Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как заполнить путевой лист

12 апреля 2012 44 просмотра

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

Казалось бы, путевые листы нужны только для организаций, у которых есть собственный или арендованный транспорт. Однако у инспекторов иное мнение. Иногда копии таких листов могут подтвердить реальность оказания услуг или выполнения работ сторонними исполнителями. Рассмотрим, как заполнить путевой лист.

Форма путевого листа должна быть унифицированной?

Организации и предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт, должны применять путевые листы с обязательными реквизитами. Их перечень утвержден приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 (далее — приказ № 152).

Для автотранспортных организаций обязательны унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 (далее — постановление № 78).?Их нужно дополнить следующими реквизитами из приказа № 152 :

  • тип и модель транспортного средства (для сравнения — в постановлении № 78 указывается марка);
  • отметка о проведении предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.

Компании, использующие автомобиль для личных нужд, вправе применять самостоятельно разработанную форму путевого листа . Она должна отвечать требованиям статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказа № 152 (письма Минфина России от 25.08.09 № 03-03-06/2/161 , от 07.04.06 № 03-03-04/1/327 и УФНС России по г. Москве от 13.10.09 № 16-15/107268) независимо от того, собственный или арендованный транспорт использует налогоплательщик (письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.08 № 20-12/064123.2).

На практике налоговики продолжают требовать соблюдения постановления № 78 от организаций, не являющихся автотранспортными. Но суды с ними не согласны (постановления ФАС Московского округа от 12.12.11 № А41-35844/10 и от 30.11.11 № А40-138375/10-116-612).

Если организация пойдет навстречу требованиям налоговиков, ей придется заполнять все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.09.09 № Ф04-4540/2009(11903-А27-26)). Поэтому удобнее применять собственный вариант путевого листа. Как заполнить путевой лист см. ниже.

На какой срок можно оформлять путевой лист: один день или в пределах месяца?

Постановление № 78 предписывает оформлять утвержденную форму путевого листа в основном только на один день или смену. А пункт 10 приказа № 152 допускает выписку одного путевого листа на срок, не превышающий одного месяца. Получается, что неспециализированные компании независимо от того, какую форму они применяют (утвержденную или собственную), вправе оформлять ее на любой срок в пределах месяца (письмо Минфина России от 16.03.06 № 03-03-04/2/77). Если, конечно, такого документа достаточно для оправдания суммы затрат (письмо от 07.04.06 № 03-03-04/1/32). Поэтому в самостоятельно разработанной форме путевого листа нужно предусмотреть период его применения.

Налоговики не всегда приветствуют тот факт, что путевые листы выдаются на период, превышающий один день. Но суды полностью поддерживают налогоплательщиков, не относящихся к числу автотранспортных организаций. Они указывают, что такие лица вправе организовать учет расходования топлива сообразно специфике своей деятельности (постановления ФАС Московского от 13.04.11 № КА-А40/2962-11 , Волго-Вятского от 27.04.09 № А38-4082/2008-17-282 и Северо-Западного от 10.04.09 № А56-21728/2008 округов).

Когда заказчику выгодно иметь копии путевых листов исполнителей?

Копии путевых листов исполнителей работ или услуг могут понадобиться заказчикам в качестве дополнительного доказательства, что исполнитель действительно оказал ему те или иные услуги.

Аренда транспортного средства с экипажем или перевозки. По мнению налоговиков, наличие путевых листов в данной ситуации позволит определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время в пути (к примеру, письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.08 № 20-12/041966.1). Причем иногда проверяющие требуют представить путевые листы, оформленные именно арендатором. Хотя этот документ в данном случае оформляет арендодатель, который эксплуатирует транспортное средство.

Аналогичная ситуация складывается с подтверждением расходов на оплату услуг сторонних перевозчиков. Налоговики могут потребовать копии путевых листов перевозчика. Исключение — аренда автомобиля с экипажем у физлица, не являющегося ИП. Ведь такие лица не должны оформлять путевые листы (п. 2 приказа № 152 и п. 2 постановления № 78).

Однако суды считают, что отсутствие путевых листов у заказчика услуг не свидетельствует об отсутствии документального подтверждения таких затрат. Путевые листы предусмотрены для эксплуатирующих организаций, которыми в рассматриваемых случаях являются арендодатель и перевозчик (постановления ФАС Московского округа от 19.03.12 № А40-64845/11-107-280 , от 25.08.11 № КА-А40/9306-11 , Поволжского от 21.10.10 № А49-442/2010 , Московского от 03.09.08 № КА-А40/8214-08 и Северо-Западного от 18.01.08 № А56-15033/2007 округов).

При подтверждении расходов иными документами возможно использование систем навигации

Кстати

Предположим, неспециализированная компания для подтверждения расходов на ГСМ использует не путевые листы, а иные документы (письмо Минфина России от 07.04.06 № 03-03-04/1/327). В недавних разъяснениях Минфин России разрешил составлять такие документы на основании данных системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путь (письмо от 16.06.11 № 0303-06/1/354)

В то же время копии путевых листов понадобятся заказчику, если договором с перевозчиком или арендодателем предусмотрена компенсация его расходов на ГСМ. Ведь при этом затраты несет заказчик или арендатор.

Компенсации за использование личного автотранспорта. Контролирующие органы считают, что при выплате такой компенсации необходимо оформлять путевые листы (письма Минфина России от 13.04.07 № 14-05-07/6 и УФНС России по г. Москве от 21.01.08 № 28-11/4115). Без них инспекторы могут отказать в признании таких расходов в налоговом учете и доначислить НДФЛ на сумму компенсации.

Однако суды указывают, что для признания поездки, осуществленной в служебных целях, наличие путевого листа не является обязательным условием. Ведь такие документы применяются в целях учета работы автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях (постановления ФАС Московского от 24.06.09 № КА-А40/4219-09 и Центрального от 25.05.09 № А62-5333/2008 округов).

Расходы на содержание автотранспорта, в том числе арендованного или полученного в лизинг. Это касается его амортизации, ремонта, технического обслуживания, страхования и вычета по НДС по таким затратам.

Здесь позиция судов неоднозначна. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 20.05.10 № А05-15073/2009 при недостатках оформления путевых листов были признаны необоснованными амортизационные отчисления по легковым автомобилям. Аналогичный вывод содержится в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.05.08 № А33-8583/07-03АП-1623/07-Ф02-1777/08 в отношении затрат в виде лизинговых платежей и вычета по ним НДС.

Вместе с тем в постановлении от 14.05.09 № КА-А40/4069-09 ФАС Московского округа признал расходы компании на лизинг, техническое обслуживание и страхование автомобилей обоснованными без каких-либо путевых листов. В другом деле суд при отсутствии путевых листов оправдал расходы на аренду автомобилей (постановление ФАС Московского округа от 30.11.11 № А40-138375/10-116-612).

Насколько подробно нужно прописывать маршрут движения автомобиля?

Среди обязательных реквизитов путевого листа, предусмотренных приказом № 152 , отсутствуют сведения о маршруте движения транспортного средства. Однако именно эта информация необходима, чтобы подтвердить обоснованность затрат на содержание транспорта. На это обращают внимание контролирующие органы (письма Минфина России от 20.02.06 № 03-03-04/1/129 и УФНС России по г. Москве от 07.07.08 № 20-12/064123.2).

Арбитражная практика по этому вопросу противоречива. Одни суды склонны поддерживать налоговиков (постановления ФАС Восточно-Сибирского от 16.07.2010 № А33-10451/2009 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 11.10.10 № ВАС-13567/10), Западно-Сибирского от 29.09.09 № Ф04-4540/2009(11903-А27-26) и Северо-Западного от 22.06.09 № А44-2221/2008 округов).

Другие суды считают, что маршрут движения не так важен (постановления ФАС Московского от 26.08.10 № КА-А41/9668-10 , от 08.12.09 № КА-А40/13500-09 , Северо-Западного от 23.11.09 № А56-4991/2009 , Северо-Кавказского от 31.08.11 № А53-26379/2010 и Уральского от 25.02.10 № Ф09-827/10-С2 округов).

На практике во многих случаях компании указывают в путевых листах маршрут «по городу». Ведь за день либо за иной период времени, на который составляется путевой лист, водитель может заехать во множество мест.

Инспекторы с этим не согласны и считают, что маршрут должен указываться максимально подробно, то есть содержать адрес и наименование организации места следования. Такие же выводы содержатся в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.10 № А33-10451/2009 .

Однако есть решения и в пользу налогоплательщиков. Так, в постановлении от 12.10.10 № Ф09-8425/10-С3 ФАС Уральского округа признал обоснованными расходы компании на ГСМ при указании маршрута «по городу» и при отсутствии доказательств инспекции об использовании автомобилей в непроизводственных целях. По тому же основанию суд посчитал надлежащим указание маршрута как Москва — Московская область в постановлении ФАС Московского округа от 12.12.11 № А41-35844/10 .

Обязательно ли указывать сведения о проведенных медосмотрах водителей?

Юрлица и ИП, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны проводить медосмотры водителей согласно абзацу 5 пункта 1 статьи 20 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Но мнение судей о том, какие организации должны его соблюдать, разделились.

Некоторые из них полагают, что действие указанного закона, а также подзаконных актов, предусматривающих обязанность проводить медосмотры водителей, распространяются только на компании, осуществляющие перевозки пассажиров и грузов. Следовательно, неспециализированные предприятия не обязаны подчиняться этим требованиям (постановления ФАС Центрального округа от 23.11.09 № А36-706/2009 и от 28.07.09 № А36-3582/2008).

В то же время ФАС Западно-Сибирского округа не согласился с доводами организации, на балансе которой имелись два легковых автомобиля, а в штате — один водитель, о том, что на нее не распространяются данные требования. По мнению суда, все организации обязаны выполнять перечень мер, направленных на обеспечение безопасности дорожного движения (постановление от 16.10.08 № Ф04-6445/2008(14518-А75-6)).

В постановлении от 15.01.10 № А72-4961/2009 ФАС Поволжского округа отверг доводы организации о том, что она не занимается оказанием услуг по рейсовой перевозке пассажиров. А в постановлении ФАС Уральского округа от 28.12.11 № Ф09-8630/11 указано, что обязанность по выполнению требований безопасности дорожного движения возникает у любого юрлица, имеющего автотранспорт.

Поскольку такая отметка относится к числу обязательных реквизитов путевого листа, безопаснее делать отметки о медицинских осмотрах водителей. Но тогда придется заключать договор на освидетельствование с медицинским учреждением, что повлечет дополнительные траты.

По каким еще реквизитам могут возникнуть претензии?

Нередко предметом спора является отсутствие в путевых листах:

Кроме того, налоговики практикуют сопоставление данных, содержащихся в путевом листе, как с другими путевыми листами, так и с прочими документами организации. К примеру, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 20.11.09 № А46-11958/2009 суд признал необоснованными расходы на ГСМ по путевым листам, в которых, помимо прочих недочетов, не сходились переходящие показания спидометра и данные которых не соответствовали товарно-транспортным накладным.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка