибыль сумму невозвращенных работником заемных средств признает безнадежным долгом, сумма которого учитывается в составе внереализационных расходов (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Датой списания таких расходов будет являться последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.

Налог на доходы физических лиц

Если долг бывшего работника признается безнадежным, то нужно ли удерживать НДФЛ В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ в налоговой базе учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло. По невозвращенным подотчетным средствам и займу по истечении срока исковой давности бывший работник получает доход. Моментом получения дохода считается дата, с которой взыскание соответствующих сумм стало невозможным (письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Доход облагается НДФЛ по ставке 13%. При этом на основании статьи 226 НК РФ организация является налоговым агентом и должна исчислить и уплатить налог в бюджет.

Поскольку работник уже уволен и организация начисление выплат в его пользу не производит, у нее возникает обязанность письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Можно ли задержать увольнение до погашения долга

Обратите внимание

Рассмотрим ситуацию, в которой сотрудник, имеющий задолженность перед организацией, увольняется по собственному желанию. Вправе ли организация задержать его увольнение до погашения им задолженности В соответствии со статьей 80 ТК РФ работник может расторгнуть с работодателем трудовой договор, предупредив его об этом за две недели в письменной форме. Течение срока начинается на следующий день после получения работодателем от работника заявления об увольнении. По истечении двухнедельного срока сотрудник вправе прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, а также произвести с ним окончательный расчет. При этом Трудовым кодексом не предусмотрено удержание сотрудника по каким-либо причинам, поэтому взыскать задолженность с бывшего сотрудника работодатель может в судебном порядке

Пример 

ООО «Результат» выдало 5 апреля 2010 года под отчет О.Е. Феоктистову 1500 руб. для приобретения чистящих средств и бумажных полотенец.

В соответствии с приказом руководителя о сроке, на который могут выдаваться денежные средства под отчет, аванс О.Е. Феоктистову выдан на четыре рабочих дня. Сотрудник должен отчитаться по выданному авансу не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, то есть не позднее 13 апреля 2010 года.

Кроме того, у работника с организацией заключен договор беспроцентного займа на сумму 165 000 руб. со сроком погашения единовременно всей суммы займа 13 апреля 2010 года.

С 9 апреля О.Е. Феоктистов перестал выходить на работу, причем найти его по адресу, известному организации, не представляется возможным. При этом по суммам, выданным под отчет, он не отчитался и сумму займа не вернул. Срок исковой давности по сумме, выданной под отчет, а также невозвращен-ному займу исчисляется с 14 апреля 2010 года и истекает 13 апреля 2013 года.

По окончании срока исковой давности ООО «Результат» провело инвентаризацию дебиторской задолженности и, оформив необходимые документы, списало дебиторскую задолженность в размере выданного под отчет аванса в сумме 1500 руб. во внереализационные расходы в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ.

Сумму не возвращенного сотрудником займа организация не вправе учесть по истечении срока исковой давности во внереализационных расходах, поскольку заем был выдан сотруднику для личных целей, данный расход не соответствует требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ об экономической оправданности расходов.

ООО «Результат» в соответствии с пунктом 5 статьи 226 НК РФ сообщило в налоговый орган по месту учета о невозможности удержать НДФЛ и сумме налога — 21 645 руб. [(165 000 руб. + 1500 руб.) х 13%)].

Организация должна уволенному работнику

Рассмотрим обратную ситуацию. Работник уволился и по причинам, не зависящим от работодателя (болезнь, отпуск и т. п.), в установленный срок не получил из кассы организации причитающуюся ему зарплату. Заработная плата была депонирована. При этом бывший сотрудник может получить депонированную зарплату в течение трех лет. Это следует из статьи 196 ГК РФ.

В то же время в соответствии с пунктом 1 статьи 197 ГК РФ законодательством могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком. В статье 392 ТК РФ установлен срок, в течение которого работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора. Срок составляет три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Если сотрудник обратился к работодателю с требованием о выплате депонированной заработной платы и получил отказ, его право на получение причитающихся сумм будет нарушено. Именно с этого дня (а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной заработной плате) начнется течение трехмесячного срока для обращения в суд. В случае, когда сотрудник в течение трех лет обращается с требованием о выплате заработной платы к работодателю, а работодатель готов ее выплатить, ущемления прав работника не возникает.

Налог на прибыль

По истечении трех лет сумма не востребованной работником заработной платы включается в состав внереализационных доходов на основании пункта 18 статьи 250 НК РФ. При этом организации необходимо провести инвентаризацию и оформить следующие документы:

  • акт инвентаризации;
  • бухгалтерскую справку, в которой указаны время, причина образования задолженности и факт истечения срока исковой давности;
  • приказ руководителя о списании задолженности в связи с истечением срока исковой давности.

В налоговом учете задолженность по депонированной заработной плате включается в состав внереализационных доходов в последний день отчетного периода, в котором истек срок исковой давности. Данная позиция подтверждается письмами Минфина России от 22.12.2009 № 03-03-05/244, от 23.12.2009 № 03-0306/1/823 и ФНС России от 06.10.2009 № 3-2-06/109.

Начало течения срока исковой давности по суммам заработной платы уволенного сотрудника исчисляется со дня, следующего за днем, когда причитающиеся работнику суммы были депонированы (или с четвертого рабочего дня, включая день получения денег в банке).

Налог на доходы физических лиц

В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения сотрудником дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Работодатель — налоговый агент производит исчисление и удержание НДФЛ (п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ) непосредственно из доходов работника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ), а также перечисляет в бюджет суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Таким образом, суммы НДФЛ, удержанные с суммы заработной платы, впоследствии депонированной, перечисляются в бюджет в день получения в банке денежных средств на выплату заработной платы.

Пример 

Е.С. Епифанов уволился 30 апреля 2010 года из ООО «Строймаркет» и по причинам, не зависящим от работодателя, с 30 апреля по 5 мая не получил из кассы сумму, причитающуюся ему при увольнении, в размере 25 000 руб. (без учета НДФЛ — 3736 руб.).

В конце рабочего дня 5 мая сумма заработной платы сдана в банк на депонент. При этом 30 апреля в бюджет с данной выплаты перечислен налог на доходы физических лиц.

В целях исчисления налога на прибыль 30 апреля начисленная заработная плата (28 736 руб.) учтена в составе расходов на оплату труда на основании пункта 1 статьи 255 НК РФ.

Бывший работник уехал жить в другой город и в течение трех лет за причитающимися суммами зарплаты не обратился. То есть 5 мая 2013 года истекает срок исковой давности. Таким образом кредиторская задолженность организации в сумме 25 000 руб. включается в состав внереализационных доходов в последний день отчетного периода, в котором истек срок исковой давности, то есть 31 мая 2013 года

1Другие основания для признания долга перед налогоплательщиком безнадежным приведены в пункте 2 статьи 266 НК РФ.
2Документ утвержден решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка