Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Пять нестандартных ситуаций, когда можно учесть расходы на аренду помещения

1 марта 2012 26 просмотров

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

В налоговом учете организации-арендатора платежи за аренду недвижимого имущества относятся к прочим расходам (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При использовании метода начисления арендную плату обычно включают в расходы на последнее число месяца или квартала. Однако по выбору организации ее можно признавать расходом не на конец периода, а на любую из следующих дат (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

  • дату расчетов согласно условиям договора аренды или субаренды;
  • дату предъявления арендатору документов, служащих основанием для расчетов по договору аренды или субаренды, например счета на оплату.

Сделанный выбор целесообразно закрепить в учетной политике для целей налогообложения (письмо Минфина России от 29.08.05 № 03-03-04/1/183).

Ситуация первая — у собственника-арендодателя не зарегистрировано право собственности на сдаваемый объект

На практике такая ситуация чаще всего встречается при аренде помещений в строящихся или недавно построенных объектах недвижимости. Однако бывает и так, что лицо, сдающее площади в аренду в давно введенном в эксплуатацию здании, не имеет свидетельства о праве собственности на них. В этом случае реальный собственник помещения в любой момент может потребовать, чтобы арендатор его освободил.

Помимо указанного риска, отсутствие у арендодателя зарегистрированного права собственности может иметь для арендатора еще и негативные налоговые последствия. При проверке налоговики, скорее всего, исключат арендную плату за такое помещение, посчитав, что расходы на нее документально не подтверждены (см. врезку справа). Ведь, по мнению Минфина России, договор аренды помещения, заключенный с лицом, не имеющим свидетельства о регистрации его прав, не является документом, подтверждающим расходы арендатора (письма от 01.12.11 № 03-03-06/1/791 и от 13.05.11 № 03-03-06/1/292).

Арбитражные суды в основном придерживаются другой точки зрения. Чаще всего они указывают, что отсутствие у арендодателя зарегистрированного права собственности на объект аренды не должно влиять на признание расходов арендатором. Если у последнего имеется пакет подтверждающих документов, то есть договор аренды, акт приема-передачи помещения и платежные поручения, то он вправе включить арендную плату в расходы. Примеры подобных судебных решений — постановления ФАС Московского от 06.10.11 № А40-1866/11-20-10 , от 26.08.11 № КА-А40/9333-11 и от 23.09.10 № КА-А40/10960-10-2 , Северо-Западного от 24.11.08 № А56-52896/2007 и Западно-Сибирского от 10.04.07 № Ф04-2117/2007(33186-А27-31) округов.

Таким образом, в случае заключения договора аренды с арендодателем, который не может представить свидетельство о праве собственности на сдаваемый в аренду объект недвижимости, арендатор должен быть готов к спорам с налоговиками. Возможно, что за защитой интересов ему придется обратиться в арбитражный суд.

Ситуация вторая — помещение передано арендатору, но договор аренды не заключен

Из-за отсутствия договора аренды налоговики, скорее всего, откажут арендатору в признании арендной платы в расходах. Ведь, по мнению Минфина России, договор аренды является одним из обязательных документов, необходимых для подтверждения таких расходов (письма от 16.11.11 № 03-03-06/1/763 и от 13.10.11 № 03-03-06/4/118). Поэтому рекомендуем договор все-таки оформить, хотя бы и от более поздней даты по сравнению с той, когда арендатор начал пользоваться арендованным помещением.

В договоре следует прописать, что объект был передан арендатору еще до подписания договора аренды. Дату фактической передачи помещения подтвердит акт приема-передачи. Если в момент передачи имущества акт не составлялся, его оформляют задним числом.

Кроме того, в договоре аренды необходимо указать, что положения этого документа распространяются на правоотношения, возникшие между его сторонами с момента фактической передачи помещения арендатору. Возможность внесения подобного условия в договор предусмотрена пунктом 2 статьи 425 Гражданского кодекса.

При таком документальном оформлении организация-арендатор сможет признать расходы на аренду даже за те периоды, когда договор еще не был заключен. Это подтверждают и Минфин России (письма от 12.07.06 № 03-03-04/2/172 и от 17.02.06 № 03-03-04/3/3), и арбитражные суды (постановления ФАС Московского от 02.02.11 № КА-А40/15635-10 и Уральского от 16.09.10 № Ф09-6811/09-С3 и от 18.03.08 № Ф09-469/08-С2 округов).

Справка

Какие документы необходимы для подтверждения расходов на аренду

Чтобы у организации — арендатора или субарендатора недвижимости не возникло проблем с признанием в налоговом учете расходов на аренду, у нее должны быть следующие документы:

— договор аренды или субаренды;

— акт приема-передачи арендованного помещения;

— платежные поручения или иные документы, подтверждающие внесение арендных платежей.

Составлять ежемесячные акты об оказании услуг по договору аренды или субаренды не нужно. Ведь арендная плата является платежом не за услугу, а за пользование арендованным помещением. Не требует оформления ежемесячных актов и Минфин России (письма от 16.11.11 № 03-03-06/1/763 , от 13.10.11 № 0303-06/4/118 и от 09.11.06 № 03-03-04/1/742)

Ситуация третья — договор аренды заключен, но не зарегистрирован

Договор аренды недвижимого имущества подлежит государственной регистрации, если срок его действия составляет один год или более (п. 1 ст. 131 , п. 2 ст. 609 и п. 2 ст. 651 ГК РФ). Договоры с такими сроками действия считаются заключенными с момента их регистрации в органах Росреестра (п. 2 ст. 651 ГК РФ).

Минфин России утверждает, что арендную плату по незарегистрированному договору аренды нельзя учесть при расчете налога на прибыль, так как он не является заключенным. Получается, что расходы по нему не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ (письма от 05.03.11 № 03-03-06/4/18 , от 12.07.06 № 03-03-04/2/172 и от 17.02.06 № 03-03-04/3/3).

Однако суды отмечают, что отсутствие госрегистрации договора аренды помещения, заключенного на срок не менее года, не влияет на возможность признания расходов по нему (постановления ФАС Московского от 26.08.10 № КА-А41/9668-10 и Северо-Западного от 07.03.08 № А56-19124/2007 округов).

Значит, арендную плату по незарегистрированным договорам также можно включить в расходы. Главное, чтобы у арендатора был акт приема арендованного помещения и документы, подтверждающие внесение арендной платы, а само помещение использовалось для производственных или служебных целей (постановления ФАС Уральского от 25.01.07 № Ф09-12242/06-С2 и Поволжского от 08.06.06 № А55-25816/2005 округов). Но правомерность признания расходов в подобной ситуации арендатору, скорее всего, придется доказывать в суде.

Если компания не намерена судиться с налоговиками, но и не собирается отказываться от учета расходов на аренду, она может поступить одним из способов:

  • договориться с арендодателем о том, чтобы разбить долгосрочный договор аренды на несколько договоров со сроком действия каждого из них менее одного года. Чаще всего стороны заключают договор аренды на 11 месяцев, а по его окончании оформляют новый договор на следующие 11 месяцев. Такие договоры не нужно регистрировать в органах Росреестра (п. 2 ст. 651 ГК РФ);
  • не указывать срок действия договора аренды. Договоры аренды, заключенные на неопределенный срок, также не подлежат госрегистрации (п. 2 ст. 651 ГК РФ и п. 11 информационного письма Президиума ВАС РФ от 16.02.01 № 59);
  • все-таки подать документы на регистрацию долгосрочного договора аренды. В этом случае арендатор сможет включать арендную плату в расходы не с момента госрегистрации договора, а с даты, когда он получил помещение в пользование (письма Минфина России от 05.03.11 № 03-03-06/4/18 и от 17.02.06 № 03-03-04/3/3). Правда, в договоре аренды следует указать, что помещение было передано арендатору до заключения договора аренды, то есть до его государственной регистрации. Кроме того, за регистрацию договора необходимо будет уплатить госпошлину в размере 15?000 руб. (подп. 22 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). Даже если всю сумму госпошлины внесет организация-арендатор, она сможет признать ее при расчете налога на прибыль (см. врезку ниже).

Обратите внимание

Госпошлина за регистрацию договора аренды включается в расходы единовременно

За госрегистрацию долгосрочного договора аренды или субаренды недвижимости госпошлину уплачивает та сторона, которая обратилась в органы Росреестра с заявлением о его регистрации (п. 1 ст. 26 Федерального закона от 21.07.97 № 122-ФЗ). Для юрлица ее размер составляет 15?000 руб., для физлица — 1000 руб. (подп. 22 п. 1 ст. 333.33 НК РФ).

Если заявление подают обе стороны договора, каждая из них вносит сумму, которая определяется делением величины госпошлины пополам (п. 2 ст. 333.18 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 20.07.10 № 03-05-04-03/79 , Росреги-страции от 15.06.07 № 9-1879-СВ и от 23.05.07 № 9-1543-СВ .

Госпошлину за регистрацию договора аренды или субаренды обычно уплачивает арендатор. Эту сумму он вправе единовременно включить в прочие расходы (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Госпошлина является одним из федеральных налогов и сборов (п. 10 ст. 13 НК РФ). Поэтому в налоговом учете ее отражают в расходах на дату начисления, то есть на дату подачи документов на госрегистрацию (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Требование налоговиков включать сумму госпошлины в расходы равными частями в течение срока действия договора аренды или субаренды не основано на нормах НК РФ

Ситуация четвертая — срок действия договора аренды истек, но договор не пролонгирован

Нередко по окончании срока действия договора арендатор продолжает пользоваться помещением и вносить арендную плату, а арендодатель не требует освобождения площадей. При таких обстоятельствах договор считается возобновленным на тех же условиях на неопределенный срок (п. 2 ст. 610 и п. 2 ст. 621 ГК РФ). Причем это происходит независимо от наличия в договоре условия о возможности его автоматической пролонгации.

Плюсом подобной ситуации является то, что бессрочные договоры аренды не подлежат государственной регистрации (п. 2 ст. 651 ГК РФ). Это правило дейст-вует даже в тех случаях, когда первоначальный договор был заключен на год или на несколько лет и, значит, его необходимо было регистрировать в Росреестре.

Однако у арендатора появляется риск, что в любой момент от него могут потребовать освободить занимаемое помещение. Ведь арендодатель вправе в одностороннем порядке расторгнуть возобновленный договор. Для этого он лишь обязан предупредить арендатора за три месяца (п. 2 ст. 610 ГК РФ). Правда, в договоре аренды можно установить более продолжительный срок для предупреждения о его расторжении. Впрочем, и арендатор может отказаться от исполнения возобновленного договора аренды, предупредив об этом другую сторону за три месяца или в иной срок, установленный в договоре.

Основным документом, подтверждающим расходы арендатора по возобновленному договору, является первоначальный договор аренды. Несмотря на истечение срока его действия, арендатор должен вносить арендную плату в тех размерах и порядке, которые в нем оговорены. Поскольку договор считается возобновленным, расходы по нему арендатор вправе признавать при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 и подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Конечно, по окончании срока действия договора аренды стороны могут заключить новый договор аренды. Чтобы не регистрировать такой договор в органах Росреестра, его следует оформить на 11 месяцев либо на неопределенный срок. Кроме того, необходимо дополнительно подписать два акта:

  • о возврате помещения арендодателю (по закончившемуся договору аренды);
  • о передаче помещения арендатору (на основании нового договора аренды).

Ситуация пятая — договор заключен, помещение передано арендатору, но он его пока не использует

Бывает и так, что договор аренды оформлен должным образом, а при необходимости еще и зарегистрирован в органах Росреестра, помещение передано арендатору по акту, однако он этим помещением временно не пользуется. Тем не менее регулярно вносит за него арендную плату. Как организации-арендатору обосновать расходы по такому договору аренды? В зависимости от конкретных обстоятельств назовем несколько вариантов (возможны их сочетания).

В арендованном помещении делается ремонт. Необходимость проведения ремонта целесообразно подтвердить актами о выявленных дефектах или дефектными ведомостями. Поскольку унифицированные формы указанных документов не утверждены, их составляют произвольно. Кроме того, у арендатора должен быть приказ или распоряжение руководителя о проведении ремонта, а также:

  • договор на ремонтные работы и проектно-сметная документация — если ремонт поручен стороннему исполнителю;
  • смета расходов на ремонт, план и график работ, счета и товарные накладные от поставщиков на приобретение материалов, накладные на отпуск материалов для ремонта, требования-накладные на передачу ТМЦ, накладные на внутреннее перемещение и т. п. — если ремонт проводится силами самого арендатора.

Отметим, что по умолчанию обязанности по текущему ремонту арендованного имущества возложены на арендатора (п. 2 ст. 616 ГК РФ). Капитальный ремонт должен делать арендодатель (п. 1 ст. 616 ГК РФ). Однако стороны могут договориться об ином распределении обязанностей по поддержанию в исправном состоянии имущества, переданного в аренду.

Таким образом, необходимо удостовериться в том, что по условиям договора аренды проведение текущего ремонта было возложено именно на арендатора. Иначе он не сможет признать расходы на ремонт (п. 2 ст. 260 НК РФ).

Ведется подготовительная деятельность: набор персонала, закупка оборудования, налаживание контактов с контрагентами. Этот вариант обоснования расходов на аренду подойдет вновь созданным и реорганизованным компаниям, а также организациям, планирующим приступить к ведению нового вида деятельности, открыть новое производство или структурное подразделение, например еще один магазин.

Чтобы подтвердить свои намерения, арендатору понадобится приказ или распоряжение руководителя о подготовке к открытию производства или о мероприятиях по его расширению. Причем в приказе должно быть указано, что новый вид деятельности будет осуществляться именно в арендованном помещении. Дополнительным плюсом будет наличие различной проектно-сметной документации, договоров на покупку оборудования, приобретение сырья и материалов для нового производства, договоров с кадровыми агентствами и заявок на поиск персонала, документов о размещении объявлений о наборе персонала и т. п.

Минфин России согласен, что в подобной ситуации арендатор вправе отразить расходы на аренду в налоговом учете (письмо от 20.08.07 № 03-03-06/2/155).

Арендованное помещение временно используется под склад. Допустим, организация арендовала помещение под офис, производство или магазин, но пока не использует его по прямому назначению. Она может обосновать необходимость аренды тем, что временно хранит в нем какое-либо собственное имущество, например мебель, канцтовары, спецодежду или товары, приобретенные для перепродажи. Для этого компании понадобятся накладные на внутреннее перемещение, в которых должно быть указано, что имущество перевозится на хранение в арендованное помещение.

Помещение временно сдается в субаренду. Еще один вариант — на период, пока организация не будет сама использовать арендованное помещение, она может сдать его или часть площадей в нем в субаренду. Плату за субаренду можно установить даже ниже той, которую вносит сам арендатор. Поскольку организация-арендатор получает доход от субаренды, ее расходы на аренду помещения являются обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, их можно учесть при расчете налога на прибыль.

Подтверждающими документами являются договор субаренды помещения, акт передачи имущества субарендатору, счета на оплату и платежные документы о внесении субарендатором платы за пользование помещением.

Отметим, что субаренда допускается только с согласия арендодателя (п. 2 ст. 615 ГК РФ). Получается, перед заключением договора субаренды необходимо получить письменное согласие арендодателя. Если арендатор изначально планировал сдавать арендованные помещения в субаренду и арендодатель против этого не возражал, в договоре аренды можно предусмотреть следующее условие: «В течение срока действия настоящего договора Арендатор вправе сдавать арендованные помещения в субаренду третьим лицам без предварительного согласования с Арендодателем». Тогда письменного согласия арендодателя по каждому случаю субаренды не требуется.

Помещение подходит по всем параметрам, другой такой же объект найти потом будет проблематично. Обосновать расходы на аренду помещения в тот период, когда помещение компании еще не было нужно, помогут следующие аргументы.

Прежде всего организации необходимо подтвердить, что в скором времени ей это помещение понадобится. Например, в перспективе она планирует открыть еще один магазин или у нее через несколько месяцев заканчивается срок дейст-вия договора аренды офиса, а арендодатель отказывается его продлять.

Кроме того, следует ссылаться на то, что организация предъявляет строгие требования к объекту и именно это помещение полностью соответствует ее запросам. Значит, если бы компания не заключила договор аренды сейчас, то впоследствии она вряд ли смогла бы найти настолько подходящий ей объект.

Перечень требований целесообразно оформить в письменном виде и утвердить у руководителя. В нем, в частности, можно указать, какой площади должно быть помещение, в каком районе города, на каком этаже, конкретизировать функциональное назначение объекта, отметить необходимость парковки определенной вместимости или железнодорожных подъездных путей для разгрузки товаров. Дополнительным подтверждением может служить переписка с арендодателем или риелторским агентством, которое выставило объект.

 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка