Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Электронный документооборот счетов-фактур может начаться уже в апреле

15 марта 2012 34 просмотра

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

Согласно пункту 1 статьи 169 НКРФ счета-фактуры могут выставляться в электронном виде при согласии сторон сделки и наличии у них совместимых технических средств и возможностей. Способ выражения такого согласия Налоговым кодексом не определен. Это может быть обмен документами, выполнение действий, свидетельствующих о таком согласии (письмо Минфина России от 01.08.11 №03-07-09/26).

Электронный документооборот счетов-фактур регламентируется следующими документами (см. врезку ниже):

  • приказом ФНС России, утверждающим форматы счета-фактуры, журнала учета счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде. На момент подписания номера он находился на регистрации в Минюсте России. До его вступления в силу счета-фактуры можно выставлять только в бумажном виде;
  • приказом ФНС России от 30.01.12 №ММВ-7-6/36@ , который устанавливает форматы технических документов, используемых при электронном документообороте счетов-фактур (информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами, извещения о получении электронного документа, подтверждения даты отправки документа, подтверждения даты получения документа, уведомления об уточнении электронного документа);
  • Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП (утв. приказом Минфина России от 25.04.11 №50н , далее — Порядок).

Зачем нужно привлекать оператора электронного документооборота

Справка

Согласно Порядку электронный документооборот счетов-фактур имеет одну особенность — обязательное использование услуг оператора электронного документооборота. Любой другой способ передачи электронного счета-фактуры будет нарушением Порядка.

Дело в том, что электронный счет-фактура должен сопровождаться специальными технологическими документами (подтверждениями и извещениями). Они создаются при отправке и получении электронного документа, хранятся с электронным документом и вместе с ним представляются в инспекцию. Их назначение — фиксация факта и даты выставления или получения электронного документа. В функции оператора, помимо всего прочего, входит и формирование таких технологических документов.

Операторы — коммерческие компании, на конкурентной основе предоставляющие техническую возможность обмена электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью, и обеспечивающие законность таких действий. В сертификате ЭЦП указывается ФИО и место работы лица, подписывающего электронный документ

Электронный документооборот по каждому счетуфактуре осуществляется в отдельности

При электронном документообороте по каждому счету-фактуре необходимо произвести все действия и составить все технические документы: сообщения, извещения, подтверждения и уведомления (п. 1.9 Порядка). Все счета-фактуры подписываются одной ЭЦП соответствующего участника документооборота (п. 2.4—2.15 и 2.17 Порядка).

Дата выставления и получения электронного счета-фактуры. Согласно Порядку дата выставления продавцом и получения покупателем счета-фактуры фиксируется оператором в подтверждении. Именно эта дата и считается датой выставления или получения счета-фактуры, и в соответствии с ней данный счет-фактура относится к определенному налоговому периоду. Заметим, что фиксация даты выставления счета-фактуры означает невозможность выставлять в электронном виде документы задним числом.

Факт выставления и получения. Электронный счет-фактура считается выставленным, только если продавец получил извещение о его получении, подписанное покупателем. Данное положение, по сути, обязывает продавца следить за получением извещений от покупателей. Ведь если оно сформировано не было или продавец его не получил, электронный счет-фактура не является выставленным и продавцу придется распечатать бумажный счет-фактуру и направить его покупателю.

Подчеркнем: дата получения этого извещения никак не влияет на решение об отнесении счета-фактуры к налоговому периоду. Иными словами, неважно, когда фактически такое извещение было сформировано покупателем и получено продавцом. Период выставления и получения будет определен по дате выставления и получения подтверждения оператора. Важен лишь сам факт наличия извещения.

Валюта. Стоимость всех товаров, перечисленных в одном счете-фактуре, должна указываться в одной валюте. Если в договоре при расчетах за разные виды товара используются разные валюты, то по одной отгрузке продавцу придется заполнять несколько счетов-фактур. При указании в договоре стоимости в условных единицах счет-фактура выставляется в валюте РФ — российский рубль, код 643.

Корректировочные и исправленные счета-фактуры. Процедуры работы с корректировочными счетами-фактурами и внесения исправлений в счета-фактуры в электронном и бумажном виде идентичны. Однако следует различать случаи, когда к исходному документу составляется корректировочный счет-фактура, а когда в ранее выставленный счет-фактуру вносятся исправления. Так, исправление в счете-фактуре производится, когда в документе обнаружена опечатка, неверно указана налоговая ставка, допущена ошибка в реквизитах.

В то же время важным условием составления корректировочного счета-фактуры является согласие сторон поставки, что ее стоимость будет изменена. Это согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения (двусторонний документ), уведомления (односторонний документ) и первичными документами (например, актом об изменении количества товара). В каждом конкретном случае можно поступать так, как удобнее продавцу и покупателю (п. 10 ст. 172 НКРФ).

Нумерация счетов-фактур. Нумерация корректировочных и обычных счетов-фактур в рамках одного налогового периода сквозная. А нумерация исправлений в рамках одного счета-фактуры всегда начинается с №1, причем число исправлений не ограничено. Например, организация оформила отгрузочный счет-фактуру №10, затем обнаружила в нем ошибку и составила новый экземпляр счета-фактуры №10, исправление №1. Затем компания заметила в исходном счете-фактуре другую ошибку и составила еще одну версию счета-фактуры №10, исправление №2.

Допустим, после этого организация выставляет по другой сделке счет-фактуру №11.Затем выясняется, что по предыдущей отгрузке необходимо выставить корректировочный счет-фактуру. Тогда нужно составить корректировочный счет-фактуру №12 к счету-фактуре №10 с учетом исправления №2. Если снова потребуется составить корректировочный документ к счету-фактуре №12, то он будет за №13. Исправления к корректировочным счетам-фактурам составляются так же, как и к счетам-фактурам на отгрузку.

Регистрация электронных счетов-фактур: журнал учета, книга покупок и книга продаж. В журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгах покупок и книгах продаж единой регистрации подлежат счета-фактуры (включая исправленные, корректировочные), составленные как в электронном виде, так и на бумаге. Постановлением Правительства РФ от 26.12.11 №1137 установлена форма журнала учета, состоящего из двух частей — для полученных и выставленных счетов-фактур.

Помимо реквизитов счета-фактуры, теперь в журнале учета необходимо указывать способ выставления — на бумажном носителе или в электронном виде. Заметим, что в журнале учета есть две графы — дата составления и дата выставления счета-фактуры. Если для бумажного документа эти даты не всегда разделяются, то при оформлении счета-фактуры в электронном виде дату выставления фиксирует независимая третья сторона — оператор.

Еще одна важная особенность регистрации электронных счетов-фактур в журнале учета — наличие извещения о получении. Тот самый технологический документ, который составляется покупателем, когда он подтверждает получение. Если извещения нет, то ни продавец, ни покупатель электронный документ регистрировать в журнале не имеют права.

Налогоплательщик может вести и хранить в электронном виде журнал учета, а также книгу покупок и книгу продаж. Распечатывать их не нужно. При передаче в налоговый орган указанные документы подписываются электронной подписью руководителя или уполномоченного им лица.

Представление электронных документов в суд и налоговые органы. ФНС России приказом от 07.02.11 №ММВ-7-2/168@ утвердила Порядок , устанавливающий правила истребования и последующего представления электронных документов для проверки в налоговый орган (далее — Порядок запроса документов). Так, согласно Порядку запроса документов инспекция направляет налогоплательщику требование в электронном виде, а налогоплательщик, отправив подтверждение о получении, готовит пакет документов и вместе с требованием отправляет его в инспекцию.

При этом, если часть документов у налогоплательщика в бумажном виде, а часть в электронном, он может в таких же видах представить их в инспекцию: часть в электронном виде (не дублируя их на бумаге), а часть — в виде бумажных копий. Возможность представления в эти инстанции только электронных документов без их копий на бумаге неоднократно подтверждалась и Минфином России (например, письмо от 01.02.11 №03-03-06/1/47).

Вместе с тем заметим, что пока форматы, в которых налоговый орган технически может принять электронные документы, разработаны только для электронных счетов-фактур. То есть представить в инспекцию акты, счета, товарные накладные и другие первичные документы в электронном виде сегодня не получится.

Хранение. Согласно требованиям законодательства хранить электронные документы нужно столько же, сколько и их бумажные аналоги. Это можно делать как на собственных серверах, так и на серверах поставщиков специализированных услуг. При этом хранение электронной информации имеет свои особенности. А именно: чтобы иметь доступ к документу в любой момент времени, нужно обеспечивать бесперебойную работу серверов, для защиты от потери или повреждения данных производить резервное копирование на независимых серверах и т. д.

Электронная цифровая подпись. Она обеспечивает юридическую значимость электронных документов. Сертификаты ЭЦП выдаются специальными удостоверяющими центрами, прошедшими соответствующую аккредитацию, и имеют ограниченные сроки действия. Значит, чтобы быть уверенным в легитимности ведения документооборота, необходимо постоянно обновлять сертификаты и информацию о действительности сертификатов контрагентов. Причем большинство операторов следят и за этой стороной в обмене электронными документами, а некоторые даже имеют собственные удостоверяющие центры.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка