Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Новые отчеты в ПФР — когда сдавать и как заполнять

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Расходы на оплату услуг связи: пять сложных ситуаций из практики

15 февраля 2011 64 просмотра

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

При расчете налога на прибыль расходы на оплату услуг связи телефонной и мобильнойи включаются в прочие расходы и, значит, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Основанием является подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако в целях налогообложения можно признать только такие расходы на оплату услуг связи, которые соответствуют требованиям, установленным в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Иными словами, расходы на оплату услуг связи уменьшают налогооблагаемую прибыль, только если величина этих расходов экономически оправданна, а сами расходы документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Какие документы необходимы для подтверждения расходов

В главе 25 НК РФ не содержится перечень документов, которые должны быть у организации — пользователя услугами связи (абонента) для подтверждения расходов на оплату данных услуг.

Правила оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи утверждены постановлением Правительства РФ от 18.05.2005 № 310, а Правила оказания услуг подвижной связи — постановлением Правительства РФ от 25.05.2005 № 328. Ни в одних, ни в других правилах оказания услуг связи не предусмотрено составление актов о фактически оказанных услугах связи.

Услуги телефонной и подвижной (спутниковой радиосвязи, радиотелефонной, сотовой) связи оказываются на основании соответствующих договоров. Как правило, договор о предоставлении услуг связи заключается на длительный срок или вообще без указания срока его действия (с возможностью его периодической пролонгации). Для проведения расчетов за фактически оказанные услуги оператор связи выставляет абоненту счета на оплату. Обязательные реквизиты такого счета (в зависимости от вида предоставляемых услуг связи) приведены в таблице.

Таблица. Перечень сведений, которые должны быть отражены в счете на оплату услуг связи

Реквизит счета на оплату услуг связи

Счет на оплату услуг местной телефонной связи

Счет на оплату услуг внутризоновой, междугородной или международной телефонной связи

Счет на оплату услуг подвижной (мобильной, сотовой) связи

Сведения об операторе связи и его реквизиты

+

+

+

Сведения об абоненте

+

+

+

Расчетный период, за который выставляется счет

+

+

+

Номер лицевого счета абонента (при авансовой системе оплаты)

+

+

+

Данные о суммарной продолжительности местных телефонных соединений за расчетный период (при повременном учете)

+

Общая сумма, подлежащая оплате

+

+

+

Сумма остатка на лицевом счете (при авансовой системе оплаты)

+

+

+

Дата выставления счета

+

+

+

Срок оплаты счета

+

+

+ (при условии, что для данного платежа этот срок установлен оператором связи)

Виды оказанных услуг телефонной (подвижной) связи

+

+ (с указанием объема услуг подвижной связи по каждому виду)

Сумма, предъявленная к оплате по каждому виду услуг телефонной (подвижной) связи и каждому абонентскому номеру абонента

+

+

Телефонные коды городов и населенных пунктов, с абонентами которых состоялись телефонные соединения

+

Даты и объем оказания (продолжительность соединения) каждой услуги телефонной связи

+

Получается, единственным документом, свидетельствующим об объеме и стоимости фактически оказанных услуг связи, является счет на их оплату, выставленный оператором связи. Обычно на основании именно этого документа абонент вносит плату за оказанные ему услуги.

Итак, для подтверждения расходов на оплату услуг связи за конкретный период организации-абоненту необходимо иметь договор с оператором на оказание услуг связи и счет на оплату услуг за этот период. Если речь идет о предоставлении услуг междугородной, международной или сотовой связи, счет на оплату, выставленный оператором связи, должен содержать детализацию 1 общей суммы, предъявленной к оплате. То есть в таком счете оператор связи указывает номера всех телефонов абонентов, с которыми состоялись телефонные соединения с данного телефона, коды городов или стран (по междугородным и международным переговорам), дату и время переговоров, продолжительность и стоимость каждого разговора.

Кроме перечисленных документов, для признания расходов на оплату услуг сотовой связи целесообразно также оформить:

  • приказ руководителя организации об утверждении списка работников (перечня должностей), которым в служебных целях и в силу их должностных обязанностей необходимо постоянно находиться на связи 2. В приказе могут быть указаны номера сотовых телефонов и сим-карт, закрепленных за конкретными сотрудниками, а также лимиты расходов на использование сотовой связи, устанавливаемые работникам. Сумму превышения данного лимита работник обязан будет возместить организации;
  • должностные инструкции работников, в которых должно быть указано, что работникам для выполнения служебных обязанностей необходима сотовая связь. Если в организации отсутствуют должностные инструкции, необходимость обеспечения работника сотовой связью можно отразить в трудовом или коллективном договоре;
  • документы о передаче (выдаче) сотрудникам мобильных телефонов и сим-карт, находящихся в собственности организации (специальные ведомости, накладные на передачу или иные аналогичные документы).

В какой момент можно признать расходына оплату услуг связи

Организации, которые при расчете налога на прибыль определяют доходы и расходы по методу начисления, признают расходы на оплату услуг телефонной связи на одну из трех возможных дат (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

  • на дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
  • дату предъявления пользователю услугами связи (абоненту) документов, служащих основанием для проведения расчетов;
  • последнее число соответствующего отчетного (налогового) периода.

Минфин России неоднократно разъяснял 3, что организация вправе самостоятельно выбрать, на какую именно дату она будет отражать в налоговом учете подобные расходы. Сделанный выбор целесообразно зафиксировать в учетной политике для целей налогообложения.

Если организация выберет вариант признания расходов на дату предъявления ей документов (счета) на оплату, она может столкнуться с необходимостью представления уточненных деклараций по налогу на прибыль и НДС. Дело в том, что под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для проведения расчетов, следует понимать дату составления указанных документов, а не дату их фактического вручения представителю налогоплательщика. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 03.08.2006 № 03?03-04/2/188 и от 26.01.2007 № 03-03-06/2/10.

Нередко счета на оплату услуг связи оформляются задним числом и доставляются абонентам несвоевременно (со значительными задержками). Получив, например, только 21 января 2011 года счет за услуги связи за декабрь прошлого года, датированный 31 декабря 2010 года, организация вынуждена будет откорректировать налоговую базу по налогу на прибыль за 2010 год (если, конечно, она уже успела сформировать налоговую базу за указанный период).

Итак, если счета на оплату услуг связи выставляются своевременно и доставляются абоненту регулярно, наиболее оптимальным является признание расходов на оплату услуг связи на последнее число соответствующего отчетного (налогового) периода. При получении от организаций связи документов на оплату услуг с опозданием налогоплательщику в учетной политике для целей налогообложения целесообразно установить, что указанные расходы отражаются в налоговом учете на дату проведения расчетов, предусмотренную в договоре.

Как правило, в договорах о предоставлении услуг стационарной телефонной связи указывается, что счета за фактически оказанные услуги выставляются ежемесячно и подлежат оплате в течение определенного количества дней со дня их выставления. В этом случае организация-абонент, выбравшая вариант отражения расходов на дату проведения расчетов, вправе признать расходы на оплату услуг связи в том отчетном (налоговом) периоде, в котором у нее возникла обязанность оплатить данные услуги.

Отражение в налоговом учете расходов на оплату услуг связи при различных обстоятельствах

Проанализируем особенности признания расходов на оплату услуг телефонной и мобильной связи в ситуациях, вызывающих у бухгалтеров больше всего вопросов.

Ситуация первая. Телефонные переговоры осуществлялись в нерабочее время

Нередко работники вынуждены совершать телефонные звонки (прежде всего по мобильным телефонам) и отвечать на них за рамками рабочего времени, а также в выходные и нерабочие праздничные дни или во время отпуска. Факт совершения телефонного звонка в период отпуска или в другое нерабочее время еще не свидетельствует о непроизводственном характере данного звонка.

Организация при расчете налога на прибыль вправе учесть расходы на телефонные переговоры в нерабочее время 4. Для этого ей дополнительно следует подтвердить, что сотрудники пользовались услугами телефонной или сотовой связи в служебных, а не в личных целях (п. 1 ст. 252 НК РФ). В качестве такого подтверждения могут, в частности, использоваться любые внутренние документы организации, в которых указано, кто из работников имеет право пользоваться служебным сотовым телефоном в производственных целях круглосуточно. Примеры подобных документов — правила внутреннего трудового распорядка, правила пользования корпоративной сотовой связью, должностные инструкции, приказы и распоряжения генерального директора, внутренние инструкции о порядке пользования служебными сотовыми телефонами, междугородной и международной связью с рабочих телефонов.

В отношении генерального директора, его заместителей, главного бухгалтера, руководителей подразделений и других лиц в указанных документах может быть оговорено, что они не только вправе совершать служебные звонки в нерабочее время, но даже обязаны круглосуточно находиться на связи (быть доступными для решения срочных вопросов). Организация имеет право включить подобное условие в трудовой (коллективный) договор, заключаемый с конкретным работником.

Если кому-либо из сотрудников организации установлен ненормированный рабочий день, сменный график работы (например, охранникам и другим работникам службы безопасности, продавцам, кассирам) или предусмотрена возможность работы в режиме гибкого рабочего времени, приказ об этом также поможет организации обосновать расходы на оплату телефонных переговоров данных сотрудников в нерабочее время.

Ситуация вторая. Междугородные (международные) переговоры велись с городом (страной), в котором у организации нет партнеров

Даже если на момент проведения междугородных или международных переговоров у организации не было партнеров в том городе (населенном пункте, стране), с которым состоялся телефонный разговор, это еще не означает, что расходы на оплату таких разговоров нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Ведь экономическая обоснованность расходов определяется целевой направленностью расходов на получение экономического эффекта (дохода), то есть обусловленностью расходов экономической деятельностью налогоплательщика. К таким выводам пришел ВАС РФ в определениях от 10.10.2007 № 9991/07 по делу № А40-1518/06-75-15 и от 19.01.2009 № 17071/08 по делу № А46-3581/2007. Но и в том случае, если в конечном итоге доход так и не будет получен, затраты на телефонные переговоры не могут считаться экономически необоснованными.

Таким образом, возможность признания в налоговом учете затрат на оплату услуг междугородной и международной связи (как стационарной, так и мобильной) зависит прежде всего от целей проведения телефонных переговоров. Если звонки в другие города (населенные пункты, страны) осуществлялись в рамках проведения маркетинговых исследований или в целях поиска новых партнеров, затраты на оплату таких расходов считаются обоснованными даже при отсутствии у организации иногородних (иностранных) партнеров в этих городах (населенных пунктах, странах). Необходимость указанных расходов помогут подтвердить, в частности, следующие документы:

  • утвержденная маркетинговая политика организации;
  • приказ о создании (формировании, постоянном обновлении и поддержании в актуальном состоянии) базы потенциальных клиентов;
  • приказы и распоряжения о проведении тех или иных мероприятий по изучению рынков сырья и рынков сбыта;
  • отчеты (служебные записки) работников или руководителей подразделений организации о завершении и результатах проведения конкретных мероприятий;
  • должностные инструкции работников или трудовые договоры, в которых указано, что в должностные обязанности работника входит поиск новых партнеров и установление с ними контактов.

Ситуация третья. Расходы на оплату услуг связи есть, а мобильных телефонов на балансе организации нет

Распространенная ситуация — организация приобрела и выдала работникам сим-карты корпоративной мобильной связи для установки их в личные телефоны работников и использования в служебных целях. Стоимость услуг связи оплачивает работодатель. На балансе организации либо вообще нет мобильных телефонов, либо их меньше, чем было куплено и выдано работникам сим-карт.

Кстати

Сотрудник по работе пользуется личным мобильным телефоном

Если работники организации используют принадлежащие им мобильные телефоны в служебных целях, правоотношения между каждым работником и работодателем могут быть оформлены одним из следующих способов:

  • путем заключения договора аренды мобильного телефона (ст. 606—625 ГК РФ). Поскольку согласно статье 606 ГК РФ договор аренды является возмездным договором, в нем необходимо установить размер арендной платы, причитающейся работнику, порядок и сроки ее выплаты;
  • внесения в трудовой (коллективный) договор или должностную инструкцию работника условия о том, что для ведения служебных телефонных переговоров он пользуется личным мобильным телефоном. За использование личного имущества работнику может выплачиваться соответствующая компенсация. Ее размер, порядок и сроки выплаты необходимо оговорить в трудовом (коллективном) договоре или локальном нормативном акте (например, в правилах пользования корпоративной сотовой связью);
  • заключения договора безвозмездного пользования мобильным телефоном, принадлежащим работнику (ст. 689—701 ГК РФ)

Несмотря на отсутствие мобильных телефонов на балансе работодателя, расходы на оплату услуг связи можно учесть при расчете налога на прибыль. Ведь в налоговом законодательстве не содержится такого условия для признания расходов на оплату услуг связи, как наличие на балансе организации оборудования, обеспечивающего возможность доступа к пользованию услугами связи (телефонных аппаратов, мобильных телефонов и др.). Главное, чтобы расходы на оплату услуг связи были экономически обоснованны и документально подтверждены, то есть соответствовали требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ.

Иными словами, в дополнение к стандартному перечню подтверждающих документов организации необходимо также иметь документы, свидетельствующие о том, что приобретенная ею сим-карта выдана работнику, который согласно трудовому договору или локальным актам вправе использовать свой личный мобильный телефон в служебных целях. Аналогичные рекомендации приведены в письме Минфина России от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350.

Ситуация четвертая. Приобретены аксессуары к мобильным телефонам

Многие организации покупают различные аксессуары к мобильным телефонам: защитные чехлы, сумочки для ношения, жесткие футляры, беспроводную гарнитуру (Hands-Free, Bluetooth), подставки, внешние антенны и др.

Модификация подобных аксессуаров, как правило, зависит от модели телефона. Значит, в целях налогообложения прибыли организация может признать расходы на приобретение только тех аксессуаров, которые подходят к моделям мобильных телефонов, принадлежащих самой организации или ее работникам. Причем речь идет лишь о работниках, которые согласно трудовым договорам или внутренним инструкциям вправе использовать личные мобильные телефоны для ведения служебных разговоров. В этом случае в трудовом договоре или локальном нормативном акте целесообразно предусмотреть условие о том, что в обязанности работодателя входит приобретение необходимых аксессуаров к телефону работника.

Кроме того, чтобы учесть расходы на покупку аксессуаров, организация должна обосновать необходимость их приобретения. Наиболее распространенные аксессуары — это различные защитные чехлы, сумочки для ношения телефонов, жесткие футляры (например, кобура, крепящаяся к ремню). Основное назначение таких средств — защита мобильного телефона от механических и иных повреждений (царапин, ударов, влажности, пыли, падений). Любой собственник заинтересован в сохранении принадлежащего ему имущества (в данном случае мобильного телефона). Значит, расходы на приобретение подобных аксессуаров, предназначенных для защиты мобильных телефонов, организация вправе признать при расчете налога на прибыль.

Допустим, компания приобрела беспроводную гарнитуру к мобильному телефону (Hands-Free, Bluetooth). Если указанная гарнитура передается для использования в служебных целях работникам, в должностные обязанности которых входит управление транспортными средствами и которым в работе необходимо использовать мобильные телефоны, стоимость этой гарнитуры можно учесть в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что согласно Правилам дорожного движения водителю запрещается пользоваться во время движения телефоном, не оборудованным техническим устройством, позволяющим вести переговоры без использования рук 5. За данное правонарушение водителю может быть сделано предупреждение либо наложен административный штраф в размере 300 руб. (ст. 12.36.1 КоАП РФ). Приобретая беспроводную гарнитуру к мобильному телефону для водителя или другого работника, использующего личный автомобиль для служебных поездок, организация-работодатель обеспечивает исполнение требований законодательства. Значит, расходы на покупку такой гарнитуры являются обоснованными и могут быть учтены при расчете налога на прибыль.

Обратите внимание

В каких случаях налоговые органы могут не принять расходы на покупку аксессуаров к мобильным телефонам

Практика показывает, что налоговые органы скорее всего исключат из налоговой базы по налогу на прибыль расходы на приобретение аксессуаров к мобильным телефонам при подобных обстоятельствах:

  • вместо обычного чехла (сумочки) для мобильного телефона приобретен брызгозащитный, пыленепроницаемый и ударопрочный чехол, обеспечивающий защиту телефона при любых погодных условиях (в том числе экстремальных). При этом в силу должностных обязанностей работа сотрудника, которому он передан, не связана с деятельностью в особых (экстремальных) условиях;
  • куплена сумочка для мобильного телефона, предназначенная для крепления на бицепсе. Такие аксессуары удобны для ношения телефона во время спортивных занятий. Вероятно, работник организации будет пользоваться этой сумочкой во время утренних пробежек или во время отпуска;
  • приобретена стереогарнитура к мобильному телефону, обеспечивающая громкий, чистый и объемный стереозвук. Очевидно, что для ведения переговоров по телефону можно обойтись и без данной стереогарнитуры

Другая ситуация — беспроводная гарнитура к мобильному телефону передана сотруднику, в должностные обязанности которого не входит управление автомобилем (например, бухгалтеру или юристу). Расходы на ее приобретение не следует признавать в целях налогообложения прибыли, так как они не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ (п. 49 ст. 270 НК РФ).

Стоимость аксессуаров к мобильным телефонам, как правило, невысока. Если она не превышает 40 000 руб. (по аксессуарам, принятым к учету в 2010 году, — 20 000 руб.), в налоговом учете аксессуары отражаются в составе прочего имущества. После их ввода в эксплуатацию вся сумма затрат на приобретение соответствующего аксессуара включается в материальные расходы и уменьшает налогооблагаемую прибыль данного отчетного (налогового) периода. Основание — подпункт 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ.

Ситуация пятая. Услуги связи оплачены картой экспресс-оплаты или телефонной картой

Нередко во время служебных командировок или в других ситуациях, когда работнику нужно срочно позвонить, но на лицевом счете абонента закончились денежные средства, приходится оплачивать услуги сотовой связи посредством приобретения карт экспресс-оплаты. Есть организации, которые для звонков в другие города и страны используют телефонные карты различных операторов связи.

Минфин России в письме от 31.05.2007 № 03-03-06/1/348 указал, что при оплате услуг междугородной и международной связи с помощью телефонных карт расходы на покупку данных карт можно учесть при расчете налога на прибыль. Главное, чтобы организация смогла подтвердить направленность расходов на получение дохода, а величина таких расходов была экономически оправданна.

В аналогичном порядке в налоговом учете отражаются расходы на приобретение карт экспресс-оплаты, но лишь при условии, что в силу локальных нормативных документов или должностных обязанностей работнику, оплатившему услуги сотовой связи с помощью карты экспресс-оплаты, сотовая связь необходима для служебных целей. Если карта экспресс-оплаты была приобретена во время командировки, в качестве дополнительных подтверждающих документов могут выступать командировочное удостоверение, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, служебное задание на командировку, отчет о выполненной в командировке работе, авансовый отчет и др.

Обратите внимание: карты экспресс-оплаты и телефонные карты представляют собой не товар, а средство, подтверждающее внесение оператору связи авансового платежа (предоплаты) за услуги сотовой или телефонной связи, которые еще не оказаны. Следовательно, организация сможет включить стоимость приобретения указанных карт в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, только после полного расходования средств, находящихся на карте. Подтвердить дату расходования средств с карты можно с помощью детализированного счета, предоставленного оператором связи. Если получить такой счет невозможно, затраты на покупку карты экспресс-оплаты или телефонной карты в целях налогообложения не учитываются.

Исключением являются случаи, когда на лицевом счете абонента образовалась задолженность за уже оказанные услуги связи. После активирования карты ее номинальная стоимость полностью или частично расходуется на погашение имеющегося долга. В этом случае стоимость приобретения карты экспресс-оплаты или телефонной карты в части суммы погашенной задолженности признается расходом сразу после активирования карты

1Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350 и от 19.01.2009 № 03-03-07/2.

2О необходимости составления подобного приказа для обоснования расходов на оплату услуг сотовой связи говорится в письмах Минфина России от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 19.01.2009 № 03-03-07/2 и от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178.

3Письма Минфина России от 26.01.2005 № 03-03-01-04/2/10, от 29.08.2005 № 03-03-04/1/183 и от 26.05.2006 № 03-03-04/2/149.

4Аналогичный вывод сделан в письме Минфина России от 07.12.2005 № 03?03-04/1/418.

5Это указано в пункте 2.7 Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 23.10.93 № 1090.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

Какие займы выдает ваша компания?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка