Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Местная администрация запрашивает сведения о зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Правила признания расходов на содержание служебного транспорта

1 сентября 2010 21 просмотр

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

Правила признания расходов. В целях налогообложения прибыли затраты на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным c производством и (или) реализацией. Об этом сказано в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Поскольку данный подпункт не конкретизирует указанные затраты, состав расходов на содержание служебного транспорта является открытым. То есть организации вправе учесть при исчислении налога на прибыль любые виды расходов, связанных c содержанием служебного транспорта, если они соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ, то есть экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода.

К основным расходам, которые организация осуществляет при использовании в деятельности служебных автомобилей, относятся затраты на покупку горюче-смазочных материалов (ГСМ), ремонт, хранение, мойку, страхование автомобилей, а также на оплату отдельных обязательных платежей, связанных c владением и эксплуатацией транспортных средств. Рассмотрим, как названные затраты учитываются при налогообложении прибыли.

Расходы на ГСМ

Расходы на покупку горюче-смазочных материалов — одна из существенных статей затрат, связанных c эксплуатацией служебного автотранспорта. В налоговом учете они могут признаваться по-разному в зависимости от целевого использования автомобиля. Указанные затраты учитываются как материальные расходы в соответствии c пунктом 1 статьи 254 НК РФ, если топливо приобретается для автотранспорта, который используется для обеспечения производственного процесса и, следовательно, непосредственно связан c производством и реализацией продукции (работ, услуг). Например, в таком порядке учитывается топливо для специального автотранспорта, на котором осуществляется доставка комплектующих частей из одного цеха организации в другой.

Наряду со спецтранспортом многие организации имеют служебные автомобили, которые участвуют в производственном процессе косвенно. Подобными автомобилями, в частности, являются легковые служебные автомобили, используемые в управленческих целях. Расходы на приобретение ГСМ для названных автомобилей в целях налогообложения прибыли признаются прочими расходами на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Затраты на ГСМ отражаются в налоговом учете только при наличии соответствующих документов, которые подтверждают как приобретение топлива, так и его расход.

Приобретение ГСМ

Организации могут обеспечивать транспорт горюче-смазочными материалами непосредственно на своей территории, приобретая их по договору поставки, а могут заправлять автомобили топливом на автозаправочных станциях (АЗС).

Первый способ организации используют в том случае, если они имеют емкости для хранения большого количества нефтепродуктов. Подтверждающими документами при таком приобретении ГСМ являются накладные, счета-фактуры, полученные от поставщика, и платежные документы об оплате топлива.

При втором способе топливо приобретается через АЗС. При этом оплата ГСМ обычно производится за наличные или по безналичному расчету. При расчетах наличными денежными средствами приказом по организации назначаются ответственные лица, имеющие право получать деньги в кассе организации и производить оплату горючего. Это могут быть водители, а также иные сотрудники организации, имеющие отношение к заправке автотранспорта (начальники транспортных подразделений, диспетчеры и т. п.). Документом, подтверждающим приобретение ГСМ в данном случае, является кассовый чек АЗС, который подотчетные лица должны прилагать к авансовым отчетам.

При безналичных расчетах за приобретаемое топливо организация заключает договор c АЗС на заправку автотранспорта по топливным картам или талонам. Как правило, такой договор предусматривает последующую или предварительную оплату потребленных ГСМ. Учет приобретенного топлива в рассматриваемом случае осуществляется следующим образом. Организация получает от оператора АЗС талоны или транспортные карты и раздает их работникам, обслуживающим автотранспорт. С определенной периодичностью оператор АЗС предоставляет организации акт о количестве топлива, полученного сотрудниками организации по картам или талонам. Этот акт, а также платежные поручения об оплате бензина являются документами, подтверждающими приобретение топлива.

Расходование ГСМ

Правила признания расходов. Как уже отмечалось, документов, подтверждающих факт приобретения топлива, недостаточно для признания затрат на ГСМ в целях налогообложения прибыли. В состав расходов стоимость горюче-смазочных материалов включается по мере их использования. Количество израсходованного топлива определяется на основании путевых листов. Именно этот документ подтверждает обоснованность и производственную направленность затрат на ГСМ, а ведь это необходимые условия для признания указанных расходов в налоговом учете. На что нужно обратить внимание при оформлении путевых листов?

Путевой лист — это первичный документ, на основании которого учитывается работа автотранспорта, начисляется заработная плата водителю, списывается израсходованный бензин. Формы путевых листов легковых и грузовых автомобилей утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Данная форма путевого листа обязательна для применения только автотранспортными организациями. Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77. Остальные организации также вправе использовать этот документ, но могут разработать и свою форму путевого листа. Обязательное условие — в самостоятельно разработанной форме должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Напомним, что такими реквизитами являются:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции, ее измерители в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также их личные подписи.

Перечисленные реквизиты носят общий характер, поскольку касаются всех первичных документов. Поэтому при разработке бланка путевого листа необходимо учитывать также требования, установленные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее — приказ № 152). Данным приказом утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Так, согласно пункту 3 приказа № 152 путевой лист должен содержать такие обязательные реквизиты, как:

  • наименование и номер;
  • сведения о сроке его действия;
  • данные о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • информация о транспортном средстве и водителе.

Одним из обязательных реквизитов, указанных в приказе № 152, являются сведения о сроке действия путевого листа. А в порядке заполнения путевого листа, который также приведен в названном приказе, сказано, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. Распространяется ли этот порядок на организации, которые не относятся к автотранспортным предприятиям? Разъяснений Минфина России по этому вопросу в настоящее время нет. Однако в ранее выпущенных письмах финансовое ведомство высказывало следующее мнение. Путевые листы можно выписывать еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, то есть по мере необходимости, если такой порядок позволяет организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ. Путевой лист, составленный c такой периодичностью, и приложенные к нему кассовые чеки на приобретение топлива являются документами, подтверждающими обоснованность расходов ГСМ (письма Минфина России от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 и от 03.02.2006 № 03-03-04/2/23).

Кроме того, в путевом листе для подтверждения служебного характера поездки необходимо отражать сведения о маршруте следования автомобиля. Порядок заполнения этих данных в соответствующих документах не разъясняется. Поэтому возникает вопрос: нужно ли указывать конкретный путь передвижения автомобиля? Ответ на этот вопрос содержится в письме Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/129. Финансовое ведомство отметило, что путевой лист составляется c целью подтверждения обоснованности расходов ГСМ. Отсутствие в этом документе сведений о конкретном маршруте следования автомобиля не позволяет установить факт использования транспорта в служебных целях, следовательно, отсутствует возможность признать расходы на ГСМ экономически оправданными и обоснованными. Таким образом, в путевом листе необходимо указывать максимально полную информацию, касающуюся пути следования автомобиля.

Нормирование расходов на ГСМ

Помимо правильного заполнения обязательных реквизитов, для правомерного признания расходов на ГСМ большое значение имеет информация в путевом листе об остатке топлива в баке автомобиля на начало и конец дня, а также о пробеге автомобиля. Исходя из этих показателей, расчетным путем определяется расход топлива на километр пробега. Полученная величина сравнивается c установленным в организации нормативом расхода ГСМ.

Налоговым кодексом нормирование указанного вида затрат не предусмотрено. Но это необходимо в целях контроля за расходом топлива, а также для экономического обоснования указанных затрат в налоговом учете. В противном случае доказать их обоснованность будет очень сложно.

Нормы расхода ГСМ организации разрабатывают самостоятельно. При этом за основу этих норм можно взять Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Данные нормы носят рекомендательный характер, и организации в целях налогообложения прибыли использовать их не обязаны. Однако они служат хорошим ориентиром при установлении собственных норм, поскольку составлены c учетом особенностей работы различных видов автотранспортных средств. Собственные нормы можно разработать также на основании данных, полученных в результате наблюдения за фактическим пробегом и расходом топлива за определенный период времени конкретными марками автомобилей. Порядок применения норм расхода ГСМ следует зафиксировать в учетной политике для целей налогообложения.

Отметим, что Минфин России рекомендует использовать нормы расхода ГСМ, установленные Минтрансом России (письма от 14.01.2009 № 03-03-06/1/15 и от 04.09.2007 № 03-03-06/1/640). В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива не утверждены, финансовое ведомство советует руководствоваться технической документацией и информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Пример

В собственности ЗАО «Орион», находящегося в Курске, имеется легковой автомобиль KIA SPEKTRA (гос. номер к388су46), который используется для поездок по городу. Организация не является автотранспортным предприятием, но для учета служебных поездок использует форму путевого листа, утвержденную постановлением № 78. Данное положение ЗАО «Орион» зафиксировало в учетной политике. Контроль за расходованием ГСМ организация осуществляет на основании самостоятельно разработанных норм. Предельные размеры расхода топлива установлены согласно контрольным данным, полученным при наблюдении за работой автотранспорта в зимний, осенне-весенний и летний периоды, а также с использованием сведений, содержащихся в технической документации на различные виды автомобилей.

Нормы расхода ГСМ по каждому виду транспорта, принадлежащего ЗАО «Орион», закреплены в качестве приложения к учетной политике для целей налогообложения. В отношении KIA SPEKTRA установлено, что обоснованным считается расход топлива, не превышающий 12 л на 100 км пробега в осенне-весенний или летний период.

По поручению руководства организации 10 августа 2010 года водитель выполнил следующие поездки: отвез бухгалтера в банк, начальника отдела кадров — в городской архив, а заместителя директора — в администрацию города на совещание. На поездки по городу было израсходовано 4 л бензина Аи-92. Всего в течение дня автомобилем было пройдено 35 км. Фактический расход топлива находился в пределах, максимально возможных для признания в налоговом учете. Поэтому для целей налогообложения прибыли организация имеет право включить в состав прочих расходов сумму фактических затрат на приобретение топлива.

Образец заполненного путевого листа, переданного водителем в бухгалтерию, приведен ниже.

Расходы на ремонт автомобиля

К расходам на содержание транспортных средств относятся затраты на их ремонт и техническое обслуживание, которые могут производиться как собственными силами организации, так и c привлечением сторонних специализированных организаций. В целях равномерного учета затрат организация вправе создавать резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств (в том числе транспортных средств)2. Для этого организация разрабатывает план и годовую смету расходов на ремонт. Отчисления в этот резерв производятся ежемесячно в размере 1/12 от общей суммы по смете расходов на ремонт (с учетом средней величины фактических расходов на ремонт за последние три года).

Для целей налогообложения прибыли расходы на ремонт и техническое обслуживание транспорта, а также на поддержание его в исправном состоянии относятся к расходам, связанным c производством и реализацией. Они уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 253 НК РФ. При этом расходы на ремонт автотранспортных средств относятся к прочим расходам и признаются при исчислении налога на прибыль в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были произведены, в размере фактических затрат (п. 1 ст. 260 НК РФ).

Расходы на ремонт автомобиля необходимо подтвердить соответствующими документами. Если организация осуществляет ремонт автомобиля самостоятельно, то для признания расходов на ремонт в налоговом учете она должна иметь соответствующий приказ руководителя, смету ремонтных работ, дефектную ведомость, накладную на приобретенные запчасти, акт о списании израсходованных запчастей, а также акт о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств по форме № ОС-33. Кроме того, сведения о выполненных работах должны быть отражены в инвентарной карточке данного основного средства (автомобиля) по форме № ОС-63.

При выполнении ремонта автомобиля в автосервисе подтверждающими документами являются договор на выполнение работ (договор подряда), акт сдачи-приемки выполненных работ, счет-фактура и платежные документы, подтверждающие факт оплаты ремонта. Также по окончании ремонта организации следует оформить акт по форме № ОС-3 и внести соответствующие данные в инвентарную карточку по форме № ОС-6.

Другие расходы на содержание автомобиля

К расходам на содержание служебных автомобилей относятся расходы на хранение (парковку, стоянку) и мойку. Подобные затраты являются экономически обоснованными, поскольку необходимы для нормальной эксплуатации служебных автомобилей. В целях налогообложения прибыли они учитываются в составе прочих расходов в соответствии c подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Документальное подтверждение расходов осуществляется следующим образом.

Расходы по хранению автотранспорта возникают у организаций, не имеющих собственных мест хранения (гаражей, стоянок). Хранить служебный автомобиль организация может в арендованном для этой цели гараже либо вправе пользоваться услугами платной автостоянки. В первом случае подтверждающими документами будут договор аренды гаража, акт приема-передачи гаража и документы об оплате аренды. Кроме того, по мнению Минфина России, для подтверждения данных расходов необходимо иметь акт об оказании услуг по аренде недвижимого имущества, составляемый ежемесячно. Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 07.06.2006 № 03-03-04/505.

Услуги платной автостоянки, как правило, оплачивает наличными водитель автомобиля. Для подтверждения произведенных расходов он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет и документ, подтверждающий оплату. На автостоянках в подтверждение оплаты аренды машино-места обычно выдается кассовый чек или квитанция. По общему правилу, установленному пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, наличные денежные расчеты осуществляются c применением контрольно-кассовой техники. Однако пунктом 2 названной статьи организациям и индивидуальным предпринимателям, оказывающим услуги населению, разрешено вместо кассовых чеков применять бланки строгой отчетности. Порядок изготовления таких бланков установлен Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов c использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утверждено постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Из разъяснений Минфина России о порядке применения этого документа (информационное письмо от 22.08.2008) следует, что организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, вправе использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, который должен содержать реквизиты, предусмотренные в указанном выше положении. Таким образом, принимая квитанцию об оплате стоянки автомобиля, бухгалтеру следует проверить, соответствует ли бланк этой квитанции предъявляемым требованиям.

При приеме документов (кассового чека или квитанции) необходимо обратить внимание на следующий момент. Указанные документы свидетельствуют об оплате оказанных услуг, но не являются доказательством того, что эти услуги относятся к служебному автомобилю, если в них не указаны марка и государственный регистрационный номер машины. В частности, это касается кассового чека. Значит, для подтверждения производственного характера расходов к чеку ККТ рекомендуется приложить товарный чек c указанными в нем данными о марке и регистрационном номере машины.

Мойку служебного автомобиля, как и его стоянку, оплачивает водитель наличными денежными средствами. Как и при оплате автостоянки, подтверждающими документами являются кассовый чек (квитанция) и авансовый отчет. Кроме того, необходимо иметь подтверждающий документ, что помыт был именно служебный автомобиль.

Обязательные платежи

Все организации, имеющие служебные автомобили, обязательно уплачивают ряд платежей, касающихся автотранспорта. Речь идет, например, о госпошлине за выдачу и продление срока действия акта технического осмотра транспортного средства и плате за техосмотр, о страховых взносах по договорам обязательного и добровольного страхования автотранспортных средств и транспортном налоге.

Указанные платежи признаются в целях налогообложения прибыли в следующем порядке.

Плата за техосмотр и транспортный налог

Технический осмотр автомобилей является обязательной процедурой, без которой эксплуатация автомобиля невозможна. Организация и проведение государственного технического осмотра регламентируются приказом МВД России от 15.03.99 № 190 (далее — приказ № 190). В пункте 15.6 приказа № 190 сказано, что при прохождении техосмотра собственник (представитель собственника) транспортного средства должен представить платежные документы об уплате установленных платежей и сборов. Как уже отмечалось, к таким платежам относятся госпошлина за выдачу или продление срока действия акта техосмотра автомобиля и плата за техосмотр.

Обязательные реквизиты бланка строгой отчетности

Справка

Бланк строгой отчетности, который организации и индивидуальные предприниматели выдают населению при оплате оказываемых услуг, должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование документа, шестизначный номер и серию;
  • наименование и организационно-правовую форму (для организации);
  • место постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
  • идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
  • вид услуги;
  • стоимость оказанной услуги в денежном выражении;
  • размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) c использованием платежной карты;
  • дату осуществления расчета и составления документа;
  • должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
  • иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель)

Расходы на уплату названных платежей в целях расчета налога на прибыль относятся к прочим расходам, связанным c производством и реализацией, на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Чтобы признать данные расходы, организации нужно иметь документы, подтверждающие прохождение автомобилем техосмотра, — диагностическую карту транспортного средства или акт технического осмотра транспортного средства, которые выдаются собственнику по результатам проверки технического состояния автомобиля на основании пунктов 25 и 26 приказа № 190.

Организации, имеющие собственные транспортные средства, являются плательщиками транспортного налога. Согласно пункту 1 статьи 362 НК РФ сумму налога организации исчисляют самостоятельно.

Для целей налогового учета сумма транспортного налога признается в составе прочих расходов (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти расходы подтверждаются документами об уплате налога. Кроме того, к платежным документам необходимо приложить расчет налога по каждому виду транспортных средств, имеющихся у организации.

Страхование транспортных средств

Страхование транспортных средств делится на обязательное и добровольное4.

К обязательному виду страхования относится страхование по договору гражданской ответственности (ОСАГО), осуществляемое в соответствии c Федеральным законом от 25.04.2002 № 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств».

Кроме того, организация может добровольно застраховать принадлежащее ей транспортное средство по договору имущественного страхования на случай аварии, причинения ущерба, угона и т. п. (КАСКО).

Для целей исчисления налога на прибыль расходы по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств включаются в состав прочих расходов в пределах страховых тарифов, утвержденных в соответствии c законодательством РФ и требованиями международных конвенций (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 263 НК РФ расходы на добровольное страхование средств транспорта уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в размере фактических затрат. Однако в целях налогообложения признается только та часть, которая касается страхования имущественных рисков. Платежи по договору добровольного страхования автотранспортных средств в части добровольного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств не учитываются в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

На основании пункта 6 статьи 272 НК РФ затраты по обязательному и добровольному страхованию признаются в качестве расходов в том отчетном (налоговом) периоде, в котором в соответствии c условиями договора налогоплательщиком были перечислены (выданы из кассы) денежные средства на оплату страховых взносов. При этом если по договору страхования взнос уплачивается разовым платежом, но этот договор заключен на срок более одного отчетного периода, то расходы на уплату страхового взноса признаются равномерно в течение срока действия договора пропорционально количеству календарных дней в отчетном периоде. Если же по названным договорам страховая премия уплачивается в рассрочку, то расходы по каждому платежу признаются равномерно в течение срока, соответствующего периоду уплаты взносов (году, полугодию, кварталу, месяцу), пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде.

Расходы на уплату страховых взносов по обязательному и добровольному страхованию автотранспорта подтверждаются соответствующими договорами и платежными документами.

1Специфика расходов, связанных c использованием арендованного автомобиля, будет рассмотрена в одном из ближайших номеров журнала. — Примеч. ред.
2Подробнее о налоговом учете затрат на ремонт основных средств читайте в одном из ближайших номеров журнала. — Примеч. ред.
3Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 21.03.2003 № 7. — Примеч. ред.
4Подробнее о налоговом учете расходов на страхование читайте в статье «Налоговый учет расходов на страхование имущества организации». — Примеч. ред.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка