Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

На каком счете учитывать детские новогодние подарки

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Что в новой форме-4 ФСС может повлечь начисление штрафов и отказ в зачете расходов

2 июля 2012 30 просмотров

Сайт журнала «РНК»
Электронный журнал «РНК»

Новая форма 4 ФСС (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 12.03.12 № 216н), за полугодие компании должны представить ее не позднее 16 июля (письмо Минздравсоцразвития России от 16.09.11 № 3346-19). Ошибки, которые страхователи могут допустить при ее заполнении, можно условно разделить на несколько типов в зависимости от последствий:

— техническая ошибка, которая не влечет претензий;

— ошибка, которая вызовет дополнительные вопросы со стороны проверяющих;

— ошибка, которую нужно исправить путем подачи уточненной формы;

— искажения, которые приведут к начислению штрафов и отказу в зачете расходов.

Так, за неуплату или неполную уплату страховых взносов в результате занижения базы предусмотрен штраф в размере 20% неуплаченной суммы, а также пени в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки (ч. 1 ст. 47 и ст. 25 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

Заметим, избежать ошибок можно с помощью специального сервиса подготовки формы-4 ФСС на сайте www.fss.ru, доступного любому посетителю без прохождения регистрации. Он позволяет заполнить расчет и выполнить автоматическую проверку на прохождение взаимоувязок и логического контроля.

Кроме того, до сих пор организации с нулевыми показателями или отсутствием расходов представляют полный отчет, хотя по правилам обязательны только титульный лист, таблицы 1, 3, 6 и 7.

Ошибки в оформлении титульного листа

Техническая ошибка: лишний код. В поле «Отчетный период» нередко указывают два кода через дробь: 03, означающий, что отчет представлен за I квартал 2012 года, и в следующих ячейках 01, означающий обращение за выделением средств. Однако код 01 отражать не нужно. Он предназначен лишь для промежуточного представления отчета в случае обращения за выделением средств в отчетном периоде (п. 5.4 Порядка заполнения, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 12.03.12 № 216н , далее — Порядок заполнения).

Техническая ошибка: пробелы или ДЕФИСЫ в номере контактного телефона . Такое оформление нарушает положения пункта 5.11 Порядка заполнения. Номер телефона нужно указывать без этих знаков начиная с первой ячейки поля.

Может повлечь вопросы: неточное заполнение ИНН или ОГРН. Ошибкой является отсутствие двух нулей в первых ячейках поля ИНН, если это ИНН организации, и поля ОГРН, в котором предусмотрено 15 ячеек (п. 5.8 и 5.10 Порядка заполнения). Это может затруднить автоматическую идентификацию страхователя.

Техническая ошибка: неверное заполнение адреса. Многие компании ошибочно указывают номера дома и офиса не в специально отведенных ячейках, а в поле, предназначенном для указания населенного пункта, улицы (п. 5.14 Порядка заполнения).

Техническая ошибка: отсутствие данных о количестве страниц. Не заполнены ячейки для указания количества страниц в представленном отчете (п. 5.17 Порядка заполнения). Это может привести к потере некоторых листов и искажению общих данных.

Может повлечь вопросы: неверное указание численности работников . Например, компания указывает, что численность работников составляет 20 человек, из них женщин 21.Очевидно, одна женщина находится в отпуске по беременности и родам, ее нужно исключить из расчета среднесписочной численности.

Кроме того, юридические лица в поле «Численность работников» должны проставлять среднесписочную численность, рассчитанную в соответствии с приказом Росстата от 24.10.12 № 435 (п. 5.16 Порядка заполнения).

Также часто встречается ошибка, когда в титульном листе количество работающих инвалидов отсутствует, а в таблице 3 по строке 5 и в таблице 3.1 по графе 5 отражены суммы выплат физлицам, являющимся инвалидами.

Может повлечь вопросы: неверный код при реорганизации и изменении названия компании. В ячейке поля «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» неверно указывается цифра 1 в случае ликвидации организации путем реорганизации и изменения названия.

В этом случае должен стоять код 3, так как отчет представляет правопреемник и подписывает руководитель организации-правопреемника (п. 5.18 Порядка заполнения).

Может повлечь вопросы: отсутствие дополнительного кода, предназначенного для спецрежимов. В поле «Шифр страхователя» при шифре 121 компании часто не отражают в следующих двух ячейках дополнительный шифр 01, который указывает на категорию страхователя, применяющего «упрощенку». Аналогичную ошибку допускают и другие страхователи, применяющие специальные режимы налогообложения.

Ошибкой является отсутствие двух нулей в первых ячейках поля ИНН. Это может затруднить автоматическую идентификацию страхователя Для шифров 151 и 161 применяется уже указанный дополнительный шифр 01, для шифров 032 и 041 — дополнительный шифр 03 по сельхозналогу, для шифра 141 — дополнительный шифр 02 по «вмененке».

В этом же поле многие забывают проставить в последних ячейках код 00, если они не являются бюджетными или казенными учреждениями (п. 5.15 Порядка заполнения).

Может повлечь вопросы: указание не того шифра страхователя. Распространенной ошибкой является указание шифра страхователя, применяющего пониженные тарифы страховых взносов, при фактическом отсутствии права на их применение. Если расчет самих взносов будет произведен по правильным тарифам, то такая ошибка лишь повлечет вопросы проверяющих. Если же сумма взносов будет занижена, то компании начислят штрафы и пени.

Необходимо исправить отчетность: указание неверного кода ОКВЭД. Это касается вновь зарегистрированных страхователей, которые указали в поле «Код по ОКВЭД» шифр, отличный от присвоенного при первичной постановке на учет в налоговом органе как налогоплательщика и в ФСС как страхователя.

Дело в том, что такие страхователи не могут менять указанный в государственном реестре вид экономической деятельности, на основании которого им устанавливается класс профессионального риска и соответствующий тариф страховых взносов на травматизм.

Подтверждать ОКВЭД в первый год деятельности такие организации не должны (п. 5.13 Порядка заполнения). Если они самостоятельно указывают другой ОКВЭД — это ошибка, на основании которой в отчете должно быть официально заверенное исправление. Правильно заполненный титульный лист приведен справа.

Ошибки при заполнении таблицы 1 раздела I по взносам на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством

Необходимо исправить отчетность: неправильная сумма долга перед фондом. При формировании таблицы 1 «Расчеты по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» традиционная ошибка — это неправильное указание в строке 1 суммы долга страхователя на начало расчетного периода.

Сумма долга страхователя на начало расчетного периода не может меняться Она не может меняться с момента представления отчетности за 2011 год. Если отраженная на конец прошлого расчетного периода по строке 19 задолженность была принята исполнительным органом фонда, то она автоматически указывается в такой же сумме на начало расчетного периода (п. 6.2 Порядка заполнения).

Даже если компания нашла ошибку в начислениях прошлого периода, то нужно представить уточненный расчет по форме-4 ФСС, а в отчете за текущий период произвести корректировку по строке 4 «Начислено страховых взносов страхователем за прошлые расчетные периоды» с плюсом или минусом. При этом лучше представить и пояснения к такой корректировке.

В рамках камеральной проверки ревизоры фонда могут запросить подтверждающие документы, особенно если организация применяет пониженные тарифы страховых взносов.

Необходимо исправить отчетность: неправильная сумма долга фонда. Ошибка, аналогичная предыдущей: остаток по строке 12 «Задолженность за территориальным органом Фонда на начало расчетного периода» не равен сумме задолженности за фондом на конец периода, указанной в отчетности за предшествующий год. Изменение остатка на начало расчетного периода не допускается. На протяжении расчетного периода показатель строки 12 не меняется (п. 6.11 Порядка заполнения).

Необходимо исправить отчетность: самостоятельная корректировка суммы взносов не по той строке. Часто страхователи отражают самостоятельно сделанные доначисления по строке 3 таблицы 1 раздела I. Однако здесь допустимо указывать только суммы, начисленные по результатам камеральных или выездных проверок (п. 6.4 Порядка заполнения). Как уже было отмечено, самостоятельно выявленные доначисления отражаются по строке 4.

Также многие страхователи не отражают в строке 3 доначисленную по результатам проверок сумму взносов. Это ведет к искажению отчета и перечислению страховых взносов в меньшем размере и в результате к недоимке.

Необходимо исправить отчетность: неверное отражение не принятых к зачету расходов за прошлые расчетные периоды. Для таких показателей предназначена строка 5 таблицы 1 раздела I. Частая ошибка заключается в том, что в этой строке страхователи не отражают такие суммы либо отражают их согласно акту проверки, до вынесения окончательного решения. Правильнее отражать здесь указанные суммы при наличии именно решения исполнительного органа фонда.

Необходимо исправить отчетность: не отражен зачет переплаты взносов в счет штрафов. Ошибка в том, что в строке 7 «Возврат (зачет) сумм излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов» страхователи не указывают суммы излишне уплаченных страховых взносов, зачтенные в счет погашения задолженности по пеням и штрафам, начисленным по результатам проверок (п. 6.8 Порядка заполнения). Исполнительный орган фонда может произвести такой зачет самостоятельно (п. 8 ст. 26 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212ФЗ).

Если компания в прошлом периоде нашла ошибку в начислениях, то необходимо представить уточненный расчет по форме-4 ФСС, а в отчете за текущий период произвести корректировку по строке 4 «Начислено страховых взносов страхователем за прошлые расчетные периоды»

Может повлечь вопросы: неуказание недоимки. Часто страхователи не заполняют строку 20 при фактическом наличии недоимки, образовавшейся в связи с неуплатой страховых взносов в сроки, установленные для их перечисления в каждом месяце отчетного периода.

Дело в том, что при отсутствии платежей у страхователя на конец отчетного или расчетного периода возникает задолженность, которая отражается по строке 19.Многие страхователи не «спускают» сумму долга в строку 20 (см. образец заполнения таблицы 1 раздела I справа). Несмотря на это, по результатам представления отчетности такому страхователю обычно предъявляют требование об уплате недоимки и пени.

Необходимо исправить отчетность: не соблюдается взаимоувязка. Значение строки 15 «Расходы на цели обязательного социального страхования» графы 3 не равно значению контрольной строки 12 графы 4 таблицы 2 «Расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (п. 6.13 Порядка заполнения). Значит, в одном из этих показателей допущена ошибка.

Может повлечь вопросы: наличие платежных реквизитов и суммы по строке 16 при отсутствии у фонда данных об уплате взносов. В этом случае безопаснее провести сверку перечислений и проверить правильность реквизитов, указанных в платежном поручении. Если выявятся ошибки, но фонд подтвердит принадлежность платежа в управлении Федерального казначейства (УФК), то сумма платежа может быть зачтена. Если необходимых данных из УФК нет, то, скорее всего, из расчета недостающая сумма платежа будет исключена и значения строк 19 и 20 должны быть изменены.

Ошибки при заполнении таблицы 2 раздела I по расходам на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством

Необходимо исправить отчетность: не соблюдается взаимоувязка. Несоответствие показателей графы 5, в которой отражаются расходы, произведенные за счет средств федерального бюджета, аналогичным показателям таблицы 5 «Расшифровка выплат, произведенных за счет средств, финансируемых из федерального бюджета». Например, значение итоговой строки 12 графы 5 таблицы 2 должно быть равно значению итоговой строки 7 графы 5 таблицы 5.Аналогично по каждому виду пособий.

Ошибкой считается корректировка самостоятельно доначисленных страхователем взносов по строке 3 таблицы 1.В этой строке отражаются только суммы, начисленные по результатам камеральных или выездных проверок

Необходимо исправить отчетность: неуказание количества случаев выплаты пособий и количества получателей. Ошибкой является неотражение числа случаев выплаты пособий по временной нетрудоспособности в графе 1 по строкам 1, 2, 3 и 4 либо отражение в данной графе количества дней по пособиям, которые должны быть отражены в графе 3 (п. 8.1 и 8.3 Порядка заполнения). Это может помешать камеральной проверке отчетности.

Аналогичная ситуация возникает, если в графе 1 по строкам 7, 8 и 9 не отражено количество получателей пособий по уходу за ребенком либо в ней отражено количество пособий, которые отражаются в графе 3 (п. 8.1 и 8.7 Порядка заполнения).

Ошибки при заполнении таблицы 3 раздела I по расчету базы для начисления взносов

Необходимо исправить отчетность: незаполнение таблицы 3 «Расчет базы для начисления страховых взносов». Часто такую ошибку допускают страхователи, применяющие тариф 0%. Однако данная таблица должна заполняться всеми страхователями независимо от применяемого тарифа (п. 2 Порядка заполнения).

Может повлечь вопросы: указание не всех выплат. В большинстве случаев страхователи не отражают в строке 1 суммы выплат, на которые страховые взносы начислять не нужно, несмотря на то что они отвечают определению объекта обложения.

Примерами могут служить пособия по обязательному социальному страхованию, установленные законодательством компенсации работникам, оплата командировочных расходов и т. д. Однако такие выплаты должны отражаться в строке 1.Затем они отражаются как необлагаемые в строке 2.Результат (база для начисления взносов) за минусом в том числе этих сумм формируется в строке 4.

Может повлечь вопросы: излишнее отражение выплат инвалидам. Типичная ошибка при заполнении строки 5 в основном у организаций с пониженным тарифом взносов, например у применяющих «упрощенку» (шифр 121, тариф страховых взносов 0%). Они отражают по строке 5 и соответственно расшифровывают в таблице 3.1 сумму выплат в пользу физлиц, являющихся инвалидами (для которых установлен размер страховых взносов 1,9%).

Таблица 3 по расчету базы должна заполняться всеми страхователями независимо от применяемого тарифа Однако такие организации не должны заполнять указанную строку и таблицу 3.1.Ведь применение пониженного тарифа распространяется на выплаты в пользу всех работников организации, имеющей право на пониженный тариф в связи с применением спецрежима.

Также строка 5 таблицы 3 и соответственно таблица 3.1 не заполняются, в случае если тариф на выплаты инвалидам равен общему, применяемому страхователем.

Необходимо исправить отчетность: не соблюдается взаимоувязка. Сумма выплат, отражаемая по строке 5 таблицы 3 раздела I, не соответствует данным строки 1 графы 4 таблицы 6 раздела II формы-4 ФСС. Между тем суммы выплат в пользу работающих инвалидов в обоих разделах должны совпадать.

Могут начислить штрафы: отражение аптечными организациями по строке 6 графы 3 таблицы 3 суммы выплат всех работников. Тариф в размере 0% аптечные организации с шифром 141 могут применять только в отношении работников, связанных непосредственно с фармацевтической деятельностью. Это следует из положений пункта 10 части 1 статьи 58 Закона № 212-ФЗ.

Другие работники (бухгалтер, уборщица и пр.) к фармацевтической деятельности отношения не имеют. Таким образом, выплаты других работников в указанную строку не включаются (п. 9.6 Порядка заполнения).

Ошибки при заполнении таблицы 6 раздела II по расчету базы для начисления взносов на страхование от несчастных случаев

Необходимо исправить отчетность: не соблюдается взаимоувязка. Речь идет о следующих показателях, которые должны быть равны между собой:

—сумма значений строки 1 графы 3 (выплаты, на которые страховые взносы начисляются) и строки 1 графы 5 таблицы 6 «База для начисления страховых взносов» (выплаты, на которые страховые взносы не начисляются);

В большинстве случаев страхователи ошибочно не отражают в строке 1 суммы выплат, на которые страховые взносы начислять не нужно, несмотря на то что они отвечают определению объекта обложения

—значение строки 1 графы 3 таблицы 3 «Расчет базы для начисления страховых взносов», в которой отражаются и те и другие выплаты.

Необходимо исправить отчетность: завышение облагаемой базы. Ошибка заключается в отражении по строке 1 графы 3 «Всего с начала расчетного периода» общей суммы выплат с учетом выплат в пользу работников, на которые не начисляются страховые взносы (п. 24.2 Порядка заполнения).

Ошибки при заполнении таблицы 7 раздела II расчета по страхованию от несчастных случаев

Может повлечь вопросы: неправильная сумма долга. Остаток по строке 1 «Задолженность за страхователем на начало расчетного периода» таблицы 7 не равен сумме задолженности на конец периода, указанной в отчетности за предшествующий год.

Изменение остатка задолженности на начало расчетного периода не допускается. На протяжении расчетного периода показатель строки 1 не меняется (п. 26.1 Порядка заполнения).

Аналогичное нарушение страхователи допускают и при заполнении строки 10 «Задолженность за территориальным органом Фонда на начало расчетного периода» (п. 26.10 Порядка заполнения).

Могут начислить штрафы: нарушен алгоритм расчета. Значение строки 2 «Начислено к уплате страховых взносов» не соответствует расчетной величине: сумма выплат, на которые начисляются страховые взносы (значение строки 1 графы 3 таблицы 6), к размеру страхового тарифа, применяемого страхователем (графа 10 таблицы 6). Это является существенной ошибкой, на которую нужно обращать особое внимание.

Необходимо исправить отчетность: не указаны не принятые к зачету расходы. В строке 4 многие страхователи ошибочно не отражают суммы расходов, не принятые к зачету в счет страховых взносов за прошлые расчетные периоды по результатам проверок (п. 26.4 Порядка заполнения).

Необходимо исправить отчетность: неправильное отражение сумм, полученных от фонда. Отражение сумм, полученных в возмещение произведенных расходов, по строке 7 «Возврат сумм излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов» и, наоборот, отражение излишне уплаченных сумм страховых взносов по строке 6 «Получено от территориального органа Фонда на банковский счет» (п. 26.6 и 26.7 Порядка заполнения).

Необходимо исправить отчетность: не соблюдается взаимоувязка. Значение строки 11 графы 3 «Расходы по обязательному социальному страхованию» не равно значению строки 10 графы 4 «Всего расходов» таблицы 8.

Если рабочий день сотрудника неполный или он занимает 0,1, 0,25 или 0,5 ставки, то и учитывать его надо пропорционально отработанному времени

Может повлечь вопросы: неуказание недоимки. По строке 16 страхователи забывают отражать суммы недоимки при отсутствии платежа, например, в одном из двух первых месяцев отчетного периода (п. 26.15 Порядка заполнения).

Независимо от того, отражена недоимка или нет, страхователю после отчетного периода будут начислены пени и направлено требование об уплате недоимки.

Критичные ошибки, которые относятся к нескольким разделам

Могут вызвать на зарплатную комиссию: неправильный расчет среднесписочной численности в компаниях, где большую долю сотрудников составляют совместители. Ошибка — указывать совместителя как целую единицу. Если рабочий день такого сотрудника неполный или он занимает в соответствии с трудовым договором 0,1, 0,25 или 0,5 ставки, то и учитывать его надо пропорционально отработанному времени. Об этом есть указания в пунктах 81—81.3 приказа Росстата от 24.10.11 № 435.

Могут начислить штрафы: расчет страховых взносов в пониженном размере с первого месяца расчетного периода при несоблюдении условий применения льготных тарифов взносов. Например, организация, осуществляющая деятельность в области информационных технологий (шифр 091), при заполнении таблицы 4.2 указала по строке 5 дату записи в реестре аккредитованных организаций — 12 февраля 2012 года.

При соблюдении прочих условий (численность не меньше 30 человек и доля доходов по указанному виду деятельности не менее 90%) страхователь имеет право на применение пониженного тарифа страховых взносов в размере 2% с месяца аккредитации. Об этом сказано в письме Минздравсоцразвития России от 05.09.11 № 3180-19 .

Новая форма 4 ФСС, следовательно, начисленные страховые взносы в таблице 1 раздела I отчета за I квартал 2012 года должны быть отражены за первый месяц по тарифу 2,9%, за второй — 2%, за третий — 2%

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка