Журнал, справочная система и сервисы

Какие меры может предпринять компания, чтобы восстановить утраченные документы

1 сентября 2011 29 просмотров

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

Если компания не предоставит документы на проверку по причине их утраты, налоговики или проверяющие из фондов могут исчислить налоги и сборы с помощью расчетного метода. Их сумма может оказаться выше заявленной компанией, что повлечет за собой доначисления и штрафы. Кроме того, если будет установлено, что именно по вине организации не обеспечена сохранность документов, к ней могут быть применены различные виды ответственности — вплоть до уголовной.

Во избежание налоговых рисков при утрате документов до истечения срока их хранения организация должна их восстановить. Для этого ей придется обратиться к контрагентам, в банк и к иным источникам информации.

Какие документы нужно хранить

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет . Это прописано в статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). По общему правилу для целей налоговых проверок документы должны храниться в течение четырех лет (ст. 23 НК РФ). Сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, плательщики обязаны обеспечивать в течение шести лет (ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

Кроме того, сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558). В основном это также пятилетний срок . Исключение составляют кадровые документы (приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и др.), которые необходимо хранить в течение 75 лет . Период хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. Это следует из пункта 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105).

До размещения документов в архиве они должны находиться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных главным бухгалтером лиц. Некоторые документы, например бланки строгой отчетности, хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Во избежание утери или злоупотреблений документы собираются в хронологическом порядке и переплетаются или подшиваются в папки.

Какая ответственность грозит в случае утраты документов

Виды ответственности, которые могут грозить компании или ее должностным лицам в случае утраты документов, приведены в таблице на с. 82. В частности, если организация не примет мер по восстановлению документов, то некоторые суды могут признать законным ее привлечение к ответственности на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ. Этой нормой предусмотрен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный налоговикам документ. Аргумент — налогоплательщик не обеспечил сохранность документов в течение четырех лет и, следовательно, нарушил норму подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 31.08.09 № Ф04-5161/2009(13429-А46-26) , №?Ф04-5161/2009(20351-А46-26) и от 24.01.08 № Ф04-474/2008(1090-А46-29)).

Кроме того, за утрату документов должностные лица организации могут привлекаться к уголовной ответственности по статье 199 УК РФ. Это касается тех, у кого непредоставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере. Но уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовых документов совершено умышленно с целью уклонения от уплаты налогов.

Применительно к статье 199 УК РФ:

  • крупный размер — это сумма налогов или сборов, составляющая за период в пределах трех финансовых лет подряд более 2 млн. руб., при условии, что доля неуплаченных налогов или сборов превышает 10% подлежащих уплате сумм, либо, превышающая 6 млн. руб.;
  • особо крупный размер — сумма, составляющая за период в пределах трех финансовых лет подряд более 10 млн. руб., при условии, что доля неуплаченных налогов или сборов превышает 20% подлежащих уплате сумм, либо превышающая 30 млн. руб.

Налоговые последствия в случае отсутствия документов

Как уже упоминалось, без документов организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей. В итоге у инспекторов будет полное право исчислить суммы налогов расчетным путем (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Оспорить начисленные суммы будет сложно, так как суды при рассмотрении подобных дел часто встают на сторону инспекторов. Суды отмечают следующее. Налогоплательщик утратил первичные документы, поэтому достоверность расходов и заявленных вычетов подтвердить не представляется возможным. Поэтому инспекторы вправе определить сумму его налоговых обязательств расчетным путем (постановления Президиума ВАС РФ от 22.06.10 № 5/10 , ФАС Северо-Кавказского от 04.10.10 № А32-51075/2009-19/964 , Уральского от 30.08.10 № Ф09-6738/10-С2 и Поволжского от 04.05.09 № А65-19622/2008 округов).

Причем некоторые суды считают, что расчетный метод нужно применять и в том случае, когда отсутствуют только некоторые документы, подтверждающие расходы (постановления ФАС Северо-Кавказского от 09.03.10 № А53-9407/2008 , Северо-Западного от 27.10.09 № А66-7842/2007 и Восточно-Сибирского от 26.12.07 № А19-9430/07-18-Ф02-9423/07 округов).

НК?РФ не приводит алгоритм определения сумм налогов расчетным методом. Поэтому некоторые инспекции для исчисления НДС за основу берут только налоговую базу и не применяют вычеты. Большинство арбитражных судов их в этом поддерживает. Суды указывают, что применение вычетов — это право налогоплательщика, которое он может реализовать только при наличии счетов-фактур. Такие выводы содержатся в постановлениях Президиума ВАС РФ от 09.11.10 № 6961/10 и от 30.10.07 № 8686/07 , ФАС Поволжского от 12.12.08 № А57-1126/2007 , Уральского от 03.03.09 №?Ф09-4483/08-С2 и Западно-Сибирского от 02.03.09 № Ф04-1250/2009(1614-А03-41) округов.

Какие действия предшествуют процедуре восстановления документов

При утрате документов организация обязана зафиксировать этот факт и выяснить причины утраты.

Документы утрачены по вине работника . В этом в первую очередь нужно получить письменные объяснения от сотрудника, который допустил утрату документов (ст. 193 ТК?РФ).

Далее руководитель принимает решение о дисциплинарном взыскании на основании письменных объяснений работника и издает соответствующий приказ. Он оформляется в произвольной форме, если дисциплинарное взыскание — это замечание или выговор. Если дисциплинарным взысканием является увольнение, то издается приказ по форме № Т-8 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 (письмо Роструда от 01.06.11 № 1493-6-1). И только после этого компания принимает меры по восстановлению документов.

Утрата документов связана с чрезвычайными обстоятельствами . В данной ситуации сначала необходимо зафиксировать факт утраты документов вследствие экстремальных обстоятельств (кражи, пожара, затопления, землетрясения и пр.). Для этого следует получить соответствующие оправдательные документы:

  • талон-уведомление, подтверждающий принятие заявления о краже, постановление органов внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи либо справку следственных органов;
  • справку Госпожнадзора МЧС России или протокол осмотра места происшествия или акт о пожаре, в котором установлена причина возгорания;
  • справку из ДЭЗ, РЭУ об аварии коммунальных сетей или от собственника здания (если пострадавшая организация — арендатор) и др.

Наличие таких документов позволит организации получить отсрочку представления утраченных документов при их истребовании контролирующими органами (подп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

Далее руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии по расследованию причин утраты, в которую по мере необходимости приглашает представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Созданная комиссия проводит инвентаризацию оставшихся документов и составляет перечень утраченных (п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ). Такая инвентаризация осуществляется по правилам, установленным Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49). Если точно известно, какие документы утрачены, инвентаризация не проводится.

Результаты работы комиссия оформляет актом в произвольной форме, но с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин их утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте). К акту должны прилагаться оправдательные документы, подтверждающие факт утраты «первички» и регистров вследствие чрезвычайных обстоятельств. После этого компания принимает меры по восстановлению документов.

Как восстановить утраченные документы

Непосредственно способ восстановления документов организация определяет самостоятельно исходя из сложившейся ситуации. Если после чрезвычайного происшествия сохранились регистры бухгалтерского учета (например, в электронном виде), это облегчит задачу. Ведь в них отражены хозяйственные операции, и первичные документы не придется восстанавливать по памяти.

Собственную исходящую первичную и внутреннюю документацию организация оформляет самостоятельно. За помощью восстановления других документов придется обращаться к третьим лицам.

Банковские документы . Прежде всего компании необходимо получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. На основании этих сведений можно установить, какие операции, связанные с движением денежных средств, были проведены: поступление сумм от контрагента, оплата поставщикам, снятие денежных средств на оплату труда работников.

Особенно важно начать восстановление документации с подачи запроса в банк, если в организации не сохранились данные регистров бухгалтерского или налогового учета.

Информация от контрагентов . Исходя из данных регистров учета или банковских выписок, компания составляет перечень контрагентов, с которыми она сотрудничала. Каждому из них она отправляет запрос с просьбой предоставить копии первичных документов: договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур.

Выписки из ЕГРЮЛ . Если адрес контрагента неизвестен, например сделка с ним была единичной и нужные сведения не сохранились, целесообразно получить в налоговых органах выписку из ЕРГЮЛ по данному юрлицу. Ведь в соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона от 08.08.01 № 129-ФЗ сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ, являются открытыми и общедоступными, за исключением некоторых из них.

Следовательно, инспекции должны в ответ на запрос представить выписку из ЕГРЮЛ с указанием местонахождения поставщика или покупателя. При отсутствии информации о контрагенте или при невозможности определить конкретное юридическое лицо организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых данных.

Налоговая и бухгалтерская отчетность . При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться к руководителю налоговой инспекции по месту регистрации с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Оформить такую просьбу нужно в виде заявления, приложив к нему подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утраты.

Несмотря на то что НК?РФ не обязывает налоговые органы предоставлять копии утерянных документов, как правило, они в этом организациям не отказывают. Запрос нужно подать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты.

Отчетность во внебюджетные фонды . Методы восстановления этих документов аналогичны применяемым при восстановлении налоговой отчетности. То есть нужно обратиться в территориальные отделения внебюджетных фондов по месту регистрации с просьбой предоставить копии всех утерянных форм расчетов по уплате страховых взносов. К письменному запросу организации прилагаются подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утраты.

Учредительные документы . Для получения их копий организация должна обратиться с запросом в налоговые органы по месту учета. Такой запрос подается в произвольной форме. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.02 № 438 .?В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица. Указанная информация является платной.

Таким образом, на основании документов, полученных от банков, контрагентов, инспекции, организации необходимо сформировать журнал хозяйственных операций, восстановить регистры бухгалтерского и налогового учета, обеспечить соответствие итоговых оборотов восстановленных регистров данным бухгалтерской и налоговой отчетности и выполнить иные действия по восстановлению документов •

ТАБЛИЦА. ВИДЫ И РАЗМЕРЫ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ЗА ОТСУТСТВИЕ ДОКУМЕНТОВ

Виды ответственности

Санкции

Налоговая ответственность организации

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, бухгалтерских регистров:

—?если утрачены документы за один налоговый период (п. 1 ст. 120 НК РФ);

—?утрачены документы за несколько налоговых периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ);

—?отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы (п. 3 ст. 120 НК РФ)

10 000 руб.;

30 000 руб.;

20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Непредставление документов, истребованных налоговой инспекцией при проверке (п. 1 ст. 126 НК РФ)

200 руб. за каждый непредставленный документ

Административная ответственность должностных лиц организации

Нарушение порядка и сроков хранения учетных документов, которое привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов или хотя бы одной статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности на 10% и больше (ст. 15.11 КоАП РФ)

От 2000 до 3000 руб.

Уголовная ответственность должностных лиц организации

Уклонение от уплаты налогов в крупном размере (ч. 1 ст. 199 УК РФ)

Либо штраф от 100?000 до 300?000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет

Либо арест на срок до шести месяцев

Либо лишение свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового

Уклонение от уплаты налогов в особо крупном размере (ч. 2 ст. 199 УК РФ)

Либо штраф от 200?000 до 500?000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет

Либо лишение свободы на срок до шести лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового

Ответственность плательщиков страховых взносов

Непредставление истребованных территориальными органами ПФР или ФСС документов

Для организаций — штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ)

Для должностных лиц — штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.33 КоАП РФ)

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка