Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Проведение инвентаризации ТМЦ: как правильно оформить ее итоги и отразить их в налоговом учете

11 ноября 2011 529 просмотров

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

В целях обеспечения достоверности данных налогового и бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию материальных ценностей. Начинать ее налогоплательщики вправе уже с 1 октября, а в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация ТМЦ проводится в период их наименьших остатков (п. 27 Положения о ведении бухгалтерского учете и отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Хотя налоговое законодательство в отличие от бухгалтерского не содержит норм о проведении обязательной инвентаризации, составлять документы, подтверждающие результаты ее проведения, необходимо для обоснования затрат в виде недостач и доходов в виде излишков. Это регламентировано пунктом 1 статьи 252 НК РФ.

Проведение инвентаризации ТМЦ, рассмотрим. Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая комиссия, состав которой утверждает руководитель. В нее, в частности, включаются административные работники, сотрудники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.), а также представители службы внутреннего аудита и независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 , далее — Методические указания). Если, например, проверка была проведена в отсутствие бухгалтера, хотя он был включен в состав комиссии, а вместо него подпись на документе поставил директор, то такую инвентаризацию и записи в учете нельзя считать достоверными.

В случае, когда в штате организации числится один директор, функции комиссии следует возложить на него, так как отдельных требований к количеству членов комиссии не установлено (п. 2.3 и 2.4 Методических указаний).

Пересчету подлежит не только фактическое наличие собственных МПЗ на складе организации, но и отгруженных, принятых на ответственное хранение, находящихся в пути, а также полученных в переработку (об учете ТМЦ, поступивших в период инвентаризации, см. врезку ниже).

Для каждого этапа передвижения или места хранения ценностей предусмотрены унифицированные формы подтверждающих документов (утв. постановлениями Госкомстата России от 18.08.98 № 88 и от 27.03.2000 № 26).

Таким образом, для оформления результатов инвентаризации организация должна создать следующий перечень документов:

  • приказ руководителя о сроках проведения инвентаризации, о составе инвентаризационной комиссии и имущества, подлежащего пересчету;
  • инвентаризационная опись ТМЦ (форма № ИНВ-3); — акт инвентаризации ТМЦ отгруженных (форма № ИНВ-4);
  • инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);
  • акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (форма № ИНВ-6);
  • сличительная ведомость результатов инвентаризации (форма № ИНВ-19);
  • ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ29).

Инвентаризационная опись ТМЦ — форма № ИНВ3

Проведение инвентаризации ТМЦ. Указанный документ служит для отражения данных фактического наличия материально-производственных запасов во всех местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Его подписывают ответственные члены комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу. Причем до начала проведения инвентаризации у материально ответственного лица берется расписка, для которой отведена первая страница формы № ИНВ-3 . Распиской данное лицо подтверждает, что все поступившие материальные ценности оприходованы, а выбывшие — списаны.

Материальные ценности отражаются в описи по каждому наименованию отдельно. Указывается их вид, группа, количество, единица измерения, учетная цена, а также другие необходимые сведения: артикул, сорт и т. д.

Для заполнения данных о номенклатурном номере в графе «Товарно-материальные ценности» можно воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) (утв. постановлением Госстандарта России от 06.08.93 № 17) или разработать собственные коды. В графе «Единица измерения» проставляются данные из Общероссийского классификатора единиц измерения (ОК 015-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 366). В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 «Фактическое наличие» материальных ценностей в количественном выражении, а графа 9 «Номер паспорта» заполняется только в отношении МПЗ, содержащих драгоценные металлы и камни.

Тара отражается по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). При этом тару, пришедшую в негодность, в инвентаризационную опись не вносят. По ней составляется акт на списание, в котором приводятся причины порчи.

В случае обнаружения ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись. На выявленные негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляется либо акт о списании товаров по форме № ТОРГ-16 (на товары, не подлежащие дальнейшей реализации), либо акт о порче, бое, ломе ТМЦ по форме № ТОРГ-15 (на товары, подлежащие уценке или списанию). Обе данные формы актов утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 . На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров материальных ценностей и их общее количество в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

В связи с тем что проведение инвентаризации, как правило, не ограничивается одним днем, применяется инвентаризационный ярлык по форме № ИНВ-2 , который заполняется в одном экземпляре и хранится вместе с подсчитанными ценностями. Данные из ярлыка переносятся в инвентаризационную опись.

При оформлении описи следует учитывать, что в незаполненных строках ставят прочерки, а на последней странице должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших проверку. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных записей, которые должны быть заверены подписями всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Отметим, инвентаризационные описи составляются отдельно на материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

Материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих их сдачу на ответственное хранение. В них указываются наименование, количество, сорт, стоимость ценности (по данным учета), дата принятия ее на хранение, место хранения, номер и дата первичного документа.

В описях на материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование организации-переработчика, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номер и дата первичного документа.

Акт инвентаризации отгруженных ТМЦ — форма № ИНВ-4

Данный акт оформляется, если у организации на балансе числятся товары, отгруженные покупателям. Инвентаризация таких ТМЦ заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухучета. При этом составляется два отдельных акта. Первый — для ТМЦ, срок оплаты которых не наступил, а второй — для материальных ценностей, отгруженных, но не оплаченных покупателями в срок.

Для последних в данной форме предусмотрена графа «Примечание», в которой по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя. Кроме того, в акте указываются наименование и единица измерения ценностей, дата отгрузки, а также сведения из товарно-транспортных или расчетно-платежных документов с указанием даты, номера, количества и суммы отгруженных материальных ценностей. В случае особого перехода права собственности на отгруженные ТМЦ данные для заполнения графы 13 пересчитываются в договорные цены.

Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение, — форма № ИНВ-5

Указанная опись применяется при инвентаризации:

  • товаров, приобретенных посредниками для комитента или принципала;
  • ценностей, полученных хранителем по договору ответственного хранения;
  • ТМЦ, полученных от поставщиков, от оплаты которых организация на законных основаниях отказалась, поскольку они не соответствовали условиям договора;
  • полученных от поставщиков ценностей, на которые по условиям договора право собственности переходит только после оплаты.

В описи указываются наименование и единица измерения материальных ценностей, поставщик (получатель), место хранения и дата принятия на ответственное хранение, а также фактическое и учетное наличие ценностей по данным бухгалтерского учета.

Этот документ также предусматривает включение в него расписки материально ответственного лица, отвечающего за сохранность указанных ценностей. В ходе инвентаризации записи в опись делают ответственные лица инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета ценностей в натуре.

Акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути, — форма № ИНВ-6

Данный акт инвентаризации служит для выявления количества и стоимости товарно-материальных ценностей, которые в момент инвентаризации еще не поступили на склад организации, но переход права собственности на них согласно договору уже состоялся. В акте указываются наименование и единица измерения ТМЦ, дата отгрузки, наименование поставщика, данные товарно-транспортных, платежно-расчетных документов и бухучета о стоимости и количестве ценностей.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации — форма № ИНВ-19

Сличительная ведомость составляется, если в ходе проведенной инвентаризации были выявлены отклонения фактического количества ТМЦ от данных бухучета. Она является обобщающим документом и используется для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, материалов, товаров, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.

Так, в табличной части, расположенной на второй странице формы, указываются наименование и код ТМЦ, количество и сумма выявленных излишков и недостач, сведения о расхождениях, отрегулированных за счет уточнения записей в учете, а также данные по пересортице. На третьей странице формы отражается оприходование окончательных излишков с указанием количества, суммы и номера счета.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Кстати

Учет материальных ценностей, поступивших и выбывших в период проведения инвентаризации

Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации, до ее окончания не приходуются. Они принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и заносятся в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». Председатель комиссии или по его поручению член комиссии на приходном документе за своей подписью ставит визу «После инвентаризации». Когда инвентаризация закончится, эти ценности приходуются по реестру или товарному отчету (п. 3.18 Методических указаний).

Отпуск ТМЦ в процессе инвентаризации производится только в исключительных случаях. В частности, это бывает при длительном сроке инвентаризации. В подобных ситуациях необходимо разрешение руководителя и главного бухгалтера. Материально ответственные лица отпускают указанные ценности только в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

При этом во время инвентаризации эти ТМЦ не списываются. Согласно пункту 3.19 Методических указаний такие ценности отражаются в отдельной описи «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Одновременно председатель комиссии на расходном документе ставит отметку «После инвентаризации». По окончании инвентаризации по этим ценностям оформляются документы на списание

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, — форма № ИНВ-26

Итоговые сведения о результатах проведенной инвентаризации ТМЦ обязательно переносятся в общую ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (по форме № ИНВ-26). В ней указываются наименование и номера счетов бухучета, которые проверяют, излишки, суммы недостачи, списанные в пределах и сверх норм естественной убыли, а также суммы недостачи, отнесенные на виновных лиц и зачтенные по пересортице.

Если организация по результатам инвентаризации выявит бракованный товар, который не был обнаружен в момент приемки от поставщика, ей следует оформить претензию в адрес поставщика и возвратить данный товар.

При выявлении недостачи на складе ответственного хранения взыскание компенсации производится с хранителя, то есть с организации. Для этого, помимо всех перечисленных выше документов, нужно оформить акт об обнаруженных недостатках и выставить претензию на имя соответствующей компании для возмещения недостачи.

Все перечисленные первичные документы оформляются по итогам инвентаризации в двух экземплярах, подписываются материально ответственными лицами и членами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр хранится в бухгалтерии, а второй — передается материально ответственному лицу. Инвентаризационные документы могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и других технических средств, так и вручную чернилами или шариковой ручкой, четко и ясно, без помарок и подчисток.

Нередко возникает ситуация, когда бухгалтер получает документы с опозданием, уже после сдачи отчетности. Но годовая бухгалтерская отчетность не будет считаться достоверной без отражения в ней результатов проведенной инвентаризации. Если же комиссия обнаружит излишки материальных ценностей, то в налоговом учете их несвоевременное отражение приведет к занижению налогооблагаемой прибыли, необходимости представления уточненных деклараций, а также к доплате налога на прибыль и пеней.

Как отразить в налоговом учете результаты инвентаризации

Излишки, выявленные в ходе инвентаризации. В пункте 20 статьи 250 НК РФ указано следующее. Налогоплательщик на основании инвентаризационной описи и сличительной ведомости отражает в налоговом учете в составе внереализационных доходов выявленные и ранее не учтенные ценности по рыночной стоимости (п. 5 ст. 274 НК РФ). При последующем списании или продаже таких активов их стоимость, признаваемая в расходах, будет равна сумме дохода, учтенного налогоплательщиком при оприходовании (абз. 2 п. 2 ст. 254 и ст. 268 НК РФ).

Пересортица и недостача по результатам инвентаризации. В Налоговом кодексе понятие «пересортица» отсутствует, поэтому выявленные недостачи и излишки отражаются в полном размере без проведения взаимозачета. Напомним, пересортица означает излишек одного и недостачу другого товара. Она образуется в тех случаях, когда по документам числится оприходование или списание одного товара, а фактически был оприходован или списан другой. Пересортица может производиться только по МПЗ одного наименования в тождественных количествах за один и тот же проверяемый период у одного и того же ответственного лица.

При обнаружении недостачи МПЗ организация должна провести расследование на предмет выявления виновных лиц. Если такие лица не установлены, то при документальном подтверждении уполномоченным органом власти расходы в виде недостачи приравниваются к внереализационным расходам (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ) на дату вынесения следователем постановления о прекращении уголовного дела (письмо Минфина России от 08.06.09 № 03-03-05/103).

Если недостача была обнаружена в одном налоговом периоде, а документ правоохранительные органы выпишут уже в следующем, производить пересчет налоговой базы за прошлый налоговый период не требуется (письма Минфина России от 20.06.11 № 03-03-06/1/365 , от 27.08.10 № 03-03-06/4/81 и от 04.08.10 № 03-03-06/2/139). Если же организация в ходе самостоятельного расследования не выявила причин недостачи, то сумму недостающего имущества, не подтвержденную соответствующим документом, нельзя признать в налоговом учете.

При установлении виновного лица сумма недостачи, подлежащая возмещению работником, признается внереализационным доходом либо на дату признания такой задолженности по возмещению ущерба, либо на дату вступления решения суда в силу (п. 3 ст. 250 и подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). В НК РФ прямо не указано, можно ли уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму нанесенного сотрудником ущерба.

Вместе с тем материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, являясь расходом, документально подтвержденным сличительной ведомостью, объяснительной запиской сотрудника и другими документами. Обоснованием является и то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает доход. Это следует из пункта 3 статьи 250 Налогового кодекса.

Если указанные выше требования выполнены, то сумму недостачи (по фактической себестоимости) можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 17.04.07 № 03-03-06/1/245 .

Потери от недостачи или порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ, включаются в состав материальных расходов (п. 7 ст. 254 НК РФ).

Недостача сверх норм естественной убыли в расходах, уменьшающих доходы, не учитывается, за исключением случая, когда виновники хищения указанных материальных ценностей не установлены (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Эта позиция также отражена в письмах Минфина России от 28.04.10 №03-03-06/1/300 и от 04.07.11 №03-03-06/1/387 .

Товары с истекшим сроком годности. В ходе инвентаризации, помимо излишков и недостач, организация может выявить товары с истекшим сроком годности. Для их списания в состав прочих расходов организация должна провести экспертизу и оформить соответствующие документы, которыми будут подтверждаться факты порчи товарных ценностей (акты по форме № ТОРГ16 или ТОРГ15), а также приказ руководителя о списании. Это следует из писем Минфина России от 08.07.08 № 03-03-06/1/397 и УФНС России по г. Москве от 18.04.08 № 20-12/037680 .

Однако позже в письмах от 07.05.10 № 03-03-06/1/315 и от 02.03.10 № 03-03-06/1/105 Минфин России высказал противоположную точку зрения: стоимость товаров учитывается в составе расходов в налоговом учете либо при их реализации, либо при передаче в производство. Процесс утилизации, по мнению ведомства, не относится к деятельности по извлечению дохода, поэтому такие затраты не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Арбитражная практика в большинстве случаев складывается в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Московского округа от 01.02.08 № КА-А40/14839-07-2 и от 11.10.07 № КА-А40/1033807).

Кроме списания материальных ценностей, организация может провести их уценку на основании акта о порче, ломе, бое по форме № ТОРГ-15 . Нужно учитывать, что налоговые органы вправе проверять правильность применения цен по сделкам при их отклонении в пределах непродолжительного периода времени более чем на 20% в сторону понижения от уровня цен, применяемых налогоплательщиком по идентичным товарам. Основанием является подпункт 4 пункта 2 статьи 40 НК РФ.

Причем пункт 3 статьи 40 НК РФ позволяет учитывать скидки, вызванные потерей качества или иных потребительских свойств товаров. Напомним, что с 2012 года статья 40 НК РФ утрачивает силу. Поэтому согласно Федеральному закону от 18.07.11 № 227-ФЗ проверять цены налоговики смогут только по контролируемым сделкам между взаимозависимыми лицами и приравненным к ним сделкам.

Если товар был уценен вследствие чрезвычайной ситуации, то сумму уценки товара налогоплательщик может включить в состав внереализационных расходов на основании подпункта 6 пункта 2 статьи 265 НК РФ.

Нужно ли восстанавливать НДС по недостаче

Выбытие товаров вследствие их недостачи, выявленной в результате инвентаризации, объектом обложения НДС не признается. Поэтому суммы налога, ранее правомерно принятые к вычету по товарам, списываемым в связи с истечением срока годности или в связи с недостачей, по мнению Минфина России, подлежат восстановлению (письма от 05.07.11 № 03-03-06/1/397 , от 19.05.10 № 03-07-11/186 и от 14.08.07 № 03-07-15/120).

Однако ВАС РФ придерживается иного мнения. Так, в решении от 19.05.11 № 3943/11 отмечено, что списание товаров с истекшим сроком годности не упомянуто в перечне случаев, при которых НДС, ранее принятый к вычету, подлежит восстановлению (п. 3 ст. 170 НК РФ).

Кроме того, решением ВАС РФ от 23.10.06 № 10652/06 был признан недействующим абзац 13 пояснений к статье 171 НК РФ, приведенных в письме ФНС России от 19.10.05 № ММ-6-03/886@ . В этом абзаце говорилось, что НДС, принятый к вычету по товарам, работам и услугам, приобретенным для осуществления операций, признаваемых объектом налогообложения, но не использованным для них, должен быть восстановлен.

Аналогичные выводы в пользу налогоплательщиков содержатся и в постановлениях ФАС Центрального от 22.05.08 № А48-3539/07-14 , Уральского от 22.01.09 № Ф09-10369/08-С2 , Волго-Вятского от 28.04.08 № А82-15724/2004-37 и Северо-Западного от 15.09.09 № А56-6495/2009 округов.

Пример

Организация розничной торговли кондитерскими изделиями в ходе проведенной инвентаризации ТМЦ по состоянию на 1 ноября 2011 года выявила:

— недостачу конфет «Барбарис» в размере 30 кг по учетной цене 30 руб./кг;

— излишек конфет «Дюшес» — 40 кг по учетной цене 20 руб. за 1 кг;

— недостачу печенья — 20 кг по учетной цене 30 руб. за 1 кг;

— излишек шоколада — 40 кг по учетной цене 40 руб. за 1 кг.

В связи с выявленной пересортицей по решению руководителя в бухгалтерском учете недостача конфет «Барбарис» в количестве 30 кг была покрыта излишками конфет «Дюшес» в том же количестве.

Сумма недостачи по пересортице составила 900 руб. (30 руб. Х 30 кг), а сумма излишка — 600 руб. (20 руб. Х 30 кг). Оставшийся излишек конфет «Дюшес» в количестве 10 кг оприходован по цене 20 руб. за 1 кг, итого 200 руб.

ВАС РФ указал, что списание товаров с истекшим сроком годности не упомянуто в перечне случаев, при которых НДС, ранее принятый к вычету, подлежит восстановлению Недостача печенья составила 600 руб. (30 руб. Х 20 кг), излишек шоколада — 1600 руб. (40 руб. Х 40 кг).

Виновное лицо установлено только в отношении недостачи печенья.

В налоговом учете организация отразит в составе доходов выявленные излишки конфет «Дюшес» в сумме 800 руб., шоколада в сумме 1600 руб., а также возмещение работником недостачи в сумме 600 руб. (в отношении печенья). В составе внереализационных расходов организация отразит недостачу печенья в сумме 600 руб. и конфет «Барбарис» в сумме 900 руб.

При последующей реализации оприходованные излишки кондитерских изделий организация включит в состав расходов в сумме, по которой они были приняты к учету.

Фрагменты заполненных инвентаризационной описи по форме № ИНВ-3 и сличительной ведомости по форме № ИНВ-19 см. на рис.1 и 2. •

РИСУНОК 1. ФРАГМЕНТ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННОЙ ОПИСИ ТМЦ ПО ФОРМЕ № ИНВ-3

РИСУНОК 2. ФРАГМЕНТ СЛИЧИТЕЛЬНОЙ ВЕДОМОСТИ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ПО ФОРМЕ № ИНВ-19

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка