Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

На каком счете учитывать детские новогодние подарки

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Подписание документов факсимильной подписью: удобство или неоправданный риск?

15 сентября 2010 51 просмотр

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

По общему правилу, установленному в статье 160 ГК РФ, сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание. Этот документ подписывается лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами.

Вместе c тем нормы Гражданского кодекса допускают применение иных способов составления и удостоверения документов. Так, в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами, иными правовыми актами или соглашением сторон, возможно использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи c помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Факсимиле — это аналог оригинальной личной подписи лица, сделанный механическим способом. Факсимиле представляет собой устройство, содержащее клише (зеркальное отображение) точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители. Такое определение факсимиле приведено в пункте 2 Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России (утверждена приказом МВД России от 06.02.2007 № 130).

Подписание документов факсимильной подписью в гражданско-правовых отношениях

Порядок использования факсимильного воспроизведения личной подписи при оформлении документов гражданско-правового характера установлен в пункте 2 статьи 160 ГК РФ. В названном пункте говорится, что использование факсимиле допускается, если такая возможность предусмотрена нормами законодательства или соглашением сторон сделки. Однако данное правило может применяться не ко всем видам гражданско-правовых документов. Проанализируем возможность использования факсимиле на наиболее распространенных видах документов.

Договоры

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГКаРФ). В соответствии c пунктом 2 статьи 420 ГК РФ к договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках, предусмотренные главой 9 ГК РФ (статьями 153—181). Иными словами, норма о возможности использования факсимиле, зафиксированная в пункте 2 статьи 160 ГК РФ, применима к договорам и соглашениям организаций.

В части второй ГК РФ, содержащей положения об отдельных видах обязательств (договоров), нет специальных норм о возможности использования факсимиле применительно к какому-либо из конкретных видов договоров. Таким образом, проставление на договоре факсимильного воспроизведения личной подписи лица, совершающего сделку, допускается, если это прямо предусмотрено соглашением сторон сделки. Само соглашение сторон об использовании факсимиле должно быть подписано этим лицом собственноручно. Примерный образец подобного соглашения приведен на рис. 1 ниже.

Рисунок 1. Образец соглашения об использовании факсимильного воспроизведения подписей

Предположим, договор подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Такой договор не имеет для его сторон юридической силы. При подобных обстоятельствах суд может признать данный договор недействительным в связи c несоблюдением формы договора (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.2010 по делу № А02-413/2009) либо незаключенным (постановление ФАС Уральского округа от 06.10.2009 № Ф09-7622/09-С5 по делу № А07-15580/2008-Г-ИЭР и Определение ВАС РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09).

Вместе c тем, если лицо, факсимиле подписи которого было использовано при подписании договора, подтверждает подписание этого договора (например, оно само ставило факсимильную подпись на договоре, так как не могло подписать его лично из-за травмы правой руки) либо одобряет данную сделку, суд может отказать в удовлетворении иска о признании такого договора ничтожным или незаключенным. Пример подобного судебного решения — Определение ВАС РФ от 04.02.2008 № ВАС-1052/10.

Под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров (работ, услуг), их приемка для использования, реализация других прав и обязанностей по сделке. Это указано в пункте 5 информационного письма ВАС РФ от 23.10.2000 № 57.

Доверенности

Доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Доверенность от имени юридического лица подписывается его руководителем или иным уполномоченным лицом и заверяется печатью этого юридического лица. Так сказано в пункте 5 статьи 185 ГК РФ.

Поскольку выдача доверенности является сделкой, к такой сделке применяются нормы, предусмотренные главой 9 ГК РФ, включая положения статьи 160 ГК РФ о факсимиле. Казалось бы, согласно указанным нормам доверенность можно подписать c помощью факсимиле. Однако следует учитывать, что доверенность является односторонней сделкой. Поэтому в отношении доверенностей стороны не могут установить ни в каком соглашении условие о допустимости подписания доверенностей факсимильными подписями. Более того, возможность использования факсимиле на доверенностях законодательно не оговорена. Таким образом, напрашивается только один вывод — подписывать доверенности c помощью факсимиле нельзя. Аналогичное мнение приведено в письмах МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ и Минфина России от 26.10.2005 № 03?01-10/8-404. Такой же позиции, как правило, придерживаются арбитражные суды (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164 и ФАС Уральского округа от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3 по делу № А76-29193/2008-4-709/119).

Векселя

Вексель является разновидностью ценной бумаги (ст. 143 ГК РФ). В пункте 1 совместного постановления Пленума Верховного суда РФ № 33 и Пленума ВАС РФ № 14 от 04.12.2000 указано, что вексельные сделки (в том числе сделки по выдаче, акцепту, индоссированию, авалированию векселей) регулируются нормами специального вексельного законодательства. Вместе c тем на указанные сделки распространяются и общие нормы гражданского законодательства о сделках и обязательствах.

Можно было бы предположить, что положения пункта 2 статьи 160 ГК РФ (о возможности использования факсимиле) применяются и к векселям. Но при подписании векселей нужно руководствоваться прежде всего нормами специального вексельного законодательства. В пунктах 1 и 75 Положения о переводном и простом векселе перечислены реквизиты (сведения), которые должны содержаться в переводном и простом векселе. При этом указано, что на векселе должна быть подпись того, кто выдает вексель (векселедателя). Иными словами, использование факсимиле на векселе не допускается.

На необходимость личной подписи векселедателя на векселе указал также Президиум ВАС РФ в пункте 1 информационного письма от 25.07.97 № 18. В нем, в частности, отмечено, что при отсутствии на векселе собственноручной подписи векселедателя вексель признается составленным c нарушением формы. Выполнение какого-либо реквизита векселя (включая подпись) способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, расценивается как отсутствие соответствующего реквизита. Отсутствие на векселе подписи лица, выдавшего вексель, является дефектом формы векселя и, значит, не влечет обязательств по такому векселю.

Использование факсимиле в трудовых отношениях

Трудовые отношения и иные непосредственно связанные c ними отношения регулируются трудовым законодательством, состоящим из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права (ст. 5 ТК РФ). Таким образом, нормы Гражданского кодекса, допускающие воспроизведение факсимильных подписей на договорах, не могут применяться к трудовым договорам. Ведь порядок заключения трудовых договоров регулируется исключительно положениями ТК РФ.

В соответствии со статей 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Трудовой договор, как правило, вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем (ст. 61 ТК РФ).

Итак, поскольку трудовой договор должен быть подписан каждой из сторон (работником и работодателем), использование факсимиле при его заключении недопустимо.

Разумеется, подписание трудового договора c помощью факсимиле не будет свидетельствовать об отсутствии трудовых отношений. Ведь даже если трудовой договор не был оформлен письменно, а работник фактически приступил к работе c ведома или по поручению работодателя (либо его представителя), трудовой договор все равно считается заключенным. Основание — статья 67 ТК РФ. Факт работы у работодателя сотрудник может подтвердить иным образом, например приказами, записями в трудовой книжке либо тем, что работодатель уплачивал c его заработной платы страховые взносы на обязательное пенсионное и социальное страхование.

В то же время в трудовом договоре могут быть закреплены особые условия труда, порядок поощрения и премирования, предоставления дополнительных отпусков, иные льготы или существенные для работника условия. Если такой договор со стороны работодателя заверен факсимильной подписью, в случае возникновения споров между работником и работодателем суд может не принять трудовой договор в качестве доказательства.

Использование факсимиле на документах налогового и бухгалтерского учета и при составлении отчетности

Порядок оформления документов налогового и бухгалтерского учета установлен Налоговым кодексом, Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ) и иными нормативно-правовыми актами, определяющими порядок ведения учета.

К имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется (если иное не предусмотрено законодательством). Такая норма содержится в пункте 3 статьи 2 ГК РФ. Следовательно, положения пункта 2 статьи 160 ГК РФ, предусматривающие возможность использования факсимиле при совершении сделок, на порядок составления документов налогового и бухгалтерского учета не распространяются. Иными словами, подписание первичных учетных документов, а также документов налогового и бухгалтерского учета c помощью факсимильной подписи недопустимо. Аналогичный вывод сделан в письме МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@. В нем говорится, что факсимильное воспроизведение подписи не следует использовать на платежных документах и других документах, имеющих финансовые последствия.

Между тем арбитражная практика свидетельствует, что в ряде случаев использование факсимиле при удостоверении подобных документов может быть признано судом правомерным. При этом суды обычно исходят из того, что факсимиле является одним из способов выполнения оригинальной личной подписи. Нередко арбитражные суды признают возможность применения норм ГК РФ о факсимиле к налоговым и бухгалтерским документам, если проставление факсимиле на таких документах (актах, счетах на оплату, накладных и др.) предусмотрено в соответствующем соглашении между сторонами конкретной сделки.

Акты сдачи-приемки работ (услуг), товарные и товарно-транспортные накладные

Акты сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг), товарные, товарно-транспортные накладные являются первичными учетными документами. Они должны отвечать требованиям, установленным в пункте 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ. Поскольку унифицированные формы товарной накладной и товарно-транспортной накладной утверждены, эти документы необходимо составлять по данным типовым формам2. Унифицированная форма акта сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг) не установлена. Значит, акты составляются в произвольной форме и должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ.

Одним из обязательных реквизитов первичных учетных документов являются личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение конкретной хозяйственной операции и правильность ее оформления. Таким образом, первичный документ, подписанный c помощью факсимиле, нельзя принять к налоговому и бухгалтерскому учету.

Арбитражные суды обычно признают неправомерным использование факсимиле для подписания актов сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг) и накладных, ссылаясь на отсутствие соглашения сторон о применении факсимиле при оформлении указанных документов. Примеры подобных решений — Определение ВАС РФ от 07.02.2008 № 653/08 и постановление ФАС Московского округа от 24.02.2009 № КГ-А41/12655-08-П по делу № А41-К1-8077/07. Иначе говоря, если контрагенты заключат соглашение об использовании факсимиле, то факсимильное воспроизведение подписей на первичных документах суды не смогут трактовать как нарушение закона.

Еще один интересный пример из судебной практики — постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.04.2008 № А56-13616/2007. В нем отмечено, что расходы можно считать документально подтвержденными, несмотря на то что акты сдачи-приемки выполненных работ содержат факсимильные подписи должностных лиц. Ведь подписи на этих актах заверены оттиском печати организации.

Счета-фактуры

Счет-фактура является документом, служащим основанием для применения вычета по НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом или другим распорядительным документом по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ).

По мнению Минфина России3, использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, законодательством РФ не предусмотрено. Поэтому счета-фактуры, оформленные c помощью факсимиле, считаются составленными c нарушением предусмотренного порядка. Они не могут являться основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю.

До недавнего времени арбитражные суды в основном приходили к таким же выводам. Они отказывали налогоплательщикам в принятии НДС к вычету по счетам-фактурам, подписанным факсимильной подписью (подписями). Несколько примеров подобных решений — постановления ФАС Дальневосточного округа от 14.06.2006 № Ф03-А51/06-2/1849 по делу № А51-9349/2004-30-300, ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.08.2007 № А33-2095/07-Ф02-4010/07 по делу № А33-2095/07 и ФАС Уральского округа от 14.08.2007 № Ф09-6377/07-С3 по делу № А60-35264/05.

В последнее время суды все чаще стали выносить решения по рассматриваемому вопросу в пользу налогоплательщиков4. При этом приводятся следующие аргументы. Факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой один из способов выполнения его оригинальной личной подписи. Действующее налоговое законодательство не содержит норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур. Кроме того, в Налоговом кодексе нет запрета на совершение подписи руководителя (главного бухгалтера) организации путем проставления штампа-факсимиле. Значит, факсимильный оттиск личной подписи должностного лица на счете-фактуре не является нарушением требований к подписанию счета-фактуры, установленных в пункте 6 статьи 169 НК РФ.

Кроме того, ВАС РФ в Определении от 13.02.2009 № ВАС-16068/08 по делу № А-32-6504/2007-33/124 указал, что при наличии соглашения между сторонами проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не является нарушением норм статьи 169 НК РФ. Иными словами, судебная практика теперь исходит из того, что нормы гражданского законодательства о факсимиле могут быть применены и к порядку оформления счетов-фактур. Поэтому, если в договоре (соглашении) стороны указали, что в счетах-фактурах, выставляемых продавцом покупателю, может использоваться факсимильное воспроизведение подписей, организация-покупатель вправе принять к вычету НДС по такому счету-фактуре.

Ответственность за незаконное использование факсимиле

Обратите внимание

Лица, использующие факсимиле для изготовления поддельных документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Согласно части 3 статьи 327 УК РФ использование заведомо подложного документа наказывается:

  • штрафом в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
  • или обязательными работами на срок от 180 до 240 часов;
  • либо исправительными работами на срок до двух лет;
  • либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

Если факсимиле было использовано в корыстных целях для завладения чужим имуществом или приобретения права на чужое имущество, такое деяние может быть квалифицировано как мошенничество. Уголовная ответственность за мошенничество установлена в статье 159 УК РФ. Эта ответственность варьируется в зависимости от размера причиненного ущерба и числа исполнителей (участников) преступления

Между тем Минфин России по-прежнему настаивает на недопустимости применения факсимильных подписей при оформлении счетов-фактур (например, письмо от 01.06.2010 № 03-07-09/33). Очевидно, что принятие НДС к вычету по счету-фактуре, подписанному c помощью факсимиле, приведет к спору c налоговыми органами. Отстаивать правомерность применения вычета организации придется в арбитражном суде.

Налоговые декларации

Налоговая декларация представляет собой письменное заявление налогоплательщика об объектах налогообложения, полученных доходах и произведенных расходах, источниках доходов, налоговой базе, налоговых льготах, исчисленной сумме налога и (или) о других данных, служащих основанием для исчисления и уплаты налога (п. 1 ст. 80 НК РФ). Налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) или его представитель подписывает налоговую декларацию (расчет), подтверждая тем самым достоверность и полноту сведений, указанных в ней. Это установлено в абзаце 2 пункта 5 статьи 80 НК РФ. В инструкциях о порядке заполнения налоговых деклараций по конкретным видам налогов обычно говорится, что на титульном листе декларации руководитель организации ставит личную подпись, дату подписания и заверяет свою подпись печатью организации. Получается, что только личная подпись руководителя (иного уполномоченного лица) на налоговой декларации служит подтверждением содержащихся в ней сведений. Замена личной подписи ее факсимильным воспроизведением не может являться надлежащим подтверждением указанных в ней сведений.

К аналогичным выводам пришел и ВАС РФ в Определении от 02.06.2008 № 6600/08 по делу № А11-2499/2007-К2-24/126. Судьи отметили следующее: «Истолкование абзаца 2 пункта 5 статьи 80 НК РФ, в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи c этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков». Таким образом, ВАС РФ согласился c тем, что налоговая декларация, заверенная факсимильной подписью руководителя организации, не соответствует требованиям налогового законодательства РФ. Вывод о неправомерности подтверждения сведений, указанных в налоговых декларациях (расчетах), c помощью факсимиле содержится также в письме Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404.

Порядок использования факсимиле в организации

Итак, проставление на некоторых видах документов факсимильной подписи признается аналогом собственноручного подписания этих документов. Следовательно, документы, подписанные c помощью факсимиле, имеют для организации и ее контрагентов юридическую силу. Вместе c тем наличие факсимиле в компании несет риски его недобросовестного использования, что может причинить сторонам имущественный ущерб. Как защититься от этого?

Прежде всего необходимо максимально ограничить число должностных лиц, имеющих право пользования факсимиле. Для этого следует приказом руководителя организации утвердить перечень таких лиц. Целесообразно также разработать инструкцию по применению факсимиле. В ней нужно указать:

  • порядок изготовления и уничтожения факсимиле;
  • порядок учета, выдачи, использования и хранения факсимиле;
  • перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле;
  • перечень лиц, ответственных за хранение и надлежащее использование факсимиле;
  • подробный список документов, на которых разрешено использовать факсимильные подписи (с указанием лиц, имеющих право ставить факсимильные оттиски подписей на конкретных видах документов);
  • порядок контроля за целевым использованием факсимиле;
  • периодичность и порядок проведения проверки (инвентаризации) факсимильных клише.

Кроме того, все факты использования факсимиле и его передачи внутри организации можно фиксировать в специальном журнале учета факсимиле.

Порядок составления и формы приказа (распоряжения) об использовании факсимиле, инструкции и журнала учета факсимиле законодательно не установлены. Поэтому каждая организация самостоятельно разрабатывает наиболее подходящие для нее формы указанных документов. За основу можно взять Инструкцию о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России, утвержденную приказом МВД России от 06.02.2007 № 130. Примерный образец приказа руководителя организации об изготовлении и использовании факсимиле приведен на рис. 2.

Рисунок 2. Образец приказа об изготовлении и использовании факсимиле

В случае кражи или утери факсимиле необходимо незамедлительно уведомить об этом органы внутренних дел, принять меры по розыску факсимиле и документально зафиксировать факт кражи (утери), например, в соответствующем акте.

Изношенные факсимиле, а также факсимиле подписей уволившихся работников подлежат уничтожению. Об уничтожении (передаче на утилизацию) факсимиле целесообразно составить акт.

1Утверждено совместным постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.37 № 104/1341.
2Форма товарной накладной (форма № ТОРГ-12) утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132, форма товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т) — постановлением этого же ведомства от 28.11.97 № 78.
3Письма Минфина России от 22.01.2009 № 03-07-11/17, от 17.06.2009 № 03-07-09/31 и от 01.06.2010 № 03-07-09/33.
4Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 13.10.2009 № А33-16226/08, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.03.2010 по делу № А53-2634/2009 и ФАС Поволжского округа от 29.04.2010 по делу № А12-15936/2009.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

ФД 5 декабря 2016 16:00 Как провести PEST-анализ
Зарплата 2 декабря 2016 18:00 НДФЛ с больничного листа в 2017 году

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка