Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Минфин сообщил, кого накажут за ошибки в декларациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как учесть расходы, если сотрудник направлен в зарубежную командировку

1 ноября 2011 151 просмотр

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

Как учесть расходы, если сотрудник направлен в зарубежную командировку. Независимо от страны и места, куда командирован сотрудник, работодатель обязан возместить ему следующие расходы, связанные с поездкой (ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение)):

  • расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту его постоянной работы;
  • расходы по найму жилого помещения в пункте назначения;
  • суточные за каждый день командировки в размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом. Для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размер суточных установлен постановлениями Правительства РФ от 02.10.02 № 729 и от 26.12.05 № 812 ;
  • иные расходы, непосредственно связанные со служебной поездкой (аэродромные сборы, плата за бронирование номера в гостинице, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта и др.).

По зарубежным командировкам организация дополнительно должна компенсировать работнику (п. 23 Положения):

  • расходы на оформление и выдачу загранпаспорта, виз, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • обязательные консульские сборы;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • платежи, связанные с обменом рублей на наличную иностранную валюту;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы компания может признать в налоговом учете (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Перечень документов, подтверждающих дополнительные затраты по загранпоездкам, приведен в таблице.

 ДОКУМЕНТЫ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РАСХОДЫ НА ЗАГРАНКОМАНДИРОВКИ

Вид расхода

Подтверждающие документы 

Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта командированному работнику

1. Квитанция об уплате государственной пошлины

2. Копия загранпаспорта работника (страницы, на которой указана дата его выдачи)

Расходы на оформление визы командированному работнику и уплату обязательных консульских сборов

1. Квитанция о приеме документов на оформление визы

2. Копия страницы загранпаспорта, на которой проставлена виза

3. Информация о тарифах, взимаемых посольством или консульством иностранного государства за оформление въездной визы (можно оформить в виде распечатки с сайта посольства или консульства)

Расходы на оформление обязательной медицинской страховки командированному работнику

1. Полис медицинского страхования (или его копия)

2. Документ из посольства или консульства иностранного государства, в котором указано, что медицинская страховка является обязательным условием получения въездной визы в это государство

3. Квитанция приходного кассового ордера, подтверждающая внесение платы за медстраховку

Расходы на уплату сборов за право въезда или транзита автомобильного транспорта

1. Квитанция или чек, подтверждающие уплату сбора

2. Путевой лист автомобиля

 Документы, составленные на иностранном языке, необходимо построчно перевести на русский язык.

Порядок возмещения командировочных расходов законодательно не определен. Работодатель вправе установить свои правила и закрепить их в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения).

Какие документы необходимо составить до начала загранкомандировки

Особенность оформления зарубежных командировок состоит в том, что на такие поездки можно не выписывать командировочные удостоверения (п. 15 Положения). Исключением являются служебные поездки в государства — участ-ники СНГ , с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых пограничные органы не делают отметок о пересечении границы. К таким странам относятся Азербайджан, Армения, Белоруссия, Казахстан, Киргизия, Молдова, Таджикистан, Узбекистан и Украина (письмо МИД России от 27.09.06 № 32253/19).

При поездках в указанные страны даты пересечения границы РФ можно определить только по отметкам в командировочном удостоверении (п. 19 Положения). Поэтому работнику, направленному в любую из таких стран, необходимо выдать данный документ. Он составляется по унифицированной форме № Т-10 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1).

В остальном загранкомандировка оформляется теми же документами, что и служебные поездки по территории России, а именно:

Обратите внимание

Как учесть расходы, если сотрудник направлен в зарубежную командировку. Документы, составленные на иностранном языке, нужно перевести на русский

Документы, подтверждающие произведенные в загранкомандировке расходы, обычно бывают оформлены на иностранных языках (счета гостиниц, авиабилеты, различные чеки, квитанции и др.).

Чтобы признать такие расходы при расчете налога на прибыль, необходимо построчно перевести первичные документы на русский язык. Данное требование закреплено в абзаце 3 пункта 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Порядок перевода первичных учетных и иных документов на русский действующим законодательством РФ не регламентирован.

Минфин России указывает, что такой перевод может сделать как профессиональный переводчик или специализированное агентство, так и любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию, например работник самой организации (письма от 03.11.09 № 03-03-06/1/725 и от 20.03.06 № 03-02-07/1-66). Наличие у сотрудника необходимой квалификации можно подтвердить копией диплома об образовании, аттестата и т. п.

Минфин России и ФНС России неоднократно отмечали, что для признания расходов на командировки наличие приказа и служебного задания не является обязательным (письма Минфина России от 14.09.09 № 03-03-05/169 и ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890). Несмотря на это, рекомендуем все-таки оформлять указанные документы, чтобы обосновать целесообразность поездки.

Как рассчитать и выдать аванс на загранкомандировку

Перед командировкой организация обязана выдать работнику денежный аванс. Его сумма складывается из расходов на проезд, проживание, суточных и иных предполагаемых расходов, связанных с поездкой (п. 10 Положения).

Аванс на зарубежную командировку можно выдать в рублях или иностранной валюте (п. 16 Положения и подп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.03 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Арбитражные суды согласны, что выплата российской организацией гражданину РФ аванса в иностранной валюте на командировку за пределы страны не является нарушением валютного законодательства (постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.08 № 10840/07).

Для выдачи аванса на загранкомандировку организация может:

  • купить иностранную валюту в банке;
  • снять иностранную валюту со своего валютного счета;
  • выдать работнику рубли, которые он самостоятельно обменяет на валюту того государства, в которое командирован.

Если организация выплатила аванс в иностранной валюте, неизрасходованную сумму работник вправе вернуть в кассу в этой же валюте (подп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.03 № 173-ФЗ).

Аванс на командировку можно выдать сотруднику наличными или перечислить на корпоративную банковскую карту. Для перевода аванса нельзя использовать так называемые зарплатные или иные личные банковские счета работников (письмо Банка России от 18.12.06 № 36-3/2408). Дело в том, что нормативными актами Банка России не предусмотрена возможность выдачи организацией денежных средств под отчет путем их безналичного перевода на банковские счета сотрудников.

Использование корпоративной пластиковой карты для оплаты расходов во время командировок должно быть предусмотрено локальным нормативным актом, например положением о служебных командировках или порядком выдачи работникам денег под отчет.

Какие документы работник должен представить по окончании загранкомандировки

По возвращении из командировки у работника есть три рабочих дня для того, чтобы отчитаться об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утв. решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40). То есть в течение трех рабочих дней сотрудник должен не только представить в бухгалтерию авансовый отчет, но еще и вернуть в кассу остаток неиспользованного аванса. Если по итогам служебной поездки выявлен перерасход, эту сумму организация обязана выдать работнику в тот же трехдневный срок.

К авансовому отчету работник прикладывает документы, подтверждающие расходы, в том числе документы по проезду, найму жилого помещения, оформлению загранпаспорта и виз, уплате обязательных консульских и аэродромных сборов, оформлению обязательной медицинской страховки, уплате сборов за право въезда или транзита автомобильного транспорта (см. врезку справа). Авансовый отчет, представленный работником по итогам командировки, должен быть утвержден руководителем организации.

Чтобы подтвердить время пребывания в загранкомандировке, к авансовому отчету необходимо также приложить копии страниц загранпаспорта , содержащих отметки пограничных органов о пересечении государственной границы России (абз. 2 п. 18 Положения и п. 2 письма Минфина России от 12.05.08 № 03-03-06/2/47). Если при пересечении границы отметок в паспорт не ставили, то прилагается командировочное удостоверение (п. 19 Положения).

Кроме того, по результатам поездки работник должен составить отчет о проделанной в командировке работе , если, конечно, такая отчетность предусмотрена локальными нормативными актами. Обычно отчет составляется в произвольной форме. Краткий вариант отчета приведен в типовом бланке служебного задания на командировку — форме № Т-10а .

Отражение расходов на загранкомандировку в налоговом учете

При расчете налога на прибыль датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). На эту же дату указанные расходы отражаются в бухучете. Основание — приложение «Перечень дат совершения отдельных операций в иностранной валюте» к ПБУ 3/2006.

Все расходы, произведенные в иностранной валюте, следует пересчитать в рубли. При этом используется курс, установленный Банком России на дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 06.06.11 № 03-03-06/1/324).

Перед командировкой в г. Штутгарт (Германия) менеджеру ООО «Работодатель» Н.А. Кириллову был выдан аванс в размере 80 000 руб. По возвращении из поездки работник представил авансовый отчет, в котором указал следующие расходы:

— стоимость проезда к месту назначения и обратно — 940 евро;

— стоимость проживания в гостинице в Штутгарте — 500 евро;

— сумму комиссии за обмен валюты — 10 евро;

— суточные — 350 евро.

Генеральный директор ООО «Работодатель» утвердил авансовый отчет 4 октября 2011 года. Курс евро на эту дату, установленный Банком России, равен 43,4411 руб./евро. Работник представил все необходимые подтверждающие документы и отчет о командировке, свидетельствующий о ее производственном характере. Общая сумма расходов на командировку составила 1800 евро (940 + 500 + 10 + 350).

В октябре 2011 года организация признала в налоговом и бухгалтерском учете командировочные расходы в размере 78 193,98 руб. (1800 евро х 43,4411 руб./евро).

Остаток неиспользованного аванса в размере 1806,02 руб. (80 000 – 78 193,98) Н.А. Кириллов вернул в кассу компании.

Расходы на проезд к месту загранкомандировки и обратно

В составе расходов на проезд работника, направленного за рубеж, организация может признать (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ , п. 12 и 22 Положения):

  • затраты на проезд от места постоянной работы к пункту назначения и обратноО том, как отражать в налоговом учете расходы на проезд в ситуации, когда работник объединил служебную командировку с отпуском или выходными днями, читайте в . ;
  • затраты на проезд транспортом общего пользования к аэропорту, вокзалу, железнодорожной станции или пристани, если они находятся за чертой населенного пункта, и от аэропорта, вокзала, станции или пристани к офису принимающей организации или к месту постоянной работы;
  • страховые взносы на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
  • плату за услуги по оформлению проездных документов;
  • плату за пользование в поездах постельными принадлежностями (если стоимость комплекта постельного белья не включена в стоимость железнодорожного билета).

Если для поездки был приобретен электронный билетФорма электронного пассажирского авиабилета утверждена приказом Минтранса России от 08.11.06 № 134 . на самолет, необходимо распечатать билет на бумажном носителе и приложить распечатку к авансовому отчету. Кроме того, для подтверждения расходов понадобится посадочный талон. В нем должны содержаться реквизиты, позволяющие идентифицировать пассажира (как минимум его фамилия), а также дата и место назначения либо маршрут поездки. Без указанных документов налоговики не примут расходы на проезд в целях налогообложения прибыли (письма Минфина России от 07.06.11 № 03-03-07/20 , от 01.02.11 № 03-03-07/1 и от 13.12.10 № 03-03-06/4/123).

Авиабилет составлен на иностранном языке

В этом случае для подтверждения расходов на проезд некоторые реквизиты такого билета необходимо перевести на русский язык, а именно: ФИО пассажира, направление или маршрут поездки, номер рейса, дату вылета и стоимость билета. Переводить остальную информацию, не имеющую существенного значения для подтверждения расходов, например условия применения тарифа, правила авиаперевозки и перевозки багажа, не нужно (письма Минфина России от 22.03.10 № 03-03-05/57 и № 03-03-06/1/168).

Перевод не требуется, если агентство по продаже авиабилетов выдало справку на русском языке, в которой содержатся все указанные выше сведения (письмо Минфина России от 24.03.10 № 03-03-07/6). Более того, по мнению ФНС России, для целей налогового учета электронный авиабилет вообще можно не переводить на русский язык (письмо от 26.04.10 № ШС-37-3/656@). Ведь большинство реквизитов в нем заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором. Фамилия и имя пассажира указываются транслитерацией, то есть замещением кириллических символов на латинские. Так что прочитать их несложно.

Проезд бизнес-классом или в вагоне СВ

Даже если сотрудник добирался до места командировки или обратно бизнес-классом либо в вагоне повышенной комфорт- ности (вагоне СВ), организация вправе в полном объеме признать расходы на его проезд в налоговом учете. Ведь в главе 25 НК РФ не содержится ограничений ни по классу комфортности проезда, ни по сумме расходов. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 24.07.08 № 03-03-06/2/93 и от 21.04.06 № 03-03-04/2/114 .?

Тем не менее право сотрудников на перелет бизнес-классом и проезд в вагонах СВ целесообразно предусмотреть в коллективном договоре или локальном нормативном акте, например в положении о служебных командировках.

Пользование услугами VIP-залов

Затраты на оплату услуг залов повышенной комфортности или залов официальных делегаций в аэропортах и на железнодорожных вокзалах тоже можно учесть при расчете налога на прибыль. Но для этого организация должна обосновать целесообразность данных расходов (письмо Минфина России от 07.06.07 № 03-03-06/1/365).

Однако с суммы указанных расходов, возмещенной командированному работнику, необходимо удержать НДФЛ и начислить на нее страховые взносы в ПФР, ФОМС и ФСС России. Это связано с тем, что плата за пользование VIP-залом не является обязательным сбором за услуги в аэропортах. Основание — абзац 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ и часть 2 статьи 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). Тем более что подобные услуги относятся к дополнительным, их цель состоит в повышении уровня комфортности для пассажиров (п. 2 письма Минфина России от 06.09.07 № 03-05-06-01/99 и п. 2 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19).

Некоторые суды придерживаются такого же мнения (постановления ФАС Поволжского от 17.01.08 № А65-1734/2007-СА2-11 и Западно-Сибирского от 09.03.06 № Ф04-8885/2005(20013-А27-3) округов). В то же время есть и противоположные решения судов, например постановление ФАС Московского округа от 10.02.11 № КА-А40/18048-10 . В нем, в частности, указано, что оплата услуг VIP-зала аэропорта является компенсационной выплатой, связанной с исполнением работником своих обязанностей вне места его постоянной работы. Поэтому она не должна облагаться НДФЛ.

Однако возмещение работодателем платы за пользование VIP-залом или залом официальных делегаций в аэропорту либо на вокзале необходимо предусмотреть в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Проезд по городу, куда командирован работник

В Положении ничего не говорится о возмещении сотруднику затрат на проезд внутри населенного пункта, в который он направлен в командировку, транспортом общего пользования — автобусом, трамваем, троллейбусом или метро. Тем не менее такие расходы работники вынуждены осуществлять.

Если возмещение сотруднику подобных затрат предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом, то их можно включить в состав командировочных расходов и учесть при расчете налога на прибыль. С этим выводом согласны и налоговики (письмо ФНС России от 12.07.11 № ЕД-4-3/11246).

Проезд на такси. По-прежнему продолжаются споры о том, можно ли в налоговом учете признать расходы на проезд командированного сотрудника на такси. Еще несколько лет назад Минфин России указывал, что такие расходы в целях налогообложения прибыли учитывать нельзя (письмо от 10.05.06 № 03-03-04/2/138).

Впоследствии его мнение изменилось. Минфин России теперь сообщает, что организация вправе признать подобные расходы, но только если сможет обосновать их целесообразность (письма от 27.08.09 № 03-03-06/2/162 и от 22.05.09 № 03-03-06/1/339). Значит, в положение о служебных командировках или иной локальный нормативный акт следует включить примерный перечень ситуаций, при которых командированный сотрудник вправе воспользоваться услугами такси, а работодатель обязан будет возместить ему израсходованные суммы. К примеру, можно указать, что в любое время суток командированные работники вправе добираться на такси:

  • от места постоянного жительства или из офиса до аэропорта либо вокзала и обратно домой или в офис;
  • в месте, куда они направлены, — от аэропорта или вокзала до офиса принимающей стороны и обратно в аэропорт или на вокзал.

Расходы на проезд на такси сотрудник может подтвердить чеком ККТ, квитанцией или иным документом, выдача которого предусмотрена законодательством иностранного государства. В таком документе должны быть указаны дата и время оказания услуг, маршрут поездки и ее стоимость. Без этих сведений организации будет сложно доказать необходимость подобных расходов.

Расходы на проживание

При направлении работников в зарубежные командировки организация может признать расходы на наем жилого помещения без каких-либо ограничений (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Главное, чтобы эти расходы были подтверждены документами и возмещались командированным сотрудникам в порядке и размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 1 ст. 252 НК РФ и п. 21 Положения).

Ограничения предусмотрены только для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Для них утверждены предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения (приказ Минфина России от 02.08.04 № 64н).

Любая коммерческая организация вправе установить собственные нормативы возмещения затрат на проживание. В этом случае она сможет включить в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, лишь ту сумму, которая не превышает данного ограничения.

Документами, подтверждающими расходы на проживание, могут служить:

  • счет или инвойс гостиницы;
  • ваучер, подтверждающий расходы на онлайн-бронирование;
  • договор аренды квартиры;
  • платежные документы — кассовый чек, квитанция, расписка и др.

Если указанные документы составлены на иностранном языке, их необходимо построчно перевести на русский язык.

Дополнительные услуги в гостинице

Расходы на оплату некоторых из данных услуг нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Речь идет о плате (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

  • за услуги носильщика и химчистки;
  • пользование различными рекреационно-оздоровительными объектами: бассейном, тренажерным залом, сауной;
  • услуги парикмахерской или spa-салона;
  • питание и обслуживание в барах и ресторанах гостиницы, стоимость которых выделена в счете гостиницы отдельной строкой (расходы на питание должны возмещаться за счет суточных).

Вместе с тем такие дополнительные услуги, как бронирование номера, пользование телевизором, холодильником, сейфом, утюгом в гостинице, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации-работодателя (письма Минфина России от 10.03.11 № 03-03-06/1/131 и от 04.04.05 № 03-03-01-04/1/148).

Работник не представил подтверждающие документы

В этом случае организация вправе возместить ему расходы на проживание в размере, предусмотренном коллективным договором или локальным нормативным актом. У работника следует запросить письменное объяснение причин отсутствия или утери документов и сведения о фактическом размере его расходов на проживание в пункте назначения.

Сумму возмещения, выплаченную работнику, организация не сможет учесть в целях налогообложения прибыли. Ведь расходы на наем жилого помещения документально не подтверждены (письмо Минфина России от 28.04.10 № 03-03-06/4/51).

Более того, если размер компенсации превысил 2500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке, с суммы сверх указанного лимита работодатель обязан удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Заметим, что при отсутствии подтверждающих документов страховые взносы , уплачиваемые во внебюджетные фонды, не нужно начислять на сумму возмещения в пределах норм, предусмотренных локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Аналогичные разъяснения приведены и в письме Минздравсоцразвития России от 26.05.10 № 1343-19 .

Экспедитор ООО «Компания» И.В. Григорьев был направлен в командировку в г. Андижан (Республика Узбекистан). В месте назначения он провел три дня. Документы об оплате номера в гостинице г. Андижана он забыл забрать у администратора, так как опаздывал на поезд. В объяснительной записке работник указал, что заплатил за проживание 9300 руб. (в пересчете на рубли). В Правилах внутреннего трудового распорядка организации установлено, что при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения во время загранкомандировки возмещаются работнику из расчета не более 3000 руб. на человека за каждый день командировки.

ООО «Компания» компенсировало И.В. Григорьеву лишь 9000 руб. (3000 руб./сутки х  дня). С суммы возмещения, превышающей 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке, то есть с 1500 руб. (9000 руб. – 2500 руб. х 3 дня), организация удержала НДФЛ. Сумма налога составила 195 руб. (1500 руб. х 13%).

Страховые взносы в ПФР, ФОМС и ФСС России со стоимости проживания, не подтвержденной документами, компания не уплачивала, так как выплаченное возмещение не превысило норматива, установленного Правилами внутреннего трудового распорядка (3000 руб. на человека в сутки).

Как рассчитать сумму суточных

Для определения суммы суточных при загранкомандировке применяются следующие правила:

  • суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные, нерабочие праздничные дни и дни нахождения в пути (абз. 3 п. 11 Положения);
  • днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы сотрудника, а днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — следующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения). В аналогичном порядке определяется день возвращения работника из командировки;
  • если аэропорт, вокзал, станция или пристань находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до них (абз. 3 п. 4 Положения);
  • за каждый день нахождения в пути по территории РФ суточные выплачиваются в размере, установленном в организации для командировок по России, а за время проезда по территории иностранного государства — в размере, предусмотренном для служебных поездок в это государство (п. 17 Положения);
  • за день, в который сотрудник пересек государственную границу РФ при следовании в загранкомандировку, суточные выплачиваются в размере, установленном в организации для поездок в страну назначения. При возвращении домой суточные за день пересечения государственной границы РФ выплачиваются исходя из нормы, предусмотренной для командировок по России (абз. 1 п. 18 Положения). Даты пересечения границы определяются по отметкам пограничных органов в загранпаспорте, а при поездках в некоторые страны СНГ — по отметкам в командировочном удостоверении (п. 19 Положения);
  • если во время загранкомандировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в размере, установленном для той страны, в которую он направляется (абз. 3 п. 18 Положения);
  • при командировках в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения). Вопрос о целесообразности ежедневных переездов решается руководителем организации в каждом конкретном случае отдельно с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания и наличия у сотрудника времени на отдых при таком режиме работы;
  • в случае вынужденной задержки или остановки в пути суточные за это время выплачиваются по решению руководителя организации при наличии документов, подтверждающих факт вынужденной задержки или остановки (абз. 3 п. 11 и абз. 2 п. 19 Положения);
  • при однодневных загранкомандировках суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, установленной в организации для поездок в соответствующую страну (п. 20 Положения).

Финансовый директор ООО «Организация» (г. Москва) Е.Г.Добрынин был направлен в служебную командировку в г. Зальцбург (Австрия) на три дня с 10 по 12 октября 2011 года, а затем еще на два дня — в г. Саутгемптон (Великобритания), куда он должен был прибыть вечером 12 октября. Из Москвы в Зальцбург работник вылетел 10 октября рейсом в 00.10. Время, необходимое ему на проезд от офиса до аэропорта, — полтора часа. В связи с плохими метеоусловиями работник вынужден был задержаться в Австрии почти на целый день, и поэтому он вылетел и прибыл в Саутгемптон только 13 октября. Из Великобритании Е.Г. Добрынин вылетел 14 октября рейсом в 23.30 и прибыл в Москву 15 октября.

В Положении о служебных командировках, действующем в организации, установлены следующие размеры суточных:

— при командировках по территории России — 1000 руб.;

— в Австрию — 70 евро;

— в Великобританию — 80 фунтов стерлингов.

Итак, Е.Г. Добрынин находился в командировке с 9 по 15 октября 2011 года (в продолжительность командировки включено время, затраченное им для проезда от офиса до аэропорта вылета и из аэропорта прилета до офиса). Работнику полагаются суточные в следующих размерах:

— за 9 октября — 70 евро, так как считается, что именно в этот день он пересек границу РФ, направляясь в Зальцбург (согласно отметкам в его загранпаспорте);

— с 10 по 12 октября — по 70 евро в сутки, поскольку в эти дни работник находился на территории Австрии, всего 210 евро (70 евро х 3 дня);

— за 13 октября — 80 фунтов стерлингов, так как в этот день он вылетел из Зальцбурга в Саутгемптон (при посещении нескольких стран суточные за день пересечения границы между ними выплачиваются в размере, установленном для той страны, в которую направляется работник);

— за 14 и 15 октября — по 1000 руб. в сутки, поскольку согласно отметкам в загранпаспорте именно 14 октября сотрудник пересек границу по пути в Россию, всего 2000 руб. (1000 руб. х 2 дня).

Налог на прибыль

Суммы суточных, выплаченных работникам в размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом, организация вправе включить в расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Суточные по загранкомандировкам в иностранной валюте пересчитывают в рубли по курсу, установленному Банком России на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Допустим, в компании не установлены размеры суточных, но она тем не менее выдает их командированным работникам. В подобной ситуации налоговики при проверке могут исключить суммы суточных из расходов, учтенных при расчете налога на прибыль.

Налог на доходы физических лиц

Суточные по командировкам, выплачиваемые в установленных в организации размерах, не являются доходом командированного работника и не облагаются НДФЛ в пределах следующих норм (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ):

  • не более 2500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке;
  • не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, в том числе за дни переезда по России по пути в загранкомандировку.

Суточные, превышающие указанные размеры, облагаются НДФЛ. Значит, с суммы превышения работодатель обязан удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет (п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 06.09.10 № 03-04-06/6-205 , от 07.07.10 № 03-04-06/6-140 и от 29.10.09 № 03-04-06-01/274 .

В отличие от перерасчета суточных в иностранной валюте для целей налогообложения прибыли при расчете НДФЛ суточные переводят в рубли по курсу, действовавшему на дату их выдачи работнику . Дело в том, что датой фактического получения физическим лицом дохода в денежной форме является день его выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Следовательно, чтобы определить сумму суточных, превысившую 2500 руб. в день и поэтому облагаемую НДФЛ, необходимо использовать курс иностранной валюты к рублю, установленный Банком России на дату выплаты суточных (письмо Минфина России от 01.02.08 № 03-04-06-01/27).

Страховые взносы в ПФР, ФОМС и ФСС России

Суточные, выплаченные в размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом, не облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды. Основанием является часть 2 статьи 9 Закона № 212-ФЗ. Такого же мнения придерживается Минздравсоцразвития России (п. 1 письма от 06.08.10 № 2538-19)

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка