Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как составить регламент проверки контрагентов

10 января 2012 299 просмотров

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

Каждая организация, исходя из специфики деятельности и количества поставщиков и исполнителей, самостоятельно решает, как составить регламент проверки контрагентов. Она будет разрабатывать документ, регламентирующий порядок проверки контрагентов, или нет. Он необходим, если по разным партнерам или видам совершаемых сделок компания собирает разный набор сведений.

Чтобы оптимизировать проверочные мероприятия, все виды заключаемых сделок рекомендуем разделить на три категории: cделки с высокой, средней или низкой степенью риска. Порядок отнесения сделки к одной из указанных категорий можно закрепить в том же регламенте проверки контрагентов или утвердить отдельным документом Подробнее о возможном ранжировании сделок в зависимости от степени риска читайте в статье «».

За создание фирм-однодневок теперь установлена уголовная ответственность

С 19 декабря 2011 года Уголовный кодекс дополнен статьями 173.1 и 173.2 , предусматривающими уголовную ответственность за создание фирм-однодневок и за незаконное использование для этого персональных данных физических лиц и документов, удостоверяющих личность. Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.11 № 419-ФЗ .

Итак, образование, создание или реорганизация юридического лица через пдставных лиц наказывается (ч. 1 ст. 173.1 УК РФ):

  • штрафом в размере от 100000 до 300000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от семи месяцев до одного года;
  • принудительными работами на срок до трех лет;
  • лишением свободы на тот же срок.

Причем под подставными лицами понимаются учредители, участники или руководители юридического лица, которые были введены в заблуждение для того, чтобы образовать, создать или реорганизовать это юрлицо.

За те же деяния, совершенные с использованием служебного положения либо группой лиц по предварительному сговору , предусмотрены (ч. 2 ст. 173.1 УК РФ):

  • штраф в размере от 300000 до 500000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет;
  • обязательные работы на срок от 180 до 240 часов;
  • лишение свободы на срок до пяти лет.

Рисунок . Образец регламента проверки контрагентов

Уголовная ответственность установлена также для граждан, которые предоставили документ, удостоверяющий личность , или выдали доверенность для образования, создания или реорганизации юридического лица в целях совершения одного или нескольких преступлений, связанных с финансовыми операциями либо сделками с денежными средствами или иным имуществом. Указанные граждане наказываются (ч. 1 ст. 173.2 УКРФ):

  • штрафом в размере от 100000 до 300000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от семи месяцев до одного года;
  • обязательными работами на срок от 180 до 240 часов;
  • исправительными работами на срок до двух лет.

В свою очередь приобретение документа, удостоверяющего личность, или использование персональных данных, полученных незаконным путем, для образования, создания или реорганизации юридического лица в целях совершения одного или нескольких из указанных выше преступлений влечет уголовную ответственность в виде (ч. 2 ст. 173.2 УК РФ):

  • штрафа в размере от 300000 до 500000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет;
  • принудительных работ на срок до трех лет;
  • лишения свободы на тот же срок.

Под приобретением документа, удостоверяющего личность, понимается его получение за плату или на безвозмездной основе, присвоение найденного или похищенного документа, а также завладение им путем обмана или злоупотребления доверием.

Возможно, введение уголовной ответственности заставит фирмы-однодневки более тщательно камуфлироваться под обычные компании. Распознать их еще на стадии заключения договора поможет тщательная проверка контрагентов.

Что следует включить в регламент проверки контрагентов

Переченьсведений, собираемых о контрагенте

Прежде всего в регламенте проверки контрагентов необходимо максимально подробно изложить, какие документы и какой набор сведений следует собирать по каждой группе сделок или контр-агентов. Нужно также конкретизировать, какая информация о контрагенте должна быть собрана до заключения с ним договора и какие данные будут контролироваться во время исполнения договора.

Пример регламента приведен на с. 116—118. Этот документ обычно утверждается генеральным директором организации. Содержание регламента необходимо под роспись довести до сведения всех работников, которые занимаются поиском клиентов и покупателей, поддерживают контакты с партнерами и сопровождают сделки. Кроме того, с регламентом следует ознакомить руководителей основных подразделений компании, а также сотрудников, непосредственно проводящих проверку контрагентов или участвующих в этом процессе.

Ответственные лица

В регламенте следует определить, кто конкретно занимается проверкой контрагентов. Можно указать ФИО или должность ответственного лица, например менеджер по поиску клиентов, либо закрепить эту обязанность за соответствующим подразделением — службой безопасности, юридическим отделом или бухгалтерией.

Как составить регламент проверки контрагентов ? Как правило, всю работу, связанную с проверкой контрагента, можно условно поделить на следующие этапы:

  • сбор необходимых документов и сведений о контрагенте (в зависимости от степени рискованности заключаемой с ним сделки);
  • анализ и сопоставление собранных сведений;
  • запрос или самостоятельное получение дополнительных данных о контрагенте (в случае выявления несоответствия в имеющихся сведениях);
  • оценка возможных рисков: правовых, налоговых, хозяйственных и др.;
  • принятие решения о возможности заключения договора с контрагентом.

В зависимости от организационной структуры компании выполнение каждого из перечисленных этапов проверки может быть поручено разным сотрудникам или подразделениям. Полномочия и круг обязанностей каждого из участников проверочных мероприятий необходимо отразить в регламенте.

Сроки проверки контрагента

В большинстве случаев для качественного проведения проверочных мероприятий требуется определенное время. Нередко сотрудники отделов снабжения и сбыта настаивают на необходимости заключения договора с контрагентом, не дожидаясь результатов проверки.

Чтобы не возникало подобных внутрифирменных конфликтов, а затем и налоговых последствий, в регламенте проверки целесообразно установить сроки ее проведения. При этом необходимо исходить из того, что длительность проверочных процедур напрямую зависит от объема запрашиваемой информации, то есть от степени риска планируемой сделки. Чем выше риск доначислений налогов по сделке, тем больше информации о контрагенте необходимо запросить, получить и проанализировать. Значит, тем больше времени потребуется на проверку контрагента.

Оформление результатов проверки

По завершении проверочных мероприятий сотрудник компании или коллегиальный орган, которому предоставлены такие полномочия, принимает решение о том, можно или нет заключить договор с контр- агентом. Порядок оформления этого решения следует закрепить в регламенте проверки.

Проще всего основные этапы проверки контрагента фиксировать в специальном отчете или юридическом заключении (примерная форма такого отчета приведена на с. 122—123). В нем же можно отразить возможные риски и рекомендации по их минимизации, а также привести итоговое заключение о благонадежности партнера и возможности заключения с ним договора.

Хранение собранных данных

Поскольку проведение проверки контрагента заключается в сборе и анализе сведений о нем, эти сведения необходимо хранить не менее трех лет по истечении срока действия договора, то есть в течение общего срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ). Причем речь идет как о документах на бумажном носителе, так и о различных данных в электронном виде. Например, это могут быть выписки из ЕГРЮЛ, переписка с представителями контрагента по электронной почте, скриншоты (снимки экрана) интернет-страниц, содержащих информацию о контрагенте.

Вместе с тем рекомендуем хранить указанные сведения не три, а как минимум четыре года. Дело в том, что проверка контрагента необходима прежде всего для минимизации налоговых рисков, то есть в целях налогообложения. А документы налогового учета и другие документы, связанные с исчислением, удержанием и уплатой налогов, налогоплательщики обязаны хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Причем четырехлетний срок считается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 18.10.05 № 03-03-04/2/83 .

Помимо срока хранения отчета о проверке контрагента, собранных о нем документов и сведений, в регламенте необходимо также закрепить место и порядок их хранения и назначить лицо, ответственное за их сохранность.

Меры поощрения

Компания вправе включить в регламент проверки условие о том, что сотруднику, выявившему неблагонадежного контрагента, выплачивается разовая премия (ст. 191 ТК РФ). Она может предусмотреть и другие способы и основания для поощрения работников, отличившихся при проверке контрагентов и оценке возможных налоговых рисков.

Ответственность сотрудников

В регламенте проверки целесообразно также установить ответственность сотрудников за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований этого документа. Прежде всего речь идет о применении к ним мер дисциплинарной и материальной ответственности. Напомним, что за недобросовестное исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности, то есть сделать ему замечание, вынести выговор или даже уволить (ст. 192 ТК РФ).

Если из-за нарушения требований регламента работодателю был причинен ущерб, виновный работник привлекается к материальной ответственности (ст. 238 ТК РФ). Чаще всего с такого сотрудника можно взыскать лишь часть прямого действительного ущерба, которая не превышает его среднего заработка за месяц (ст. 241 ТК РФ). Получить с работника всю сумму ущерба можно, лишь если он был причинен (ст. 243 ТК РФ):

  • умышленно;
  • в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
  • в результате совершения сотрудником преступления или административного правонарушения;
  • не при исполнении работником трудовых обязанностей;
  • в результате разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную).

Отметим, что неполученные работодателем доходы, то есть упущенную выгоду, с сотрудника взыскать нельзя (ч. 1 ст. 238 ТК РФ).

Рисунок .Образец отчета о проверке контрагента

Расходы на проверку контрагентов можно признать в налоговом учете

Плату за предоставление выписок из ЕГРЮЛ или ЕГРИП по имеющимся и потенциальным контрагентам, а также иные подобные документально подтвержденные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль. Такие услуги относятся к информационным. Значит, расходы на их оплату уменьшают налогооблагаемую прибыль на основании подпункта 14 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Примеров из арбитражной практики по данному вопросу найти не удалось. Однако возможность учета указанных расходов косвенно подтверждают и налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 31.10.07 № 20-12/104579)

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка